Konkurransegrunnlag for kjøp av Prosjektledertjenester for utvikling av dataløsning for vergemålsområdet For levering til Justis- og politidepartementet, Vergemålsprosjektet 7. oktober 2011 1
Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 3.1.1 Generelt om leveransen... 5 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 3.1.3 Kontrakt... 6 3.2 Tildelingskriterier... 7 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 8 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 8 4.2 Forenklet kunngjøring... 8 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 8 4.4 Tilbudsfrist... 8 4.5 Vedståelsesfrist... 9 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 9 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Justis- og politidepartementet v/vergemålsprosjektet inviterer leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Prosjektleder for utvikling av dataløsning for vergemålsområdet. Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen. En viktig forutsetning er at Stortinget bevilger midler i statsbudsjettet for 2012 for gjennomføring av vergemålsreformen i tråd med Regjeringens forslag til statsbudsjett framlagt 6. oktober 2011. Utlysingen før endelig budsjett er vedtatt, er motivert av behovet for en rask iverksetting av systemutviklingsarbeidet 1.1 Om Oppdragsgiver Vergemålsprosjektet i Justis- og politidepartementet skal forberede gjennomføring av Vergemålsreformen. Vergemålsreformen brukes som samlebegrep for de endringer som skal gjennomføres på vergemålsområdet som følge av ny vergemålslov. De mest sentrale endringene er: Overføring av arbeidsoppgavene fra de kommunale overformynderiene til nye lokale vergemålsmyndigheter hos fylkesmennene Etablere sentral vergemålsmyndighet med klage- og tilsynsfunksjon. Etablere en enhetlig og nasjonal forvaltning av de finansielle midler som skal forvaltes av vergemålsmyndigheten. Integrere representasjonsordningen for enslige mindreårige asylsøkere i vergemålsmyndigheten. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Prosjektleder Oddbjørn Vassli E-postadresse : oddbjorn.vassli@jd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Ny vergemålslov ble vedtatt av Stortinget våren 2010. I 2011 har gjennomføring av vergemålsreformen vært gjennom en forprosjektering. En foreløpig forprosjektrapport ble sendt på begrenset høring 15. juli. Endelig forprosjektrapport med plan for gjennomføringsfasen ventes godkjent ultimo oktober 2011. Som vanlig er tilpassing eller utvikling av tilfredsstillende dataløsning en viktig suksessfaktor for gjennomføring av en slik reform. For den nye vergemålsforvaltningen er utgangspunktet at det ikke finnes noen eksisterende landsdekkende dataløsning fra før. Det må derfor lages en helt ny dataløsning for den nye vergemålsforvaltningen. I forprosjektet har det vært gjennomført et eget delprosjekt som har sett på arbeidsprosesser og datastøtte til den nye vergemålsforvaltningen. Anbefalingene derifra er bla.: 3
Det lages en ny og felles dataløsning for de myndighetene som utgjør den nye sentrale og lokale vergemålsmyndigheten Løsningen skal legge til grunn statens systemarkitekturprinsipper Løsningen skal bruke flest mulig at statens felleskomponenter eller sambrukskomponenter (Idporten, Altinn samt eventuelt flere) Løsningen skal ha som ambisjon å realisere statens målsetting om Digitalt førstevalg Det skal tilstrebes at de fleste arbeidsprosesser kan løses digitalt Det skal tilstrebes at kommunikasjon mellom vergemålsforvaltningen og primært verger, etter hvert også personer under vergemål og publikum skal kunne skje digitalt Delrapporten Om arbeidsprosesser og datastøtte i den nye vergemålsforvaltningen av 30.06.2011 er lagt ut på Doffin som vedlegg til denne utlysingen. Det sammen gjelder en ytterligere utredning fra Steria AS om hvilke av de tre ulike realiseringsalternativene fra forprosjektet som bør velges i det videre arbeidet (mulighetsstudien av 15.09.2011). Nærmere informasjon om vergemålsreformen finnes på www.regjeringen.no/jd/vergemaal 1.4 Tidsplan Når Aktivitet 7. oktober Konkurranse kunngjort 17. november Tilbudsfrist 28. november Tilbudsevaluering og valg av tilbud 1.desember Kontraktsinngåelse 12. desember Oppstart 2 Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Tilfredsstillende HMS-system Leveringsdyktighet dvs evne til å tilby etterspurt kompetanse og kapasitet i perioden des 2011- juli 2013 inkludert håndtering av sårbarhet Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet (jfr.: FOR 2008-02-08 nr 112: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter) Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen Undertegnet HMS-egenerklæring Dato og tidspunkt for oppstartsmøte i uke 10 samt navn på den/de konsulenter som skal forestå gjennomføringen Leverandøren bes bekrefte at lønns- og arbeidsvilkår i bedriften er i samsvar med denne bestemmelse. