Anbudskonkurranse 2016 Grenland Telemark fylkeskommune Side 1 av 21 01.06.2015
Innholdsfortegnelse og dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget for "Anbudskonkurranse 2016 Grenland består av to deler og omfatter følgende: Del 1: : Invitasjonsbrev 1 Generell informasjon 2 Konkurranseform 3 Prosedyreregler 4 Kvalifikasjonskrav 5 Tildelingskriterier 6 Tilbyders svarbilag Del 2: Kontraktsdokumenter: Kontraktsbestemmelser Bilag 1 Bankgaranti (Påkravsgaranti) Bilag 2 HMS egenerklæring Kommersielle forhold Beskrivelse av leveransen: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Rutebeskrivelse Billettering- og sanntidssystem Profilprogram Reisegaranti Passasjer- og inntektsstatistikk Anonymiserte opplysninger om personell hos dagens utøver I tilfelle motstrid mellom bestemmelser i kontraktsdokumentene, skal kontraktsbestemmelsene gjelde foran kommersielle forhold, og kommersielle forhold skal gjelde foran beskrivelse av leveransen (vedleggene). Vedleggene har prioritet i angitt rekkefølge. Generell informasjon i innledning i vedlegg 3 Rutebeskrivelse er gitt som bakgrunnsinformasjon, og oppdragsgiver garanterer ikke for evt. feil i opplysningene. Utøver oppfordres til å kontakte fylkeskommuner, kommuner, Statens vegvesen og andre aktuelle instanser for innhenting av relevant informasjon. Som bilag til Vedlegg 3 Rutebeskrivelse er det vedlagt rutetabeller, produksjonsanslag og kart med traséer for rutene. Disse bilagene er gitt kun som informasjon i anbudskonkurransen. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for eventuelle feil i disse dokumentene og utøver oppfordres til selv å gjennomgå opplysningene. Bilagene har ingen kontraktsmessig status, og vil ikke inngå i kontraktsdokumentene. Telemark fylkeskommune Side 2 av 21 01.06.2015
1 Generell informasjon 1.1 Kontraktsområdet Kontraktsområdet omfatter ruter og skoleruter i kommunene Porsgrunn, Skien, Siljan og deler av Bamble. Disse kommunene utgjør regionen Grenland. Grenland har et areal på 1 467 kvadratkilometer, og utgjør ca 10 % av det totale arealet i fylket. Ruteområdet har ca 106 000 innbyggere. Porsgrunn har i underkant av 36 000 innbyggere og er den nest største kommunen i Telemark. Kommunen er minst i Telemark arealmessig. Skien er fylkets administrasjonssentrum og største by. Skien har i underkant av 54 000 innbyggere. Siljan har i underkant av 2 400 innbyggere. Bamble har i overkant av 14 000 innbyggere, og omfatter byene Langesund og Stathelle. Ca 90 % av befolkningen i Grenland bor i tettbygde strøk. 1.2 Oppdragsgiver Telemark fylkeskommune Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) har siden 2006 vært ansvarlig for lokal kollektivtransport og skoleskyss i Telemark. I juni 2014 ble det i Telemark fylkesting (fylkestinget) vedtatt å tre ut av VKT og ta kollektivtrafikkansvaret tilbake til administrasjonen (sak 39/14). Prinsipper for prosessen for uttreden ble vedtatt i fylkestinget i desember 2015 (sak 103/14). Overføringen av driften fra VKT til TFK vil i hovedsak skje 01.07.15. For nærmere informasjon se www.telemark.no/politikk/saksdokumenter Oppdragsgiver for dette anbudet er Telemark fylkeskommune. Telemark fylkeskommune benytter innkjøpsenheten, BTV-Innkjøp, til å gjennomføre anbudet. BTV-innkjøp har fagansvar og gjennomfører offentlige innkjøp i Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner. 1.3 Dagens aktører i Telemark I Telemark er det inngått avtaler med Drangedal Bilruter AS, Nettbuss Sør AS, Telemark Bilruter AS og Tinn Billag AS om lokal rutetransport og skoleskyss. Oppdragsgiver drifter båt- og ferjerutene i Kragerø og Porsgrunn i egen regi gjennom Kragerø Fjordbåtselskap IKS og Brevik Fergeselskap IKS Rutene i anbudsområdet kjøres i dag av Nettbuss Sør AS avdeling Grenland. Selskapet benytter ca 90 95 busser for å utføre lokalrutene og skoleskyssen. Telemark fylkeskommune Side 3 av 21 01.06.2015
