Saksbehandlings- og arkivsystem Invitasjon til prekvalifisering REFERANSE 12-003 16. april 2012 UNINETT FAS AS ABELSGATE 5 - TEKNOBYEN NO - 7465 TRONDHEIM WWW.UNINETT.NO TEL. +47 73 55 79 00 FAX: +47 73 55 79 01
1 Om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver UNINETT, heretter kalt Oppdragsgiver, på vegne av rettighetshavere. Det forespørres på vegne av totalt 35 virksomheter. Disse har en rett, men ikke en plikt til å tilslutte seg inngåtte rammeavtaler. Liste over de medlemmer som har tilsluttet seg prosessen finnes i Vedlegg 1 - Rettighetshavere. I tillegg til de opplistede virksomhetene, betinges det som en opsjon å bringe andre av UNINETT sine øvrige medlemmer inn under rammeavtalen. De øvrige medlemmene har da en rett til å knytte seg til rammeavtalen i løpet av rammeavtalens levetid. Det presiseres dog at dette ikke omfatter virksomheter som vil medføre en vesentlig volumøkning, som for eksempel universitetene i Oslo, Bergen og Tromsø, samt NTNU. 1.2 Orientering om anskaffelsen Hensikten med anbudsforespørselen er å etablere en rammeavtale for saksbehandlings- og arkivsystem for rettighetshaverne som er opplistet i vedlegg 1. Anskaffelsen omfatter et saksbehandlings- og arkivsystem, samt støttetjenester knyttet til implementering, drift, integrasjon, opplæring og brukerstøtte. Systemet forventes benyttet av 35 virksomheter. Det er ønskelig med systemer og driftsmodeller som sikrer skalerbarhet, slik at systemet kan fungere på små, så vel som store virksomheter. Samarbeid innenfor arkivområdet mellom ulike virksomheter kan bli aktuelt på sikt, og det er da behov for funksjonalitet som muliggjør konsern- og flerfirmafunksjonalitet (arbeidsoppgaver funksjonsdelt på tvers av virksomheter). Se for øvrig Rapport om administrative støttefunksjoner i staten - forstudie side 54 og 55 (http://www.difi.no/filearchive/administrative-stottefunksjoner-istaten-forstudie-difinotat-2012-2.pdf).
1.3 Anskaffelsens innhold I utgangspunktet ser oppdragsgiver for seg anskaffelsen som en totalleveranse, men det kan også være aktuelt å gjøre hardware-drift selv i driftsmiljø ved Universitetet i Oslo. Det kan også være ønskelig for enkelte virksomheter å gjøre hardware- og applikasjonsdrift selv på en separat installasjon. Det etterspørres leveranse av en tjeneste som støtter følgende: IT-system - NOARK 5 - Arkivering - Journalføring - Saksbehandling - Møte- og utvalgsbehandling - Innsynsbehandling - Masseimport (Skanning, import og eksport av epost med mer) - Arbeidsflyt (hørings- og godkjenningshierarki) - Rapportering - Avlevering til Arkivverket - Periodisering - Mulighet for publisering (via systemet eller eksport) Brukerstøtte Oppdragsgiver kan velge å ikke benytte seg av denne tjenesten fra leverandøren, og heller utføre tjenesten selv. - 2. linje support på telefon - 2. linje support på e-post - Logg over henvendelser Drift Oppdragsgiver kan velge å ikke benytte seg av denne tjenesten fra leverandøren, og heller utføre tjenesten selv. - Applikasjonsdrift - Hardware drift
1.3.1 Integrasjoner Det anskaffede systemet skal integreres mot eksisterende studieadministrativt system, som for alle rettighetshavere er Felles Studentsystem (FS). Systemet skal ha støtte for FEIDE-autentisering, i tillegg til å ha en egen løsning for både autentisering og autorisasjon. Oppdragsgiver venter at systemet skal være integrert mot følgende løsninger før systemet rulles ut til rettighetshaverne: FS (se fs.usit.uio.no) FEIDE (se feide.no) Epostklient (fortrinnsvis Outlook) Skanneprogram dersom dette ikke er en integrert del av systemet (fortrinnsvis PixEdit) Import av webskjema via XML Oppdragsgiver venter at systemet skal kunne integreres mot følgende løsninger i løpet av avtaleperioden: Virksomhetsintern portal Samhandlingsløsning (fortrinnsvis Sharepoint) Rekrutteringsverktøy (Jobb Norge, Easycruit, Webcruiter m.fl.) Visma Anbud og Kontrakt SAP HR Artemis 7 Learning Management Systems (Fronter og It s Learning) Agresso 1.4 Opplysninger om eksisterende avtaler Saksbehandlings- og arkivsystem Alle virksomheter som tar del i felles drift av arkivsystem benytter i dag ephorte 2010.1.11 levert av Evry. Øvrige rettighetshavere benytter et annet system eller en annen versjon av ephorte. 1.5 Anskaffelsens omfang Den inngåtte rammeavtalen vil innebære en rett men ikke en plikt for hver enkelt rettighetshaver til å benytte det valgte systemet. Rettighetshaverne i avtalen har et samlet volum på om lag 300 000 journalposter per år. Disse behandles og arkiveres elektronisk i dag. Det er i dag ca 370 arkivbrukere og 30 000 saksbehandlerbrukere i ephorte.
