BRUKERDOKUMENTASJON PA OPPRETTELSE AV PROSJEKT EU-SKJEMA
Bruksområde: Prosjekter finansiert av EU, hvor UiB er partner eller koordinator Innhold: Kunder: 2 kunder default: EU Universitetet i Bergen Aktiviteter: 1 toppaktivitet default: 1 EU Underaktiviteter legges til via Økonomi < Aktiviteter Dersom man fører kostnader på en toppaktivitet, kan man ikke på et senere tidspunkt opprette underaktiviteter Overhead: EU: Kostnader Personressurser, default: 40 %. Driftstransaksjoner, default: 0 % Inntekter Personressurser: Velges ved opprettelse av prosjektet Driftstransaksjoner: Velges ved opprettelse av prosjektet Utkast per 01.04.2009 ABH Side 2
INNHOLDSLISTE SJEKKLISTE... s. 4 OPPRETTING AV PROSJEKTER 1. Opprette prosjekt... s. 5 2. Opprette avtale... s. 9 3. Aktiviteter...s. 12 3.1 Opprette underaktiviteter...s. 12 3.2 Endre overhead på aktivtetsnivå...s. 15 3.3 Slette aktiviteter...s. 16 4. Legge til gammelt prosjektnummer...s. 17 BUDSJETTER 1. Registrering av budsjett...s. 20 1.1 Opprette planversjon...s. 20 1.2 Sende budsjettversjon...s. 31 1.3 Se på / bearbeide opprettede budsjettversjoner...s. 34 VEDLEGG Legge til vedlegg på prosjektet...s. 37 HUSKELISTE / PROBLEM Legge inn huskeliste på prosjektet...s. 41 TEAMMEDLEMMER Legge til flere teammedlemmer på prosjektet...s. 45 Utkast per 01.04.2009 ABH Side 3
Sjekkliste Før du kan fakturere / belaste et prosjekt må du ha gjort følgende: 1. Økonomikonsulent Opprettet prosjekt (har da fått generert et 80xxxx-prosjektnummer) Opprettet underaktiviteter I kunde- og avtalebildet; knyttet kunde til toppaktivitet, lagt inn finansieringskilde, avtalereferanse, avtalebeløp og valuta Laget budsjett og sendt til kontorsjef for godkjenning 2. Kontorsjef Godkjent prosjekt og basisbudsjettert Utkast per 01.04.2009 ABH Side 4
Oppretting av prosjekter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Opprett prosjekter Opprett prosjekter Økonomikonsulent UiB Opprette prosjekt og registrere kunde- og avtaleopplysninger, opprette aktiviteter og/eller endre aktivitetsnavn, samt legge til gammelt prosjektnummer. 1) Opprette prosjekt Naviger: PA Økonomikonsulent UiB > Opprett prosjekt Utkast per 01.04.2009 ABH Side 5
Du kommer inn i neste bilde hvor du kan velge skjema ut fra prosjekttype: Velg skjema M. Bidrag EU og klikk på: Fortsett. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 6
Du får nå opp dette bildet: FØLGENDE MÅ FYLLES UT: Prosjektnavn: Prosjekttittel: Prosjektleder: Kort versjon av prosjektets navn (kan endres senere). Lang versjon av prosjektets navn (kan endres senere). Prosjektlederen er den som har fått forskningsstøtten, og vil på litt sikt få tilgang til å bruke PA-modulen som et styringsverktøy. Økonomikonsulent: Den som har ansvar for opprettelse av prosjektet, innlegging av kunde- og avtaleinformasjon, samt utarbeidelse av budsjett som sendes til Kontorsjefen for godkjenning. Videre oppfølging av prosjektet i forhold til rapportering osv. Kontorsjef: Skal ha et eieransvar til prosjektet og skal etter at Økonomikonsulenten har laget budsjettutkast og sendt dette, godkjenne prosjektet og deretter gå gjennom budsjettet, godkjenne det og basisbudsjettere. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 7
Faktureringsansvarlig: Vedkommende som står som kontaktperson på fakturaer, som regel økonomikonsulenten. NB! Det er viktig at alle personene som legges inn i prosjektet i malen, har både ansettelses- og rolledatoer i perioden hvor prosjektet påløper. Overhead inntekt i %: Legg inn prosentsats for hovedaktivitet. Andre satser legges inn når underaktiviteter skal opprettes. EU Rammeprogram: Velg fra plukkliste. EU Rolle: EU Prosjekttype: Konfidensialitet: Kommersialiseringspotensiale: Coordinator eller Partner. Finn riktig prosjekttype fra plukkliste. I hvilken grad informasjon om dette prosjektet kan publiseres på UiBs eksternweb. I hvilken grad prosjektet kan kommersialiseres ved ferdigstillelse. Velg: Fortsett, og du får opp dette bildet: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 8
