S T Y R E S A K # 12/14 Vedrørende: STYREMØTET DEN 08.04.14 BUDSJETT FOR PROGRAM FOR KUNSTNERISK UTVIKLINGSARBEID Forslag til vedtak: Styret tar budsjettet for 2014 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Saksfremlegg til programstyret Arbeidsbudsjett for program for kunstnerisk utviklingsarbeid Tidligere dokumenter: Bergen, den 31.03.14 1
Saksfremlegg Budsjett 2014 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid Programstyret for Program for kunstnerisk utviklingsarbeid behandlet arbeidsbudsjett for 2014 på sitt styremøte 27.02.14. Programstyret gjorde følgende vedtak knyttet til budsjettet for 2014: Styret godkjenner arbeidsbudsjett for 2014 og de prinsippene som foreslås for budsjettarbeidet for 2015. Vedlagt følger styrenotat til programstyret med forklaringer til arbeidsbudsjettet, som også er vedlagt. Når det gjelder prinsippene det vises gjelder dette den pågående revisjonen av reglementet, der man også vil se på fordeling av kostnader mellom programstyret og institusjonene. Forslag til vedtak: Styret tar budsjettet for 2014 for program for kunstnerisk utviklingsarbeid til orientering. Bergen, 31.03.14 Cecilie Ohm høgskoledirektør 2 vedlegg 1
Arbeidsbudsjett 2014 Internt notat med forklaringer til forslaget for arbeidsbudsjett for hele programvirksomheten. Innledning Det vises til vedlagte bevilgningsbrev til PKU. Det er i år første gang at det er utformet et eget tildelingsbrev til programmet. Dette har sammenheng med den omorganiseringen som er foretatt pr. 01.01.14. Det vises også til vedtektene for PKU fastsatt av Kunnskapsdepartementet, der det er formulert følgende målsetning for programstyrets arbeid: Program for kunstnarleg utviklingsarbeid (PKU) skal medverke til at universitet og høgskolar utfører kunstnarleg utviklingsarbeid på høgt internasjonalt nivå. PKU skal vere med på å auke kompetanse og kvalitet i sektoren for miljø som driv med kunstnarleg verksemd. Det gies her en introduksjon til de forskjellige elementene i forslaget til arbeidsbudsjett for 2014. Fra og med 2011 har budsjett og regnskap vært organisert slik, at både bevilginger og utgifter er gruppert i tre hovedområder: Prosjektprogrammet Stipendiatprogrammet Overordnet programnivå Virksomhet knyttet spesifikt til ett av de to delområdene Prosjektprogrammet og Stipendiatprogrammet er budsjettert og regnskapsført på de respektive delbudsjettene, mens det som må forståes som fellesutgifter for hele programdriften er lagt inn på Overordnet programnivå. 1 Prosjektprogrammet Etter tre års virksomhet er oppgavene knyttet til Prosjektprogrammet voksende. Det knytter seg derfor fortsatt en viss usikkerhet til den foreslåtte budsjettfordelingen for Prosjektprogrammet, særlig etableringen av elektronisk søkesystem og utgiftsnivået knyttet til Artistic Research Forum. I 2013 holdt driften av Prosjektprogrammet seg samlet godt innenfor den vedtatte budsjettrammen. Dels som er resultat av at etableringen av et elektronisk søkesystem ble utsatt, dels fordi utgiftene på felles programnivå ble noe lavere enn budsjettert. 1.1 Overføring av udisponerte midler fra 2013 til 2014 De første tilsagnene om finansiering gjennom Prosjektprogrammet ble gitt i 2011 på til sammen ca. 1.8 MNOK, men det ble ikke foretatt utbetalinger dette året. I 2012 ble det gitt tilsagn om prosjektfinansiering på i alt vel 5.7 MNOK, og utbetalingene dette året for alle gitte tilsagn var samlet på ca. 2.8 MNOK. For prosjektprogrammet ble det fra 2012 til 2013 overført i alt ca. 6.1 MNOK. Samtidig økte bevilgningen fra 6 til 8,6 MNOK, slik at den totale budsjettrammen for 2013 var på ca. 14.7 MNOK. I 2013 fikk tre nye prosjekter tilsagn på til sammen knapt 6.1 MNOK. Utbetalingene var på 4.2 MNOK. I 2013 påløp det driftsutgifter i Prosjektprogrammet på ca. 1.2 MNOK (mot ca. 800.000 NOK i 2012), inklusive andel av programmets fellesutgifter. De frie midlene ved årets utgang var på 2.7 MNOK. Samlet vil overføringen til 2014 bli på 9.3 MNOK, hvorav ca. 6.6 MNOK er bundet opp i tilsagn fra de to foregående år. Program for kunstnerisk utviklingsarbeid c/o Kunst- og designhøgskolen I Bergen, Strømgaten 1, 5015 Bergen Telefon 55 58 73 00 Telefaks 55 58 73 10 www.artitistc-research.no
1.2 Bevilgning til Prosjektprogrammet i 2014 Departementet har økt bevilgingen til dette formålet også i 2014, og denne er nå på 10,0 MNOK. Vi må kunne legge til grunn at minst tilsvarende ramme videreføres i de kommende årene. Dette gir programstyret et helt annet handlingsrom, og bør kunne gi mulighet for enkelte større prosjekttilsagn. Se for øvrig under Kap. 1.7 og 3.1 om beregningen av bidraget til fellesutgifter. Departementet har ikke gitt noen spesielle føringer for hvordan programstyret skal disponere disse midlene, utover den overordnede målformuleringen for programstyrets samlede virksomhet som er gjengitt i innledningen. Som følge av den udisponerte delen av bevilgningen som er overført fra 2013, er den disponible totalrammen for denne programdelen i 2014 på i alt 12.7 MNOK. 1.3 Etablering søknads-system Det ble etablert et enkelt system for søknadsbehandling i 2011 både når det gjelder