Sjekkliste ved organisasjonsendringer

8.2.2016 Sjekkliste ved organisasjonsendringer Denne sjekklisten skal gjennomgås ved organisasjonsendringer i odø kommune, så tidlig som mulig i prosessen. egrepet organisasjonsendringer omfatter strategiske endringer, omorganisering og omstilling, ikke vanlig utviklingsarbeid og mindre justeringer av driften. Sjekklisten skal brukes både ved planlagte og pålagte endringer. Myndighetsforhold knyttet til planlegging og gjennomføring av organisasjonsendringer bør være avklart på forhånd. Sjekklisten sendes til kommunaldirektør eller rådmann i løpet av planleggingsfasen (før beslutning/før gjennomføring), og arkiveres i kommunens saksbehandlersystem (p.t. ephorte). Kort beskrivelse av endringens innhold: ephorte saksnr. 2011/6307 Innlemming av kulturkontorets Aktiv Hverdag til Rehabiliteringstjenestens Frisklivsentral. Avdeling(er): Oppvekst og kultur Helse og Omsorg Virksomhet(er): Kulturkontoret og Rehabiliteringstjenesten 1 Hvilke forhold ligger til grunn for endring (endringsbehov)? Myndighetskrav X rukerbehov X Kvalitetsmessige X Personellmessige Strukturelle X Økonomiske Andre ystyret vedtok 12.12.14 å opprettholde Aktiv Hverdag, men med et betydelig barbert budsjett. ystyret ba samtidig adm. vurdere mulige gevinster ved økt samhandling med Frisklivssentralen. 2 Hva er formålet/ mål med endringen(e)? Formålet er å samordne økonomi, kompetanse og personalressurser for å gi utvalgte målgrupper et bedre forebyggende og helsefremmende tilbud. 3 Hvor mange medarbeidere blir berørt av endringen(e)? A 2 stk. medarbeidere Solveig Kim Dørum og Lise Hunstad Hvordan blir de berørt? Endret tjenestested 2 medarbeidere Omlegging arbeidsform emanningsendring Endring av org. struktur 2 medarbeidere 1,8 årsverk blir overført til rehabiliteringstjenesten og 0,2 årsverk blir igjen på kulturkonteret for å jobbe med asis Kafe. Medarbeiderne skal samlokaliseres med frisklivssentralen. Aktiv Hverdags medarbeidere inngår i Frisklivssentralen. Sjekkliste ved organisasjonsendring i odø kommune side 1 av 6

4 Aktiv Hverdags medarbeidere Endret ansvarsområde skal utvikle Frisklivs-sentralen i samsvar med nasjonale og lokale føringer Aktiv Hverdags aktiviteter inngår i Frisklivsentralen. Alle medarbeiderne i Annet Frisklivsentralen jobber likeverdig i lag for å utvikle tilbudene. Informasjon og drøftingsplikt jf. Arbeidsmiljøloven AML og Hovedavtalen Hovedavtalen Informasjons og drøftingsplikten ved omstilling/omorganisering er omhandlet både i Arbeidsmiljøloven (AML) og i den kommunale Hovedavtalen. Arbeidsmiljøloven: 4 2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (3) «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø» 8-1 Plikt til informasjon og drøfting (1) «I virksomhet som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere skal arbeidsgiver informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte». 8 2 Gjennomføring av plikten til informasjon og drøfting (1) «Plikten til informasjon og drøfting etter 8-1 omfatter: a) Informasjon om den aktuelle og forventede utvikling av virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon. b) Informasjon om og drøfting av den aktuelle og forventede bemanningssituasjon i virksomheten, inkludert eventuelle innskrenkninger og de tiltak arbeidsgiver vurderer i den forbindelse. c) Informasjon om og drøfting av beslutninger som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. (2) Informasjon etter første ledd bokstav a skal skje på et passende tidspunkt. Informasjon og drøfting etter første ledd bokstavene b og c skal skje så tidlig som mulig. (3) Informasjonen skal gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede eventuell drøfting. Drøftingen skal bygge på informasjon fra arbeidsgiver, finne sted på det nivå for ledelse og representasjon som saken tilsier og skje på en måte og med et innhold som er passende. Drøftingen skal gjennomføres slik at det er mulig for de tillitsvalgte å møte arbeidsgiveren og få et grunngitt svar på uttalelser de måtte avgi. Drøfting etter første ledd bokstav c skal ta sikte på å oppnå en avtale. (4) estemmelsene i denne paragraf kan fravikes ved tariffavtale». Hovedavtalen: 1-1 Formål Hovedavtalen skal innenfor rammen av det lokalpolitiske demokrati bidra gjennom godt samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse til en omstillingsdyktig og serviceinnstilt kommunesektor til beste for innbyggerne. Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de til satte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. 1-4 Omstilling og utvikling side 2 av 6