1.6 Prosedyre Konkurransen gjennomføres som en forhandlet prosedyre etter Lov om offentlige anskaffelser/forskrift om offentlige anskaffelser, heretter kalt LOA/FOA, del I og del III, herunder 14-3. Oppdragsgiver vil velge ut leverandører til forhandlinger basert på innkommende prekvalifiseringsdokumenter. På bakgrunn av innsendte prekvalifiseringsdokumenter vil oppdragsgiver velge ut minst tre og maksimalt syv leverandører som vil få tilsendt fullstendig konkurransegrunnlag, forutsatt at så mange er kvalifisert. Etter mottak av tilbud vil oppdragsgiver gjennomføre forhandlinger, med sikte på å velge en leverandør for å inngå kontrakt. 1.7 Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen 1.7.1 Oppdragsgivers kontaktadresse i tilbudsperioden: UNINETT AS 7465 Trondheim Att.: Arild Halsetrønning e-post: innkjop@uninett.no Besøksadresse: Abels gt. 5, 7030 Trondheim Alle henvendelser skal være skriftlig (e-post) og referere til relevant tilbudsgrunnlag. 1.7.2 Tilleggsopplysninger og spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gi tilleggsinformasjon i løpet av tilbudsperioden. Normalt vil slik informasjon bli gitt senest 6 dager før tilbudsfrist. Tilbyder kan i tilbudsfasen be om svar på konkrete, relevante spørsmål om konkurransegrunnlaget. Spørsmålene skal rettes e-post til adresse som oppgitt i avsnitt 1.7.1. Tittelfeltet skal inneholde referansen 12-003. Svar på spørsmål vil bli skriftlig meddelt alle som har meldt seg på tilbudskonkurransen, normalt via tilleggsopplysninger på Doffin.no. Dersom spørsmål kommer Oppdragsgiver i hende senere enn 6 dager før tilbudsfristen, vil disse normalt ikke bli besvart. 1.7.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til Oppdragsgivers kontaktadresse (se avsnitt 1.7.1). 1.7.4 Offentlighetsloven og dokumentasjon Anskaffelsen reguleres av Offentlighetsloven av 1. januar 2009. Leverandøren må angi om deler av informasjonen i prekvalifiseringsdokumentene skal behandles som informasjon unntatt offentlighet. Denne informasjonen skal tydelig merkes. Det skal begrunnes hvorfor informasjonen skal unntas offentligheten. I tilbuds- og forhandlingsfasen vil prisinformasjon være unntatt offentlighet. Dersom annen informasjon ønskes unntatt offentlighet skal dette tydelig merkes, og det skal begrunnes hvorfor informasjonen skal unntas offentligheten. Ingen tilbudsdokumenter eller noen del av evalueringsdokumenter / protokoll vil være offentlig tilgjengelig før etter at konkurransen er avsluttet.
2 Anbudsprosess og avtaleforhold 2.1 Frister og fremdrift Estimert tidsplan for anskaffelsesprosedyren er som følger: Invitasjon til prekvalifisering 16.04.2012 Svarfrist for prekvalifiseringsdokumenter 16.05.2012 kl. 12:00 Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud 25.05.2012 Tilbudsfrist 24.08.2012 kl. 12:00 Oppstart forhandlinger 11.09.2012 Beslutning - valg av leverandør 13.11.2012 Kontrakt signert 30.11.2012 Utarbeide løsningsbeskrivelse 01.12.2012 Oppsett av piloter og integrasjoner 01.01.2013 Oppstart pilotfase 01.02.2013 Akseptansetest starter 15.05.2013 Godkjenningstidspunkt for leveranse 30.06.2013 Første virksomhet i produksjon 01.08.2013 Utrulling øvrige virksomheter 01.08.2013-01.04.2014 Vedståelsesfrist: 01.04.2013 kl. 12:00 Oppdragsgiver tar forbehold om at tidsplanen kan avvike fra det planlagte. 2.1.1 Frist for leveranse av prekvalifiseringsdokumenter Prekvalifiseringsdokumentene må være oppdragsgiver i hende senest onsdag 16. mai 2012 klokken 12:00. Oversendelsen skal skje i lukket konvolutt og merkes Prekvalifisering Saksbehandlings- og arkivsystem 12-003 til adressen angitt i punkt 1.7.1. 2.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av dokumentene. 2.3 Avlysning I henhold til forskrift for offentlige anskaffelser ( 22-1) forbeholder oppdragsgiver seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen, dersom saklig grunn for dette foreligger. 2.4 Tildeling Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta hele, deler av eller ingen del av et tilbud. 2.5 Kontrakt Det vil inngås rammeavtale for 8 år. Oppdragsgiver anser dette som nødvendig for å oppnå reell konkurranse, grunnet en stor og kompleks kundemasse, betydelig implementeringsfase, samt betydelige byttekostnader. Begrunnelse er angitt i protokoll, ref. FOA 15-1 (4), samt 15-1 (5).