søknadsinnlevering og sakkyndig vurdering. Programledelsen har avventet tilbakemelding fra UiB om muligheten for å få utviklet et elektronisk søkesystem derfra, men mot slutten av året kom det melding om at dette ikke er aktuelt. Avsatte midler til dette formålet er ikke benyttet i 2013. Det bør etableres en mer web-basert løsning for behandling av søknader i 2014, med mulighet for å arbeide med søknadene online slik at programstyret, sakkyndige og administrasjonen kan gjøre direkte bruk av den informasjonen som er lagt inn fra søkerne. Det er naturlig å bruke Prosjektprogrammet som pilot for etableringen av slikt system. Det er utarbeidet en foreløpig kravspesifikasjon for en on-line løsning. Det er usikkert hva slags utgifter som vil påløpe for dette utviklingsarbeidet, men det er foreløpig ført opp 250.000 NOK i forslaget til arbeidsbudsjett. Det må foretaes en grundigere avklaring før arbeidet iverksettes. 1.4 Sakkyndig vurdering Det er besluttet at alle søknader skal vurderes av tre separate sakkyndige, og programstyret har fastsatt satser for dette bedømmelsesarbeidet. Utgiftene til vurderingen av søknadene i siste utlysningsrunden fra 2011 påløp i 2012 med ca. 80.000 NOK, mens utgiftene til de tilsvarende vurderingene fra utlysningsrunden i 2012 er regnskapsført i 2013 med 75.000 NOK. Utgiftene her stiger når oppgaven som sakkyndig fordeles på flere, og blir lavere hvis der er stor grad av samme sakkyndige til vurderingen av flere prosjekter. I 2014 må det påregnes rundt 100.000 NOK til vurderingen av søknadene som ble mottatt til søknadsfristen 15.10.13. Omkostningene for en neste søknadsrunden pr. 15.10.14, vil tilsvarende først påløpe i 2015. 1.5 Artistic Research Forum Artistic Research Forum vil fremover bli den viktigste nasjonale arena for å presentere og drøfte KU i programmets regi, og de prosjektene som blir finansiert av programmet vil spille en sentral rolle her. Mens det er rimelig at Stipendiatprogrammet dekker reise- og oppholdsutgifter for stipendiater og veiledere, vil det være riktig å legge øvrige arrangementsutgifter til Prosjektprogrammet. Deler av utgiftene til høstens Artistic Research Forum er derfor belastet Prosjektprogrammet. Det gjelder lokal-leie/teknisk bistand til presentasjonene i Trondheim, samt oppholdsutgifter for opponentene (ca. 50.000). Regnskapsmessig holder denne budsjettposten seg innenfor det oppførte beløpet, men det er hittil ikke kommet inn dekningskrav fra institusjonene for (delvis) refusjon av reiseutgifter og honorar. Det kan påventes slike avregninger, som må dekkes på budsjettet for inneværende år. Utgiftene vil trolig stige noe for arrangementet i år, og er anslått til 150.000 NOK. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 2 av 10 sider
1.6 Evalueringsutgifter Programstyret gjennomførte Peer Review Seminar i november 2013. Dette ble noe dyrere enn budsjettert. Her kan det fortsatt komme inn reiseutgifter, som må føres i 2014. Seminaret fremstår som en viktig evaluering av vurderings-kriteriene og -prosedyrene for Prosjektprogrammet, og bør resultere i noen justeringer i regelverket etter at den pågående søknadsrunden er avsluttet. Det er ikke beregnet at det vil påløpe nye utgifter for dette arbeidet i 2014. 1.7 Bidrag til overordnet programnivå Programstyret vedtok på møtet den 10.02.11 at de to delprogrammene fra og med 2011 - skal bidra til fellesdriften for hele programmet med en prosentandel av utgiftene, som tilsvarer den prosentvise bevilgningsandelen som denne programdelen utgjør av alle bevilgninger som kanaliseres gjennom Program for kunstnerisk utviklingsarbeid. Beregningsmåten omtales nærmere i Kap. 3.1. I 2013 har dette medført en belastning på Prosjektprogrammet på noe over 900.000 NOK. Som følge av bevilgningsøkningen, vil Prosjektprogrammets andel av disse utgiftene i alle fall stige i 2014. Under forutsetning av at programstyret slutter seg til forslaget til arbeidsbudsjett, utgjør dette en belastning for Prosjektprogrammet på vel 1.1 MNOK i 2014. 1.8 Prosjektmidler Det som vil være disponibelt som bevilgning til prosjektmidler, vil utgjøre differansen mellom den totale bevilgningen som står til rådighet inklusive frie overføringer, og det øvrige utgiftsnivået som det legges opp til. Dette modifiseres gjennom at departementet i møtet med programstyret den 09.09.10 bekreftet at programstyret også kan gi tilsagn om bevilgninger to år frem i tid. Slike tilsagn kan samlet ikke overskride tilsvarende bevilgningsnivå som i inneværende år, og vil i alle fall måtte gies med forbehold om Stortingets kommende bevilgninger. Som en følge av budsjettoppsettet for øvrig, er det foreløpig satt av ca. 11 MNOK for nye tilsagn til prosjektstøtte fra de bevilgninger som foreligger til nå. Det vises i denne sammenheng til formuleringen i strategidokumentet om rammer for tilsagnsnivået: Programstyret skal tilstrebe å finansiere prosjekter som totalt ligger i spennet mellom 70 % og 130 % av årets bevilgningsramme. 1.9 Diverse utgifter Det er satt av et mindre beløp på denne posten for uforutsette utgifter mm. 1.10 Resultat Det er i prinsippet lagt opp til at Prosjektprogrammet skal gå i balanse i 2014, men alle de prosjekttilsagnene som har vært gitt i de tre tildelingsrundene høsten 2011, våren 2012 og våren 2013 innebærer en fordeling over flere år. Det må vi også påregne i 2014, i og med at dette programreglementet forutsetter en del-utbetaling ved oppstart og videre tildeling i forhold til fremdriften i prosjektene. Vi må derfor regne med at en rekke av prosjekttilsagnene som blir gitt rundt 01.03.14, også vil medføre overføring av midler til 2015 og senere år. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 3 av 10 sider
