LabOra TID Fellesråd Velkommen som bruker av LabOra TID! Brukerveiledning - ansatte Hvis programmet er installert starter du det ved å klikke på ikonet på skrivebordet Installasjonen for LabOra TID finner du på nettsiden: http://agrando.no/produkter/tid Logg på med ditt brukernavn og passord fra Medarbeideren. Da vil det komme opp et vindu som ser omtrent slik ut. Dersom du bruker Medarbeideren vil alle avtaler som er lagt inn der, vise i vinduet. Du kan skru av og på dette ved å krysse av for Medarbeideren oppe i venstre hjørne. De grå markeringene i kalenderen viser ubekvem tid, dvs. tid som i prinsippet gir økonomisk kompensasjon. For de fleste brukere er ikke dette aktuelt nå, de fleste har avtaler om faste beløp for ubekvem tid. Du kan skru av visningen ved å krysse av i boksen foran Ubekvem tid. I dette vinduet kan du gjøre nødvendige oppgaver: 1. Søke om permisjoner og fravær (ferie, studiepermisjon osv.). Innvilget permisjon/fravær vil automatisk bli lagt inn i TID, man skal ikke fjerne arbeidstid på disse dagene, programmet ordner timetellingen automatisk selv. Du kan også registrere sykefravær, se egen knapp for det. 2. Legge inn et forslag til arbeidstid ( Skjema forslag ) i kommende arbeidsperiode og sende forslaget til leder/administrator som kan endre eller godkjenne forslaget. Dette gjelder for dem som ikke jobber normaltid (fast arbeidstid). De som arbeider normaltid (har fast arbeidstid) vil få lagt inn sin arbeidstid av administrator. 3. Føre inn ubunden tid/medgått tid ( Timeregistrering ) og ha oversikt over pluss/minus-tid (flextid). Det er administrator som legger inn informasjon om ansettelse, lønn osv. Du kan se dette ved å gå til: Kontaktkort. Dersom noe ikke stemmer, ta kontakt med leder/administrator. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 1 av 7
1. Fravær 1.A. Søke om ferie/permisjoner Trykk på knappen: Fraværssøknad. Velg knappen: Ny søknad i menyen helt til høyre. Velg om søknaden bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ) eller om det gjelder en periode (klikk på: Legg til periode ) Fyll inn nødvendig info (Fra-dato, Til-dato, Skriv evt. inn kommentar, Velg type fravær). Du kan også søke om repeterende fravær ved å trykke på knappen Administrer serie. Da vil et nytt vindu komme opp og du kan søke om repeterende fravær (f. eks. hver onsdag i 3 månder framover). Man kan også velge å søke om fravær bare deler av en dag, fjern da krysset ved knappen Hele dagen. Søker man om fravær i en periode, kan man også søke om en % fravær. Trykk på Send søknad. Leder vil da få søknaden og vil innvilge eller avslå den. Du vil få en automatisk e-post når søknaden er behandlet. Og klikker du på søknaden kan du se evt. Kommentarer som sjef har skrevet inn. Du kan se status på alle dine søknader (nåværende og tidligere) ved å trykke på Fraværssøknad og sjekke at boksen Vis alle oppe til venstre er avkrysset. Programmet forutsetter at det ligger vanlig arbeidstid på en dag der man har fravær. Men i timergningen tar programmet hensyn til det, og man kommer ut i 0. For kantorer/oranganister som opererer med både bunden og ubunden tid (80%/20%) vil programmet fjerne både ubundet og bundet tid på en fraværsdag. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 2 av 7
1.B. Melde fra om sykdom Ved sykdom kan man nå melde fra om dette via TID. Trykk på Sykefravær, og du vil se en liste med dine meldte fravær, og statusknappen vil fortelle om meldingen er blitt undersøkt av leder, da vil det bli en grønn hake i stedet for et rødt utropstegn. For å melde fra om sykdom, velg Ny sykefravær oppe til venstre. Velg om meldingen bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ) eller om det gjelder en periode (klikk på: Legg til periode ) og velg fraværsårsak. Leder/administrator kan også legge inn sykefravær for en arbeidstager, så man trenger ikke gjøre det selv. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 3 av 7
