Vedlegg 1-Kravspesifikasjon og Tildelingskriterier Institusjonsmøbler
Innholdsfortegnelse 1 Beskrivelse... 3 2 Minimumskrav... 3 2.1 Krav til tilbudet/innhold... 3 2.2 Tekniske spesifikasjoner... 7 2.3 Generelle spesifikasjoner... 7 2.4 Krav service... 8 2.5 Krav universell utforming... 9 2.6 Krav - Rent bygg... 9 3 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU... 10 4 Tildelingskriterier... 10 4.1 Pris... 10 4.2 Service/konsulentbistand... 11 4.3 Produkspeketer og produktkvalitet... 12 4.4 Tilbudsskjema - spesifisering... 12
1 BESKRIVELSE I punkt 2 og i prisskjema er det stilt krav til tilbudte produkter. Tilbydere som ikke er gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene vurderes iht. avvisningsreglene i forskrift og offentlige anskaffelser. I punkt 4 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 MINIMUMSKRAV 2.1 Krav til tilbudet/innhold Oppdragsgiver har valgt å spesifisere et utvalg produkter det der det bes om pris, se prisspesifikasjon vedlegg 2. Prislisten er direkte knyttet til antatt behov for Bergsodden sykehjem, men oppdragsgiver anser at disse produktene i stor grad vil dekke behovet for produkter i avtaleperioden generelt. Det skal leveres 1 møbleringsforslag pr typer rom som er spesifisert nedenfor. Alternative forslag/tegninger vil ikke bli lagt til grunn ved evalueringen. (Møbleringsforslagene vil tjenes som illustrasjon og ved vurdering tilbudets kvalitet, og det vil ikke være bindende for oppdragsgiver å anskaffe samtlige møbler som er lagt inn, hvis forslagene fører til at rommet anses overmøblert) Ved møblering skal det legges til grunn at det vil være rullestolbrukere og brukere med rullator i varierende antall i alle rom. Beboerne vil ha behov for personlig assistanse og dette må hensyntas ved møblering. Oppdragsgiver har valgt kun å spesifisere et minimum av opplysninger for de ulike lokaler, dette for å utfordre tilbyder i størst mulig grad i forhold til kreativitet, forståelser for virksomheten, ergonomi mv. Spisestuer 8-er. Med to spisebord, derav 1 med heve/senke -funksjon,(1 av hver) Stoler med armlen uten stropping, (8) Skjenk til oppbevaring av diverse utstyr med. (1) Serveringsvogn med låsbare hjul, med to hylle/nivå. (1) Trekant sittekrakk til personalet.(3) Merk at møblene må oppfylle de generelle og spesifikke kravene som er satt i dette dokumentet og i prisskjema/kravspesifikasjon (vedlegg 2) 3
I tillegg til å spise alle måltider her benyttes også spiseplassen til aktiviteter som baking, hobbyverksted og lignende. Beboerne oppholder seg i dette rommet i lange perioder og det er derfor viktig at rommet/møbleringen har et hjemlig preg. Stue somatisk 8-er Høyrygget hvilestol,(6) med fotskammel som skal matche stolene. (4) Toseter sofa. Samme stil som høyrygget stol.(2) Skjenk/vitrine/framskap til oppbevaring av diverse utstyr. Ønsker ikke glassdører i eventuelle nedre områder.(1) Firkantede bord med hylle under, avrundede hjørner.(5) Salongbord med hylle under. Avrundede hjørner, skal matche to-setrene.(1) Trillebord med topp-plate som kan vinkles, heve og senkes, bordet skal kunne skyves inn forfra, god vinkling av beina slik at de går utenfor rullestolen. Må kunne stables i hverandre.(1) TV-benk dersom ikke TV på vegg.(1) Merk at møblene må oppfylle kravene som er satt både i dette dokumentet og i prisskjema/kravspesifikasjon. Det er ønskelig at stuene får et hjemlig preg. Stue skjermet 8-er Høyrygget hvilestol,(8) med fotskammel som skal matche stolene. (6) En-seter stol. Samme stil som høyrygget stol.(2) Sjenk/vitrine/framskap til oppbevaring av diverse utstyr. Ønsker ikke glassdører i eventuelle nedre områder.(1) Firkantede bord med hylle under, avrundede hjørner.(6) Trillebord med topp-plate som kan vinkles, heve og senkes, bordet skal kunne skyves inn forfra, god vinkling av beina slik at de går utenfor rullestolen. Må kunne stables i hverandre.(1) TV-benk dersom ikke TV på vegg.(1) Merk at møblene må oppfylle kravene som er satt både i dette dokumentet og i prisskjema/kravspesifikasjon. Møbler til beboer-rom-samlet sum for alle rom. Høyrygget hvilestol,(54) med fotskammel som skal matche stolene.(72) 4
