Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Anskaffelse av bistand til ordning og avlevering av eldre arkiv til Riksarkivet
INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG... 3 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.2 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.3 BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE... 3 2 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON... 4 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 2.2 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON... 4 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN... 4 2.4 BEFARING... 5 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING... 5 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 3.2 KUNNGJØRING... 5 3.3 KONTRAKT... 5 3.4 OFFENTLIGHET... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 4.1 GENERELT... 5 4.2 SKATTEATTESTER... 6 4.3 HMS EGENERKLÆRING... 6 4.4 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 4.5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 5 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD... 7 5.1 TILBUDET... 7 5.2 FORMELLE KRAV... 8 5.2.1 Språk... 8 5.2.2 Innpakning og merking... 8 5.2.3 Leveringsadresse... 8 5.3 FRISTER... 8 5.3.1 Tilbudsfrist... 8 5.3.2 Vedståelsesfrist... 9 5.3.3 Fremdriftsplan... 9 5.4 LEVERANSEBESKRIVELSE... 9 6 VALG AV TILBUD... 9
1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Sivilombudsmannen skal inngå avtale om bistand til ordning og avlevering av virksomhetens eldste arkiv til Riksarkivet. Det skal inngås avtale med 1 (én) leverandør. 1.2 ANSKAFFELSENS OMFANG Prosjektet som er beskrevet i punkt 1.3, forventes ferdigstilt ved årsskiftet 2014/2015. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse og oppdraget skal inngås som en fastprisavtale. Arkivtjenester er kategorisert som uprioritert ytelse (kategori 27) og anslått verdi for anskaffelsen er over kr 500.000. Anskaffelsen reguleres dermed av forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. 1.3 BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE Bakgrunn Sivilombudsmannen ble opprettet i 1963 og har ikke avlevert noe papirarkiv tidligere. Det er nå ønskelig å få ordnet og avlevert det eldste materialet. Sivilombudsmannen er ikke omfattet av arkivloven, men det er inngått en avtale med Riksarkivet om avlevering av papirarkivet. Det er en forutsetning for avtalen at lover og regler følges på lik måte som for andre virksomheter som avleverer materiale til Riksarkivet. Avtalen med Riksarkivet er vedlagt som vedlegg 3. Arkivet som skal avleveres er på ca. 147 hyllemeter og er fra årene 1963-1989. Det består i hovedsak av et tradisjonelt sakarkiv med inn- og utgående korrespondanse i esker, samt innbundne journaler, kopibøker mv. Hovedtyngden av materialet er klagesaker arkivert fortløpende etter saksnummer. Det er i mars 2014 foretatt en stikkprøvetest etter spor av mugg eller soppsporer i materialet som ønskes avlevert. Materialet inneholder hverken mugg eller sopp (se vedlegg 4 rapport fra Mycoteam AS). Beskrivelse av hvilke oppgaver som ønskes utført: Tilbyder skal stå for prosjektstyringen og gjennomføringen av hele avleveringsarbeidet, fra nedpakking og henting av materialet i Sivilombudsmannens lokaler til en endelig formelt godkjent avlevering til Riksarkivet. Tilbyder må kunne ta arkivfaglige vurderinger og avgjørelser, samt gi råd til oppdragsgiver underveis i prosessen. I arbeidet inngår: planlegging, nedpakking, flytting av materialet fra Sivilombudsmannens lokaler til tilbyders lokaler, ordning og arkivbegrensning (dvs. fjerning av ikke arkivverdig materiale som for eksempel binders, gule lapper, plastikk mv), ompakking i arkivesker i godkjent materiale, etikettering av eskene etter forskrift,
registrering av materialet i elektronisk database på den måten Riksarkivet krever, utarbeidelse av avleveringslister, flytting fra tilbyders lokaler til Riksarkivet og gjennomføring av en formell avlevering til Riksarkivet. Oppdraget skal utføres i lokaler tilbyder disponerer. Estimert kostnad for frakt og emballasje må inngå i tilbudet. Tilbudets løsningsforslag må inneholde en framdriftsplan. Avleveringen skal utføres iht. følgende krav: - Leverandøren skal involvere Riksarkivet i en tidlig fase i prosjektet. - Større arkivfaglige avklaringer skal tas i samråd med Riksarkivet og Sivilombudsmannen. - Arkivmaterialet skal være sikret under transport og i de lokaler arbeidet skal foretas, både mot fare for ødeleggelse og mot at uvedkomne får tilgang til arkivmaterialet. - Materialet skal ordnes og pakkes etter retningslinjer som ellers følger i arkivloven med forskrifter, herunder skal det brukes syrefrie omslag og esker som oppfyller ISO 9706- standarden. - Arkivet må registreres elektronisk på den måten Riksarkivet krever. Det innebærer at arkivet må registreres i en Asta5-database, eller på en slik måte at informasjonen kan konverteres til Asta5-format (f.eks. Excel). Tilbyders oppdrag er ikke fullført før Riksarkivet har godkjent avleveringen. 2 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen skal rettes til: Solveig Torgersen og Solveig Antila på e-post postmottak@sivilombudsmannen.no. Alle henvendelser skal være skriftlige. Leverandører skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner hos oppdragsgiver for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 2.2 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON Leverandøren skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Sivilombudsmannen tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi eventuelle endringer av kontaktopplysninger ikke har blitt formidlet til oppdragsgiver. 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN Spørsmål til konkurransen kan sendes oppdragsgivers kontaktperson, jf. punkt 2.1, innen fredag 11. mai 2014. E-posten skal merkes med «Konkurranse om ordning og avlevering til Riksarkivet av eldre arkiv» i emnefeltet. Spørsmål fra leverandørene anonymiseres og besvares samlet til alle leverandørene. Spørsmål som stilles etter fristen, kan leverandøren ikke forvente at blir besvart.
