OPPFØLGING AV TIDLIGERE

OPPFØLGING AV TIDLIGERE RAPPORT OM OVERHOLDELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Søndre Land kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 2014-12 Innlandet Revisjon IKS Side 1 2015-076/BH/TG

Innlandet Revisjon IKS Side 2

INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 5 1.1 BAKGRUNN... 5 1.2 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 5 1.2 PROBLEMSTILLINGER... 6 2. METODE... 6 3. REVISJONSKRITERIER... 7 3.1 KRITERIER PROBLEMSTILLING 1... 7 3.2 KRITERIER PROBLEMSTILLING 2... 7 4. PROBLEMSTILLING 1... 9 4.1 OPPLÆRING... 9 4.2 KONTROLLRUTINER... 10 4.3 TILTAK FOR Å SIKRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE OG FØRING AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL... 10 4.4 TILTAK FOR Å SIKRE AT ANSKAFFELSER AV SAMME TYPE BLIR SETT I SAMMENHENG... 11 4.5 TILTAK FOR Å SIKRE AT BEHOVET FOR RAMMEAVTALER PÅ STØRRE INNKJØPSOMRÅDER VURDERES LØPENDE 12 4.6 KONKLUSJON... 12 5. PROBLEMSTILLING 2... 13 5.1 REVISJONSKRITERIER... 13 5.2 DATA... 13 5.3 OPPSUMMERING, REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER - GJENNOMFØRT KONKURRANSE... 20 5.4 OPPSUMMERING, REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER - PROTOKOLLPLIKT... 21 5.5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 22 REFERANSER... 23 VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE... 24 Innlandet Revisjon IKS Side 3

SAMMENDRAG Innlandet Revisjon IKS gjennomførte i 2012 forvaltningsrevisjonsprosjektet «Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser». Undersøkelsen viste svakheter i rådmannens interne kontroll og mangelfull konkurranse og dokumentasjon av anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000. Kommunestyret behandlet rapporten i møte 10.09.12, sak 64/12. Kommunestyret mente resultatene av kontrollen var bekymringsfull og ba rådmannen sette i verk tiltak for å sikre at kommunen overholder regelverket på området. Kommunestyret ba kontrollutvalget følge opp rapporten og foreta en ny stikkprøve av kommunens overholdelse av lov om offentlige anskaffelser i løpet av 2013. Revisjonens oppfølgingskontroll som ble foretatt i 2014, hadde følgende problemstillinger: 1 Hvilke tiltak har rådmannen iverksatt for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 2 Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til føring av protokoll og gjennomføring av konkurranse? Konklusjoner Problemstilling 1 Kommunen har i samarbeid med anskaffelsesenheten satt i verk forebyggende tiltak for å sikre at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen har ikke satt i verk egne kontrolltiltak rettet mot anskaffelsesregelverket eller tiltak som sikrer at anskaffelsene blir sett i sammenheng. Omfanget av rammeavtaler har økt, noe som bidrar til at regelmessige anskaffelser følger regelverket. Problemstilling 2 Revisjonen vurderer at det er brudd på anskaffelsesregelverket for 7 av 12 anskaffelser både når det gjelder konkurransekravet og protokollplikten. Innlandet Revisjon IKS Side 4

1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN Innlandet Revisjon IKS gjennomførte i 2012 forvaltningsrevisjonsprosjektet «Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser» på oppdrag fra kontrollutvalget. Undersøkelsen viste svakheter i rådmannens interne kontroll på området, jf. kommunelovens krav til rådmannen om betryggende kontroll. Videre var det mangelfull konkurranse og dokumentasjon av anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000, i henhold til kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunestyret behandlet rapporten i møte 10.09.12, sak 64/12. Kommunestyret mente resultatene av kontrollen var bekymringsfull og ba rådmannen sette i verk tiltak for å sikre at kommunen overholder regelverket på området. I denne forbindelse ble det vist til rapportens anbefalinger om: å gjennomføre opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser tilpasset behovet å etablere kontrollrutiner for å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser å sikre gjennomføring av konkurranse og føring av anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 eks. mva. Å sikre at anskaffelser av samme type blir sett i sammenheng slik at konkurranse blir gjennomført i samsvar med regelverket Å sikre at anskaffelsesprotokoll føres for samlede anskaffelser av samme type med anslått verdi over kr 100 000 eks. mva. i samsvar med regelverket Å vurdere behovet for rammeavtaler på større innkjøpsområder løpende Kommunestyret ba kontrollutvalget følge opp rapporten og foreta en ny stikkprøve av kommunens overholdelse av lov om offentlige anskaffelser i løpet av 2013. 1.2 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING På bestilling fra kontrollutvalget utarbeidet Innlandet Revisjon IKS en plan for oppfølging av revisjonsrapporten fra 2012 om «Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser». Planen ble behandlet i kontrollutvalget 17.september 2013, sak 30/2013. Det ble fattet følgende vedtak: Innlandet Revisjon IKS Side 5

1. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjøre undersøkelsen i tråd med den framlagte oppfølgingsplanen. 2. Formålet med undersøkelsen er å se om rådmannen har iverksatt tiltak for å sikre at kommunen overholder lov om offentlige anskaffelser, jf. punkt 2 i kommunestyrets vedtak sak 64/2012. 1.2 PROBLEMSTILLINGER 1.2.1 PROBLEMSTILLINGER 3 Hvilke tiltak har rådmannen iverksatt for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 4 Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til føring av protokoll og gjennomføring av konkurranse? 2. METODE Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Vi hadde oppstartmøte med kommunalsjefen for Lokalsamfunn inkl. Stab og økonomisjefen 21.oktober 2014. Referat fra oppstartmøtet ble oversendt møtedeltakerne for verifisering. Kommunalsjef har vært kontaktperson i prosjektperioden. Første problemstilling: Hvilke tiltak har rådmannen iverksatt for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Vi har fremskaffet opplysninger om iverksatte tiltak ved intervju i oppstartmøtet. Det var spesielt fokus på opplæring, etablerte kontrollrutiner, føring av anskaffelsesprotokoll og gjennomføring av konkurranse. Andre problemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til føring av protokoll og gjennomføring av konkurranse? Vi tok utgangspunkt i de leverandører, typer kjøp og områder hvor kommunen hadde flest avvik ved revisjonen i 2012. Vi foretok uttrekk på hovedboka for 2014 pr 9.oktober. Innlandet Revisjon IKS Side 6

Vi sendte brev til kommunalsjef for Lokalsamfunn inkl. Stab og ba om informasjon om og dokumentasjon på hvordan kjøpene var foretatt, og om det forelå anskaffelsesprotokoller for kjøp hos utvalgte leverandører. Vi mener de innsamlede data er tilstrekkelige, relevante og pålitelige slik at vi kan svare på problemstillingene. 3. REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. 3.1 KRITERIER PROBLEMSTILLING 1 Problemstilling 1: Hvilke tiltak har rådmannen iverksatt for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Kriterier for problemstillingen finner vi i: LOV 1992-09-25-107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 23 andre ledd Kommunestyrets vedtak sak 64/2012 punkt 2, se kapittel 1.1 i rapporten. I henhold til Kommunelovens 23 andre ledd, skal administrasjonssjefen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Dette gjelder også for etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunestyrets vedtak punkt 2 er gjengitt i denne rapportens kapittel 1.1. 3.2 KRITERIER PROBLEMSTILLING 2 Problemstilling 2: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til føring av protokoll og gjennomføring av konkurranse? Kriterier for problemstilling 2 finner vi i: Innlandet Revisjon IKS Side 7