2 Stipendiatprogrammet Driften i 2013 var samlet klart lavere enn budsjettert, i hovedsak som følge av at ordningen med stimuleringsmidler for innleggelse av resultater fra tidligere stipendiatprosjekter i Research Catalogue ikke ble iverksatt. Bidraget til fellesnivået ble også mindre enn budsjetter, mens det på noen andre poster ble brukt mer enn planlagt. 2.1 Overføring av udisponerte midler fra 2013 til 2014 I henhold til anvisning fra departementet bør i utgangspunktet både stipendiatmidler og produksjonsstøtte kun føres i balansen (som forvaltningsmidler som skal viderefordeles til andre virksomheter), mens bare de midler som går med til programdriften inntektsføres. Dette bør gjøres uavhengig av at midlene til produksjons-støtte og programdrift er gitt som én samlet bevilgning. Når det gjelder bevilgningen til Stipendiatprogrammet, har dette ikke vært praktisert slik tidligere. I forbindelse med årsavslutningen for 2013 er det derfor, i samråd med økonomienheten ved KHiB, gjort en omdisponering mellom inntektsmidler og forvaltningsmidler. Dette får konsekvenser for hvordan balanseoverføringene til 2013 blir ført, og det er tatt hensyn til dette både i denne redegjørelsen og i nøkkeltallene for budsjettet. Stipendiatprogrammet tar med seg to bevilgningsoverføringer fra 2013 til 2014: Stipendiatmidler og produksjonsmidler på knapt 4.2 MNOK. Beløpet er økt fra knapt 2.5 MNOK, i hovedsak som følge av den omposteringen som er foretatt. Departementet bevilger midler til stipendiatstillingene med to forskjellige satser. Programstyret har vedtatt å videreføre den laveste av disse to satsene i overføringene til institusjonene. Differansen blir stående til programstyrets disposisjon for finansiering av ekstra stipendiatstilling (slik det vil bli gjort i 2014), eventuelt til drifting av programmet. Denne posten inneholder nå også finansieringstilsagn for produksjonsmidler som er gitt av programstyret, men som hittil ikke er kommet til utbetaling. Samlet utgjør disse tilsagnene nå knapt 1.3 MNOK for til sammen 8 prosjekter. I forbindelse med årsavslutningen, er det foretatt terminering av en rekke tilsagn som det ikke er gjort krav på selv om tidsfristen for lengst er gått ut. Det er redegjort nærmere for dette under omtalen av denne budsjettdelen for 2014. Overførte midler til programdrift på i alt ca. 2.1 MNOK. Dette er udisponerte midler fra programdriften i 2013 og fra tidligere års virksomhet, og står til programstyrets rådighet. Beløpet er samtidig redusert som følge av den omdisponeringen som er foretatt, og samlet går derfor denne overføringen ned med rundt 300.000 NOK. Denne posten utgjør en viktig del av programmets reserver. Samlet utgjør overføringene for Stipendiatprogrammet knapt 6,8 MNOK. Det tilsvarende beløpet var rundt 6.0 MNOK i 2013, men en større andel er nå bundet opp i fremtidige forpliktelser. 2.2 Bevilgninger Programstyret mottar to bevilgninger på totalt 23,8 MNOK til Stipendiatprogrammet: Stipendiatmidler på i alt 18.5 MNOK (mot tilsvarende knapt 17.9 MNOK i 2013). Drift og produksjonsstøtte på 5.3 MNOK (mot tilsvarende knapt 5.2 MNOK i 2013). Stipendiatmidlene er justert med 3,4 % mens økningen for drift- og produksjonsstøtten er på 2,6 %. 2.3 Stipendiatmidler Stipendiatmidler til institusjonene er programstyrets desidert største enkeltpost på utgiftssiden. I 2013 finansierte denne posten 23 stipendiatstillinger frem til 30.09.13. Fom. 01.10.13 har programstyret finansiert én ekstra stilling gjennom bruk av frie midler. Denne forpliktelsen løper i alle fall frem til 30.09.14. På det tidspunktet kan programstyret vedta å trekke stillingen inn, ved kun å besette fem av de seks stillingene i årsrammen. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 4 av 10 sider
I budsjettforslaget er det imidlertid lagt opp til at den ekstra stillingen finansieres videre frem til 30.09.15 og at det også finansieres ytterligere en stilling for den samme perioden. Hvis det ikke tilkommer nye stillinger i 2015, bør disse to stillingene da trekkes inn slik at årsrammen dette året reduseres fra ti til åtte stillinger. I samsvar med dette, vil programstyret i 2014 finansiere 25 stillinger, to mer enn den totale stillingsrammen. Utgiftene til dette trekkes fra oppsparte midler Programstyret har vedtatt på å videreføre en bevilgningsmodell for stipendiatstillingene der samtlige stillinger finansieres i henhold til KDs årlige generelle påslag for disse stillingene. Inklusiv en liten justering, tilsier dette at finansieringssatsen i 2014 skal være 782.000 pr. stilling pr. år. Totalt utgjør dette knapt 19 MNOK. Det er ca. 500.000 NOK over bevilgningsrammen. Belastningen vil bli klart høyere i 2015, da utgiftene til disse to stillingene (tom. 30.09.15) vil være rundt 1.3 MNOK. 2.4 Kunngjøring Offentlig kunngjøring har vært trappet ned de siste årene. Det er allikevel ført opp et mindre beløp til dette i også 2013. 