KONKURRANSEGRUNNLAG SKOLEFRUKT 19.3.2014 1 ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er: Opplysningskontoret for frukt og grønt Skolefrukt, Økern torg 1, Postboks 187 Økern 0510 Oslo Kontaktperson hos Opplysningskontoret for frukt og grønt er: Navn: Tore Angelsen Adresse: Økern Torg 1, Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Telefon: 23 24 94 10 / 47 75 17 87 Telefaks: 23 24 94 11 E-mail: tore.angelsen@frukt.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig per e-post til Opplysningskontoret for frukt og grønt ved kontaktperson. 1.2 Anskaffelsen 1.2.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget I tillegg til dette konkurransegrunnlagets generelle del, består konkurransegrunnlaget av følgende bilag: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen Helsedirektoratets retningslinjer for abonnementsordningen Skolefrukt Rammeavtale HMS-egenerklæring 1.2.2 Leveranser til skolefruktordningen Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG) er en privat stiftelse som arbeider for å øke forbruket av frisk frukt, bær, grønnsaker og poteter i Norge. Prosjektet Skolefrukt skal gi økt tilgang til frukt og grønnsaker i skolen, og bidra til gode matvaner, trivsel i skolehverdagen og bedre helse blant barn og unge. OFG vil nå inngå rammeavtaler med leverandører til Skolefrukt for perioden 1. juli 2014 30. juni 2016, jf. bilag 3.
Fra og med august 2014 vil det med overveiende sannsynlighet kun være én nasjonal ordning med frukt/grønt i grunnskolen, og anbudet baserer seg på dette. Denne ordningen vil omtales som abonnementsordningen og vil da gjelde for alle grunnskoler innenfor 1.- 10. trinn. Abonnementsordningen er en tilskuddsordning der elevene abonnerer på Skolefrukt for et semester eller et helt skoleår av gangen. I de fleste tilfeller vil elevenes foresatte betale for frukten/grønnsakene, men skoler som ønsker å betale for elevene kan også melde seg på ordningen å få samme tilskudd som foresatte. Forutsetningen er at skolene registrerer seg i skolefruktsys.no og blir med på de gjeldene betingelsene når det gjelder pris, leveringer og valg av lokal leverandør. Kommuner som fortsetter med gratis frukt/grønt og har egne anbud på egne betingelser vil ikke få tilskudd. Skolefruktordningen er omtalt i Statsbudsjettet. Formålet med abonnementsordningen Skolefrukt er å stimulere til økt inntak av frukt og grønnsaker hos elever. Skolefrukt er også et verktøy for å oppfylle myndighetenes retningslinjer for skolemåltidet. Ordningen administreres av Opplysningskontoret for frukt og grønt på oppdrag fra Helsedirektoratet. Ordningen er forankret i forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen (vedlagt som bilag 1). I ordningen vil OFG kreve inn betaling fra foresatte/skoler/kommuner på vegne av leverandørene. OFG vil ikke kunne betale ut mer penger enn det som er samlet inn fra leverandørens skoler. Leverandørene må dekke tapet i tilfeller der foresatte melder på eleven, men ikke betaler abonnementet. OFG sender to betalingspåminnelser, og melder etter det av abonnement som ikke blir betalt. Rammeavtalene med skolefruktleverandører for perioden høst 2014 vår 2016 vil omfatte leveranser til abonnementsordningen for rene barneskoler, kombinerte skoler og rene ungdomsskoler. En oversikt over skoler som er omfattet av ordningen og som dermed kan benytte seg av rammeavtalene holdes løpende oppdatert på https://skolefruktsys.no/skolestatus.aspx. En kan komme inn på siden via Skolefrukt.no/sjekk om skolen din er med her. 1.2.3 Administrasjonssystem skolefrukt.sys OFG har utviklet et eget administrasjonssystem skolefruktsys.no til driften av skolefruktordningene. Formålet med systemet er å sikre kvaliteten i alle ledd. Systemet er basert på bruk av Internet, med blant annet følgende funksjoner: Kontaktinformasjon, kalender med hvilke dager skolene skal ha frukt, bestillinger av antall, ruteplanlegger og plukklister. Det er også egne ark (etiketter) hvor leverandørene legger inn oversikt med forslag til når levert frukt skal spises på skolen. Det forutsettes at leverandørene benytter skolefruktsys.no i sin drift og kommunikasjon med skolene og OFG, og at det er en egen skolefruktansvarlig/skolefruktansvarlige som kan bruke systemet. Leverandørene skal også sørge for opplæring av eventuelle nye personer som skal jobbe med Skolefrukt. 1.2.4 Vareutvalg/kvalitet og distribusjon Leverandørene skal levere spiseklare, førsteklasses frukt og grønnsaker til påmeldte skoler i det/de område(r) rammeavtalen gjelder. Tilbudt frukt og grønt må oppfylle Helsedirektoratets til enhver tid gjeldene minstekrav til kvalitet. Minstekravet pr. dato er vedlagt som bilag 2. Utover de produkter som er særlig nevnt i bilag 2, kan det leveres andre typer frukt/grøntprodukter i løpet av én uke ( spesialprodukter ). Dette skal sikre variasjon, som er en viktig forutsetning for at skole/elever skal bli fornøyde. Levering av slike spesialprodukter vil bli vurdert positivt under tildelingskriteriet Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker utover det som følger av bilag 2.