2.4 BEFARING Det vil bli avholdt befaring i Sivilombudsmannens lokaler mandag 5. mai 2014 kl. 11.00. Interesserte bes melde seg på til oppdragsgivers kontaktperson, jf. punkt 2.1, innen fredag 2. mai 2014. 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og av forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. Sivilombudsmannen understreker at det i en åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 3.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen i uke 16. Kunngjøringen kan finnes på www.doffin.no. 3.3 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av vedlegg 1, Kontraktsvilkår. Kontrakten anses som akseptert av leverandøren, med mindre leverandøren inntar uttrykkelige forbehold. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 3.4 OFFENTLIGHET Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av tilbud er bestemt. Ved eventuelle begjæringer om innsyn etter dette tidspunkt vil oppdragsgiver vurdere hvilke av opplysningene i tilbudet som er forretningshemmeligheter og således unntatt offentlighet. Leverandøren som har inngitt det aktuelle tilbudet, vil bli kontaktet i denne forbindelse. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 GENERELT Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil leverandørens tilbud ikke bli vurdert nærmere. Hvis leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp kontaktes for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres. Kontakten må skje skriftlig.
Dersom leverandøren ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som leverandøren indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremgå tydelig. I et slikt tilfelle må det godtgjøres at leverandøren reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. 4.2 SKATTEATTESTER Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er til dokumentasjon Norske leverandører skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 4.3 HMS EGENERKLÆRING Leverandører fra andre EØS-land, land omfattet av GPAavtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. til dokumentasjon Leverandører skal legge frem signert egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta-20060407-0402-033.html Erklæringen skal være datert, og den skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.4 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. til dokumentasjon Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder.
4.5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal være kredittverdig. til dokumentasjon Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. For å tilfredsstille kravet må leverandørens økonomiske situasjon oppfylle kravene som stilles til en kredittrating på A eller bedre. 4.6 LEVERANDØRENS FAGLIGE KVALIFIKASJONER Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. til dokumentasjon Leverandører skal dokumentere at lignende prosjekt har blitt gjort innenfor avtalte tids- og kostnadsrammer. De relevante leveranser som det vises til skal dokumenteres med oppdragets verdi og omfang, tidspunkt for leveransen, oppdragsgiver og mottaker. Referansepersoner skal oppgis, og referansepersoner vil bli kontaktet ved behov. Det skal dokumenteres at leverandøren er godt innsatt i regelverket som styrer en avleveringsprosess til Riksarkivet. 5 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD 5.1 TILBUDET Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Leverandørens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 2.2 Leverandørens kontaktperson. Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt 5.3.2 Vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Leverandøren. Tilbudet leveres i en egen perm med skilleblad og struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på kredittverdighet 6. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag
7. Pris og betalingsbestemmelser etter skjema vedlagt som vedlegg 2 (utfylt) 8. Beskrivelse av tilbudt ytelse i henhold til punkt 1.3 9. Dokumentasjon på tildelingskriteriet kvalitet Leverandøren kan ikke forvente at dokumentasjon som presenteres på annen måte enn denne, vil bli vurdert. 5.2 FORMELLE KRAV 5.2.1 Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. Der leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. Kontakten må skje skriftlig. 5.2.2 Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket med tape/lim. Tilbudet skal videre leveres i anonymisert forsendelse. Det innebærer at forsendelsen ikke må gi opplysninger om avsenderens identitet. Tilbudet skal merkes «Tilbud ordning og avlevering til Riksarkivet av eldre arkiv». Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, og/eller ikke er sendt i anonymisert og i lukket forsendelse, vil bli avvist. 5.2.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering på besøksadresse: Sivilombudsmannen Akersgata 8 0158 Oslo Ved postforsendelse: Sivilombudsmannen Postboks 3 Sentrum 0101 Oslo 5.3 FRISTER 5.3.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til fredag 16. mai 2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf. punkt 5.2.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det leverandørens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
5.3.2 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til fredag 27. juni 2014. 5.3.3 Fremdriftsplan Sivilombudsmannen har som mål at leverandør skal være valgt i løpet av uke 21. Arbeidet bør kunne starte opp mot slutten av andre kvartal, eventuelt tidlig tredje kvartal 2014. 5.4 LEVERANSEBESKRIVELSE Tilbudet skal inneholde en bekreftelse av at leveransen vil tilfredsstille krav i konkurransegrunnlagets punkt 1.3, sammen med en beskrivelse av den tilbudte ytelsen. Nøkkelpersonell, dvs. de personer som er ansvarlig for tjenesteleveransen, skal navngis, se også beskrivelse av tildelingskriteriet kvalitet i punkt 6. 6 VALG AV TILBUD Valg av tilbud vil skje etter en vurdering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier: Pris (75 %) basert på ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2. Kvalitet (25 %) basert på en vurdering av tilbudt personells CV med beskrivelse av erfaring med tilsvarende oppdrag. Det bemerkes at leverandørens erfaring også inngår som en del av kvalifikasjonsvurderingen. For å oppfylle kvalifikasjonskravet kreves det at leverandøren har kapasitet og fagkyndighet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. I tilbudsvurderingen som foretas i tildelingsfasen er det kvaliteten på de tilbudte tjenestene som skal vurderes, altså hvor gode tjenester den tilbudte leverandøren forventes å kunne tilby.