NIVÅ 1, Overføringsprosjektet OUS Ahus Revidert av felles prosjektseretariat 25.03.10. 1. Kartlegging og risikovurdering av mulige risikofaktorer Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer som skal Kartlegges og vurderes Mulig årsak/ begrunnelse Forebyggende rutiner/ Prosedyrer Mulige konsekvenser Meget liten stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig PASIENTBEHANDLING 1 Tap av fagkompetanse Frafall av personell i Likeverdige overføringen Behandlingsmiljøer blir for små til å opprettholde god faglig kvalitet Ahus har ikke egen avdeling for geriatri Kunnskapen om kultursensitiv behandling ved Ahus 2 Økning i ventelistene / ventetid, redusert kapasitet i behandlingen Omstillingsprosessen tar tid og fokus fra pasientbehandlingen/-omsorg Ulike kulturer og måter å organisere tjenestene på ved de to foretakene helsetjenester pasientrettighetsloven Avtale om internt arbeidsmarked Ikke likeverdige tjenester Manglende stabil personellkapasitet og kompetanse Dårligere pasientbehandling og sikkerhet Splitting av etablerte fagmiljø OUS Omsorgsnivået reduseres Ventelistegarantien Redusert behandlings tilbud 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen Behandlingstilbudet innen Psykisk helsevern driftes ulikt ved de to sykehusene Pasienter som behandles for alvorlige sykdommer risikerer å bytte lege og behandlings-miljø Ulike IKT system kompliserer prosessen: Opptrappingsplan TSB Samhandlingsreformen Mulighet for feilbehandling Dårligere pasientbehandling og sikkerhet Pasienter kan falle ut av behandlingssystemet
Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer som skal Kartlegges og vurderes Mulig årsak/ begrunnelse Forebyggende rutiner/ Prosedyrer Mulige konsekvenser Meget liten stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig 4. Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak Prosedyrer for inn- og utskriving ved foretakene er ulik Samhandlingsstrukturen er ulik 5. Informasjon Manglende/ikke riktig informasjon om kapasitet ved Ahus 2011 Manglende informasjon om omstillingsprosessen til brukere, ansatte og eksterne aktører Vedtak om endrede opptaksområder i Helse Sør Øst Tap av gode samarbeidsrelasjoner Mindre kontinuitet i pasientbehandlingen Redusert omdømme Unødig usikkerhet for brukere og ansatte ANSATTE 6 Fordeling av personell / mellom de to sykehusene etter omstillingen er ikke i samsvar med kompetansebehov Metode for omstilling og overføring av personell er ikke dekkende for kompleksiteten i prosessen Metode for omstilling og overføring følges ikke Bemanningstilpasning begge helseforetak gjennomføres i 2010 Aktuelle avtaler og lovverk innen HR Overtallighet av ansatte og ledere ved OUS Mangel på personell ved Ahus 7 Motstand mot endring Manglende tillit Omstillingstrøtthet Tidspress Fare for at ansatte i OUS ikke ønsker å bytte arbeidsplass 12 prinsipper for omstilling i Helse Sør Øst Avtale om felles indre arbeidsmarkes Omstillingsavtalen Utrygghet i arbeidsmiljøet Forsinkelser i prosessen 8 Ikke nok leder- og HR kapasitet, inklusive juridisk kapasitet knyttet til For lite kapasitet til gjennomføring av personell- Prosess kan forsinkes 3
Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer som skal Kartlegges og vurderes Mulig årsak/ begrunnelse Forebyggende rutiner/ Prosedyrer Mulige konsekvenser Meget liten stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig omstillingsprosessen kartleggingssamtaler i OUS Omfattende prosess med beskrivelse av personell- og kompetansebehov i Ahus 9 Tap av nøkkelpersonell i 2010 Omstillingsusikkerhet Nøkkelpersonell søker seg til andre virksomheter Mangel på kompetanse i begge HF ØKONOMI 10 Omstillingskostnader Redusert aktivitet i omstillingsprosessen Kostnader ved flytting IKT tilpasninger Investeringskostnader 11 Endrede pasientstrømmer - retten til fritt sykehusvalg Potensielt stort volum av pasienter som kan ønske å opprettholde OUS som sitt lokal- og områdesykehus Usikkerhet rundt gjestepasientoppgjør 12 Framdriften i prosjektet Stort omfang av aktiviteter, kort tidsramme Ulike fokus mellom avgiver og mottaker Økte kostnader Omstillingskostnader kan påvirke driftsbudsjett for 2010 og 2011 Redusert inntekt Underfinansiering av aktivitet for OUS Kapasitetutfordringer i OUS Økt ventetid Økte kostnader Midlertidig forringet pasienttilbud 13 Periode med redusert aktivitet og inntekt fra høst 2010 Store pasient og personell forflytninger Redusert inntekt 4