Erfaringene med Skolefrukt de siste årene tilsier at elever og foresatte oppfatter Skolefrukt mer positivt med nye spennende produkter som oppskåret frukt/grønt i pose/beger. Erfaringene har også vist at det ville kunne være positivt dersom alle leverandører kan tilby samme type spesialprodukter. OFG gjennomførte derfor i februar 2014 en høringsrunde der det ble bedt om innspill på OFGs forslag til blant annet obligatorisk vareutvalg/kvalitet og distribusjon av spesialprodukter. Forslaget var følgende: Porsjonspakninger med ferdig oppkuttet frukt/grønt eller annet spesialprodukt omtrent én gang pr. uke: Krav til ferdig oppkuttet frukt/grønt er at det skal være minimum 80 gram spiselig frukt/grønt (eksklusive skall som ikke naturlig er spiselig) pr. enhet. Det skal som minimum leveres: Ananas i beger 3 ganger pr. semester Melonmix i beger 3 ganger pr. semester Druer i beger 3 ganger pr. semester Cherrytomat/sukkerter 3 ganger pr. semester Gulrøtter i pose 6 ganger pr. semester Basert på høringsinnspillene har OFG besluttet at det likevel ikke vil bli stilt krav om at leverandørene må tilby samme type spesialprodukter. Leverandørene kan følgelig tilby ulike spesialprodukter innenfor de ulike områdene det inngis tilbud på. Leverandørene skal i tilbudet spesifisere en plan for det enkelte område det inngis tilbud på, jf. pkt. 1.2.7, med hensyn til hva de vil levere i løpet av skoleåret ( Leveranseplanen ). Leveranseplanene kan være ulike i det enkelte området. Målet er at elever i hele landet skal få bedre variasjon og mer spennende produkter, selv om tilbudet vil kunne variere lokalt. Leveranseplanen skal inneholde en beskrivelse av hvilke produkter som vil bli levert med angivelse av type frukt/grønt, og antall ganger per uke/semester det enkelte produktet vil bli levert. Planen skal inneholde alle produkter som skal leveres, både produkter som omtales i bilag 2 og spesialprodukter. For produkter som ikke er spesielt nevnt i bilag 2 skal produktene i tillegg til antall ganger det vil bli levert, beskrives med angivelse av kvalitet, størrelse og opprinnelsesland. Der det tilbys produkter som er nevnt i bilag 2 med kvalitetskrav utover det som følger av minstekravene angitt i bilaget, skal dette også fremgå. Eksempel på hvordan produkter kan spesifiseres i en Leveranseplan: Epler, omtrent én gang pr. uke hele skoleåret: Sorter: Royal Gala, Granny Smith, Golden Delicious. Rød Aroma, Discovery og Gravensten. Sorten tilpasses sesong. Pink Lady to ganger pr. semester. Klementiner, omtrent én gang pr. uke i november februar Ananas i beger, to ganger pr. semester. I områder der leveranse av økologisk frukt og grønt er mulig, må skoler påmeldt skolefruktordningen velge et fast opplegg for alle abonnenter: Det kan være: Kun konvensjonell frukt/grønt Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt
Kun økologisk frukt/grønt Undersøkelser har vist at de fleste (både foresatte og ansvarlige for frukten på skolene) som foretrekker mest konvensjonell frukt/grønt, gjerne vil ha økologisk en gang iblant. Innenfor Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt kan leverandøren i leveranseplanen derfor legge inn hvor ofte en kan levere økologisk frukt/grønt innenfor vanlig skolefruktabonnement. Leverandørens evne til å levere økologisk frukt innenfor Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt er ikke et krav, men vil bli vektlagt positivt under tildelingskriteriet Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker, utover det som følger av bilag 2. Leverandørene skal sikre at produktene ved levering opprettholder ubrutt kjølekjede. Varene skal inn i svalskap/kjøleskap eller oppbevares på angitt sted etter avtale med skolen. Leverandørene skal beskrive sitt distribusjonssystem, slik dette vil bli benyttet ved leveranser til skolefruktordningen. Når leverandørene benytter skolefruktsys.no skal en legge inn typer frukt og grønnsaker ved hjelp av brukstilfellet etiketter. Etikettene leveres sammen med frukten og har forslag på når de leverte produktene skal spises på skolen. OFG vil følge med på kvalitet i alle ledd, for eksempel overfor de ansvarlige for frukten på skolene og foresatte. Det vil være ved direkte henvendelser, markedsundersøkelser, behandle klager og loggføring av klager i skolefruktsys.no. 1.2.5 Svalskap/øvrig materiell OFG dekker kostnader for kjøl- eller svalskap og annet materiell til ordningen. Leverandørene skal vederlagsfritt distribuere svalskap/kjøleskap fra sentralt sted på Østlandet og ut til den enkelte skole. Dette gjelder både skap til nye skoler (skoler som ikke tidligere har deltatt i skolefruktordningene) og til skoler som må ha flere skap/skifte ut gamle skap. 1.2.6 Referanser Leverandørene skal oppgi relevante referanser. Referansene kontaktes ved behov. 