2. Planlegge kommende arbeidstidperiode/planperiode A. Arbeidstager som har fast arbeidstid Man trenger ikke gjøre noe, administrator legger inn den faste arbeidstiden din. B. Arbeidstager som har uregelmessig arbeidstid Man kan enten lage skjemaforslag selv, eller sjef/adminstrator kan legge inn et skjemaforslag for sine arbeidstagere. For å lage et skjema selv: Trykk på: Skjemaforslag I vinduet som kommer opp: Trykk på Nytt skjema i menyen helt til høyre. Programmet vil default legge inn 4 uker fra siste dato i forrige skjemaforslag. Men oftest er det naturlig å velge lengre perioder, dette må man avtale innenfor fellesrådsområdet! Velg en tidsperiode. NB! Perioder må gå fra mandag til søndag. Skjemanavn vil automatisk bli uke-perioden, men det er mulig å kalle det noe annet. Alle planlagte hendelser/avtaler fra Medarbeideren vil vise, men du kan skru av visningen. Programmet vil default legge inn en ukesmal basert på en arbeidstid på 37,5 timer. Dersom du arbeider en annen stillingsstørrelse, så vil administrator ha lagt inn maler som er tilpasset de stillingsstørrelser som fins i fellesrådet. Tykk på knappen: Bruk mal oppe på oppgavelinjen og velg den malen som passer ut fra din stilling. justere arbeidstid på dager da du har permisjon/ferie. Ferieuker og permisjoner som er lagt inn i perioden vil vise, og du må ikke Dersom det er noen røde dager i perioden, så vil programmet forvente at man ikke skal arbeide på disse dagene, så gå inn og slett arbeidstid på alle røde dager du ikke skal arbeide. Dersom man har både ubundet og bundet tid (kantor/organist), så legger man inn BARE den planlagte, bundne tiden. Malen for kantor/organist vil ta hensyn til dette, hvis man arbeider 35,5 timers uke, vil programmet da legge inn 5 dager med arbeid fra 0900-1440 tilsammen 28,4 timer. (Resten av arbeidstiden i uken, 7,1 timer, er ubundet arbeidstid) Dersom malen ikke passer måten du arbeider på, kan du justere EN uke og så bruke knappen: Kopier til oppe på menylinjen. Da kan du kopier den samme ukeplanen til de ukene du ønsker innenfor arbeidsplansperioden. Så kan du gå inn på hver uke for å justere, siden det er sjelden at ukene er helt identiske. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 4 av 7
o o o Neste steg er å justere planlagt normalarbeidstid uke for uke utover i perioden: o Velg den uken du vil justere ved å klikke i uketallet til venstre. o Høyreklikk på en arbeidsbolk en dag og trykk Slett dersom du ikke planlegger å arbeid den dagen. Eller før musenmarkøren opp i høyre hjørne, et lite kryss vil dukke opp, og du kan klikke på det for å fjerne arbeidsbolken o For å kopiere en arbeidsbolk til en annen dag i uken: Hold nede CTRL-knappen mens du klikker på en arbeidsbolk og dra til ønsket dag. Trykk på en Kategori i menyen til høyre og dra den inn på en dato for å legge inn arbeid på en dag du skal arbeide eller på et nytt tidspunkt en dag. Juster lengden ut fra hvor lenge du skal arbeide. Klikk på en arbeidsbolk og dra den opp eller ned dersom du skal jobbe tidligere/senere. Eller dobbelt-klikk på en arbeidsbolk for å skrive inn klokkeslett. Helt til høyre vil det vise tall innsaldo. Ut-saldo viser hva du (hvis du planlegger slik) vil ta med deg av +/- timer inn i neste planperiode. Ut-saldo bør være nært opp til 0. Men noen ønsker i en periode å arbeide mer eller mindre og i neste periode tilsvarende. Programmet tar med seg +/- timer over til neste skjemaforslag. Du vil også noe info om tilleggslønn. Dette gjelder foreløpig ikke, så se bort fra denne infoen. Du vil se også se en del ekstra informasjon om arbeid osv. Hold musknappen over tall for å se info/forklaringer. Dersom du har planlagt arbeid som bryter med lovverket, vil du få en advarsel nederst i form av et rødt utropstegn. Programmet hindrer deg ikke å evt. planlegge på en måte som bryter med arbeidstidsbestmmelsene. Du kan hele tiden lagre underveis. Når du vil tilbake til hovedsiden, klikk Lagre og lukk. Du kan senere gå inn igjen og redigere forslaget (klikk på rediger skjema ), og lagre endringer. Når du mener at du har planlagt ferdig, trykk på Send søknad i menyen til høyre. Forslaget blir da sendt til leder/administrator for godkjenning. Etter at forslaget er sendt, kan du ikke lenger redigere. Sjef/administrator kan enten godkjenne eller avvise skjemaforslaget. Du vil få en e-post når skjemaforslaget er behandlet. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 5 av 7