2.5 Sakkyndige vurderinger Utgiftene til sakkyndige (tre pr. søknad) for vurdering av nye søkere til programmet, beløp seg til ca. 220.000 NOK i 2013, det er ca. 80.000 høyere enn året før. Dette er delvis et resultat av at flere søkere ble vurdert, dels at oppgaven ble fordelt på mange sakkyndige. Hvor mange søkere som skal vurderes i år er fortsatt uavklart, men antallet primærsøkere til institusjonen har gått klart opp i 2014. Anslått utgiftsnivå er satt til 250.000. 2.6 Søkerintervjuer Programmet dekker i prinsippet de reelle reiseutgiftene i forbindelse med opptaksintervjuene. I 2012 ble det utbetalt ca. 52.000 NOK i slike refusjoner, mens beløpet i 2013 var på rundt 35.000 NOK. Det er noe varierende hvor mange som faktisk gjør krav på slik refusjon, men beløpet kan neppe kalkuleres lavere enn 60.000. 2.7 Stipendiatsamlinger/Stipendiatkonferanser Det kreves ikke inn deltakeravgift på stipendiatsamlingene. Programmet har hittil dekket reise (billigste reisemåte) og opphold for alle deltagende stipendiater og veiledere, uavhengig av om stipendiaten er finansiert av programmet eller av institusjonen. Programmet har også dekket utgifter til forelesere og gjester, samt til programstyrets egen deltagelse. Institusjonsrepresentanter blir fakturert for de faktiske utgiftene. Utgiftene til samlingene i 2013 kom til sammen på vel 800.000 NOK, inklusive honorarer til programstyret. I realiteten er fjorårets utgifter noe lavere, fordi hotellfakturaen fra samlingen i Bergen på ca. 130.000 høsten 2012 først ble regnskapsført i 2013. Vårsamlingen 2013 kom samlet på rundt 400.000 NOK. Samtidig er en kalkulert sum for utgiftene for veilederseminaret våren 2013 ført for seg, og noen utgifter for høstsamlingen ført under Prosjektprogrammet, se ovenfor. Det vil trolig være rundt 30 stipendiater tilstede på den kommende vårsamlingen på Voksenåsen. Dette er noe høyere enn tidligere. Utgiftene til samlingen på Voksenåsen til våren kan komme på noe i overkant av 400.000 NOK. Det knytter seg fortsatt relativt stor usikkerhet til utgiftsnivået ved å flytte høstsamlingen ut fra Oslo. Den planlagte samlingen i Tromsø vil antagelig også koste noe mer enn 400.000 NOK. Det bør ikke kalkuleres med lavere beløp enn 900.000 NOK for årets to samlinger. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 5 av 10 sider
2.8 Stipendiatseminarer Stipendiatseminarene har kostet noe mer enn budsjettert, bl.a. som følge av at det var et større opptak av stipendiater i høst enn noen gang før. Programstyret har hittil dekket både oppholdsutgifter, reiser og øvrige seminarutgifter for oppstarts-seminaret i oktober. For de øvrige obligatoriske seminarene har Stipendiatprogrammet dekket selve kursutgiften i form av honorar til kursledere mm., mens den enkelte stipendiat/institusjon må dekke reise- og oppholdsutgifter over eget budsjett. I forhold til utgiftsnivået, må det taes hensyn til at det fjerde seminaret for årskullene fra 2011 og 2012 gjennomføres først i 2014 Samlet gikk det med ca. 410.000 NOK til disse seminarene i 2013, men full effekt av denne seminarordningen vil først slå inn i 2014. Samlet bør det avsettes 500.000 NOK til denne delen av virksomheten i 2014. 2.9 Veilederseminar De to første veilederseminarene, som har vært avholdt etter nytt mønster i 2011 og 2012, hadde begge et utgiftsnivå på rundt NOK 75.000 men da er alle reiseutgifter belastet mot de respektive stipendiatsamlingene. Med samme ordning for dekning av reiseutgifter, ble den tilsvarende utgiften i 2013 på ca. 85.000 NOK. Programstyret har vedtatt at det også skal arrangeres en slik samling i forkant av neste stipendiatsamling. Det er ført opp 90.000 NOK for dette arrangementet. 2.10 Støtte oversettelser Programstyret har de siste årene satt av en egen bevilgning til å støtte oversettelse av kritisk refleksjon mm. der tekstene foreligger på norsk, men behov for internasjonal bedømmelseskomité. Beløpet har vært satt høyt i forhold til det som har vært utbetalt til nå, men kan lett eskalere med et noe omfattende prosjekt. Det er ført opp 100.000 NOK også i 2014. 2.11 Bidrag til overordnet programnivå Programstyret vedtok på møtet den 10.02.11 at de to delprogrammene fra og med 2011 - skal bidra til fellesdriften for hele programmet med en prosentandel av utgiftene, jfr. Kap 1.7. Beregningsmåten omtales nærmere i Kap. 3.1. Under forutsetning av at programstyret slutter seg til det foreløpige forslaget til arbeidsbudsjett, utgjør dette en belastning for Stipendiatprogrammet på knapt 2.7 MNOK i 2014. 2.12 Stimuleringsmidler til innlegging av stipendiatresultater i Research Catalogue mm. Programmets opphavsrettsjurist har i løpet av 2013 vurdert de opphavsrettslige sider ved tilknytning til portalen, og utarbeidet grunnlaget for forenklinger i dette regelverket. Utgiftene til dette er ført på denne posten, og innenfor rammen av det som var budsjettert. Det er viktig at programmet kommer i gang med å dokumentere resultater i The Research Catalogue. Det ble satt av 550.000 NOK i 2013 til stimuleringsmidler for publisering av stipendiatresultater i Research Catalogue. Ordningen er ikke kommet i gang, og dermed er regnskapet for Stipendiatprogrammet vesentlig lavere enn budsjettert. Det foreslåes å videreføre dette initiativet ved å sette av midler for opptil 10 engasjementer av en måneds varighet for tidligere stipendiater. Engasjementene utlyses blant tidligere stipendiater, som en rundsumsgodtgjørelse mot forpliktelse om å legge inn resultater fra stipendiatprosjektet i katalogen. Det er satt av samme beløp som i 2013 til dette initiativet. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 6 av 10 sider
2.13 Evalueringsutgifter Det er brukt ca. 370.000 NOK på evaluering av Stipendiatprogrammet i 2013, inklusive en artikkel av Vassenden om kritisk refleksjon. Det er satt i gang en arbeidsgruppe innen programstyret for å utarbeide forslag til revidert regelverk for denne programdelen og dette arbeidet bør antagelig følges opp med et institusjonsseminar. Det er ført opp 200.000 NOK på denne posten. 2.14 Klagebehandling Det er ingen klagesaker på gang på det nåværende tidspunkt, og det er ikke satt av egne midler til dette i 2014, jfr. for øvrig neste avsnitt. 2.15 Diverse utgifter Her er det avsatt 100.000 til dekning av utforutsette utgifter mm. 2.16 Produksjonsstøtte Det er nå etablert en klar praksis på at det ikke gies tilsagn om støtte fra programmet, med mindre det foreligger et vesentlig bidrag til prosjektgjennomføringen også fra institusjonen som må være i overkant av 200.000. I 2012 ble det ikke gitt nye tilsagn om produksjonsstøtte og heller ikke foretatt utbetalinger på grunnlag av fremlagte regnskap for tidligere tilsagn. Samlet utgjorde ikke-utbetalte tilsagn ved årsskiftet 2012/13 derfor fortsatt knapt 1.5 MNOK. Det ble avgitt fem nye tilsagn om produksjonsmidler i løpet av 2013 (KHiB/Bleken, KHiB/Bjarnadottir, NMH/Imsen, KHiO/Oyama og KHiB/Tømmerberg) på tilsammen 695.000 NOK. Nå i årsskriftet er det utbetalt 76.000 NOK til KHiO/Cranner på et opprinnelig tilsagn på inntil 130.000. Programstyret vedtok på møtet den 10.02.11 at det er satt frist for å innlevere regnskap for utbetaling av slike tilsagn. I forbindelse med årsavslutningen 2013, er det foretatt en terminering av 8 tidligere avgitte tilsagn, som ikke er kommet til utbetaling. Dette medfører en reduksjon av forpliktelsene, og øker programstyrets frie midler. Omfanget av produksjonsstøtte vil variere sterkt fra år til år, men vil måtte forventes å være økende. Slik arbeidsbudsjettet nå er satt opp, vil nye tilsagn som blir gitt i 2014 måtte gå fra udisponerte / oppsparte midler. Det er det totale tilsagnsbeløpet på knapt 1.3 MNOK, som er ført opp i budsjettet. 2.17 Resultat/Udisponerte midler Med det arbeidsbudsjettet som er foreslått her vil Stipendiatprogrammet bruke knapt 200.000 NOK mer enn den totale bevilgningen til denne programdelen, men engasjementene for å legge inn tidligere stipendiatprosjekter i Research Catalogue vil være en budsjettpost som kan justeres ned igjen på et senere tidspunkt. Nye tilsagn om produksjonsstøtte, vil måtte dekkes av overførte midler. Til sammen utgjør udisponerte midler (inklusive overføringer) for Stipendiatprogrammet ca. 4.8 MNOK. Av dette er 1.3 MNOK foreslått disponert til to stipendiatstillinger tom 30.09.2015. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 7 av 10 sider
3 Overordnet programnivå Under denne delen av budsjettet samles de utgiftene som knytter seg til driften av det overordnede programnivået, så som programstyrets møter, reiser, lønn til sekretariatet, programmets bidrag til KHiB (operatørkompensasjonen) mm. Det fremstår ikke som hensiktsmessig at disse utgiftene fordeles direkte ut på de to delprogrammene, men at det fastsettes en nøkkel for bidragene fra delprogrammene til fellesutgiftene, se Kap 3.1 nedenfor og Kap 1.7 og 2.11 ovenfor. Utgiftene til driften i 2013 ble noe lavere enn budsjettert, særlig fordi anslaget for tiårsmarkeringen var lagt høyere enn nødvendig og fordi regnskapsførte utgifter til kontordriften dette året ble lave. Samtidig ble styrehonorarene klart høyere enn budsjettert. 