Selskapet har sitt kontor med hovedstasjoneringssted for busser på Rabben i Skien. I tillegg har selskapet mindre stasjoneringssteder for busser i Bamble og Siljan. Oppdragsgiver er kjent med at det kan forekomme stasjonering for busser hjemme hos enkelte sjåfører. Selskapet har to underoperatører/underleverandører som benytter minibuss. Annen transport i området Det er togforbindelse fra Skien og Porsgrunn til Vestfold og Oslo via Vestfoldbanen. Fra Porsgrunn og Skien er det også togforbindelse til Sørlandsbanen og Notodden med Bratsbergbanen. Det er flere ekspressbussforbindelser som krysser Telemark eller kjører til/fra fylket med reisetilbud til både Sørlandet, Vestfold, Oslo og Vestlandet. Det er flyforbindelse til Bergen fra Skien lufthavn og det er kort vei til Sandefjord lufthavn. 1.4 Offentlige planer Regional plan for samordnet areal og transport i Telemark 2015-25 (ATP Telemark) Planen har som mål å legge til rette for befolkningsvekst og en bærekraftig utvikling i Telemark. Fagområder som senterstruktur og stedsutvikling, fylkesveg, kollektivtrafikk og trafikksikkerhet som tidligere har hatt egne planer er nå samlet i én plan. Hovedmål for kollektivtrafikk i ATP Telemark er følgende: Flere og mer tilfredse passasjerer Sikker og pålitelig elevtransport for de med rett til skyss Redusere miljøbelastning fra transportsektoren. Mål og strategier i planen gjelder for hele fylket. Det er imidlertid utarbeidet en egen delplan for Grenland (ATP Grenland) fordi utfordringene i Grenlandsområdet har en annen kompleksitet enn i fylket for øvrig, og fordi man i forbindelse med Bypakke Grenland har et særlig fokus på miljøvennlig transport. Regional plan for samordnet areal og transport i Grenland 2014-25 (ATP- Grenland) Hensikten med planen er å legge til rette for befolkningsvekst og en bærekraftig utvikling i Grenland. Planen er et supplement til og videreføring av arbeidet med Bypakke Grenland. For å nå målene om en attraktiv og bærekraftig region pekes det på ulike strategier. For kollektivtrafikken ønsker man å satse på et effektivt transportsystem, bedre kollektivtilbud og miljøvennlige løsninger. I tillegg fokuserer planen på økt fortetting og høyere arealutnyttelse innenfor bybåndet som igjen vil gi et bedre grunnlag for økt kollektivtransport. Bypakke Grenland I juni 2013 fattet kommunene Porsgrunn, Skien og Siljan og Telemark fylkeskommune likelydende vedtak om en Bypakke Grenland fase 1 med bompengeordning og porteføljestyring som grunnlag for å fremme en Telemark fylkeskommune Side 4 av 21 01.06.2015
Stortingsproposisjon. Ventet behandling av Bypakka i Stortinget er vår 2015. Samlet investeringsbehov er på 2,5 mrd. kroner. Bamble kommune vedtok å ikke bli med på Bypakke Grenland fase 1. Det er en overordnet ambisjon i bypakka å gjøre Grenland til et bedre sted å bo og arbeide; en attraktiv og konkurransedyktig region med sterke bysentra. Følgende konkrete mål er satt: Et nasjonalt ledende byområde i reduksjon av klimagassutslipp fra transport Et levende byområde med korte avstander og mindre bilbehov God framkommelighet for næringstrafikk Attraktive forhold for reisende kollektivtransport Tryggere og bedre framkommelighet for gående og syklende Utvikle et godt tilgjengelig og universelt utformet transportsystem I tillegg til de overordna målene er det skissert flere resultatmål med påfølgende indikatorer som måler de viktigste parametrene for måloppnåelse for bypakka. Belønningsordningen for bedre kollektivtransport og mindre bilbruk i byene Høsten 2013 skrev kommunene Skien, Porsgrunn og Siljan, samt Telemark fylkeskommune under på en avtale om kr 215 millioner fra den statlige belønningsordningen. Avtalen har en varighet ut 2016. Formålet med ordningen er å stimulere til bedre fremkommelighet, miljø og helse i storbyområdene, ved å