LOV 1999-07-16-69 Lov offentlige anskaffelser FOR 2006-04-07-402 Forskrift om offentlige anskaffelser FAD desember 2013 oppdatert Veileder til reglene om offentlige anskaffelser Kommunens retningslinjer og anskaffelsesreglement LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre best mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. GRUNNLEGGENDE KRAV De grunnleggende krav som gjelder for alle anskaffelser, uansett verdi, fremgår av lovens 5. Det fremgår blant annet at: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.» KRAVET TIL KONKURRANSE Sentralt i vår undersøkelse er lovbestemmelsen i 5 andre ledd om at enhver anskaffelse skal være basert på konkurranse så langt det er mulig. Forskrift om offentlige anskaffelser har i 3.1 femte ledd en utfyllende bestemmelse om at konkurransen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsen. Det skal være så mange leverandører at reell konkurranse er sikret. BEREGNING AV ANSKAFFELSENS ANSLÅTTE VERDI For å avgjøre hvilke regler som gjelder for den enkelte anskaffelse, må anskaffelsens anslåtte verdi beregnes. Reglene for denne beregningen finner vi i FOA del I 2-3, 1-15 ledd. Punktene 1 og 11 er sentrale for våre vurderinger: Anskaffelsens anslåtte verdi skal beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eks. mva. for de kontrakter som utgjør anskaffelsen(1). For vare- og tjenestekontrakter som inngås med regelmessige mellomrom stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. Kontraktsverdien kan beregnes ut fra historiske opplysninger(de siste 12 måneder/ siste regnskapsår) eller forventet kontraktsverdi i løpet av 12 måneder fra første leveranse(11). Innlandet Revisjon IKS Side 8

KRAVET TIL DOKUMENTASJON Bestemmelsen i lovens 5 tredje ledd om at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen er sentral og gjelder for alle anskaffelser. Kravet om etterprøvbarhet pålegger oppdragsgiver å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføring av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet; jf. FOA 3-1 sjuende ledd. FØRING AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL For å sikre at dokumentasjonskravet blir oppfylt, er det innført protokollplikt for alle anskaffelser over kr 100 000 ekskl. mva. jf. FOA 3-2. 4. PROBLEMSTILLING 1 Hvilke tiltak har rådmannen iverksatt for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Kommunestyret i Søndre Land kommune ba rådmannen i sak 64/12 iverksette tiltak for å sikre at kommunen overholder regelverket for offentlige anskaffelser, med henvisning til forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger. Vi vil gjennomgå de enkelte punkter hvor vi har formulert anbefalingene som revisjonspåstander/revisjonskriterier. 4.1 OPPLÆRING Revisjonskriterium Rådmannen skal ha gjennomført opplæring i regelverket om offentlige anskaffelser tilpasset behovet. Data Innkjøpssjefen i den regionale anskaffelsesenheten hadde høsten 2012 opplæring i anskaffelsesregelverket med gjennomgang av intranettsiden «Anskaffelser Gjøvikregionen» for avdelingslederne i Søndre Land kommune. Vinteren 2013/2014 hadde Innkjøpsenheten opplæring for avdelingslederne i bruk av E-handel. Revisors vurdering Rådmannen har gjennomført opplæring i regelverket for avdelingslederne i samsvar med anbefalingen. Avdelingslederne har helhetlig ansvar og vi vurderer derfor at de sammen med rådmannsledelsen er de mest sentrale aktørene i anskaffelsesprosessen. Innlandet Revisjon IKS Side 9

4.2 KONTROLLRUTINER Revisjonskriterium Rådmannen skal ha etablert kontrollrutiner for å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Data Revisjonen har fått opplyst at rådmannen ikke har spesifikke kontrollrutiner rettet mot etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Kommunen mottar månedlige innkjøpsstatistikker på kjøp på rammeavtaler og e-handel fra felles innkjøpsenhet for oppfølging i kommunalsjefenes ledermøter. Revisors vurdering Rådmannen har ikke etablert kontrollrutiner rettet mot etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser for anskaffelser utenom kjøp på rammeavtaler. 4.3 TILTAK FOR Å SIKRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE OG FØRING AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL Revisjonskriterium Rådmannen skal ha gjennomført tiltak for å sikre gjennomføring av konkurranse og føring av anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 eks. mva. Data Avdelingslederne er gjennom omorganisering i kommunen gitt et helhetlig ansvar og skal sørge for at lov om offentlige anskaffelser blir fulgt, jf. lederavtalene. Revisjonen har fått opplyst at følgende tiltak er gjennomført i kommunen i samarbeid med anskaffelsesenheten: Det er gjennomført opplæring av avdelingslederne i kommunen senhøsten 2012. Felles intranettside med informasjon om gjennomføring av anskaffelser i Gjøvikregionen er opprettet. Her finner innkjøperne rutiner og aktuelle maler. Felles anskaffelsesreglement er utarbeidet for kommunene i Gjøvikregionen og vedtatt i Søndre Land kommune 26.mai 2014. Reglementet inneholder blant annet strategi og regler for anskaffelser, bestemmelser om innkjøpsfullmakter og fullmakter til å signere avtaler samt beskrivelse av funksjonsfordelingen mellom kommunen og anskaffelsesenheten i anskaffelsesprosessen ved generelle Innlandet Revisjon IKS Side 10