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på nærmere forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Det gjøres spesielt oppmerksom på at selskapet som får tildelt rollen som Justisdepartementets prosjektleder, ikke samtidig kan være leverandør til prosjektet. 4
3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Innleid prosjektleder skal lede arbeidet med realisering av tilfredsstillende datastøtteløsning for Vergemålsforvaltningen inntil nødvendig systemforvaltningskompetanse er bygd opp hos den nye sentrale vergemålsmyndigheten. Prosjektleder arbeider i en oppstartsfase under ledelse av og rapporter til prosjektleder for Vergemålsprosjektet. Ledelsen kan i prosjektperioden bli overført til Statens sivilrettsforvaltning som skal bli systemeier av løsningen. Det antas å være behov for prosjektledelse samt støtte til systemeier i perioden desember 2011 til juli 2013. Det vil tilrettelegges for at prosjektlede så langt det er praktisk og ønskelig vil kunne ha kontor hos oppdragsgiver. Prosjektleder skal: 1. Etablere tilpasset prosjektorganisasjon og prosjektplan for arbeidet 2. Etablere og drifte tilfredsstillende rapporterings-, risiko- og kvalitetssystem for arbeidet 3. Med utgangspunkt i behovsanalysen/funksjonell kravspesifikasjon fra forprosjektfasen og gjennomført mulighetsstudie, lage detaljerte kravspesifikasjoner for de ulike funksjonsområder 4. Iverksette arbeid for å inngå og følge opp avtaler med aktuelle partnere for relevante felles- og sambrukskomponenter 5. Iverksette arbeid med å inngå og følge opp avtaler om ulike teknologianskaffelser, bidragsytere og leverandører for realisering av løsningen inkludert konsulenter 6. Iverksette arbeid med og følge opp utvikling av komponenter som må skreddersys for vergemålsforvaltningen 7. Etablere og ta i bruk hensiktsmessig utviklings- og testsite for løsningen 8. Lage opplegg for og utføre teknisk, funksjonell- og brukermessig uttesting av systemet 9. Lage plan for forvaltning, videreutvikling og drift av systemet og bistå i implementeringen av dette 10. Bidra i å lage hensiktsmessig opplegg for opplæring av brukerne på systemet inkludert brukerdokumentasjon og brukerstøtte 11. Sørge for at systemet som helhet med tilhørende komponenter og avtaler blir tilfredsstillende dokumentert 12. Lage opplegg for og lede arbeidet med overlevering av systemet fra vergemålsprosjektet til sentral vergemålsmyndighet som systemeier Forutsetninger 1. I samarbeid med Vergemålsprosjektet vil prosjektleder få stilt til disposisjon ressurspersoner fra dagens overformynderier, vergemålsprosjektet, fylkesmennene og Statens sivilrettsforvaltning som kan benyttes i arbeidet med realisering av løsningen 2. Utviklingsløpet forutsettes å følge begrepene og fasene i prosjektveiviseren fra Difi http://www.prosjektveiviseren.no/index.html 3. Løsningen forutsettes å tilfredsstille de standarder som er satt innenfor IKT-området i offentlig sektor jfr. http://prosjektveiviseren.no/dokumenter/referansekatalog-for-itstandarder-i-offentlig-sektor 4. Løsningen skal bygge opp under de mål som er foreslått i IKT-strategien for Fylkesmannsembetene: 5
