Grane kommune Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE Etablering av Felles legetjenester Fellesprosjekt for Grane kommune og Hattfjelldal kommune.
Innhold 1 Hensikten med prosjektet..3 2 Prosjektets målsetning... 3 3 Prosjektets omfang... 3 4 Ansvarsforhold... 4 4.1 Grane kommune og Hattfjelldal kommune... 4 5 Organisering... 4 5.1 Styrings og Prosjektgruppe:... 4 5.2 Styringsgruppe... 5 5.3 Prosjektleder (PL)... 6 5.4 Prosjektgruppe.... 6 5.5 Arbeidsgrupper... 6 6 Prosjektgjennomføring... 6 6.1 Tabell A Oppgavebeskrivelser.... 7 6.2 Tabell B Tidsplan... 8 7 Budsjett / Finansiering... 8 180213 - CSR Side 2 av 8
1. HENSIKTEN MED PROSJEKTET Hvorfor gjennomfører vi dette prosjektet? For å sikre prosjektet de beste forutsetninger til å lykkes, er det vurdert som kritisk at alle som vil relatere til prosjektet på en enkel og lettfattelig måte skal kunne få gjøre seg kjent med og forstå hvorfor prosjektet er igangsatt. Felles legetjeneste for Grane - og Hattfjelldal kommuner skal være faglig kvalitetsmessig god, nær befolkningen, effektiv, økonomisk og ha evne til å rekruttere medarbeidere av god faglig kvalitet og inneholde kurativ drift herunder legevaktsamarbeide, forebygging og løsning på de offentlige medisinske oppgavene. 2. PROSJEKTETS MÅLSETNING Hva skal vi oppnå ved å gjennomføre dette prosjektet? For å sikre at alle involverte (enkeltpersoner og samarbeidende parter) trekker i riktig retning er det en forutsetning at vi definerer de mål vi ønsker å nå. Vi skal nå følgende mål gjennom dette prosjektet: 1 Ett legekontor i Trofors og ett i Hattfjelldal (som nå) 2 Felles legevakt 5-delt 3 Felles tilgang til journaler i begge kommuner 4 Felles kommuneoverlege med 20 % adm og 30 % kurativ i hver kommune 5 Besparelse på ½ legeårsverk i hver kommune 6 Kollegial fraværsdekning ved fravær 7 Felles veiledning og undervisning av studenter og turnusleger 8 Standardiserte kontor/apparatur/forbruksutstyr ved begge kontorer 3. PROSJEKTETS OMFANG Hvilke rammer må vi holde oss innenfor? Prosjektets hensikt og målsetning skal imøtekommes - men ikke for enhver pris, uavhengig av tid og ressurser, og utenfor enhver grense. Prosjektets omfang beskriver hvilke rammer som er satt for prosjektet og dets gjennomføring. Prosjektet omfatter følgende: 1 Etablering prosjektorganisasjon. 2 Kartlegge status og behov i begge kommuner. 3 Definere mulige gevinster med en felles legetjeneste. 4 Planlegge evt. gjennomføring av slik etablering, herunder: o Definere og planlegge nødvendig tillatelser og delegasjoner som sikrer nødvendige kommunikasjonslinjer inkl journaler mellom brukere og personell. o Planlegge samarbeidsrutiner på alle nivåer. o Etablere felles IKT-system inkl felles telefon- og timebestillingsfaciliteter. o Utarbeide avtale mellom kommunene o Utarbeide felles kontoplan for felles regnskapsførsel 180213 - CSR Side 3 av 8
Tidsrammer er nærmere definert i prosjektplanen. Gjennomføringen av prosjektet forutsetter noe fleksibilitet når det gjelder tid, for å få til optimale løsninger. I prosjektplan er omfanget av prosjektet videre detaljert. Prosjektplanen oppdateres fortløpende ift. hva som er estimert og reelle status i prosjektet. 4. ANSVARSFORHOLD Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Før en fordyper seg i prosjektets detaljplan for gjennomføring er det vurdert hensiktsmessig å beskrive det ansvar som de mer sentrale parter, grupperinger og enkeltindivid i prosjektet har, innenfor prosjektet generelt sett. De mer detaljerte ansvarsforhold er inkludert i den til enhver tid gjeldende prosjektplan. 