Høyrygget stol, men med hjul på alle fire føttene hvorav de på bakføttene er låsbare. (18) En-seter stol. Samme stil som høyrygget stol.(72) Firkantede bord med hylle under, avrundede hjørner.(72) Vegghylle ca. 90 cm lang, 25 cm bred, avrundede kanter (for plassering av bilder, private pyntegjenstander etc.)(72) Knaggrekke med minimum 5 knagger i metall, til henging av tøy i inngangsparti.(72) Garderobeskap til beboerrom.(3x72 stk) Skal være 3 standardskap på hvert rom, hvert på 120cm. Innredning skal inneholde kurver/hyller samt hengesystem. God kvalitet og i hvit farge. Et av skapene skal være låsbart(ikke det med hengesystem), det skal være mulig å åpne alle disse låsbare skapene med samme nøkkel. Skap utenfor bad.(72 stk). Enkelt hvitt skap med hyller. God kvalitet. Matche med de andre skapene. Merk at møblene må oppfylle kravene som er satt både i dette dokumentet og i prisskjema/kravspesifikasjon. Seng og nattbord inngår ikke i dette anbudet men bør vises i innredningsforslaget. Storstue inngangsparti M105 Spisebord avrundede hjørner (16). Stoler med armlene uten stopping. (64). Merk at møblene må oppfylle kravene som er satt både i dette dokumentet og i prisskjema/kravspesifikasjon. 5
Fellesstue M115/aktivitetsrom M113 (vi vil ha dette til hvilestue) Spisebord (8 stk). Stoler med armlen uten stopping (32 stk) Sofa grupper mot havet: 3 stk 3-seter, 3 stk salongbord, 6 stoler ( 2 til hvert bord). Dette skal matche hverandre i stoff og treverk. Vaskbare inkontinenstrekk. Moderneutforming/stil (ikke typisk helsemøbelstil ). Sofa og stolene må ikke være spesielt lave. Må være enkel å reise seg opp fra. Garderobe M118 til dagsenteret Garderobehylle med kleshengere langs hele veggen på venstre side av inngangsdøra. (1) Skolehylle under langs hele veggen.(1) Avstand fra gulvet som gjør renhold mulig. Små låsbare skap(hengelås) til høyre for inngangsdøra (16 stk.) Stille rom M112 Brukes til minnestund ved dødsfall, andakter og andre religiøse sammenkomster. 1 stk «alterbord», 16 stk stoler som passer til dette rommet. Mørke setetrekk, enkelt design, armlener. Gulvløper langs midten av gulvet fra inngangsdør til alterbord.(1) Knaggrekke på vegg ved døra (klær til 16 stk) Dekorasjon for vegg. Spisestue dagsenter M120 Spisebord (4 stk). Stoler med armlen uten stopping (16 stk) Serveringsvogn med låsbare hjul, med to hylle/nivå. (2) Vi forutsetter at vår fremtidige leverandør av møbler inngår et tett samarbeid med leverandør av gardiner slik at vi oppnår optimal harmoni i innredningen når det benyttes ulik leverandør av gardiner og møbler. Tilbudene skal inneholde: - Plantegning (2D) med møbleringsforslag - 3D tegning som viser møbleringforslagene i ulike rom - Pris på de produktene som er benyttet i møbleringsforslaget (Enhetspris, pris pr rom og samlet pris) - Mål og beskrivelse av produktet skal framgå i pristilbudet - Bilder av produktene Det er lagt ved en tegninger av Bergsodden sykehjem i.pdf-format. Tegninger i.dwg-format fås ved henvendelse til raymond.knudsen@harstad.kommune.no 6