dempe veksten i behovet for motorisert transport og øke antallet kollektivreiser på bekostning av reiser med privatbil. Belønningsmidlene har bidratt til en større satsing på buss i Grenland. Det store bussløftet ble iverksatt januar 2014 med tiltak som blant annet økt frekvens på metro- og pendelruter, takstreduksjon på produkter og enkeltbilletter, opprustning av holdeplasser og økt markedsføring. Resultater fra 2014 viser en økning i antall passasjerer med ca 10 % (ca 320 000 flere reiser) sammenlignet med året før. Avtale om belønningsordningen for Grenland er nært koblet til arbeidet med Bypakke Grenland som er en del av Bystrategisamarbeidet i Grenland. Den nære sammenhengen mellom tiltaka i Bypakke Grenland og belønningsordningen gjorde det naturlig at Bamble ikke ble en del av belønningsordningen. Busstrategi for Grenland 2015-25 Strategien er under utarbeidelse og skal etter planen opp til politisk behandling i løpet av 2015. En av hensiktene med busstrategien er få et helhetlig og omforent grunnlag for pågående kollektivprosjekter samtidig som den skal være et faglig grunnlag for prioriteringer av prosjekter innenfor kollektiv de neste ti årene. Mål og føringer for kollektivtrafikken i Grenland er allerede lagt med belønningsordningen, bypakka og ATP-Grenland. Busstrategien skal samle dette i et dokument, og synligjøre og skissere muligheter og utfordringer, samt foreslå strategier for kollektivtrafikken i byområdet frem til 2025. Vedtak om bruk av biogassbusser: Hovedutvalg for samferdsel i Telemark fylkeskommune vedtok den 18.09.13 (sak 42/13) blant annet følgende: Telemark fylkeskommune Side 5 av 21 01.06.2015
Telemark fylkeskommune vil ved utlysing av nye anbud i Grenland innføre bruk av biogass på minst halvparten av ruteproduksjonen ved utlysing av framtidige anbud. Dette som et viktig tiltak for reduserte klimautslipp og miljøvennlig energibruk. 1.5 Utøvers lokalisering, og kjøp av varer og tjenester Utøver skal for egen regning ut fra den løsning han finner mest hensiktsmessig og konkurransedyktig, selv etablere eller inngå avtale med underleverandører for egne kontorlokaler, verksted- og vedlikeholdsfasiliteter, vaskehall, oppstillingsplasser, drivstoffleveranser og -tjenester, samt andre nødvendige driftsmidler. Selskapet Grenland og Telemark Biogass AS (Greve biogass) planlegger å kunne levere biogass til de biogassbussene som utøver vil benytte i denne kontrakten. Utøver plikter å vurdere tilbud også fra denne biogasstilbyderen opp mot andre løsninger og tilbydere. 2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006, nr 402,del I og III. 3 Prosedyreregler 3.1 Roller i prosessen Telemark fylkeskommune (TFK) vil være kontraktspart for de(n) tilbyder(e) som tegner kontrakt for "Anbudskonkurranse 2016 Grenland, og partene betegnes i kontraktsdokumentene som oppdragsgiver og utøver. Telemark fylkeskommune tildeler utøver de nødvendige løyver for persontrafikk i rute på de aktuelle strekninger for kontraktsperioden. Tilbyder bærer risikoen for at vilkårene for å få tildelt løyve er oppfylt. Med tilbyder forstås de(t) selskap(er) som deltar eller vurderer å delta i anbudskonkurransen Anbudskonkurranse 2016 Grenland. 3.2 Kunngjøring Det er ikke foretatt prekvalifisering av tilbydere, og konkurransen er åpen for alle interesserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Tilbudsinnbydelsen annonseres offentlig gjennom utlysning i Doffin Database og for EØS området i Official Journal of the EC, TED (Tenders Electronic Daily). Konkurransegrunnlag med aktuelle vedlegg og bilag blir lagt ut for nedlasting på DOFFIN. Telemark fylkeskommune Side 6 av 21 01.06.2015