Dette er prosjektets hjemmeside. Her ser vi blant annet at: Prosjektet har fått prosjektnummer 802183. Dette genereres automatisk fortløpende, har 6 sifre og begynner med 8. Prosjektet har status Ikke godkjent 2) Opprette avtale Naviger: Prosjekt > Oppsett > Kunde og avtaleopplysninger Utkast per 01.04.2009 ABH Side 9
Du får nå opp det neste bildet: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 10
KLIKK PÅ LEGG TIL NY RAD OG FYLL UT FØLGENDE: Toppaktivitet: Kunde: Finansieringskilde: Kontraktsreferanse: Velg 1 EU fra plukkliste (ligger default i systemet) Knytt valgt toppaktivitet til kunde EU (fra plukkliste) Her oppgir du hvordan prosjektet er finansiert Maks 60 tegn, og skal minst inneholde Avtalereferansenr/PA-prosjektnr Avtalebeløp: Avtalevaluta: Legg inn avtalebeløp i EURO Klikk på + tegnet foran Vis i kolonnen Detaljer. Legg inn EUR som valuta. Klikk deretter på Beregn beløp i prosjektvaluta (plukkliste øverst til venstre), og Start. Avtalebeløpet regnes da om til NOK, og det er også dette beløpet som skal være utgangspunkt for budsjettering. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 11
3) Aktiviteter 3.1 Opprette underaktiviteter Hver arbeidspakke UiB er involvert i skal opprettes som en egen underaktivitet i prosjektet. Videre registreres overhead-satser ut ifra innholdet i den enkelte arbeidspakke. For RTD-aktiviteter skal overhead settes til 20 %, mens andre aktiviteter registreres med 60 % overhead. Naviger: Økonomi > Aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start. Klikk på + tegnet under Rammenivå. Du får da opp følgende bilde: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 12
Hak av toppaktivitet 1 EU og velg: Opprett aktiviteter. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 13
Du får da opp dette bildet: Midt i bildet ser du hvilken toppaktivitet du er i ferd med å opprette underaktiviteter på. Sett rammenivå til1 (dette nummeret gjenspeiler kun den hierarkiske oppbyggingen av aktivitetene). FYLL UT: Aktivitetsnummer: Skal begynne med nummer og kan ha maks 25 tegn (alfanumerisk). Eks: 1.1EUWP3RTD, 1.2EUWP6MNG. Gi underaktivitetene et hensiktsmessig aktivitetsnummer i forhold til arbeidspakke. Aktivitetsnavn: Skal begynne med nummer og kan ha maks 20 tegn (alfanumerisk). Eks: 1.1EUWP3RTD, 1.2EUWP6MNG. Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Transaksjon start: Transaksjon slutt: Aktivitetsleder: Fylles ut om ulikt prosjektets startdato. Fylles ut om ulikt prosjektets sluttdato. Fylles ikke ut. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 14
Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Du får da opp en oversikt over alle aktiviteter som er opprettet, samt hvordan de hierarkisk fordeler seg (klikk på + tegnet foran rammenivået) NB! Du kan alltid endre navn på en aktivitet, men skal du endre aktivitetsnummer så må det gjøres før det er ført noen kostnader/inntekter på den. For å opprette under-under-aktiviteter, følg samme prosedyre som over, men sett rammenivå til nivå 2. 3.2 Endre overhead på aktivitetsnivå Dersom man på enkelte aktiviteter ønsker en annen overhead enn hva som ble valgt ved prosjektopprettelse, velg Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se side 12). Marker ønsket aktivitet, og klikk på blyanten i Oppdater-kolonnen. Du kommer da til følgende skjermbilde: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 15
Legg inn ønsket overhead i kolonnen Overhead Inntekt. NB: Dersom overhead ikke velges på aktivitetsnivå vil man automatisk få samme overhead som ble valgt ved prosjektopprettelse. Trykk deretter Bruk. 3.3 Slette aktiviteter Naviger: Økonomi > Aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 12). Klikk på + tegnet under Rammenivå. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 16