Målsettingen med omstillingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Det er partenes forutsetning at omstillingsarbeid tar utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre offentlig virksomhet konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Dette stiller krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeiderne om å ta et medansvar for videreutvikling av virksomheten. 1-4-1 Omorganisering Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: omorganisering/omlegging av driften, rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, prosedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysning/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. bruk av AFP, utdanningspermisjon/stipend, etterlønnsordning). 1-4-2 Konkurranseutsetting a) Arbeidstakerorganisasjonene eller forhandlingssammenslutningene skal være representert i administrative ad hoc-grupper som utreder mulig konkurranseutsetting. b) Før vedtak om å konkurranseutsette en eller flere tjenester, skal den enkelte arbeidstakerorganisasjon/forhandlingssammenslutning gis anledning til å uttale seg skriftlig for besluttende organ. c) Det vises til lov om offentlige anskaffelser med forskrifter og ILO-konvensjon nr. 94. 3-1 Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte Ved endringer og omstillinger i kommunen/fylkeskommunen/bedriften mellom kommuner/fylkeskommuner ved oppfølging og implementering av nasjonale reformer som vil få betydning for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. Se også 3-2 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter A C D Er endringen(e) gjort kjent for de berørte arbeidstakere? Initiativet om sammenslåing kom fra de berørte medarbeiderne i Aktiv Hverdag. Endringene er gjort kjent muntlig i møter og gjennom møtereferater. Positivt mottatt fra de berørte medarbeiderne i Kulturkontoret og rehabiliteringstjenesten. Hvordan involveres arbeidstakerorganisasjonene? Organisasjon Tillitsvalgte Drøfting Råd Deltar Info Delta Mona Eilertsen X x X x Norsk Ergoterapeutforbund Kristin Navjord Schenken X x x x Er det/vil det bli utarbeidet en fremdriftsplan for endringsprosessen? Formell iverksettelse skjer gjennom vedtak i OU 1. mars 2016. Solveig og Lise kan flytte i slutten av januar. Er det/ vil det bli utarbeidet en plan for informasjon? side 3 av 6

E erørte samarbeidspartnere med frivillige instruktører vil bli orientert muntlig og gjennom infobrev fra Frisklivsentralen. Formannskapet gjennom referatsak 3. mars 2016. Er det/ vil det bli utarbeidet en plan for kompetanseutvikling? Ja X Ivaretas av Frisklivsentralen 5 Involverte fra verneorganisasjonen Verneombudet er arbeidstakernes valgte representant i HMS-spørsmål og skal ivareta deres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Instans Representant Involveres slik HVO x Verneombud Per Grøtterud Er orientert om prosessen. edriftshelsetjeneste Ingen (ikke arbeidsmiljørelatert) 6 Hovedansvarlig og bidragsytere A Hvem har hovedansvaret? Fram til overtakelse: leder for Kulturkontoret Arne Vinje Etter overtakelse: leder for rehabiliteringstjenesten Sverre Rasch. Andre bidragsytere: Lars ang fagleder, idrett, friluft og nærmiljø Harald Thinn, rådgiver for OK-avd. Erna Wangsvik, avdelingsleder for Frisklivsentralen, fysioterapitjenesten og logopedtjenesten. 7 Er det foretatt risikovurdering? Ved enhver endring på organisasjon eller virksomhetsnivå skal det i forkant av beslutningen foretas risikovurdering/ konsekvensutredninger som omfatter alle berørte virksomheter, arbeidsmiljø og personer. Risikovurderingen skal også omfatte gjennomføringen av prosjektet hendelser som kan påvirke gjennomføringen. Det skal utarbeides rutiner som sikrer at enkeltansatte blir ivaretatt før, under og etter omstillingen. Rutinene skal sikre at nødvendige planer blir utarbeidet og tiltak iverksatt for å unngå eller redusere uheldige belastninger for de ansatte. Jf. HMS-håndboka. Virksomheter; lav risiko pga. samordnet kompetanse og felles målgruppe Arbeidsmiljø; lav risiko pga. større fagmiljø side 4 av 6