Mottatte spørsmål fra tilbydere, og TFKs svar på disse, vil løpende bli lagt ut på DOFFIN. Konkurransegrunnlaget vil bli oppdatert med korrigeringer og tilføyelser dersom tilbydernes spørsmål og TFKs svar på disse krever dette. Generell informasjon om at det gjennomføres en konkurranse vil bli lagt ut på TFKs hjemmeside, på adressen www.telemark.no/bussanbud. Det kan også bli aktuelt å annonsere i lokal- og rikspresse. 3.3 Informasjon om tilbudsprosessen Det vil ikke bli avholdt befaring av områdene som inngår i "Anbudskonkurranse 2016 Telemark. Tilbydere har ansvar for selv å gjøre seg kjent med aktuelle rutetraseer og annen infrastruktur. TFK kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. TFK forbeholder seg retten til å avvise alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Hvis tilbud ikke er levert inn i henhold til konkurransegrunnlaget, har TFK rett til å avvise tilbudet. Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. I perioden fram til frist for innlevering av tilbudet har TFK rett til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle oppdateringer vil bli gjort tilgjengelig på DOFFIN. TFK forbeholder seg retten til å forlenge fristen for innlevering av tilbud. 3.4 Fremdriftsplan TFK har satt opp følgende foreløpige tidsplan for tilbudsprosessen frem til vedståelsesfristens utløp: Konkurransen kunngjøres 01.06.2015 Frist for å stille spørsmål til tilbudsgrunnlaget 06.08.2015 Frist for innlevering av tilbud 18.08.2015, kl. 12.00 Tilbudsåpning 18.08.2015, kl. 13.00 Vedståelsesfrist (3 måneder fra tilbudsfristen) 18.11.2015 Telemark fylkeskommune Side 7 av 21 01.06.2015
Valg av tilbyder, som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted i løpet av september 2015, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jf. vedståelsesfristen. Oppstart av oppdraget er tirsdag den 28.juni 2016. 3.5 Retningslinjer for spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål angående konkurransegrunnlaget skal gjøres skriftlig og oversendes ved registrering i DOFFIN. Dersom spørsmål kommer fra tredjeparter; herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en tilbyder, skal det fremgå hvilken tilbyder tredjepart representerer. Kontaktinformasjon: Kontaktperson : Karl Petter Kristiansen, Telemark Fylkeskommune Telefon : + 47 35 91 70 00 / 95 13 49 70 Dersom DOFFIN ikke kan benyttes, sendes spørsmålene pr e-post til: Telemark Fylkeskommune v/ Karl Petter Kristiansen karl.petter.kristiansen@t-fk.no Siste frist for spørsmål: Spørsmål skal være mottatt av oppdragsgiver senest i løpet av torsdag 6.august 2015. Pga ferieavvikling må det påregnes at eventuelle spørsmål som sendes inn i sommerukene 28, 29 og 30 først blir besvart etter uke 30. Relevante spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle tilbydere på DOFFIN i anonymisert (omarbeidet) form ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. TFK forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom TFK vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. På samme grunnlag forbeholder TFK seg også retten til å korte ned evt. omformulere spørsmål før disse besvares å gjøres tilgjengelige for alle tilbydere. 3.6 Innsendelse av tilbudet. Tilbudet som sendes inn skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar på papir (mappe) slik dette er angitt i Tilbyders svarbilag. Tilbyder skal i tillegg levere en komplett versjon på minnepinne. Telemark fylkeskommune Side 8 av 21 01.06.2015
Tilbyders samlede informasjon skal organiseres og inndeles slik det framkommer i innholdsfortegnelse og dokumentstruktur i Tilbyders svarbilag. Ref. også pkt 3.7 hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter som ønskes unntatt offentlighet. Tilbudet skal leveres i lukket innpakning til: Telemark Fylkeskommune Fylkeshuset, Fylkesbakken 10, 3715 Skien Tilbudet skal være merket Anbud 2016 Grenland. Tilbudet skal være Telemark fylkeskommune i hende senest: Tirsdag 18. august 2015 kl. 12.00. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist som for sent innkommet og vil bli returnert uåpnet. Dersom tilbudet leveres inn som et samarbeidsforetak (joint venture e.l.) mellom flere parter, skal kopi av avtale mellom partene, som bekrefter partenes roller, ansvar og forpliktelser i samarbeidsforetaket i forhold til oppfyllelse av vilkårene i en kontrakt mellom utøver og oppdragsgiver, vedlegges. Det stilles krav til at partene skal være solidarisk ansvarlig. 3.7 Forretningshemmeligheter Hvis tilbydere mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det i tillegg til det ordinære tilbudet leveres en egen komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet. TFK forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. TFK forbeholder seg retten til å levere ut den sladdede versjon til tredjepersoner som ber om innsyn i samsvar med offentlighetsloven. Er det ikke levert sladdet versjon forbeholder TFK seg retten til å levere ut tilbudet til tredjepersoner. 3.8 Forbehold Det er i tilbudet ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Som forbehold regnes også dersom tilbudet avviker fra kravene i tilbyders svarbilag. Tilbyder skal i samsvar med tilbyders svarbilag G bekrefte om det er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Telemark fylkeskommune Side 9 av 21 01.06.2015
Dersom det likevel er tatt forbehold har TFK rett til å avise tilbudet om TFK vurderer forbeholdet som vesentlig eller at konsekvensene av mindre vesentlige forbehold ikke kan beregnes eller prissettes i forbindelse med evaluering av tilbudet. Tilbud med forbehold vil også bli avvist dersom forbehold medfører at tilbud ikke kan sammenlignes med de øvrige tilbudene. TFK forbeholder seg retten til å evaluere tilbud med mindre vesentlige forbehold, og som ikke avvises, med en tilleggspris fastsatt av TFK. 3.9 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted Tirsdag 18. august 2015 kl. 13.00. Tilbudsåpningen vil være åpen. Tilbyderne vil bli gitt anledning til å være tilstede ved åpningen med to (2) personer. TFK gir nærmere beskjed om sted. Tilbudsprotokollen er offentlig. Det samme gjelder informasjon om hvilke selskaper som har gitt tilbud. Tilbudet er bindende for tilbyder i tre (3) måneder fra siste frist for innlevering av tilbudet. 3.10 Avvisning Et tilbud vil bli avvist når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 3.11 Evaluering av innkomne tilbud Avklaringer av tilbudene som det vil være nødvendig å ta opp med tilbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan være nødvendig med avklaringsmøter, og tilbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare spørsmål om innholdet i det innsendte tilbudet. Bedre løsninger i tilbudet enn kravene i konkurransegrunnlaget vil ikke bli vektlagt ved evalueringen. Alle tilbydere vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Kontrakt vil bli inngått etter utløp av karensperiode iht. regelverket. Tilbud blir ikke returnert. TFK forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Kontrakt(er) med evt. har inngått Kontrakt(er) med, hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene lå (uten kobling av pris og tilbyder for andre enn den valgte utøvers totalsum). Telemark fylkeskommune Side 10 av 21 01.06.2015
4 Kvalifikasjonskrav Det er satt følgende kvalifikasjonskrav som i tilbudet skal dokumenteres ved følgende bilag: Firmaattest Tilbyders svarbilag A.2 Attest for merverdiavgift Tilbyders svarbilag A.7 Skatteattest Tilbyders svarbilag A.8 Bekreftelse på bankgaranti Tilbyders svarbilag A.9 Erfaring Tilbyders svarbilag E.1 Kvalitetssikring, internkontroll Tilbyders svarbilag E.2 HMS erklæring Tilbyders svarbilag E.3 Dersom tilbyders egenkapital, finansielle stilling, økonomiske ressurser, kvalitetssikring- /internkontrollsystem og/eller erfaring vurderes som utilstrekkelig til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, har TFK rett til å avvise tilbudet. Krav til informasjon og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene fremgår av tilbyders svarbilag. Manglende oppfyllelse av kravene kan medføre avvisning av tilbudet. Manglende dokumentasjon som knytter seg til innholdet av tilbudet, gir TFK rett til å avvise tilbudet. 