4.1 Grane kommune og Hattfjelldal kommune vil være ansvarlig for å sikre prosjektet de ressurser (finansiering, personell, tilgang til informasjon, koordinering, møteadministrasjon, tilrettelegging av informasjon til involverte parter, osv.) som trenges for å utføre prosjektet iht. gjeldende prosjektplan. Hattfjelldal kommune er ansvarlig for prosjektledelsen - og dermed resultatene - av det endelige prosjektet. 5. ORGANISERING 5.1 STYRINGS OG PROSJEKTGRUPPE: Fra Grane Rådmann Lars Erik Kapskarmo Helse- og omsorgsleder Tanja Pedersen Kommuneoverlege Kira Bech Fra Hattfjelldal Rådmann Stian Skjærvik PRO-leder Christian S Rokkestad Kommuneoverlege Britt B.Petersen Hjelpepersonell: Hjelpepersonell i Grane og Hattfjelldal velger ut seg imellom hvem som skal sitte i Prosjektgruppen. Tillitsvalgsdeltagelse: De tillitsvalgte velges èn HTV-representant til Styringsgruppen 180213 - CSR Side 4 av 8
Prosjektet organiseres i henhold til modell: Prosjektgruppe: Bech, B. Petersen, Rokkestad, L Pettersen G.,èn helsesekr Styringsgruppe Lars Erik Kapskarmo Stian Skjærvik og èn HTV Èn HTV Prosjektleder: Christian S. Rokkestad Arbeidsgruppe Hattfjelldal Arbeidsgruppe Grane 1 Prosjektgruppen ledes av prosjektleder Christian S. Rokkestad 2 Arbeidsgruppene ledes av prosjektkoordinator (PK) som oppnevnes særskilt. 5.2 STYRINGSGRUPPE Styringsgruppen skal styre prosjektet og holde møter ved behov. Møtene skal planlegges i forhold til fremdriftsplanen slik at styringsgruppen kan følge opp fremdrift i forhold prosjektets hovedmilepæler. Styringsgruppen kan holde sine møter telefonisk/videokonferanse. Det enkelte medlem i styringsgruppen kan be om at det holdes møte. Møter skal også holdes dersom prosjektleder eller en prosjektkoordinator (PK) ber om det. Styringsgruppemøter skal avholdes innen 7 dager etter at en av partene har fremsatt ønske om møte. Rådmannen kan ved behov bemyndige person til møte i styringsgruppen. Alle beslutninger som styringsgruppen skal ta, skal gjøres ved konsensus. Leder av styringsgruppen: Stian Skjærvik, rådmann, Hattfjelldal. Styringsgruppens oppgaver omfatter blant annet: 1 følge opp prosjektet med hensyn til fremdrift og ressurser 2 treffe beslutninger angående mål, rammer, planer, ressurser og fremdrift, godkjenne prosjektbeskrivelse, prosjektplan og krav om endringer 3 godkjenne leveranse i henhold til hovedmilepæler Det er styringsgruppens ansvar å sette i verk tiltak der prosjektet selv ikke klarer å løse problemene. 180213 - CSR Side 5 av 8
5.3 PROSJEKTLEDER (PL) PLs oppgaver i prosjektet er å: utarbeide detaljert prosjektplan følge opp prosjektet mht. fremdrift, ressursforbruk, resultater og kvalitet foreta rapportering til prosjektkoordinatorer og prosjektets styringsgruppe sørge for at vedtak fra styringsgruppen blir gjennomført i prosjektet påse at intern kvalitetssikring blir gjennomført i henhold til plan bistå PK hos Grane kommune og Hattfjelldal kommune med praktisk gjennomføring av deres oppgaver. Kostnadene av prosjektleders oppgaver skal fordeles likt på deltagende kommuner ut fra statens satser for timeberegningspris. Rapportering om fremdrift og eventuelle avvik skal skje til prosjektets styringsgruppe på to ukers basis eller etter behov, fra det tidspunkt prosjektet er satt i gang og styringsgruppe er opprettet. Prosjektleder er Christian S Rokkestad 5.4 PROSJEKTGRUPPE. Det skal etableres en prosjektgruppe som utfører det løpende prosjektarbeidet i prosjektet. Begge kommuner skal stille til rådighet de interne ressurser som er nødvendig for framdriften. Prosjektgruppen skal ta nødvendige tverrfaglige beslutninger, samt ha ansvar for den daglige fremdriften i prosjektet iht plan. Møter avtales i hht. fremdriftsplan 5.5 ARBEIDSGRUPPER Det skal ved behov etableres en arbeidsgruppe for hver kommune. Arbeidsgruppene utfører adhoc utredningsarbeid i prosjektet, som for eksempel utredning og avklaring av interne anliggender i kommunen. Leder av disse gruppene er prosjektkoordinatorer. 6. PROSJEKTGJENNOMFØRING Når prosjektets hensikt, målsetning, omfang og ansvarsforhold er vel definert, gjenstår å bestemme følgende punkter: 1. hvilke aktiviteter skal gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets målsetning)? 2. hvem skal gjøre de enkelte aktiviteter (sett i lys av bl.a. prosjektets ansvarsforhold)? 3. hvordan skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets omfang)? 4. når skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av prosjektets omfang)? 180213 - CSR Side 6 av 8
