INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 31. mars 2014 Tid: Kl. 13:00 Sted: Verdal rådhus møterom 2 etg. NB! MERK TID OG STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 006/14 Referatsaker 007/14 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 008/14 Skatteoppkreverfunksjonen 009/14 Orientering fra administrasjonen vedrørende den økonomiske internkontroll Eventuelt Verdal/Steinkjer, 25.03.14 Kristine Karlgård leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 006/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 31.03.14 Paul Stenstuen 006/14 433-1798-5.3 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Oppsummering av revisjonen av årsregnskapet for 2013 2 Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatet tas til orientering. Steinkjer 25.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL INNHERRED SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 31.03.14 Paul Stenstuen 007/14 433-1798-5.3 Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Innherred samkommunes årsberetning for 2013 til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til samkommunestyret vedrørende Innherred samkommunes årsregnskap for 2013. 3. Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Innherred samkommunes årsregnskap for 2013. 2. Revisjonsberetning for 2013, KomRev Trøndelag IKS 3. Innherred samkommunes årsregnskap for 2013 - http://www.innherredsamkommune.no/dok/rapporter/arsregnskap_2013.pdf 4. Innherred samkommunes årsberetning for 2013 - http://www.innherredsamkommune.no/dok/rapporter/arsberetning_2013_isk.pdf Ikke trykte vedlegg 1. Samkommunestyrets sak 13/12 2. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag 3. Kommuneloven med forskrifter Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på og anvendelsen av de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen er derfor disse blant de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 131,1 og 129,6 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 1,5 millioner kroner. Årsregnskapet for 2013 er gjort opp i balanse. Årsberetningen for 2013 I årsberetning for 2013 blir det redegjort for situasjonen i organisasjonen. Se vedlagte årsberetning for Innherred samkommune for 2013.
Revisjon Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Innherred samkommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller de krav som er stilt i kommunelovens 78 og 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til administrasjonssjefen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og vektlegges ikke ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til administrasjonssjefen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Samkommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisor har avgitt revisjonsberetning den 24.03.14. Revisjonsberetningen er avgitt uten forhold eller merknader. Kontrollutvalget har ikke mottatt nummert brev fra revisor i forbindelse med revisjonen av årsregnskapet for 2013.
Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til samkommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sak 14/13 og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 15/13. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Den kommunale egenkontroll består av 2 ledd. På den ene side har en den kontroll som utøves av administrasjonssjefen gjennom hans internkontroll og holdningsskapende arbeid. Kontrollutvalget og revisors oppgave er å påse at administrasjonssjefens internkontroll fungerer tilfredsstillende. I et overordnet perspektiv er dette kontrollutvalget og revisors viktigste oppgave. Kontrollutvalget og revisor har tidligere over flere år påpekt svakheter i den økonomiske internkontrollen. Da disse påpekningene ikke syntes å bli tilfredsstillende fulgt opp, avga kontrollutvalget i 2012 derfor en tilråding til samkommunestyret om å be administrasjonssjefen bringe forholdet i orden i løpet av 2012. Ved behandling av sak 13/12 «Regnskap og årsberetning 2011 Innherred samkommune» ba Samkommunestyret administrasjonssjefen om å bringe i orden de forhold som kontrollutvalg og revisor påpeker. Ved revisjonen av årsregnskapet for 2012 fant revisor det ikke nødvendig å sende verken nummert brev til kontrollutvalget, eller å innta merknader eller forbehold i sin revisjonsberetning. Heller ikke ved revisjon av årsregnskapet for 2013 har revisor funnet det nødvendig å sende nummert brev til kontrollutvalget, eller å innta merknader eller forbehold i sin revisjonsberetning. Den økonomiske internkontroll synes derfor å være forbedret.
Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer til Innherred samkommunes årsregnskap eller årsberetning ut over dette. Steinkjer 25.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 7/14 Vedlegg 1 Til Innherred samkommunestyret KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL INNHERRED SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte den 31.03.13, sak 7/14, behandlet Innherred samkommunes årsregnskap for 2013. Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger administrasjonssjefens årsberetning for 2013, samt revisjonsberetning avgitt den 24.03.14 av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har utvalget fått muntlig orientering av administrasjonssjefen og samkommunens økonomiansvarlige. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Det framlagte årsregnskap kan etter kontrollutvalgets oppfatning fastsettes som Innherred samkommunes årsregnskap for 2013. Levanger, 31.03.14 Kristine Karlgård leder Gunnar Myhr nestleder Fanny Gausen Marita Nergård Gustad
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/14 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 31.03.14 Paul Stenstuen 008/14 433-1798-5.3 Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar årsrapportene 2013 for skatteoppkreveren til orientering, 2. Kontrollutvalget tar kontrollrapportene 2013 fra Skatt Midt-Norge til orientering. 3. Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til samkommunestyret 1. Samkommunestyret tar årsrapportene 2013 for skatteoppkreveren til orientering 2. Samkommunestyret tar kontrollrapportene for 2013 fra Skatt Midt-Norge til orientering, 3. Samkommunestyret ber om at vedtaket blir oversendt kommunestyrene i Verdal og Levanger til orientering, med kopi til de respektive kontrollutvalg. Vedlegg 1. Årsrapport 2013 for skatteoppkreveren i Levanger 2. Årsrapport 2013 for skatteoppkreveren i Verdal 3. Brev til kommunestyret i Levanger kommune, datert 14.02.13, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune 4. Brev til kommunestyret i Verdal kommune, datert 14.02.13, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert 01.02.11 2. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 3. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget for denne kontrollen er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02.2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll
Skatteetatens kontrollrapporter Kontrollrapportene for 2013 inneholder merknader knyttet til omfanget av utførte arbeidsgiverkontroller. Arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentligste utført iht. det gjeldende regelverk, men ikke i tilstrekkelig omfang. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2013 for Verdal kommune Den totale skatteinngangen for året 2013 utgjorde kr. 1 279 691 186, hvorav kr. 266 385 867 ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2012 var henholdsvis kr. 1 180 182 733 og kr. 243 779 78. Det anføres at skatteoppkreveren i tiden fremover vil ha fokus på tyngre innfordring og på å finne løsninger for skyldnere med store restanser. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2013 for Levanger kommune Den totale skatteinngangen for året 2013 utgjorde kr. 1 828 032 066, hvorav kr. 375 043 244 ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2012 var henholdsvis kr. 1 691 409 140 og kr. 348 822 651. Det anføres at skatteoppkreveren i tiden fremover vil ha fokus på tyngre innfordring og på å finne løsninger for skyldnere med store restanser. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteoppkrever vil gi en orientering i møte. Vurdering Skatteoppkrever er organisatorisk underlagt samkommunestyret. Kontrollutvalget har plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapportene for 2013 inneholder merknader knyttet til omfanget av utførte arbeidsgiverkontroller. Kontrollutvalget kan derfor knytte kommentarer til dette. Steinkjer 25.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/14 ORIENTERING FRA ADMINSTRASJONEN VEDRØRENDE DEN ØKONOMISKE INTERNKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 31.03.14 Paul Stenstuen 009/14 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 26.11. 2012 og i Levanger kommunestyre 21.11. 2012 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger Kontrollutvalget har over lengre tid hatt et spesielt fokus på den økonomiske internkontroll i så vel Innherred samkommune, som i deltakerkommunene. I kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra administrasjonen vedrørende den økonomiske internkontroll. Administrasjonen er anmodet om å gi en orientering om status for forbedringsarbeidet. Administrasjonen er også anmodet om å gi en redegjørelse for ansvarsforhold og hvordan samarbeidet fungerer i grensesnittet mellom økonomiavdelingen og de ulike tjenesteområdene i så vel deltakerkommunene og i ISK. Som eksempel: Hvordan kvalitetssikres kostnadsnøkling/kostnadsfordeling mellom ulike avdelinger og tjenesteområder. Orienteringen fra administrasjonen gis i møte.
Vurdering Orienteringer fra administrasjonssjefen etter en på forhånd fastsatt plan gir administrasjonen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i samkommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved samkommunens virksomhet. Steinkjer 25.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær