DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 51/11 Saksbeh. Rino Pettersen Jour.nr 11/10496 Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. av Styret Møtedato 17.10.2011 SAK 51/11 FRYDENHAUG SKOLE, PROSJEKTRAPPORT Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: Styret tar statusrapport pr. 10.10.2011 til orientering. Paul Røland daglig leder Rino Pettersen prosjektansvarlig 1
Saksutredning 1. Rapportering til styret Nye Frydenhaug skole er et byggeprosjekt med størrelse som medfører administrativ rapportering til styret løpende i perioden frem mot vår/sommer 2014, da byggeprosjektet er forutsatt ferdigstilt. Byggestart er planlagt sommer 2012. Det vises til forrige statusrapport i styremøte 19.9.2011 (sak 40/11). Denne saken inneholder rapportering av aktiviteter i perioden fra 19.9.2011. Der det ikke har skjedd endringer siden forrige styrerapportering, videreføres samme status som tidligere i rapporteringen. Som vedlegg 1 følger statusrapport for perioden juni til oktober 2011 fra HR Prosjekt AS, som er engasjert til prosjektledelse. 2. Statusrapport pr. 10.10.2011 2.1 Skisseprosjekt mai 2011 Skisseprosjekt av mai 2011 omfatter et bruttoareal på ca. 5.300 m2, med planlagt plass til ca. 100 elever og ca. 110 ansatte. Prosjektet er opprinnelig iverksatt med et romprogram tilsvarende et bruttoareal på ca. 4.500 m2, og arealøkningen til ca. 5.300 m2 er gjennomført som følge av behov som er avdekket i prosessen, og i forståelse med styringsgruppen. Kvalitetssikring av skisseprosjekt og videreføring til forprosjekt og detaljprosjektering vil pågå hele høsten og frem til utsendelse av anbudskonkurranse. I perioden siden siste rapportering til styret er det arbeidet med forprosjekt, som grunnlag for konkurranseutsetting. I denne perioden har det vært særlig fokus på kvalitetssikring opp mot virksomhet (Frydenhaug skole) og mot DEKF`s egne kvalitetskrav. 2.2 Fremdrift Det arbeides ut fra følgende fremdriftsplan, som har noen mindre korreksjoner i forhold til tidligere rapportering: Juni november 2011: medio desember 2011: desember 2011 mars 2012: ultimo mars 2012: primo juli 2012: August 2012 mars 2014: Mars juni 2014: Juli august 2014: Forprosjekt Kunngjøring entreprisekonkurranse Gjennomføring entreprisekonkurranse Kontrahering entreprenør Byggestart Byggeperiode Prøvedrift, ferdigstillelse utomhusanlegg og start innflytting Overtakelse og bruk til skoleformål 2.3 Valg av entrepriseform I styremøte 22.8.2011 ga styret siden tilslutning til at: konkurranseformen totalentreprise legges til grunn for gjennomføring av entreprisekonkurranse for byggeoppdraget. 2
2.4 Økonomi Bystyret har i ØKP 2011-2014 avsatt en brutto investeringsramme på 205 millioner kr. til byggeprosjektet. Investeringsrammen er basert på et nytt skolebygg med et bruttoareal på ca. 4.500 m2. Som nevnt under pkt. 2.1 ovenfor har prosjektets bruttoareal i skisseprosjektperioden blitt økt til ca. 5.300 m2. Pr. 31.5.2011 har HR Prosjekt AS (ekstern prosjektledelse) estimert skisseprosjektet til 248,6 millioner kr. I kostnadsøkningen ligger nybyggets arealøkning på ca. 800 m2, som utgjør ca. 35 millioner kr. I tillegg ligger estimerte kostnader til oppussing av verneverdige bygninger på eiendommen (hovedbygning og drengestue) på 7,5 millioner kr. og kjøp av naboeiendom for å sikre parkeringskapasitet til nytt skolebygg. Kostnadsbildet vil bli løpende vurdert og totalt ambisjonsnivå (størrelse, løsninger, kvalitet mv.) avklart og fastlåst sammen med bestiller før realisering/byggestart sommeren 2012. 2.5 Reguleringsprosess Skoletomten til Frydenhaug skole er ikke regulert til skoleformål, og reguleringsplanlegging med sikte på regulering til skoleformål er igangsatt. Forslag til reguleringsplan er i perioden sendt reguleringsmyndighet i Drammen kommune for oppstart av formell reguleringsprosess. 