anskaffelser og regionale rammeavtaler. Reglementet er tilgjengelig på den felles intranettsiden. Anskaffelser over kr 500 000 skal i utgangspunktet skje i regi av anskaffelsesenheten, mens anskaffelser under kr 500 000 utføres av kommunen selv, men bistand etterspørres ved behov. Revisors vurdering Etter revisjonens vurdering vil de gjennomførte tiltakene bidra til å sikre gjennomføring av konkurranse og føring av anskaffelsesprotokoll. 4.4 TILTAK FOR Å SIKRE AT ANSKAFFELSER AV SAMME TYPE BLIR SETT I SAMMENHENG Da fjerde og femte anbefaling henger sammen, har vi valgt å omtale de samtidig. Revisjonskriterier Rådmannen skal ha sikret at anskaffelser av samme type blir sett i sammenheng slik at konkurranse blir gjennomført og anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000 eks. mva. blir ført i samsvar med regelverket. I følge funksjonsfordeling i anskaffelsesprosessen i anskaffelsesreglementet punkt 5.2.1 skal ledere/budsjettansvarlige i den enkelte kommune ved enkeltkjøp og rammeavtale for en kommune, selv vurdere behovet for rammeavtaler. Data Kommunen har fokus på bruk av rammeavtaler og E-handel og har hatt en økning i antall rammeavtaler og bruk av E-handel. Det er anskaffelsesenheten som kjører anskaffelsesprosessene for rammeavtaler. Behovet for nye rammeavtaler fremkommer i hovedsak etter analyser av innkjøp fra anskaffelsesenheten. Kommunen kan komme med innspill til aktuelle områder for rammeavtaler. Kommunen har ingen rutine for å vurdere aktuelle områder for rammeavtaler. Revisors vurdering Sikring av at anskaffelser av samme type blir sett i sammenheng foregår gjennom anskaffelsesenhetens analyser av innkjøp. Revisjonen forstår det slik at dette gjøres for å fange opp behovet for regionale rammeavtaler 1, jf. anskaffelsesreglementet punkt 5.2.2. Kommunen har ikke egen rutine for å sørge for at anskaffelser av samme type, utenom anskaffelsene på rammeavtaler, blir sett i sammenheng. 1 Når flere kommuner har gjentatte kjøp av et visst omfang innenfor samme varegruppe Innlandet Revisjon IKS Side 11

4.5 TILTAK FOR Å SIKRE AT BEHOVET FOR RAMMEAVTALER PÅ STØRRE INNKJØPSOMRÅDER VURDERES LØPENDE Revisjonskriterium Rådmannen skal ha sikret at behovet for rammeavtaler på større innkjøpsområder vurderes løpende. Data Vi har fått opplyst at anskaffelsesenheten i 2013 foretok en regnskapsanalyse for alle kommunene i regionen samlet og vurderte hvilke områder i kommunene som ville ha størst effekt av rammeavtaler. Kommunene er oppfordret til å melde inn behov for rammeavtaler. Kommunen selv har ingen rutine for å vurdere aktuelle områder for rammeavtaler. Revisors vurdering Anskaffelsesenheten vurderer løpende behovet for nye avtaler på regionalt nivå. Kommunen har ikke egne rutiner for å sikre at behovet for rammeavtaler på større innkjøpsområder vurderes løpende. 4.6 KONKLUSJON Kommunen har i samarbeid med anskaffelsesenheten satt i verk forebyggende tiltak for å sikre at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen har ikke satt i verk egne kontrolltiltak rettet mot anskaffelsesregelverket eller tiltak som sikrer at anskaffelsene blir sett i sammenheng. Omfanget av rammeavtaler har økt, noe som bidrar til at regelmessige anskaffelser følger regelverket. Innlandet Revisjon IKS Side 12