Hak av den aktiviteten du ønsker å slette, og velg Slett. NB! Du kan bare slette en aktivitet så lenge det ikke er ført noen kostnader/inntekter på den. 4) Legge til gammelt prosjektnummer Naviger: Prosjekt > Oppsett > Tilleggsopplysninger Utkast per 01.04.2009 ABH Side 17
Du får nå opp neste bilde: Under Andre opplysninger legger du inn: Gammelt prosjektnummer (eventuelt flere numre. Maks antall tegn = 30). Det gamle prosjektnummeret vil vises i rapporter. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 18
Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 19
Budsjetter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Budsjetter Budsjetter Økonomikonsulent UiB Registrere budsjetter, samt spørre opp tidligere versjoner av budsjetter. 1) Registrering av budsjett 1.1 Opprette planversjon Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser Du får nå opp dette skjermbildet: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 20
Hak av for: Budsjett og klikk på Opprett planversjon Utkast per 01.04.2009 ABH Side 21
FYLL UT: Navn: Her skriver du inn navnet på budsjettet Eks: Budsjett per 01.01.2009 Velg så Rediger budsjett fra plukkliste øverst til høyre i skjermbildet, og Start. Du kommer da til følgende side: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 22
I dette skjermbildet legger du inn budsjettet ditt. Tips: klikk på + tegnet foran Summer for budsjett for å se totale kostnader og inntekter etter hvert som du legger til nye budsjettrader. Klikk på: Legg til ny rad NB: Budsjettet legges inn i NOK, og skal være nøyaktig likt omregnet avtalebeløp under Kunde- og avtaleopplysninger (se s. 10). Utkast per 01.04.2009 ABH Side 23
Personressurser Fyll ut: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Mengde: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk Start. Legg inn navn på person, eventuelt stillingskategori dersom vedkommende ennå ikke er ansatt. Eks: Isaksen, Mona (NB: etternavn først). Fyll ut estimert antall timebruk Velg så Beregn Budsjett Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Direkte kostnad, Total kostnad og Inntekt. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 24
Budsjettering på art Fyll ut: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk Start. Legg inn art som skal budsjetteres på. - Eks: 6, 7 og 8 Driftskostnader Direkte kostnad: Fyll ut beløp. Velg så Beregn Budsjett. Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Total kostnad og Inntekt. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 25
Velg Legg til ny rad, fyll ut og Bergen Budsjett etter hvert som du legger inn flere budsjettlinjer, slik at budsjettbeløp til slutt blir nøyaktig lik avtalesum (i NOK). VÆR OPPMERKSOM PÅ AT: Det vil kun bli beregnet Direkte kostnad, Total kostnad og Inntekt for en stilling eller bestemt ansatt når vedkommende er registrert med lønnstrinn i PA sin HRbase. Dette gjøres sentralt. Totale kostnader = direkte kostnad + 40 % overhead Inntekt = direkte kostnad + valgt overheadsats på aktivitet Inntektsbudsjettet må være på øret likt avtalens finansieringsbeløp i NOK HVORDAN PERIODISERE BUDSJETTET Budsjettet vil automatisk bli fordelt jevnt utover hele prosjektets levetid. Dersom dette ikke samsvarer med kontraktsvilkårene kan det være lurt å periodisere budsjettet. o For fremgangsmåte, se brukerveiledning på intranett HVORDAN REGISTRERE BUDSJETT PÅ KUN DELER AV PROSJEKTPERIODEN Det kan være behov for å redigere budsjettperiode på enkelte budsjettlinjer, for eksempel dersom en ansatt begynner/slutter underveis i prosjektet. o For fremgangsmåte, se brukerveiledning på intranett JUSTERING AV BUDSJETTBELØP HVORDAN SLÅ AV BUDSJETTKALKULERINGEN UNDER BUDSJETTERING: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 26