Det er når vi setter disse punktene sammen i de to tabellene under, får man en fullverdig prosjektplan. 6.1 TABELL A OPPGAVEBESKRIVELSER. Oppgave Beskrivelse av oppgave 1. Iverksetting Formell iverksetting av prosjekt og ansvarsavklaring. Hvorfor samarbeide om legetjenester Stadfeste hvem av prosj gruppens medlemmer som har et hovedansvar for hver av prosjektdelene Avlare arb gruppenes oppgaver Avklare hvem som skal sitte i arbeidsgruppene Avklare innleid bistand 2. Målsettingene i hver kommune pt Målsettinger i Grane Målsettinger i Hattfjelldal 3. Utarbeide statusbeskrivelse av tjenestene pt Hvilke tjenester i Grane Hvilke tjenester i Hattfjelldal 4. Avklare rammebetingelser Lover, forskrifter, Samhandlingsreformen, befolkning 5. Kartlegge nåværende og fremtidige utfordringer og behov. Målsettinger og tiltak Målsettinger for felles legetjeneste Muligheter for felles helseplanlegging Utfordringer gitt av rammebetingelser, befolkningsgrunnlag 6. Avklare mulige organisatoriske løsninger og eierskap av fellestjenestene med mer Avklare driftsmodell (IKS, Vertskommunemodell osv) Kostnadsfordelinger Eierskapsfordeling av materiell som ikke er direkte driftsrelatert 7. Avklare ny driftsenhet: organsiering, kontoplan, felles løsninger, felles drift osv. Utarbeide felles kontoplan Kontorløsninger IKT Ansattes forhold til samarbeidet Organsisasjonskart HMS Rutiner 8. Avklare kostnader ved ny driftsenhet Utarbeide fordelingsnøkkel mht kostnader 9. Planlegge implementering av ev felles legetjeneste Felles budsjett Felles LTB 10. Utarbeidelse avtale om felles Utarbeide avtalen punkt for punkt. legetjenester Grane/Hattfjelldal 12. Utarbeide felles kommunestyresak Utarbeide felles kommunestyresak 13. Evaluere arbeidet 180213 - CSR Side 7 av 8
6.2 TABELL B TIDSPLAN Det er et mål at arbeidet er ferdig innen 010114 og tas med i LTB fra 2015. Hovedaktivitet Hovedansvar Tid Utført 1. Iverksetting PL April oppstart uke 14 Formell iverksetting av prosjekt og ansvarsavklaring. 2. Målsettingene i hver kommune pt Komm overlegene Mai 3. Utarbeide statusbeskrivelse av tjenestene pt Komm overlegene Juni 4. Avklare rammebetingelser PL August 5. Kartlegge nåværende og fremtidige utfordringer Komm overlegene September og behov. Målsettinger og tiltak 6. Avklare mulige organisatoriske løsninger og PL September eierskap av fellestjenestene 7. Avklare ny driftsenhet: organsiering, kontoplan, PL November felles løsninger, felles drift osv. 8. Avklare kostnader ved ny driftsenhet PL Desember 9. Planlegge implementering av ev felles legetjeneste Komm overlegene Februar 10. Utarbeidelse avtale om felles legetjenester PL Mars Grane/Hattfjelldal 12. Utarbeide felles kommunestyresak PL Mars 13. Evaluere arbeidet PL April 7. BUDSJETT / FINANSIERING I prosjektperioden bærer begge kommunene sin andel av kostnadene i prosjektet. Kostnadene til dette prosjektene skal holdes adskilt ved prosjektkode i begge kommuner. Det søkes om statlige midler. Styringsgr Prosj gr To arb gr Prosj leder Kjøp tjenester SUM Møter 6 12 10 Personer 3 5 12 1 Timer 4 6 2 250 Timepris 600 500 300 500 Annet 100 000 SUM 43 200 180 000 72 000 125 000 100 000 520 200 Kommunen 260 100 Tilsk staten 260 100 SUM 0 180213 - CSR Side 8 av 8