Steinkjer kommune ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Nytt barnevernsystem Anbud 24/08 Barnevern Steinkjer 13.05.08
1. Generelt Steinkjer kommune skal gå til anskaffelse av nytt barnevernssystem. Frist for innlevering av tilbud 20.08.08, kl. 1200. Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til : Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks 2530 7729 Steinkjer Tilbudet merkes: Tilbud 24/08 : Barnevernsystem I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: mailto:birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Avtaleperiode : 31.10.2008 31.10.2010 Steinkjer kommune skal ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del II i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Opsjon Steinkjer kommune skal ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). Steinkjer kommune inngår sammen med Inderøy og Verran i et INVEST-samarbeid. Av den grunn inngår i dette anbudet en opsjon på at Verran og Inderøy kommune kan tilslutte seg denne avtalen i løpet av avtaleperioden. 2. Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Steinkjer kommune vil benytte Statens standardkontrakt for IT-anskaffelser. Språket skal være på norsk. 2.2. Priser Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. Alle priser må omfatte komplette produkter. Detaljer som er nødvendige for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen. Det ønskes spesifikk pris på: - Programvare, pris pr modul - Installasjon - Konvertering og tilrettelegging - Lisens/bruker eller lignende - Opplæring Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 2
- Vedlikeholdsavtale - Brukerstøtteavtale - Priskonsekvens hvis Inderøy og Verran kommune slutter seg til avtalen 2.3 Leveringsopplegg og service Foreløpig tidspunkt for levering og installasjon i Steinkjer kommune ca den 1. oktober 2008. Tilbyder må spesifisere service- og vedlikeholdstilbudet. 2.4 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. 2.5 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.6 Antakelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.7 Gjennomføring av konkurransen Etter anbudsfristens utløp vil de kvalifiserte tilbyderne få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i pkt 2.8. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter konkurranse med forhandling, foreligger det ingen plikt for kommunen til å forhandle. Kommunen vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 20.08.08 Forhandlingsrunde inklusiv demo: uke 37 Avgjørelse/Vedtak: uke 38 Undertegnelse av avtale: uke 39 Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 3
2.8 Valg av leverandør Ved valg av leverandør vil kommunen velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. En vil i utvelgelsen legge til grunn følgende tildelingskriterier: Kriterier Vurdering 30 % Pris /økonomi Programvarer, installasjon, konvertering, opplæring osv dvs alle engangsvederlag, lisenser 40 % Teknologi Brukervennlighet Enkelt å administrere 20 % Systemløsning Ivaretakelse av kravspek. Vedlegg 2 10 % Referanser Erfaring og referanser på tilsvarende leveranser 2.9 Avtaleformular Tilbyder vil bruke Statens Standardavtale (stor avtale) for kjøp og vedlikehold. 2.10 Betalingsform Betalingsopplegg: 20 % ved Kontraktinngåelse 40 % ved Installasjon/levering 40 % ved Godkjenning 3.0 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser HMS-erklæring (se vedlegg 3 ) Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 4
Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 4.0 TILBUDETS UTFORMING Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av firmarepresentant. Firmanavn, kontaktperson og kontaktinformasjon skal gå tydelig frem av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme her. Forbehold skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og tilbyderen skal oppgi konsekvens om dette ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 3). Prisskjemaet skal være signert og tydelig merket med firmanavn Skilleark 2: Kvalitet og service Utfylt tabell for oppfylling av vår kravspesifikasjon (vedlegg 2), inkludert vedlegg i form av dokumentasjon etc. Bindende framdriftsplan for implementeringsfasen Beskrivelse av produkt og tjenester som kan gi merverdi og effektivisere våre tjenester. Priser og betingelser for disse tjenestene må bli oppgitt. Skilleark 3: Firmaopplysninger (kvalifikasjonskrav) Firmaattest Beskrivelse av firmaet Attest fra Skattefut og Kemner HMS-erklæring (vedlegg 4) Eventuelt årsregnskap for siste 3 år med noter og revisors merknader Referanseliste. Lista må vise kontaktpersoner og telefonnummer 5.0 Opplæring. Det skal foreligge gode håndbøker på norsk i bruk og drifting av systemet. Leverandøren skal angi hvor mange eksemplarer av håndbøkene som inngår i leveransen. Disse må også foreligge elektronisk. De bør være tilgjengelige i elektronisk form fra systemet (kontekstsensitiv hjelp). Det er ønskelig at det foreligger et e-læringssystem med oppgaver som kan fungere som "sertifisering" av brukerne. Før opplæringen starter, skal det opprettes en kursdatabase el. lignende. Kommunen tar i samarbeid med leverandør stilling til omfang av opplæringen som skal finne sted i kommunes opplæringslokaler i Rådhuset, Steinkjer. Vi ønsker pris pr. dagskurs, eventuelt ½ dagskurs der dette er angitt, eventuelt også pris pr. undervisningstime.. Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 5
Hvis leverandøren mener det er behov for andre typer kurs/opplæring, ber vi om beskrivelse av dette også. 6.0 Brukerstøtte. Kommunen ber om tilbud på og beskrivelse av leverandørens brukerstøtteapparat. Organiseringen av brukerstøtteapparatet samt opplegg/rutiner for brukerstøtte skal beskrives, som f.eks. innmelding av feil, tilbakemeldinger fra leverandøren samt feilrettinger. Vi ser for oss at det kan være behov for intensiv brukerstøtte i en periode når saksbehandlere og ledere skal begynne å bruke systemet. Erfaringer med og organisering av denne typen brukerstøtte skal beskrives. Det legges opp til at avtale om brukerstøtte har en varighet på 2 år med en opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). 7.0 Vedlikehold Tilbyder bes å beskrive hvilken policy som finnes for systemvedlikehold og prisfastsettelse for nye versjoner av systemet. Tilbyder skal informere om hvilke nye versjoner av systemet som planlegges i den neste toårsperioden, samt hvilke forutsetninger som er knyttet til oppgraderinger, dvs. hvilke andre produkter som må oppgraderes hvis man velger å ta nye versjoner i bruk. Det legges opp til at avtale om vedlikehold har en varighet på 2 år med en opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). 8.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Torill Ertsaas Fax 74 16 90 00 torill.ertsas@steinkjer.kommune.no Odd- Erik Kvamseng Tlf 74 16 90 00 oek@steinkjer.kommune.no Birger Asphaug Tlf 74 16 90 05 birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Med hilsen Birger Asphaug Innkjøpsleder Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. Kravspesifikasjon 3. Prisskjema 4. HMS erklæring Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 6
Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 7
Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 8
Vedlegg 3: Prisskjema Produkt / modul Pris Merknader Programvare Installasjon Konvertering og tilrettelegging Opplæring Lisens /bruker Vedlikeholdsavtale Brukerstøtteavtale 1. året 2. 2. året 3. 3. året Priser ved tilslutning av Inderøy og Verran kommune Sign:.. Dato: Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 9
Vedlegg 4: HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Steinkjer kommune. Anbud /08 Nytt barnevernsystem 10