Hendelser som kan påvirke gjennomføringen av prosjektet; Det vurderes som lav risiko for at tjenestetilbudet blir borte. En bør likevel være forberedt på at tilbudet innen dagens Aktiv Hverdag kan bli endret. Dette for å ivareta nasjonale og lokale føringer innen folkehelsearbeidet. sikrer at enkeltansatte blir ivaretatt før, under og etter omstillingen; lav risiko fordi medarbeiderne selv er motivert og løsningsorientert ovenfor omorganiseringen. 8 Har saken vært eller vil bli behandlet i arbeidsmiljøutvalg (AMU/SAMU)? x Ja Møtedato: 9. februar Ekstraordinært møte i AMU er innkalt til 9. februar kl. 08:30. 9 Har saken vært/ vil bli behandlet i Organisasjonsutvalget? Organisasjonsutvalget er kommunens hovedorgan i personal- og organisasjonsspørsmål. Organisasjonsutvalget er et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. x ehandling Orientering Møtedato: 1.3.2016 10 Vil saken bli behandlet i Formannskapet / ystyret? Formannskapet ehandling X Orientering Møtedato: 3. mars 2016 ystyret ehandling Orientering X Møtedato: 11 Hvilke alternativer har vært vurdert? A Kort oversikt over hvilke endringsalternativ som har vært vurdert/ vurderes/ skal vurderes: side 5 av 6

Alternativ A: Alternativ : Er null-alternativet (å ikke foreta endring) vurdert? Det er forsøkt videreføring med redusert økonomi. Konsekvensen var redusert tilbud og fortsatt underskudd på ca. kr 75.000,- i 2015. udsjett og regnskap for 2015 er detaljert gjennomgått av Sverre Rasch, Solveig Kim Dørum og økonomiavdelingens Eirik Eide Haugmo. Det er oppnådd enighet om et budsjett for 2016 som er i balanse. Skjema utfylt av: Arne Vinje og Lars ang Dato: 18.1.2016 Skjemaet ble gjennomgått i møtet 19. januar 2016. Merknadene fra møtedeltakerne ble deretter innarbeidet i teksten. Den 28.1 sendte Lars ang til møtedeltakerne «forslag til protokoll fra drøftingsmøte 19.1». Det ble bedt om tilbakemelding innen tirsdag 4.2. om protokollen og sjekklisten kunne godkjennes slik de forelå. Innen 4.2 innkom fire tilbakemeldinger: Solveig Kim Dørum, Lise Hunstad, Liv-ente Sælø, Sverre Rasch. Solveig Kim Dørum foreslo å føye til i protokollen «og Rehabiliteringstjenesten» under pkt. 1.1, samt under pkt. 5 å endre «i løpet av januar» til «1. februar». Lise Hunstad bemerket at «protokollen og sjekklisten ser bra ut». Liv ente Sælø etterspurte hva underskuddet i 2015 skyldes, og hvilke tiltak som er iverksatt for å levere regnskap 2016 i balanse? Til ovennevnte merknad fra Liv ente bemerker Sverre Rasch at 11 i sjekklisten beskriver hvordan økonomien for 2016 er ivaretatt. Sverre har også oppdatert organisasjonskartet vedlagt protokollen. Her er boksen med Frisklivsentralen og Aktiv Hverdag uthevet med skyggelegging, og det er presisert at Aktiv Hverdag har 2 av de 6 medarbeiderne i Frisklivsentralen. Formuleringen «Sverre ble bedt om å beskrive nøyaktigere Aktiv Hverdags organisasjonstilknytning til Frisklivsentralen» strykes. Ovennevnte merknader er presiseringer som er føyd til i protokollen og i sjekklisten den 8.2. av Lars ang. Innen fristen 4.2 var det således ingen prinsipielle endringsforslag til protokollen eller sjekklisten, slik at disse nå kan ansees som godkjent. Erna Wangsvik Lars ang Arne Vinje Solveig Kim Dørum Sverre Rasch Lise Hunstad Mona Eilertsen Kristin Schjenken Navjord side 6 av 6