5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Ved sammenligning mellom tilbudene vil laveste pris bli beregnet som følger: Tilbudt godtgjørelse som fremkommer i tilbyders svarbilag gruppe B.1 TFKs pristillegg for eventuelle mindre vesentlige forbehold Endringsprisene vil ikke bli tatt hensyn til i rangeringen. Tilbyders godtgjørelse ved endret produksjon er fastsatt av TFK som en matematisk konsekvens av tilbudt godtgjørelse. Tilbyders godtgjørelse ved endret produksjon vil bli beregnet for hele kontraktsområdet. Eventuelle alternative løsninger i rutestrukturen med mindre endringer i startsted avganger og siste stopp avslutninger, slik tilbyder har anledning til å foreslå i Bilag C.1, vil ikke bli vektlagt i evalueringen og rangeringen av lavest pris, dersom oppdragsgiver velger å akseptere ett eller flere av tilbyders forslag. Telemark fylkeskommune Side 11 av 21 01.06.2015
6 Tilbyders svarbilag Tilbudet skal sendes inn ved å benytte identisk struktur som i vedlagte tilbyders svarbilag. Tilbyders samlede informasjon skal sorteres i henhold til den nummerering som fremgår av innholdsfortegnelsen. Gruppe A Gruppe B Gruppe C Gruppe D Gruppe E Gruppe F Gruppe G Generell informasjon om tilbyder og kvalifikasjonskrav Informasjon om tilbyders godtgjørelse Informasjon om tilbyders rutetilbud Informasjon om tilbyders materiell Informasjon om tilbyders erfaring og profesjonalitet og systemer for kvalitetsoppfølging, m.m. Informasjon om tilbyders anlegg Informasjon om tilbyders eventuelle forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget Telemark fylkeskommune Side 12 av 21 01.06.2015
Gruppe A Generell informasjon om tilbyder Bilag A.1 Bilag A.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal vedlegge Et signert tilbudsbrev. Signert av person slik dette er nevnt i A.2 (underpunkt 4) Generelt Det settes krav om at tilbyder og eventuelle underoperatører er lovlig opprettede selskaper. Tilbyder skal angi og fremlegge: Hvilken juridisk enhet som leverer inn tilbudet. Oppdatert kopi av firmaattest fra Brønnøysund for den aktuelle juridiske enhet. Ikke eldre enn 1 måned. Det samme gjelder for alle underoperatører som eventuelt vil bli benyttet, og for deltager(e) i et eventuelt samarbeidsforetak (joint venture, e.l.), slik disse fremkommer som svar på pkt A5 Gyldig fullmakt på at den som signerer tilbudet har fullmakt til å binde tilbyder dersom vedkommende ikke har slik rett i følge firmaattesten. Adresse (postadresse og besøksadresse). Telefon og e-post adresse. Kontaktperson for spørsmål, presisering av uklare forhold, konferering og kontroll av beregninger osv. i tilbudet. Bilag A.3 Eierforhold og ledelse Tilbyder skal oppgi selskapets eierforhold styrets leder daglig leder Dersom den juridiske enheten som gir inn tilbudet er eid 50 % eller mer av et annet selskap, skal tilsvarende opplysninger gis om morselskapet. Bilag A.4 Samarbeidsforetak Dersom det selskapet som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak (joint venture, e.l.) skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det stilles da krav til at partene er solidarisk ansvarlige. Dersom andre selskaper, herunder også morselskap/ konsernselskaper, vil være direkte involvert eller garantere for oppfyllelsen av en eventuell kontrakt, skal tilbyder dokumentere juridisk råderett over ressursene som det henvises til. Telemark fylkeskommune Side 13 av 21 01.06.2015
Bilag A.5 Bilag A.6 Bilag A.7 Bilag A.8 Bilag A.9 Bilag A.10 Bilag A.11 Underoperatør(er) og underleverandør(er) Tilbyder skal angi om det inngås avtale med underoperatør(er)/ underleverandør(er) slik dette er beskrevet i Kontraktsbestemmelsene, pkt 3, og i så fall hvilke(n) som er valgt. hvor stor del av rutekjøringen som eventuelt vil bli utført av underoperatør(er)/underleverandør(er) Årsregnskap Tilbyder skal vedlegge årsregnskap med revisorberetning, styrets beretning / årsrapport for de to siste år (2013 og 2014). Attest for merverdiavgift Tilbyder skal vedlegge attest for merverdiavgift fra skattefogden i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme dokumentasjonskravet gjelder for underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Skatteattest Tilbyder skal vedlegge skatteattest utstedt av kemner/ kommunekasserer i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme dokumentasjonskravet gjelder for underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Bankgaranti Tilbyder skal vedlegge bekreftelse fra norsk eller utenlandsk bank eller kredittinstitusjon om at bankgaranti vil bli stilt. Bankgarantien skal være en påkravsgaranti fra norsk eller utenlandsk bank eller kredittinstitusjon. Garantien skal i sin helhet være skrevet på norsk, inkludert hovedformular og betingelser. Ref Kontraktsbestemmelser art 11 Forsikring Tilbyder skal vedlegge bekreftelse på forsikringsdekning etter krav i konkurransegrunnlaget, i form av kopi eller annen bekreftelse på at slik forsikring vil bli tegnet og være gyldig fra kontraktens oppstart. Vedståelse Tilbyder skal vedlegge bekreftelse hvor tilbyder vedstår seg Tilbudet i 3 (tre) måneder fra tilbudsåpningen. Telemark fylkeskommune Side 14 av 21 01.06.2015
Gruppe B Informasjon om tilbyders prisbetingelser Bilag B.1 Tilbyder skal oppgi samlet godtgjørelse pr kalenderår for kontraktsområdet, ved å fylle ut tabellen A nedenfor. Tabell A: Samlet godtgjørelse pr kalenderår for kontraktsområdet (tall i NOK): Samlet godtgjørelse pr kalenderår Kontraktsområdet NOK Bilag B.2 Endringspriser kontraktsområdet: Tilbyder skal beregne og oppgi krav til endring av godtgjørelse ved endret produksjon ved å fylle ut tabell B nedenfor. Tabell B: Spesifisert godtgjørelse pr. rutekm ved endret produksjon for kontraktsområdet (godtgjørelse i NOK pr. rutekm): Rush Mandag - fredag 07.00-08.30 og 14.00 16.00 Helg Lørdag etter 18.00 og søndag Øvrige tidsperioder Kontraktsområdet NOK NOK NOK Endringsprisene for endringer i ruteproduksjonen fastsettes i NOK eks mva pr. rutekilometer og framkommer gjennom en beregning ut i fra tilbudt godtgjørelse for kontraktsområdet. Telemark fylkeskommune Side 15 av 21 01.06.2015
Endringsprisene for endringer i ruteproduksjonen framkommer ved å dividere utøvers tilbudte godtgjørelse pr kalenderår for kontraktsområdet (gjengitt i Tabell A) med oppdragsgivers anslag for ruteproduksjon multiplisert med angitt faktor for de ulike tidsperioder. De enkelte faktorer er angitt i Kommersielle forhold og oppdragsgivers anslag for ruteproduksjon er angitt i Vedlegg 3 Rutebeskrivelse. Beregningsformel: Tilbudt godtgjørelse NOK, (beløp i tabell A) X Faktor Anslag rutekm 4 500 000 TFK forbeholder seg rett til å korrigere tilbyders oppgitte endringspriser om disse er feilberegnet fra tilbyder. Korrigerte priser vil bli ansett som bindende tilbud. Telemark fylkeskommune Side 16 av 21 01.06.2015
Gruppe C Informasjon om tilbyders rutetilbud Bilag C.1 Tilbyders svarbilag i gruppe C utgår, og skal ikke være en del av tilbudet. Det konkurreres ikke om et best mulig rutetilbud, da dette skal videreutvikles i kontraktsperioden. Telemark fylkeskommune Side 17 av 21 01.06.2015