1.2.7 Områdeangivelse OFG vil for denne anskaffelsens formål inndele rammeavtalene i områder tilsvarende de enkelte fylker. Den enkelte rammeavtale vil dermed gjelde for det enkelte fylke som følger av rammeavtalen. Det kan inngis tilbud på ett eller flere fylker, men slik at leverandørene klart må oppgi hvilke fylker tilbudet gjelder. Dette innebærer at en leverandør kan tildeles rammeavtale om leveranser i færre fylker enn det inngis tilbud. Organisasjoner som søker på vegne av flere grossister må angi hvilke grossister som vil levere i de ulike fylker det inngis tilbud. Grossister som har flere avdelinger må angi hvilke avdelinger som vil levere i de ulike fylkene det inngis tilbud. 1.2.8 Pris og tilskudd Abonnementsordningen: Leverandørene må akseptere en fast pris på frukt/grønt til skolene, gjeldende for hele avtaleperioden. Pris for foresatte for kun konvensjonell frukt/grønt og fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt er NOK 3,00 inklusive mva og inklusive frakt ut til skolene. For skoler som kun skal ha økologiske varer er det satt en maksimumspris på NOK 4,00 inklusive mva og inklusive frakt ut til skolene. På kun økologiske varer må leverandørene spesifisere hvilken pris de vil benytte i avtaleperioden. Dersom det blir gitt pristilskudd fra myndighetene, vil dette bli lagt til pris som leverandørene får utbetalt. Tilskuddet vil bli utbetalt i slutten av hvert semester.
Det er planlagt et tilskudd på NOK 1,- i perioden. Det tilskuddet vil kun utbetales dersom leverandørene leverer produkter i henhold til avtalen og bruker plukklistene og etikettene i skolefruktsys.no som viser leveransene. For leverandører med flere avdelinger vil tilskuddet vurderes for hver avdeling. Det vil gis frakttilskudd på Kr 1,00 per kilo vare til skoleenhetene i Nordland fylke og Kr 1,50 per kilo vare til skoleenhetene i Troms og Finnmark fylker. Omregningsfaktor per stk. Skolefrukt = 140 gram per enhet. 1.2.9 Oppfølging av skolene i tildelt leveranseområde Leverandørene skal ved starten av hvert semester foreta aktivt innsalg av skolefruktordningen i det området det inngås rammeavtale. Med aktivt innsalg menes at leverandøren per telefon eller personlig fremmøte tar kontakt med skolene i området og markedsfører Skolefrukt. Innsalgsplikten gjelder både i forhold til deltakende og ikke-deltakende skoler. Leverandørene skal fremlegge en aktivitetsplan for markedsføring og oppfølging av skolene, der det bl.a. beskrives hvordan slikt aktivt innsalg skal skje. Leverandørene er forpliktet til å kjenne de krav som gjelder i medhold av rammeavtalen og relevante forskrifter, for eksempel til kvalitet og utvalg, herunder leverandørenes plikt til å rettlede skolene om varebehandling og oppbevaring av frukt/grønt, jf. 3 i forskrift om tilskudd til prisnedskrivning av frukt og grønnsaker i grunnskolen. 1.3 Rammeavtaler OFG har til hensikt å inngå rammeavtale med en eller flere leverandører innen hvert område. Rammeavtalen og de nærmere vilkår for levering til Skolefruktordningen er inntatt i bilag 3. I områder der OFG inngår rammeavtaler med flere leverandører, vil valg av leverandør (avrop) skje av den enkelte skole innenfor det relevante området. Den enkelte skole vil velge leverandør (foreta avrop) i henhold til følgende kriterier (i uprioritert rekkefølge): Kvalitet på spesialprodukter og kvalitet utover minimumskravene slik de følger av bilag 2. Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker, utover det som følger av bilag 2. Kombinasjon av økologisk og konvensjonell frukt og grønt Kriterienes innbyrdes vekt vil bli avgjort av den enkelte skole. Vurderingen vil skje på basis av leverandørenes tilbud på rammeavtalen, samt tidligere erfaringer med leverandøren, både egne og andres, jf. pkt. 1.2.6. I fylker der OFG har inngått rammeavtale med flere leverandører, kan den enkelte skole velge/bytte leverandør i løpet av perioden. Skolene skal fortrinnsvis bytte leverandør ved nytt semesterstart. Bytte av leverandør skal skje i henhold til kriteriene og fremgangsmåten angitt ovenfor. 1.4 Kontraktsperiode Rammeavtalene vil gjelde for perioden 1. juli 2014 30. juni 2016. Det tas forbehold for eventuelle endringer i de politiske rammebetingelsene for Skolefrukt. 1.5 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesloven ) og Forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskriften ) del I (alminnelige bestemmelser) og del III (anskaffelser over EØSterskelverdiene). Anskaffelsen foretas i henhold til anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse.
Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften 21-1. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene skal avvises, jf. anskaffelsesforskriften 20-13 første ledd bokstav f. 2 TILBUDET 2.1 Tilbudsfrist Anskaffelsen ble kunngjort i TED-databasen 19. mars 2014. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 5. mai 2014 klokken 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.2 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24:00 28 dager etter tilbudsfristen, eventuelt etter siste korrigerte tilbudsfrist. 2.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjonen i punkt 2.4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse og være merket: Tilbud leverandør av skolefrukt. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 2.4 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal organiseres/disponeres som følger: 1. Tilbudsbrev med navn på leverandør med adresse og kontaktinformasjon, samt bekreftelse på vedståelsesfristen. 2. Hvilket/hvilke området/områder det inngis tilbud på, jf. pkt. 1.2.7 3. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner a. Skatteattester (merverdiavgift og skatt) b. HMS-egenerklæring c. Organisatoriske og juridiske stilling d. Finansielle og økonomiske kapasitet e. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 4. Løsningsbeskrivelse og svar på OFGs krav til anskaffelsen, jf. punkt 1.2, herunder: a. Leveranseplan jf. pkt 1.2.3. b. Beskrivelse av distribusjonssystem, jf. pkt. 1.2.3 c. Aktivitetsplan for markedsføring/oppfølging av skolene, jf. pkt. 1.2. 9 d. Tilbudt pris på kun økologisk leveranse e. Annet.
5. Referanser, jf. pkt. 1.2.6. 2.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 2.6 Tilbud på deler av oppdraget Med unntak av det som følger av pkt. 1.2.7, er det ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 2.8 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i to 2 - eksemplarer. Tilbudet skal leveres i lukket, nøytral forsendelse og merkes Tilbud Rammeavtale, Skolefruktordningen. Tilbudet leveres direkte eller sendes med post til: Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker Økern torg 1 Postboks 187 Økern 0510 Oslo Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 2.9 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.10 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke refunderes av oppdragsgiver. 2.11 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandøren for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert.
3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: skatteattest for merverdiavgift og skattettest for skatt, jf. anskaffelsesforskriften 17-14. Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. Formålet med attestene er å få bekreftet at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Utenlandske selskaper: Attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. HMS egenerklæring, jf. anskaffelsesforskriften 17-15. Egenerklæringen skal som minimum ha det innhold som følger av anskaffelsesforskriftens vedlegg 2, som følger vedlagt som bilag 4. 3.2 Organisatorisk og juridisk stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Gyldig Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandøren skal ha god soliditet Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de siste tre år. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Redegjørelse for leverandørens organisasjon som leverandøren disponerer over til gjennomføring av
avtalen, herunder håndtering av fravær. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for levering av frukt og grønnsaker. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem (IK-mat/HAACP-rutiner eller tilsvarende). Herunder skal beskrives hvordan produktene iht. kvalitetssikringssystemet håndteres og oppbevares frem til de leveres til mottakerne (skolene), samt kvalitetssikringssystemer for håndtering av ferdig oppskåret frukt. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 4.2 Tildeling av rammeavtale Rammeavtale for levering til skolefruktordningen vil tildeles på basis av de økonomisk mest fordelaktige tilbud, i henhold til følgende kriterier: Kvalitet på spesialprodukter og kvalitet utover minimumskravene jf. bilag 2 vekt 50 prosent Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker, utover det som følger av bilag 2 vekt 25 prosent Markedsføring/bearbeiding av skolene - vekt 25 prosent Vurderingen vil skje på basis av leverandørenes tilbud på rammeavtalen.