Oppdragsgiver ønsker å benytte Statens standardavtale, Kjøpsavtalen som kontraktsmal. Hvorvidt man bruker den store eller lille kjøpsavtalen vil kunne avhenge av hva slags driftsmodell som avtales for det valgte system. Leveransen reguleres av et sett av kvalitetskrav med minimumskrav og konsekvenser dersom disse brytes (SLA). 2.6 Avrop Alle virksomheter som er listet opp i dokumentet Vedlegg 1 - Rettighetshavere skal ha rett til å benytte den inngåtte rammeavtalen.
3 Tilbudets utforming 3.1 Krav til tilbudet Prekvalifiseringsdokumentet skal leveres skriftlig og skal inneholde et tilbudsbrev som er datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Her skal det angis kontaktinformasjon til tilbudsansvarlig hos leverandøren. Tilbudet skal være merket: 12-003 Saksbehandlings- og arkivsystem. Tilbudet skal leveres på norsk, dansk eller svensk. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbud mottatt per faks eller e-post vil bli avvist. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, dvs. to originaler. Det skal i tillegg leveres en elektronisk versjon i form av én PDF-fil Leverandøren skal IKKE benytte brosjyremateriell / standard produktbeskrivelser som en del av sin besvarelse. Tilbyder må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter er oppfylt og akseptert. Dersom tilbyder tar forbehold for noen av kravene, skal disse listes opp i tilbudsbrevet, samt anføres på aktuelle steder i besvarelsen. 3.2 Tilbud på deler av oppdraget Det er etterspurt ett komplett system med tjenester, og gis ikke anledning til å gi tilbud på kun deler av leveransen. 3.3 Bruk av underleverandører Leverandør står fritt til å benytte underleverandører til alle deler av leveransen. Benyttes underleverandører skal disse spesifiseres og oppfylle kvalifikasjonskriterier som spesifisert i punkt 4.1 og 4.2. Den valgte leverandøren vil stå som eneansvarlig for totalleveransen til oppdragsgiver. 3.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver vil ikke akseptere alternative tilbud, slik dette er fortolket i FOA 20-4.
4 Krav for prekvalifisering 4.1 Kvalifikasjonskrav Følgende attester skal vedlegges besvarelsen: Firmaattest Moms- og skatteattester (skal ikke være eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristens utløp) HMS egenerklæring Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring/dokumentasjon som bekrefter at ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf Forskrift 08.02.2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (trådte i kraft 01.03.2008) Foretakets omsetning de siste 3 årene som har betydning for denne forespørselen. Tilbudt NOARK 5 systems utbredelse Bekreftelse fra tilbyder at firmaet har et kvalitetssikrings/-styringssystem som er relevant for denne forespørselen, og en kort beskrivelse av dette (maks 2 sider). 4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det skal redegjøres for følgende tekniske og faglige kvalifikasjoner: Systemet skal benytte FEIDE som autentiseringsløsning (se http://www.feide.no/). - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er mulig) Systemet skal være i overensstemmelse med NOARK 5 standarden fra Riksarkivet - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er oppfylt) Systemet skal være i overensstemmelse med Arkivloven med forskrifter - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er oppfylt) Systemet skal være i overensstemmelse med Personopplysningsloven med forskrifter - Dokumentasjonskrav: egenerklæring (erklæring om at dette er oppfylt) Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav, kan medføre at leverandøren blir avvist. ref. LOA/FOA.
5 Utvelgelseskriterier Dersom det kommer inn flere enn 7 egnede tilbud, vil oppdragsgiver foreta en utvelgelse av tilbydere etter følgende kriterier: Finansiell stilling (økonomisk soliditet), dokumentert ved regnskap og balanse, og eventuelt nyere regnskapsrapporter for å understøtte informasjonen Det tilbudte systems utbredelse, dokumentert ved erklæring, samt relevant omsetning siste 3 år Leverandørens rutiner og system for kvalitetsstyring og kvalitetssikring, dokumentert av en kort beskrivelse