3.1 Bidrag fra delprogrammene til fellesutgiftene Programstyret vedtok på møtet den 10.02.11 at de to delprogrammene fra og med 2011 - bidrar til fellesdriften for hele programmet med en prosentandel av utgiftene. Denne andelen skal tilsvare den prosentvise bevilgningsandelen som denne programdelen utgjør av alle bevilgninger som kanaliseres gjennom Program for kunstnerisk utviklingsarbeid. I 2014 er bevilgingen til Prosjektprogrammet 10.0 MNOK og bevilgningene til Stipendiatprogrammet samlet på 23.8 MNOK. Total bevilgning utgjør dermed 33.8 MNOK, mot 31.7 MNOK i 2013. Prosjektprogrammets andel av dette er 29,6 % (27,2 % i 2013) og Stipendiatprogrammets andel 70,4 % (72,8 % i 2013). Under forutsetning av at programstyret slutter seg til det foreløpige forslaget til arbeidsbudsjett for det overordnete programnivået på totalt knapt 3.8 MNOK, utgjør dette en belastning for Prosjektprogrammet på vel 1.1 MNOK og for Stipendiatprogrammet tilsvarende knapt 2.7 MNOK. 3.2 Programstyrets møtevirksomhet Utgiftene til programstyrets møtevirksomhet var klart høyere i 2013 enn i 2012. Dette har i hovedsak sammenheng med arbeidet knyttet til å rekruttere ny administrativ leder. Samlet gikk det med knapt 780.000 NOK til møtevirksomheten i 2013, mot tilsvarende 590.000 NOK året før. Satsene for godtgjøring er oppjustert i 2014 med ca. 3,4 %. Det er allikevel avsatt et noe lavere beløp i 2014, fordi arbeidet med ansettelse av ny daglig leder er ferdigstilt, og fordi det er lagt inn dekning av styrehonorarer også på andre poster, så som evalueringsarbeidet, de halvårlige samlingene og stipendiatseminarer. 3.3 Reiser Reiseutgiftene for styre og ledelse beløp seg til ca. 530.000 i 2013. Det er tilsvarende som året før. Beløpet er holdt i omtrent samme størrelsesorden for 2014. 3.4 Evalueringsarbeid Evalueringsarbeidet er budsjettmessig lagt over til de to delprogrammene, se ovenfor. Det er ikke tatt sikte på noe totalevaluering av programmet i denne styreperioden. 3.5 Lønnsutgifter/Bidrag til KHiB Departementet har i brev til KHiB fra mai 2011, fastslått at KHiB kan beregne seg 15 % som overheadpåslag på lønn og sosiale utgifter. KHiB har i brev til programstyret meddelt at man fom. 2012 vil ha full dekning av den reelle lønnsutgiften både for adm. leder og for programsekretæren. I samme brev er det også listet hva KHiB betrakter som direkte utgifter knyttet til programmets virksomhet. Det vises i denne sammenheng til tidligere utsendt korrespondanse om dette og om ansvarsdelingen mellom programstyret og institusjonens styre. Både i årsregnskapene og i forslaget til arbeidsbudsjett for 2014 er det gjort et skille mellom de faktiske lønnsutgiftene og overhead-påslaget til KHiB. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 8 av 10 sider
Lønnsutgiftene i 2013 utgjorde vel 1.7 MNOK og 15 % påslag utgjør ca. 260.000 NOK. Tilsvarende tall for 2012 var vel 1.2 MNOK og 185.000 NOK. Det er bl.a. helårseffekten etter ansettelsen av programsekretær og vikar for denne som eskalerte lønnsutgiftene i 2013. Som en følge av endret lønnsnivå i stillingen som administrativ leder, er lønnsutgiftene budsjettert noe lavere i 2014. Det er tatt høyde for noe overlapping i vikarstillingene for programsekretæren, men forutsatt at refusjonene fra NAV ellers dekker merutgiftene knyttet til fødselspermisjoner. Det er satt knapt 1.5 MNOK til lønn, og overhead for disse to stillingene på 15 % vil da utgjøre rundt 225.000 NOK. 3.6 Administrasjonsassistanse Det ble ikke benyttet midler til administrasjonsassistanse i 2013. For 2014 er det satt av midler til administrativ bistand i overgangsfasen, bl.a. knyttet til regnskapsavslutning og budsjettarbeid. 3.7 Tiårsmarkering Etter oppfordring fra Kunnskapsdepartementet, la programstyret opp til en tiårsmarkering av virksomheten i mai 2013. Arrangementet fremstår som vellykket og som en god markering av PKUs virksomhet. Utgiftene til gjennomføringen av arrangementet ble klart lavere enn først anslått. 3.8 Kontordrift Posten var ny i 2012, og skal dekke de utgifter KHiB har definert som direkte utgifter knyttet til programdriften, se punkt 3.4 ovenfor. Det er foreløpig lagt inn midler knyttet til administrative driftsutgifter på følgende områder: Fornyelse og nyanskaffelser av datautstyr mm Kontorinnredning Mobiltelefoni samt driftsutgifter til hjemmetelefon og internettoppkobling Posten dekker også nødvendig ekstern kopiering. Regnskapet for 2013 er klart lavere enn budsjettert, men det kan fortsatt komme krav på avregninger av nytt utstyr fra KHiB. For kommende år er det igjen anslagvis avsatt 90.000 NOK. 3.9 Etablering av arkivsystem Det er behov for å etablere et mer gjennomarbeidet arkivsystem for programmets administrative funksjoner, og å implementere dette i forhold til alle foreliggende dokumenter helt fra oppstarten av programmet i 2003. Det vil være aktuelt å benytte system som KHiB allerede disponerer, men i forbindelse med dette bør det gjøres et tidsbegrenset engasjement for å sikre etablering og oppdatering. Det er ført opp 200.000 til denne oppgaven. 3.10 Society for Artistic Research Programstyret har vedtatt at programmet skal være medlem i Society for Artistic Research (SAR), som Portal Partner. SAR har ansvaret for utgivelsen av den internasjonale online publiseringskanalen Journal for Artistic Research (JAR). SAR har også eierskapet til the Research Catalogue. Det er viktig å støtte denne virksomheten, og bidra til å stimulere den internasjonale diskusjonen av resultater innen Artistic Research. Prosjekter som får støtte gjennom Prosjektprogrammet forpliktes til å publisere internasjonalt gjerne gjennom denne kanalen. Programstyret har bidradd med en medlemskontingent til SAR på 10.000 EURO pr. år fom. 2010. Medlemskontingenten bør videreføres på samme nivå i 2014. Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 9 av 10 sider