3. Føre inn faktisk arbeidstid (tidsregnskap) Programmet vil gi deg 2 ulike måter å føre tidsregnskap på: 1. En App på mobiltelefonen. Agrando vil lage en App som man kan bruke for å registrere når man begynner og slutter arbeid. Planen er at den vil være klar på vårparten 2017. 2. Registrering fra en PC. Klikk på Timeregistrering i menyen til venstre. Til høyre i vinduet som kommer opp, klikker du på Nytt tidsregnskap, velger måned (og evt. år) og klikker på knappen under årstallet ( Nytt tidsregnskap ) Når du har klikket på Nytt tidsregskap, kommer et nytt vindu opp. Det er dette vinduet du bruker til å legge inn faktisk arbeidstid. Dagen i dag vises med oransje/gul farge. Dersom du bare har arbeidet skjematid en dag, så trenger du ikke å registrere noe. Dersom du har arbeidet mindre enn skjematiden: Klikk i de hvite feltene og juster tiden du har arbeidet. Minus-tiden i forhold til planlagt skjema-tid vil komme opp som et rødt minus-tall. Dersom du har arbeidet mer enn skjematiden, kan du enten: - Klikke i de hvite feltene og justere tiden. Eller: - Klikke på det grønne pluss-tegnet (i kolonnen Arbeidstid) og skrive inn tidspunkt for når du arbeidet. Det vil da komme opp et blått pluss-tall. Dersom du skriver inn timer som skaper problemer, kan ansiktet bli rødt. Du må da spesifisere hva som er skjedd. Før du har spesifisert hva dette er, vil timetallet også legge seg ned i kolonnen nederst på siden: Timer som må spesifiseres. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 6 av 7
Når timene er blitt spesifisert, blir ansiktet gult. Og det kommer opp en blyant ved siden av ansiktet. Hvis et ansikt er rødt av en annen grunn, gå inn på spesifikasjon, klikk på legg til, og den nødvendige tiden vil bli lagt til og du vil velge i nedtrekksvinduet hva dette er. Er tallet blått, må du finne en blå årsak. Er tallet rødt, må du finne en rød årsak. Når du har vært inne og justert, klikkk Lagre og lukk. Du kommer da tilbake til oversiktsvinduet. De arbeidstagere som har bunden/ubunden tid, gjør det på samme måte, man må føre den faktiske tiden man arbeider, dvs. både bunden og ubunden tid. Hvis du ikke har vært inne i timeregistreringen og lagt inn ubunden tid og du har kommet en del dager ut i måneden, vil programmet trolig vise en negativ saldo. Den bundne tiden er ok, men den ubundne tiden er ikke registret, og programmet vil dag for dag trekke av saldoen den tiden du skulle ha arbeidet ut over normalarbeidstiden (20% ubunden tid). Til høyre i dette vinduet vises: Arbeidstid: Tilstedeværelse: tallet viser gjennomført + resterende planlagt arbeidstid i hele måneden. Fravær: tallet viser godkjent fravær (permisjoner, egenmelding, ferie osv.) Ubekvem tid tallet viser planlagt ubekvem arbeidstid (tid som gir økonomisk kompensasjon) i måneden. FLEKSTID: Inn-saldo er pluss/minus-timer en har fått med seg fra forrige måned. Flekstid viser pluss eller minus-timer (flekstimer) så langt i måneden. Ut-saldo er pluss/minus-timer en drar med seg over til neste måned. TIDSSALDO Inn-saldo er pluss/minus-timer en har fått med seg fra forrige måned. Tallet forteller om du er i pluss eller minus i forhold til arbeidstid (inkludert evt. ubundet tid). Saldo per dags dato viser status per i dag på hvordan du ligger an i arbeidstid Avspasering viser hvor mange timer som er avspasert denne måneden. Ut-saldo er pluss/minus-timer en drar med seg over til neste måned. Du går selvsagt så ofte som det passer inn i Timeregistrering og registrerer. Når måneden er over, trykker man på Bekreft på høyre side av skjermen (det er det samme som at du godkjenner registreringen denne måneden), og timeregistreringen blir sendt til sjef/administrator, som så godkjenner eller avviser registreringen. For neste måned: Gjenta prosedyren. Februar 2017 Brukerveiledning TID for fellesråd -ansatte 1.2. 7 av 7