a. Som underliggende etat for fagdepartementet, skal fylkesmennene oppleves som særlig løsningsorienterte for gjennomføring av regjeringens politikk innen IKT b. Fylkesmennene skal ha brukeren i fokus eksternt, medarbeideren i fokus internt. Vi skal stå fram som en moderne og framtidsorientert organisasjon c. Vi skal kjøpe og utvikle felles løsninger teknisk, systemmessig og styringsmessig d. Ved innføring av nye løsninger skal vi se teknologi, organisasjon og menneske i sammenheng e. Fylkesmennene skal bidra til at kommunene oppfyller regjeringens ambisjon om en digital forvaltning 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Arbeidet med realisering av vergemålsløsningen avhenger av bevilgninger til reformen i statsbudsjettet for 2012 og vil tidsmessig styres av planlagt dato for gjennomføring av reformen. Foreløpig grov framdriftsplan Når Milepæl 01.12.2011 Kontrakt inngått arbeidet starter opp Nødvendige avklaringer og forberedelser gjennomført detaljert 15.01.2012 prosjektplan godkjent 15.02.2012 Anskaffelser av tjenester og teknologi på plass 15.05.2012 Første protype av basis funksjonalitet inkludert vergemålsregister foreligger Løsningen klar for innlegging av informasjon fra fylkesmennene 15.09.2012 (vergemålsregister og saker fra kommunene) 15.10.2012 Vergemålsportalen som primær informasjonskanal er lansert Arbeidsflate i vergemålsapplikasjonen for vergemålsmyndighetene 15.12.2012 foreligger 15.03.2013 Komplett vergemålsapplikasjon overlevert for testing, utprøving 15.05.2011 Alle brukere har fått tilfredsstillende brukeropplæring Systemet overlevert fra prosjektet og akseptert av Statens 01.06.2013 sivilrettsforvaltning Det legges til grunn at ytterligere detaljert prosjektplanlegging og/eller bruk av en bestemt systemutviklingsmetode kan forandre rekkefølgen i disse milepælene. To viktige milepæler som uansett vil stå fast fra oppdragsgiver, er: 15. september 2012. Da må de komponenter som er nødvendig for oppbygging av vergemålsregisteret og overføring av saker fra kommunene til fylkesmennene være klar for å tas i bruk. 15. mai 2013. Alle brukere har fått opplæring. Systemet er satt i produksjon og har stabil drift 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester Bistandsavtalen jfr. http://www.difi.no/artikkel/2009/11/avtale-om-konsulentbistand-ssa-b 6
3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting Pris Timepris for tilbudte konsulenter sammen med estimat over medgått timeforbruk Prismatrise som viser antatt totalkostnad for bistanden basert på timepris og timeforbruk 20 % Relevant kompetanse for tilbudt konsulent(er). Det vil spesielt vektlegges kjennskap til og erfaring med realisering av løsninger i statlig sektor inklusiv bruk av felleskomponenter. Det antas av tilbudt konsulent(er) både har god prosjektledererfaring og god kompetanse som løsnings-/systemarkitekt. Ønskelig med gjennomført grunnkurs i Tjenesteutvikling hos Altinn. Oppdragsforståelse dvs. en tilbakemelding på hvordan oppgaven forstås CV for tilbudte konsulenter med relevant referanser Skisse til prosjektplan for gjennomføring av systemrealiseringen 20 % 15 % Kvalitetssikring Konsulentens plan og system for hvordan en kan kvalitetssikre systemutviklingen både i forhold til tid, pris og kvalitet Personlig egnethet for tilbudt konsulent(er). Skisse til kvalitetssystem for utviklings- og implementeringsprosessen 2-3 aktuelle referanser for tilbudte konsulenter ønskes oppgitt. Intervju vil bli gjennomført for de mest aktuelle tilbyderne etter at pris, oppdragsforståelse og relevant kompetanse er vurdert 15 % 15 % Justis- og politidepartementet tar forbehold om å forkaste alle innkomne tilbud hvis overstående tildelingskriterier ikke tilfredsstilles i tilstrekkelig grad. 7
4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsens verdi anslås til å være under EØS- terskelverdi på kr 1mill. kroner ekskl. mva.. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og del II Anskaffelser under terskelverdiene, og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Det vil kunne arrangeres avklarende møter med tilbyderne. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud vergemålsprosjektet. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas Tilbudet skal sendes til Prosjektleder Oddbjørn Vassli Justis- og politidepartementet Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo eller leveres til: Justis- og politidepartementet Resepsjonen Gullhaug Torg 2, Nydalen, Oslo Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til torsdag 17. november kl. 12.00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 8
For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 31.12.2011 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 9