Gruppe D Informasjon om tilbyders materiell Bilag D.1 Tilbyders bussmateriell Tilbyder skal gi en utfyllende beskrivelse av bussmateriellet som skal benyttes i de enkelte ruter, herunder også opplysninger om antall busser i rute og beredskap mht reservemateriell. For den enkelte buss skal det minimum angis eller beskrives: (informasjonen skal angis i nevnte rekkefølge) Bussklasse Førstegangs registrering (brukte busser) Produksjonsår Utslippsnorm (Euroklasse) Drivstoff Lengde Antall aksler Gulvløsning Knelefunksjon Klimaanlegg - Varme og ventilasjon Farger og design Antall sitteplasser (eksklusive førerplass og klappseter) Antall ståplasser Setekvalitet Bilbelter Seter - avstand Seter - høyde Barnevogn/Rullestolplass/Sykkelplass Rullestolheis Antall barnevognplasser Antall klappseter ved rullestolplass Trygghetskamera Ryggekamera Alkolås Bilag D.2 Utskiftningsprogram Tilbyder skal vedlegge sitt utskiftningsprogram for bussmateriell i kontraktsperioden og for en eventuell opsjonsperiode. Billag D.3 Anskaffelsesplan Tilbyder skal vedlegge sin anskaffelsesplan for å kunne være operativ med bussmateriell fra oppstart Telemark fylkeskommune Side 18 av 21 01.06.2015
Gruppe E Informasjon om tilbyders erfaring og systemer for kvalitetsoppfølging, m.m. Bilag E.1 Erfaring Tilbyder skal oppgi nåværende og tidligere erfaring fra tilsvarende transportoppdrag av tilsvarende omfang, samt mulighet og evne til å fungere tilfredsstillende som kontraktsmotpart for TFK det samme dokumentasjonskravet gjelder underoperatør(er) / underleverandør(er) som eventuelt vil bli benyttet. Bilag E.2 Kvalitetssikring, internkontroll Tilbyder skal vedlegge: beskrivelse av system, rutiner og utstyr som vil ligge til grunn for at oppgavene som omfattes av leveransen kan løses tilfredsstillende dokumentasjon for tilbyders system for kvalitetssikring og internkontroll, stillingsinstrukser og opplæringsordninger opplysninger om kvalitetsansvarlig for leveransen i tilbyders organisasjon Bilag E.3 HMS - egenerklæring Tilbyder skal vedlegge: egenerklæring, i samsvar med mal, om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Se Kontraktsbestemmelser, Bilag 2 Det samme dokumentasjonskravet gjelder underoperatør(er)/ underleverandør(er) som eventuelt vil bli benyttet. Bilag E.4 Beredskapssystem Tilbyder skal beskrive sitt beredskapssystem med tanke på håndtering av driftsstans og forsinkelser. oppdragsgivers tilgjengelighet (åpningstid) til utøvers lokale trafikkontor sitt beredskapssystem for håndtering av kundehenvendelser og driftsavvik i oppstartsperioden Telemark fylkeskommune Side 19 av 21 01.06.2015
Gruppe F Bilag F.1 Informasjon om tilbyders administrasjon og bussanlegg Administrasjon Tilbyder skal beskrive sitt administrasjonsapparat lokalt og sentralt bemanning av stabsfunksjoner lokalt lokalisering og åpningstider for lokalt administrasjonsapparat Bilag F.2 Bilag F.3 Bussanlegg Tilbyder skal beskrive planer og løsninger for plassering, omfang for bussanlegg, bussdepot, oppstillingsplasser, påfyllingssted(er) og - rutiner for tanking av biogass. drift-, vedlikehold- og serviceapparat Biogassleveranser Tilbyder skal vedlegge bekreftelse fra Greve biogass at det er innhentet tilbud fra dette selskapet om leveranse av biogass til bussene Telemark fylkeskommune Side 20 av 21 01.06.2015
Gruppe G Bilag G.1 Informasjon om tilbyders eventuelle forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget Det er i tilbudet ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal i dette Bilag G.1 bekrefte at det ikke er tatt forbehold, alternativt presisere eventuelle ikke-vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget. Dersom det er tatt forbehold har TFK rett til å avise tilbudet om TFK vurderer forbeholdet som vesentlig eller at konsekvensene av mindre vesentlige forbehold ikke kan beregnes eller prissettes i forbindelse med evaluering av tilbudet. Tilbud med forbehold vil også bli avvist dersom forbehold medfører at tilbud ikke kan sammenlignes med de øvrige tilbudene. TFK forbeholder seg retten til å evaluere tilbud med mindre vesentlige forbehold som ikke avvises, med en tilleggspris fastsatt av TFK. Telemark fylkeskommune Side 21 av 21 01.06.2015