I dette eksemplet er EU-avtalen på NOK 450.000 (tilsvarer avtalebeløp på 50.000 EUR), og vi ser i summeringsdelen ovenfor at sum inntekt er 450.009,60. Vi har dermed budsjettert med 9,60 kr for mye i forhold til avtalen. For å rette opp dette kan vi slå av budsjettkalkulatoren og justere en/flere av budsjettlinjene. Klikk på oppdateringsblyanten helt til høyre i skjermbildet. Du kommer da til følgende bilde: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 27
Klikk på + tegnet foran Tilleggsopplysninger, og skriv inn Nei i Budsjettkalkulering: Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Du kommer nå tilbake til budsjettskjermbildet, og budsjettkalkuleringen på denne linjen er slått av. Gjenta eventuelt prosessen for neste budsjettlinje. Justering av beløp for personressurs: o Juster BARE INNTEKSTBELØP Justering av beløp for driftsarter: o Juster BÅDE TOTAL KOSTNAD OG INNTEKTSBELØP Velger her å justere ned inntektsbeløpet for Isaksen med 9,60 kr. Velg deretter: Lagre. På neste side ser du nå at inntekt er lik EU-avtale i NOK: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 28
SYNLIGGJØRING AV DIFFERANSE MELLOM KOSTNADS- OG INNTEKSTOVERHEAD: Summeringen viser nå at inntektssiden er lik 450.000, men at det totalt sett er en minusmargin på - kr 53.009. Dette er utslag av differansen mellom inntekts- og kostnadsoverhead. o Kostnadsoverhead settes automatisk lik 40 %, mens inntektsoverhead er bestemt ut ifra dekningsbidrag for de ulike aktivitetene. Denne differansen må UiB dekke, og dette ønsker vi å synliggjøre. o Marginen bør spesifiseres per underaktivitet, det vil si at for noen aktiviteter vil den være positiv (> 40 % inntekstoverhead), mens for andre vil den være negativ (< 40 % inntekstoverhead). I dette eksemplet er det to marginer som ønskes synliggjort: o 1.1WP3RTD: -64.009 (384.000-448.009) o 1.1WP6MNG: 11.000 (66.000-55.000) Velg Legg til ny rad og fyll ut følgende: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 29
Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Direktekostnader: Totale kostnader: Inntekter: Velg aktivitet med differanse mellom total kostnad og inntekt. Legg inn utgiftstype 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader Legg inn margin med riktig fortegn (Inntekt Total kostnad) Legg inn margin med riktig fortegn (Inntekt Total kostnad) 0 (dette er viktig å huske!!) Her er budsjettkalkuleringen slått av som default, og du kan legge summen inn direkte i kolonnene. Velg Lagre, og legg eventuelt til flere budsjettlinjer. Til slutt skal inntekt være lik NOK 450.000 og margin 0. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 30
1.2 Sende budsjettversjon Når budsjettet er lagt inn, og inntektssiden er nøyaktig lik avtalebeløp i NOK, er budsjettet klar til å sendes til Kontorsjef for godkjenning. Velg Ajourfør budsjettversjoner fra plukkliste øverst til høyre i neste skjermbilde, og Start: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 31
Klikk på symbolet i boksen Endringskontroll for å låse dette budsjettet Utkast per 01.04.2009 ABH Side 32
I Send -kolonnen får du så opp et symbol som du trykker på: NB: Merk at versjonen må være Gjeldende før du får sendt. Dersom flere versjoner, huk av ønsket arbeidsversjon og velg Angi som gjeldende fra plukklisten Velg en versjon og trykk Start. Deretter klikker du på symbolet i Send-boksen. Du kommer da til følgende side som sier at Budsjettversjonen er sendt. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 33
Da kan kontorsjefen logge seg på og: o Godkjenne prosjektet ved å sette prosjektstatus: Godkjent o Godkjenne budsjettet o Basisbudsjettere 1.3 Se på / bearbeide opprettede budsjettversjoner Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser Utkast per 01.04.2009 ABH Side 34
Klikk på blyanten i kolonnen Ajourfør versjoner. Du får da opp en oversikt over opprettede budsjettversjoner. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 35