I perioden våren 2013 til våren 2015 er Haarberg valgt inn i organisasjonens styre på programmets vegne som First Vice President/Treasurer. For 2014 er det satt av midler her til å ivareta reisene knyttet til denne funksjonen med en ramme på ca. 85.000 NOK Samlet er det satt av 170.000 NOK for å dekke medlemskapet samt oppgaven i organisasjonens styre. 3.11 The Research Catalogue Programstyret vedtok i møtet den 10.11.11 at programmet skal bruke The Research Catalogue (i regi av SAR) som programmets arkivfunksjon for kunstnerisk utviklingsarbeid, og inngå i et pilotprosjekt om utviklingen av denne funksjonen i samarbeid med organisasjonen. Selve bruken vil være dekket gjennom programmets medlemsavgift, men i 2013/2014 vil det bl.a. påløpe utgifter for å tilpasse programmets inngangsportal til dette arkivet. Det har også fremkommet en del spesifikke behov fra våre norske brukere, som programmet må dekke utviklingsutgiftene for. Rundt årsskiftet ble det gjort en omfattende bestilling av slike tilpassinger i et samarbeid mellom Sveen og Haarberg. Utgiftene til dette var budsjettert i 2013, men vil i hovedsak først komme til utbetaling i 2014. Det bør påregnes noen flere slike tilpassinger i løpet av det kommende året. Samtidig har programstyret indikert behov for å sette av midler til den redaksjonelle styringen og faglige utviklingen av vår egen portal. Dette vil også medføre noen reiseutgifter for å delta i det koordinerende arbeidet sammen med de øvrige medlemmene som er Portal Partners i SAR. Samlet er det satt av 240.000 NOK til disse utviklingsoppgavene og til den redaksjonelle styringen i inneværende år. Dette inkluderer de midlene som var budsjettert i 2013, men som først kommer til utbetaling i inneværende år. På utgiftssiden for Stipendiatprogrammet, er det foreslått å sette av midler for å stimulere til at allerede avsluttede prosjekter kan tilpasses formatene i The Research Catalogue, se Kap. 2.12. 3.12 Diverse utgifter Her er det avsatt 50.000 til dekning av utforutsette utgifter mm. 3.13 Resultat Det er lagt opp til at budsjettet for den overordnede programvirksomheten går i regnskapsmessig balanse, ved at eventuelle avvik dekkes inn gjennom justering av bidragene fra delprogrammene, jfr. Kap. 3.1. Utgiftsnivået i denne delen av virksomheten er samlet på omtrent samme nivå som budsjetter i 2013, men vel 200.000 NOK høyere enn regnskapet for samme år. Det er justeringer på flere poster, som gjør utslag her, bl.a. lønnsutgifter, styrehonorarer, arkivetablering, kjøp av administrasjonsassistanse og en ny funksjon knyttet utviklingen av programmets egen portal i Research Catalogue. Slik budsjettstrukturen nå er fastsatt, vises programstyrets udisponerte midler på budsjett-segmentene for de to delprogrammenene. 4 Nøkkeltall I et eget oppsett er det vist overordnede nøkkeltall for virksomheten i 2013 og hvilke midler som står til rådighet for programstyret i 2014. Bergen, den 21.02.14. GS/JAH Om arbeidsbudsjettet 2014 s. 10 av 10 sider
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt PROSJEKTPROGRAMMET BEVILGNING Overført fra 2011/2012 3 679 000 6 095 000 6 095 000 9 303 000 Programdrift 6 000 000 8 600 000 8 600 000 10 000 000 SUM 9 679 000 14 695 000 14 695 000 19 303 000 - DRIFTSUTGIFTER Etablering søknadssystem - 100 000 0 250 000 Sakkyndig vurdering 77 015 60 000 75 069 100 000 Artistic Research Forum - 90 000 80 564 150 000 Peer Review Seminar - 50 000 66 018 15 000 Bidrag fellesnivået 706 915 1 020 200 960 971 1 120 000 Prosjektmidler 2 798 000 13 344 800 4 209 750 17 628 000 6 590 000 Diverse utgifter 2 137 30 000 0 40 000 SUM 3 584 067 14 695 000 5 392 372 19 303 000 6 590 000 RESULTAT 6 094 933 0 9 302 628 0 786 067 1 350 200 1 182 622 1 675 000 4 431 401 18 183 000
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt STIPENDIATPROGRAMMET BEVILGNING Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Overført fra 2011/2012 4 980 000 6 038 000 6 038 000 6 760 000 Programdrift 5 000 000 5 165 000 5 165 000 5 300 000 Stipendiat- og produksjonsmidler 17 321 000 17 893 000 17 893 000 18 500 000 Produksjonsstøtte - - - - - SUM 27 301 000 29 096 000 29 096 000 30 560 000 0 Avsatt DRIFTSUTGIFTER Stipendiatmidler til institusjonene 17 435 000 17 582 000 17 581 650 18 964 000 Kunngjøring - 50 000 0 50 000 Sakkyndig vurdering 137 987 180 000 218 539 250 000 Søkerintervjuer 51 615 65 000 34 491 60 000 Stipendiatsamlinger 650 362 800 000 809 324 900 000 Stipendiatseminarer 283 384 320 000 410 415 500 000 Veiledersamling 75 719 90 000 84 075 90 000 Støtte oversettelser - 100 000 0 100 000 Bidrag fellesnivået 2 627 589 2 729 800 2 572 011 2 665 000 RC Engasjementer publisering mm. - 640 000 75 000 550 000 Evalueringsutgifter - 350 000 452 627 200 000 Klagebehandling 0 0 0 0 Diverse utgifter 1 599 100 000 21 582 100 000 23 058 000 Produksjonsmidler - - 76 000 1 285 000 SUM 21 263 255 23 006 800 22 335 714 25 714 000 - RESULTAT 6 037 745 6 089 200 6 760 287 4 846 000 3 828 255 5 424 800 4 678 064 5 465 000 23 246 800 10 143 064 Tilsagn produksjonsstøtte fra 2010 omfatter 150.000 til Røed/KHiB. I møtet 26.09,.11 ble det gitt tilsagn til Teran/KHiB med 190.000 og i møtet 10.11.11 ble det gitt tilsagn til Richardsen/KHiO med 250.000. 31.01.13 ble det gitt tilsagn til Bleken/KHiB med 240.000, 11.04.13 tilsagn til Bjarnadottir/KHiB med 45.000, 11.11.13 tilsang til Imsen/NMH med 100.00 samt 16.12.13 tilsagn til Oyama/KHiO med 150.000 og Tømmerberg 160.000. 31.03.2014 11:42