5. PROBLEMSTILLING 2 Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til føring av protokoll og gjennomføring av konkurranse? Kommunestyret i Søndre Land kommune ba kontrollutvalget i vedtaket i sak 64/12 punkt 3 om å følge opp rapporten og foreta en ny stikkprøve av kommunens overholdelse av lov om offentlige anskaffelser i løpet av 2013. 5.1 REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene finner vi i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser, rettleder til reglene om offentlige anskaffelser og kommunens retningslinjer. 5.2 DATA De 12 anskaffelsene vi valgte ut i den nye stikkprøven er beskrevet i tabell 5.1 Innlandet Revisjon IKS Side 13

Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- protokoll framlagt 1 Grow Optimal Prestasjon Lederutviklingsprogram fase 2 Ja Ja Kr 229 840 Anslått verdi mellom 150 000 og 300 000 kroner. 4 tilbydere invitert til å delta, 3 leverandører leverte tilbud 2 Maximite Kr 256 673 Kontraktsum kr 328 000 Forstudie og forprosjekt i h.h.t. verktøyet «Næringsvennlig kommune» fra Innovasjon Norge. Anslått verdi kr 300 000. Kun en leverandør invitert i samråd med Innovasjon Norge, da det etter deres skjønn kun er Maximite som kan levere i henhold til den kvalitet som stilles. Leverandøren har tung kompetanse på området, har gjennomført flere slike prosjekter, har vært med på å utvikle verktøyet; og er uten tvil den mest kompetente leverandøren. Ja 3 Frisk HMS AS kr 415 201 Rammeavtale om kjøp av bedriftshelsetjeneste sammen med Østre Toten kommune og Vestre Toten kommune. Konkurranse med forhandling gjennomført av Vestre Toten kommune med bistand fra innkjøpsenheten i Gjøvikregionen. Anslått verdi under EØS-terskelverdi, men over 500 000 kr. Fem leverandører leverte tilbud. Ja Ja 4 Norconsult kr 913 053 Prosjekt- og byggeledelse, Fluberg barnehage, ombygging rådhuset og Hov helsehus. Anslått verdi kr 1 000 000. Samarbeid med felles anskaffelsesenhet. Åpen anbudskonkurranse kunngjort på Doffin. Fem leverandører leverte tilbud. Ja Ja 5 DIO Driftsassistanse kr 169 062 Søndre Land kommune er medlem i DIO, driftsassistanse for vann og avløp som er definert som lag/forening og hvor formål, kontroll og omsetning Innlandet Revisjon IKS Side 14

Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- framgår av vedtektene og hjemmesiden. Utøvelse av driftsassistansen utføres av konsulentfirma eller egnet organ i h.h.t reglene for offentlige innkjøp, jf. vedtektene. Styret har fullmakt til å inngå avtale om utførelse av driftsassistansen. Søndre Land kommune betrakter kjøpet fra DIO som et medlemskap (kjøp som bare kan gjøres hos en i markedet og faller innenfor Anskaffelsesforskriften 2-1 (2) a), hvor det ligger en teknisk avhengighet. Fakturering vil både skje fra DIO og fra sekretariatet v/ Norconsult, hvor også Norconsult utfører selvstendige oppdrag for kommunen. protokoll framlagt 6 En Forskjell ANS Kr 227 814 Firmaet produserer ulike type tjenester i barnevernforvaltningen. Ingen enkelt kjøp/faktura er over 100.000 kr eks mva. og følgelig er det ikke skrevet noen anskaffelsesprotokoll, da det ikke er krav til protokoll for kjøp under 100.000 kr. 7 Noricom Tolke- og translatørtjeneste AS Kr 139 267 Kjøp av tolketjenester til ulike saker innen barnevern-forvaltningen. Ingen enkeltkjøp/faktura er over 100.000 eks mva. og følgelig er det ikke skrevet noen anskaffelsesprotokoll, da det ikke er krav til protokoll for kjøp under 100.000 kr. Forklaring på kjøpsprosessen og behov for anskaffelse 6 og 7 Bruken av tjenestene varierer med situasjonen for ekstern bistand i forbindelse med situasjonen på barnevernsområdet fra år til år. Innenfor barneverntjenesten er det utfordrende å planlegge med riktig behov for tjenester og behovet for tjenester fra leverandøren ble kanskje noe Innlandet Revisjon IKS Side 15

Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- protokoll framlagt undervurdert, men ingen fakturaer/kjøp alene er større enn 100.000 og man har derfor vurdert det slik at anskaffelsesprotokoll da ikke var fullt ut påkrevd. Man kan derfor kanskje si at man muligens ikke i tilstrekkelig grad har sett ytelsene i sammenheng, men på den annen side er det utfordrende å planlegge og beløp varierer over og under grensa for protokollplikt fra år til år. Det er nå etablert kontakt med innkjøpsenheten for å igangsette et samarbeid vedrørende anskaffelser som barneverntjenesten gjør for å etablere rammeavtaler, særlig gjelder dette kjøp av saksbehandlerkompetanse. Det forventes at rammeavtaler er på plass i løpet av vinteren 2015. På området for ekstern juridisk bistand på barnevernsområdet benytter Søndre Land kommune seg allerede av felles regional rammeavtale med Adv. firma Lohne & Krokeide, Gjøvik. 8 BS Undervisning Kr 248 388 Firmaet leverer skolebøker og undervisningsmateriell til skole. Det er kjøpt bøker til hovedbestillingen for året 2014. Kjøpet har skjedd i konkurranse og anskaffelsesprotokoll følger vedlagt. Anslått verdi kr 150 000. Telefonisk forespørsel til to leverandører; BS Undervisning og Gjølberg Libris. I tillegg er det foretatt mindre innkjøp som hver for seg er under 100.000 kr eks mva. og det er derfor ikke laget noen anskaffelsesprotokoll for disse. Ja Ja 9 Gjølberg Libris Kr 174 067 Firmaet leverer skolebøker og undervisningsmateriell til skole. Det er gjort flere supplerende kjøp over en periode, som hver for seg er under 100.000 kr eks mva. og det er derfor ikke laget noen anskaffelsesprotokoll. Kjøpet av bøker fra leverandøren supplerer kjøp man ikke fikk inn på hovedbestillingen. Forklaring på kjøpsprosessen og behov anskaffelse 8 og 9: Kjøp av skolebøker har mange reguleringer og for å få benyttet seg av de ulike Innlandet Revisjon IKS Side 16

Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- protokoll framlagt rabattsatser må man gjøre en hovedbestilling før en gitt frist og resten blir supplering. Derav bestillingsmønsteret over. På den annen side betrakter man anskaffelsene som gjentagende og man har sett dette i sammenheng gjennom at man nå har utløst opsjonen på bruk av felles regional rammeavtale på kjøp av skolebøker, som ble etablert sommeren / høsten 2014 av regionens innkjøpsenhet. Skolebøker vil derfor framover være avtaleregulert og skal også inn på den kommunale e- handelsplattformen. 10 Maxbo Hov Kr 380 304 Firmaet leverer en rekke byggevarer til kommunen. Kommunen har ingen rammeavtale på dette, men en løpende omforent rabattavtale. Uttak av varer blir gjort ved at kommunen foretar innkjøp av varer knyttet til mindre serviceog vedlikeholds-jobber som kommunen selv utfører på sine eiendommer. Alle kjøp er i hovedsak under 50 000 og ingen over. Forklaring på kjøpsprosessen og behov: Kommunen besitter intet lager på byggevarer mv., derfor har det utviklet seg en praksis med å benytte seg av stedlig leverandør av dette. Kjøpet gjøres med rabattsatser. Dette anses nå som det mest rasjonelle, enkle og mest kosteffektive strukturen på levering av byggematerialer etc. Alternative utsalgssteder medfører lang kjørevei, med tilkommende økte kjørekostnader og tidsbruk. Behovet er varierende pr år. På den annen side betrakter man anskaffelsene som gjentagende og man har sett dette i sammenheng gjennom at man har tatt denne leveransen opp i forbindelse med regionale konkurranser på Innlandet Revisjon IKS Side 17

Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- rammeavtaler. protokoll framlagt 11 VOKKS Installasjon AS Kr 645 122 Firmaet leverer elektroinstallasjoner til ulike kommunale bygg og anlegg. Det er kjøpt fra ulike kommunale tjenesteområder, men størst kjøp er gjort fra eiendom til vedlikehold av kommunale bygg og utleieboliger. Et enkeltkjøp på kr 251 000 er det vedlagt anskaffelsesprotokoll for. Dette gjelder gjenoppbyggingen av Vestsida skole som er kunngjort på Doffin i 2012. For øvrige kjøp er dette mindre anskaffelser gjennom året til å dekke nødvendige oppdrag på vedlikehold, samlet ca. kr 394 000. Ja/ Ja/ 12 Hagen Rørservice AS Kr 1 181 452 Firmaet leverer rørleggertjenester mv til ulike kommunale bygg og anlegg. Det er kjøpt fra ulike kommunale tjenesteområder, men størst kjøp er gjort fra eiendom til vedlikehold av kommunale bygg og utleieboliger. Alle kjøpene er mindre anskaffelser gjennom året til å dekke nødvendige oppdrag på vedlikehold. Forklaring på kjøpsprosessen og behov anskaffelse 11 og 12: Felles for disse leverandørene er at anskaffelser varierer med situasjonen for vedlikehold på kommunale bygg og anlegg. Behovet er derfor varierende pr år. På den annen side betrakter man anskaffelsene som gjentagende og man har sett dette i sammenheng gjennom at man har deltatt i den regionale konkurransen på rammeavtaler sommeren 2014. Slik sett har man i år iverksatt tiltak for å regulere området i avtaler. Gjennom denne prosessen har det blitt utviklet en felles regional beskrivelse av ytelser på ulike fagområder, som et ledd i standardiseringsarbeidet på ytelse/leveranse og på å få dette inn på den kommunale elektroniske bestillingsplattformen, e-handel. Innlandet Revisjon IKS Side 18

Nr. Leverandør Kjøp inkl. mva. pr 9.10.14 Anskaffelsen/Kommunens forklaring Konkurranse Anskaffelses- Konkurranseprosessen, som gjennomføres av felles regional innkjøpsenhet heter: Håndverksavtaler for 2014 for kommunene i Gjøvikregionen, har landet parallelle rammeavtaler for Vestre Toten, Østre Toten, Gjøvik, Nordre Land og Søndre Land. Søndre Land og Nordre Land er de siste som tildeles rammeavtaler. protokoll framlagt Tabell5.1 Innlandet Revisjon IKS Side 19

Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket 5.3 OPPSUMMERING, REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER - GJENNOMFØRT KONKURRANSE Oppsummering Undersøkelsen viser at: Det er gjennomført konkurranse for kjøp i 2014 fra 4 av 12 leverandører. Dette gjelder anskaffelse nr. 1, 3, 4 og 8. Anskaffelse nr.11 kjøp av elektroinstallasjoner fordeler seg slik: o o Anskaffelsen til gjenoppbyggingen av Vestsida skole er foretatt etter gjennomført konkurranse i 2012; anskaffelse i 2014 ca. 251 000 kr Anskaffelser for ca. 394 000 kr er gjennomført uten konkurranse Kjøp fra 7 leverandører er foretatt uten konkurranse. Dette gjelder anskaffelsene nr. 2, 5, 6, 7, 9, 10 og 12: o Forstudie og forprosjekt i henhold til verktøyet «Næringsvennlig kommune» - kun en leverandør er kontaktet. Kommunens begrunnelse er at det er bare denne leverandøren som kan levere i henhold til den kvalitet som stilles og er derfor den mest kompetente leverandøren, anskaffelse nr. 2. o Driftsassistanse for vann og avløp - DIO Driftsassistanse - anskaffelse nr. 5. Kommunen betrakter kjøpet som et medlemskap(kjøp som bare kan gjøres hos en i markedet og faller innenfor Anskaffelsesforskriften 2-1 (2) a), hvor det ligger en teknisk avhengighet. o Kjøp av tjenester innen barnevernforvaltningen, En Forskjell ANS, anskaffelse nr.6. Revisors vurdering o Kjøp av tolketjenester innen barneverntjenesten, Noricom Tolke- og translatørtjeneste, anskaffelse nr. 7. o Kjøp av skolebøker og undervisningsmateriell, Gjølberg Libris, anskaffelse nr. 9 suppleringskjøp, kjøp hos leverandør som ikke ble valgt ved gjennomført konkurranse på hovedbestillingen. Suppleringskjøp uten konkurranse er også foretatt hos leverandøren som fikk hovedbestillingen. o Kjøp av byggevarer, Maxbo Hov, anskaffelse nr.10 - løpende omforent rabattavtale. o Kjøp av rørleggertjenester, anskaffelse nr. 12 Anskaffelsene nr. 2 og 5 som er gjennomført uten konkurranse, har kommunen vurdert som foretatt som kjøp etter forskriftens del I med hjemmel i unntaksbestemmelsene i 2-1 andre ledd om at kun én leverandør i markedet kan levere og at det er teknisk avhengighet. Innlandet Revisjon IKS Side 20