Klikk på blyanten i kolonnen Rediger, og du får opp detaljene i budsjettet og kan redigere disse om ønskelig. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 36
Vedlegg Legge til vedlegg på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Vedlegg Skjermbilde: Vedlegg Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Dokumentasjon vedrørende prosjektet samles i en elektronisk prosjektmappe, for eksempel kontrakt. Gå til skjermbildet for Vedlegg Naviger: Prosjekt > Vedlegg Velg: Legg til vedlegg Utkast per 01.04.2009 ABH Side 37
Beskrivelse: legg inn for eksempel Kontrakt pr 01.01.08 Utkast per 01.04.2009 ABH Side 38
Definer Vedlegg: o Velg Fil dersom du skal browse og finne et vedlegg du har i en mappe o Velg URL-adr dersom du vil linke til en webside eller til ephorte 1. Dersom URL-adr så limer du inn adressen og velger Bruk. 2. Dersom du vil linke til et dokument i ephorte, så går du inn på gjeldende dokument i ephorte. Velg Send Lenke i toppmenyen og du får opp en e-post med en URL-adresse i. Ta en kopi av denne adressen, og lim den inn i URL-adr.-feltet i forrige skjermbilde. Velg: Bruk Bekreftelse kommer opp til venstre i bildet: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 39
I dette skjermbildet har du også en oversikt over hvilke vedlegg som er knyttet til prosjektet Utkast per 01.04.2009 ABH Side 40
Huskeliste/problem Legge inn huskeliste på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Problem Skjermbilde: Problem Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Ved opprettelse av/og underveis i et prosjekt, så vil der være behov for å lage huskelapper på ulike aktiviteter som må gjøres. Dette kan være rapporter som skal kjøres og sendes til bidragsyter for eksempel, eller det kan være påminnelser om at man må sjekke om der er kommet bevilgning på prosjektet. Gå til skjermbildet for Problemer Naviger: Kontroll > Problemer Utkast per 01.04.2009 ABH Side 41
Opprett: Huskelapp eller Rapportering og trykk START o Huskelapp Påminnelse om å sjekke om man har fått bevilgning for prosjektet for eksempel o Rapportering Når der skal sendes rapporter til bidragsyter, ledelse i.e. Legg inn info på: o Sammendrag o Eier o Prioritet o Behovsdato o Velg så BRUK Utkast per 01.04.2009 ABH Side 42
o Åpne problemer (huskelapper/rapporteringer) vises på prosjektets hjemmeside (se neste skjermbilde): Utkast per 01.04.2009 ABH Side 43
Utkast per 01.04.2009 ABH Side 44
Teammedlemmer Legge til flere teammedlemmer på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Teammedlemmer Skjermbilde: Teammedlemmer Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Alle som skal ha en rolle i prosjektet må være registrert som teammedlem. Dersom behov kan det legges til flere medlemmer enn det som ble registrert ved prosjektopprettelse (for eksempel flere økonomikonsulenter eller kontorsjefer). Naviger: Prosjekt > Oppsett Klikk på Teammedlemmer, og du kommer til følgende bilde: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 45
Her ser du hvilke personer som allerede er teammedlemmer på prosjektet, samt hvilken rolle de har. Velg Legg til teammedlemmer for å legge til ny person. Du kommer da til følgende bilde: Utkast per 01.04.2009 ABH Side 46
Legg inn: o Person: Navn på vedkommende. For eksempel Isaksen, Mona. o Rolle: I prosjektet. Klikk på lommelykt for å se alternativer. o Startdato: Default lik prosjektets startdato. Kan endres om ønskelig. o Sluttdato: Trengs ikke å legges inn. NB: Det kan kun være èn faktureringsansvarlig per prosjekt Klikk deretter Bruk, og du kommer tilbake til oversikt over alle registrerte teammedlemmer. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 47
Her ser du at nytt teammedlem er lagt til. Gjenta prosessen over for å legge til flere. Utkast per 01.04.2009 ABH Side 48