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt PROGRAMNIVÅET BIDRAG Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Fra Prosjektprogrammet 706 915 1 020 200 960 971 1 120 000 Fra Stipendiatprogrammet 2 627 589 2 729 800 2 572 011 2 665 000 SUM 3 334 503 3 750 000 3 532 982 3 785 000 - Avsatt DRIFTSUTGIFTER Programstyret - Møter 589 287 675 000 779 902 700 000 Programstyret/ledelse - Reiser 534 096 550 000 528 555 550 000 Evalueringsutgifter - 0 0 0 Lønnsutgifter 1 239 615 1 700 000 1 728 619 1 490 000 Bidrag til KHiB 185 942 255 000 258 052 225 000 Tiårsmarkering/Administrasjons-støtte 583 367 250 000 142 530 70 000 Kontordrift 126 991 90 000 8 839 90 000 Etablering arkivsystem - - 0 200 000 Society for Artistic Research 74 972 80 000 74 833 170 000 Styring/Utvikling PKU Research Portal - 100 000 9 767 240 000 Diverse utgifter 233 50 000 1 885 50 000 SUM 3 334 503 3 750 000 3 532 982 3 785 000 - RESULTAT - 0 0 0 4 614 321 6 775 000 5 860 686 7 140 000 5 860 686 45 017 000 31.03.2014 11:42
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt NØKKELTALL 2013 2014 - PROSJEKTPROGRAMMET Overført fra 2011/2012 3 679 000 6 095 000 Bevilgning 2012/2013 6 000 000 8 600 000 Regnskap 2012/2013 - Drift 786 000 1 182 325 Regnskap 2012/2013 - Prosjektbevilgninger 2 798 000 4 210 000 Overført til 2013/2014 6 095 000 9 302 675 Avgitte ikke-utbetalte tilsagn 2011/12/13 4 724 000 6 590 000 Udisponert overføring 2013/2014 1 371 000 2 712 675 Bevilgning 2013/2014 8 600 000 10 000 000 Til disposisjon 2013/2014 - Netto 9 971 000 12 712 675 STIPENDIATPROGRAMMET STIPENDIAT- & PRODUKJSONSMIDLER Overført fra 2011/2012 2 585 000 3 948 000 Bevilgning 2012/2013 17 321 000 17 893 000 Regnskap Stipendiatmidler 2012/2013 17 435 000 17 582 000 Regnskap Produksjonsmidler 2013-76 000 Sum 2 471 000 4 183 000 Omdisponering fra Drift-/Produksjonmidler 1 477 000 480 879 Overført til 2014 3 948 000 4 663 879 Avgitte tilsagn produksjonsmidler - 1 285 000 Avgitte tilsagn ekstra stipendiatstilling - 971 000 Udisponert overføring 2013/2014 3 948 000 2 407 879 Bevilgning 2013/2014 17 893 000 18 500 000 Til disposisjon 2013/2014 - Netto 21 841 000 20 907 879 DRIFT- (& PRODUKSJONSMIDLER) Overført fra 2011/2012 2 395 000 2 090 000 Bevilgning 2012/2013 5 000 000 5 165 000 Regnskap Drift 2012/2013 3 828 000 4 678 134 Regnskap Produksjonsmidler 2012 - - Sum 3 567 000 2 576 866 Omdisp. til Stipendiat- & Produksjonmidler 1 477 000 480 879 Overført til 2014 2 090 000 2 095 987 Bevilgning 2013/2014 5 165 000 5 300 000 31.03.2014 11:42
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Regnskap pr. 31.12.12 Til disposisjon 2013/2014 - Netto 7 255 000 7 395 987 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt 31.03.2014 11:42
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt Produksjons-støtte - Status 31.01.13: Tilsagn: Utbetales 2013: Tilbakeføres: KHiB/Hilt 200 000 200 000 NMH/Slåttebrekk 30 000 30 000 NMH/Johnson 55 000 55 000 KHiB/Slotte 100 000 100 000 KHiB/Gomez-Egana 300 000 300 000 KHiO/Hansen 25 000-25 000 NMH/Johnson 45 000 45 000 KHiB/Røed 150 000 KHiO/Cranner 130 000 76 000 54 000 NMH/Thelin 4 000 4 000 KHiB/Teran 190 000 KHiO/Richardsen 250 000 KHiB/Bleken 240 000 KHiB/Bjarnadottir 45 000 NMH/Imsen 100 000 KHiO/Oyama 150 000 KHiB/Tømmerberg 160 000 Sum alle tilsagn 2 174 000 Sum etter oppgjør/tilbakeføringer 1 285 000 76 000 813 000 Oversettelse: - - - 31.03.2014 11:42
REGNSKAP 31.12.13 - FORSLAG ARBEIDSBUDSJETT 2014 BUDSJETT OG REGNSKAP Prosjektprogrammet - Tilsagn 2011 Regnskap pr. 31.12.12 Revidert arbeidsbudsjett 2013 Regnskap 31.12.13 Forslag arbeidsbudsjett 2014 Avsatt Tilsagn Utbetalt 2012 Utbetalt 2013 Gjenstående KHiB/Ashley Booth Pictogram-Me 500 000 166 666 166 667 166 667 Performer - Audience NTNU/Egil Bakka Interaction 402 000 201 000 201 000 - HiL/Erik Poppe Objektivitetets Subjektivitet 865 000 288 333 288 333 288 334 Sum 1 767 000 656 000 656 000 455 000 2012 NMH/Lisa Dillan HiØ/Karmenlara Ely Improvisasjon som møtepunkt i en intermedial kontekst 1 752 000 584 000 584 000 584 000 Infinite Record: Arcive, Memory, Performance 1 171 000 390 333 390 333 390 334 KHiO/Neil Forest Porøs 980 000 326 666 326 667 326 667 KHiB/Trond Lossius Re:Place 1 315 000 438 333 438 333 438 334 NTNU/Øyvind Brandtsegg Kommunikasjon og samspill i et elektronisk basert endemble 537 000 402 750-134 250 Sum 5 755 000 2 142 000 1 739 333 1 873 667 2013 NMH/Håkon Austbø Den tenkende musiker 1 933 000 483 250 1 449 750 NMH/Kjell Tore Innervik Radical Interpretation of Iconic Musical Works 2 221 000 370 167 1 850 833 KHiB/Anne-Helen Mydland Topographies of the Obsolete 1 922 000 961 000 961 000 Sum 6 076 000-1 814 417 4 261 583 Total 13 598 000 2 798 000 4 209 750 6 590 250 31.03.2014 11:42