2. Risikomatrise Sett ID-nummeret på de uønskede hendelsene fra kartleggingsskjemaet inn i risikomatrisen der sannsynlighet møter konsekvens. KONSEKVENS SANNSYNLIGHET NR Betegnelse 1. Meget liten 2. 3. 4. Stor 5. 5 Svært alvorlig 10 12 4 Alvorlig 3 2 Lav 1 Ubetydelig 4 1 3 5 6 9 11 8 13 7 2 1. Tap av fagkompetanse 2. Økning i ventelistene / ventetid, redusert kapasitet i behandlingen 3. Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen 4. Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak 5. Informasjon 6. Fordeling av personell mellom de to sykehusene er ikke i samsvar med kompetansebehov 7. Motstand mot endring 8. Ikke nok leder- og HR kapasitet inklusiv juridisk kapasitet knyttet til omstillingsprosessen 9. Tap av nøkkelpersonell i 2010 10. Omstillingskostnader 11 Endrede pasientstrømmer - fritt sykehusvalg 12. Framdriften i prosjektet 13. Periode med redusert aktivitet og inntekt fra høst 2010 og videre 5
3. Tiltaksplan ID Risikofaktorer Forslag til tiltak Ansvarlig Tidsfrist milepælnr i parentes Status PASIENTBEHANDLING 1 Tap av fagkompetanse Kartlegging av ansatte som ønsker overføring Årvåkenhet og særlig vurdering mht potensiell oppsplitting av fagmiljøer som kan bli for små for å opprettholde god behandlingskvalitet. Involvere OUS personale i kompetanseoverføringsplaner Gjennomføring av prosjekt likeverdige helsetjenester ved Ahus Felles prosjektstab 16.06.10 (37) 26.03.10. (21) 30.09.10. (38) 31.12.10 2 Økning i ventelistene / ventetid, redusert kapasitet i behandlingen Ahus gjennomfører eget prosjekt på geriatri og rehabelitering Ahus etablerer kontakt med internasjonalt råd i Alna Bydel Tematikk løftes inn i arbeidesfellesskapet som starter opp 15.02 mellom alle bydeler og alle sykehus som dekker Oslo, samt Oslo kommune om kulturutfordringer. HR og linjelederstøtte til alle medarbeider som berøres av omstillingsprosessen Kortest mulig overføringstid Omstillingsmidler til (delvis) frikjøp av sentrale prosjektmedarbeidere Se til erfaringene fra tidligere overføringsprosesser 31.12.10. 6
ID Risikofaktorer Forslag til tiltak Ansvarlig Tidsfrist milepælnr i parentes Status 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen 4. Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak Informasjon/kommunikasjon Fokus på tilgjengelighet for pasientene Informasjon til / dialog med fastleger Overføringsrutiner for pasienter Etablere faglig samarbeid i forkant av overføring, samt informasjon til befolkningen om endrigene Kontaktpersoner og prosedyrer ved henvisning behandling, og etter utskrivning revideres og tilpasses Etablere nye samarbeidsavtaler Dialog og informasjon mot fastleger, legevakt, bydeler og kommuner 31.12.10. (31) høst (52 og 53) høst (52 og 53) 5 Informasjon Felles informasjonsplan Informasjon via hensiktsmessige kanaler, tilstrekkelig og riktig til alle interessenter internt og eksternt 25.03.10 (30) 31.12.10 (31) ANSATTE 6 Fordeling av personell / mellom de to sykehusene etter omstillingen er ikke i samsvar med kompetanse-behov Begge foretak har eierskap og lojalitet til HR metoden og totalprosessen Tett dialog og samspill med TV/ VO Detaljert plan for overføring av personale 16.06.10 (37) 30.09.10 (38) 7
ID Risikofaktorer Forslag til tiltak Ansvarlig Tidsfrist milepælnr i parentes Status 7 Motstand mot endring Informasjon TV/VO og ledere. Rask avklaring. 8 Ikke nok leder- og HR kapasitet, inklusive juridisk kapasitet knyttet til omstillingsprosessen Hospitering møteplasser. Holdninger/kulturarbeid begge sykehus Estimere behov for HR kompetanse og kartlegge tilgjengelige ressurser. Opplæring av linjeledere Vurdere innleie av ekstra ressurser ved behov 31.12.10 16.06.10 (37) 9 Tap av nøkkelpersonell i 2010 Informasjon/dialog/medvirkning 31.12.10 ØKONOMI 10 Omstillingskostnader Følge fremdrift i milepælplan 31.12.10. 11 Konsekvenser av retten til fritt sykehusvalg Informasjon (starte prosess vår 2010) til henvisende fastleger og avtalespesialister 31.12.10 (32) 12 Framdriften i prosjektet Lojalitet til milepælplanen 31.12.10. 13 Periode med redusert aktivitet og inntekt fra høst 2010 og videre Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus ifht overlappende områder 30.04.10. (41) 31.12.10. (43) 8