2.6 Risikovurderinger Prosjektets størrelse og kompleksitet tilsier at risikovurderinger har vært en nødvendig del av prosessen hittil, og som det må fokuseres like mye på i tiden fremover. Risikoen i forhold til entreprenørmarkedets interesse for byggeoppdraget er en usikkerhetsfaktor som først avdekkes nærmere når entreprisekonkurransen er kunngjort og igangsatt. Et byggemarked som er stramt, og som medfører fare for redusert vilje (behov) til å delta i konkurranser og økte tilbudspriser er tilstede. Reguleringsprosessen inneholde elementer av usikkerhet, inntil vedtatt reguleringsplan foreligger. Det er i forarbeidene til reguleringsplanforslaget avdekket en viss usikkerhet om nybygget kan gjennomføres i samme avstand fra jernbanen som bestående skolebygg. Det er ikke avdekket spesielle risikoer knyttet til tekniske løsninger på tomt og byggeri. 2.7 FutureBuilt Det arbeides ut fra planlagt søknad om deltakelse i FutureBuilt-programmet, dersom planlagte løsninger knyttet til energieffektivitet/energiløsninger i byggeprosessen og i bruk, samt transportløsninger aksepteres. En utfordring for redusert transportbehov, er frakt av elever til/fra skolen samt høyt antall lærere/ansatte i forhold til elevmassen. Foreløpig innmelding er foretatt før styrebehandlingen, mens endelig beslutning om deltakelse i FutureBuilt fremlegges styre til beslutning på et senere tidspunkt /RP Vedlegg 1: statusrapport fra PL 07.10.2011 3
Drammen Eiendom KF Vedlegg 1, statusrapport fra PL 07.10.2011 Frydenhaug skole Phone 46 80 55 55 E-post hr@hrprosjekt.no Web www.hrprosjekt.no Org nr 988 889 245 Adresse Widerøeveien 5 Postnr 1360 Fornebu Status rapport fra Juni til Oktober 2011 Fremdrift. Det er ingen endring i fremdriftsplanen i forhold til ferdigstillelse. Pga litt usikkerhet i markedet er det ønskelig og legge ut anbudet så fort som mulig. Prosjekteringsgruppen har jobbet med en plan slik at vi anbudet kan legges ut allerede 15. desember. Anbudet skal kontrolleres av DEKF før utsendelse og gjennomgå en juridisk kontroll. Følgende milepæler kan nevnes. Anbudet lagt ut på Doffin. 15.desember 2011 Kontraktsinngåelse. 29. mars 2012 Byggestart. 01. juli 2012 Start innflytning. 06. mai 2012 Konklusjon. Vi er i rute i henhold til planen. Økonomi. Budsjettet er justert pr 5. oktober 2011 basert på kostnader i skisseprosjektet. Rammekostnader inkludert marginer er ca 249mill. Det er lagt inn marginer og reserver på ca 14 mill. Kostnadene til byggeprosjektet er kvalitetsjekket, kostnader til resten av prosjektet må vurderes underveis når omfanget er avklart. Det er ikke planlagt noe nytt kostnadsoverslag før anbudsperioden. Konklusjon. Vi har kontroll på økonomien i prosjektet, selv om det er noen usikre parametere som må avklares senere. Brukertilpassinger. Brukerne er godt fornøyd med skisseprosjektet og har godtatt dette. Det jobbes nå videre på saker som ikke er avklart med brukerne tidligere. Det legges vekt på at eventuelle endringer ikke skal påvirke arealene. De endringene som nå gjøres er kun små tilpassinger. Det jobbes en del med utvendige detaljer som ikke var fokusert i skisseprosjektet. Dette har med hente og bringe situasjonen osv. Dette er ennå ikke avklart. Konklusjon. Brukerne er fornøyd og det er få uavklarte saker.
Reguleringsplan. Forslag til reguleringsplan er sendt til kommunen. Etter avklaringsmøte med kommunen er det avklart at kommunen jobber videre med bestemmelsene og ARK jobber med plankart og beskrivelsen. Oppdatert plankart og beskrivelse er sendt til kommunen etter at deres ønsker er tatt med i beskrivelsen. Det forventes en tilbakemelding fra kommunen i løpet av uke 41. Det er noen forhold med planen som må avklares med Jernbaneverket og statensvegvesen, men disse forholdene skal avvente til etter forhåndshøringen. Etter anbefaling fra kommunen. Reguleringsplan forslaget skal legges frem i bystyre 15.11.2011. Konklusjon. Vi har en god dialog med kommunen forventer at planen skal gå gjennom. Prosjekteringen. Arbeidet med forprosjekteringen er godt i gang. Pga mange spesielle brukerbehov så legges det opp til en detaljert funksjonsbeskrivelse i konkurransegrunnlaget. Det er bestemt en felles gjennomgang av foreløpig underlag den 24.10 der alle presentere underlaget så langt. Det legges opp til tverrfaglig kontroll underveis i prosessen frem til konkurranse grunnlag. Det er litt arbeid med avklaring ang Konklusjon. Prosjekteringen er i rute i forhold til fremdriftsplanen.