Det er strenge krav til bruk av unntaksbestemmelsene i regelverket, det må foreligge objektive årsaker til at bare én leverandør kan oppfylle ytelsen og kommunen har bevisbyrden. Det er viktig at kommunen gjør en grundig vurdering og sørger for god dokumentasjon. Revisjonen kan ikke se at unntaksbestemmelsen kommer til anvendelse for anskaffelse nr. 2, Maximite. Anskaffelsene nr. 6, 7, 9, 10, 11 og 12 er regelmessige anskaffelser av samme type som ikke har vært sett i sammenheng. Anskaffelsenes samlede anslåtte verdi er ikke beregnet i samsvar med reglene i forskriftens 2-3 punkt 11. Revisjonen mener at anskaffelsene er gjennomført uten konkurranse i strid med regelverket. Revisjonen vurderer at det er brudd på regelverket for 7 av 12 anskaffelser. For 3 av de regelmessige anskaffelsene opplyser kommunen at det er etablert rammeavtaler nå på slutten av 2014, mens kommunen arbeider for å gjennomføre konkurranser og få på plass rammeavtaler for de resterende 3 anskaffelsene. 5.4 OPPSUMMERING, REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER - PROTOKOLLPLIKT Oppsummering Undersøkelsen viser at det ikke er fremlagt anskaffelsesprotokoll for 7 av 12 anskaffelser. Dette gjelder anskaffelsene nr. 5, 6, 7, 9, 10, 11(delvis) og 12 Anskaffelsene gjelder i kronologisk rekkefølge: Kjøp fra DIO Driftsassistanse for vann og avløp Kjøp av ulike tjenester i barnevernforvaltningen Kjøp av tolketjenester Suppleringskjøp av skolebøker og undervisningsmateriell Kjøp av byggevarer Kjøp av elektroinstallasjoner Kjøp av rørleggertjenester Revisors vurderinger Det var ikke ført anskaffelsesprotokoll for 7 anskaffelser. Innlandet Revisjon IKS Side 21

Anskaffelse nr. 5 er over 100 000 kr og det skulle ha vært ført anskaffelsesprotokoll i samsvar med forskriftens 2-3 uavhengig av at anskaffelsen er vurdert å være unntatt fra konkurransekravet. Revisjonen kan ikke se at kommunen har vurdert de regelmessige anskaffelsene av samme type gjennom året som én anskaffelse i samsvar med 2-3 punkt 11. Denne regelen slår også inn i forhold til protokollplikten som gjelder for anskaffelser over 100 000 kr eks. mva., jf. forskriftens 3-2. Etter revisjonens vurdering skulle anskaffelsene vært sett under ett og anskaffelsesprotokoller skulle vært ført. Revisjonen vurderer at det er brudd på regelverket for 7 av 12 anskaffelser. 5.5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Revisjonen vurderer at det er brudd på anskaffelsesregelverket for 7 av 12 anskaffelser både når det gjelder konkurransekravet og protokollplikten. Revisjonen anbefaler kommunen å vurdere om de nye rammeavtalene er tilstrekkelige for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges med hensyn til konkurransekravet og dokumentasjonskravet. Innlandet Revisjon IKS Side 22

REFERANSER LOV 1992-09-25-107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV 1999-07-16-69 Lov offentlige anskaffelser (forkortet LOA senere i rapporten) FOR 2006-04-07-402 Forskrift om offentlige anskaffelser (forkortet FOA senere i rapporten) Nærings og fiskeridepartementet, desember 2013, oppdatert «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» Kommunale dokumenter: Kommunestyrets vedtak sak 64/2012 punkt 2 Anskaffelsesreglement for kommunene i Gjøvikregionen, vedtatt i Søndre Land kommunestyre sak 33/14 Innlandet Revisjon IKS Side 23

VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 24

Innlandet Revisjon IKS Side 25