Merk henvendelsen «Rammeavtale institusjonsmøbler». 2.2 Tekniske spesifikasjoner - Tilbudte møbler må leve opp til møbelfaktas krav for offentlig bruk. - Alle produkter som tilbys skal oppfylle de til enhver tid gjeldende krav til areal, høyde, bredde, lengde, stillbarhet, sikkerhet, styrke, overflate, bestandighet, stabilitet, brannsikkerhet mm i de internasjonale standardene (ISO og EN) for møbler. Standardene med enkelte kravverdier finnes på Møbelfaktas nettside. - Tilbudte produkter skal ikke inneholde tropisk trevirke eller produkter fra truede dyreog plantearter. - Der hvor trevirke utgjør mer enn 10 vektprosent av produktet skal minst 50 % av trevirke komme fra bærekraftig drevet skogbruk. - Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). - Det skal ikke forekomme flammehemmere i de anskaffede møblene, bortsett fra der dette er helt nødvendig ut fra krav til brannsikkerhet. Det skal i slike tilfeller benyttes fosfor- og/eller nitrogenbaserte organiske forbindelser, eller andre flammehemmere med tilsvarende eller bedre helse- og miljømessige egenskaper, eller velge flammeresistente tekstiler. Halogenerte flammehemmere skal ikke under noen omstendighet benyttes. Dokumentasjonskrav: Egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet/kravene er oppfylt. Ved forespørsel skal leverandøren kunne legge fram sertifikater osv. 2.3 Generelle spesifikasjoner - Prinsippene i universell utforming må ivaretas, se pkt. 2.5 - Møblene må være renholdsvennlige og stoff må kunne rengjøres. Møblene må ikke ha utpregede støvsamlingspunkter. - Møblene må ha en utforming med god ergonomi som ivaretar alle som bruker produktet (beboere, personale, renholder osv.) - Tilbudte produkter må være beregnet på de brukergrupper som skal benytte disse. - Møblene skal være tidløse og fleksible, dette bl.a. for å ivareta de ulike trendene innenfor møblering. Særlig knyttet til Bergsodden sykehjem: 7
- Møblene skal være i lyst treverk i eik eller bjørk - Møblene skal matche hverandre i utforming og stil. - Alle stoler/sofaer skal ha urinduk/inkontinenstrekk. Setetrekkene må være vaskbare og skal kunne tas av uten bruk av hjelpemidler som skrujern, unbrakonøkler etc, og disse skal være lett og sette på igjen. - Møblene skal være laget av formstøpt skum - Kvaliteten på stoffet: Svanevik - Kladder(urinduk) i samme stoff som og farger som alle stoler med stofftrekk må kunne leveres til stolene i avdelingene/dagsenteret. 2.4 Krav service - Ved forespørsel skal leverandøren kunne gi råd og utarbeide møbleringsforslag for angitte rom/områder basert på brukernes ønsker. Utgangspunktet kan være planskisser eller befaring i eksisterende/ferdigstilte areal. Dette gjelder både for større prosjekt og ved mindre kjøp. Dette arbeidet skal skje uten kostnader for oppdragsgiver. - Før endelig bestilling skal det så fremt det er mulig i forhold til ferdigstillelse alltid foretas befaring på stedet for kontroll av rom mot møbleringsplan, evt. med å ta nødvendige kontrollmål. - Produkter som tilbyder tilbyr i møbleringsforslag mv. må kunne sees/prøves hos tilbyder før bestilling. - Så snart bestilling er mottatt skal tilbyder gi tilbakemelding til kontaktperson for leveransen om når møblene vil bli levert og avtale prosedyre for leveransen. - Ved forsinkelser i forhold til avtalt leveringstid skal Tilbyder varsle kontaktperson for leveransen så snart forsinkelsen er kjent. - Møblene skal være ferdig montert og plassert på angitt rom i henhold til møbleringsplanen eller bestillers anvisning. Emballasjen skal fjernes av tilbyder og leveransen skal for øvrig gjennomføres i henhold til prinsippene om rent bygg, pkt.2.6. Det et viktig at en ansvarlig person fra tilbyder er til stede når leveransen finner sted for å ivareta at dette skjer i henhold til avtale. Ved endringer i forhold til avtalt levering skal oppgitt kontaktperson hos oppdragsgiver varsles. - I de tilfeller hvor leveransen skjer tidligere enn avtalt og dette skyldes forhold knyttet til Tilbyder er Tilbyder ansvarlig og kostnadsbærende for mellomlagringen. - Ved større leveranser skal Tilbyder v/selger sammen med oppdragsgiver gjennomføre ferdigbefaring som kan kombineres med fakturakontroll. 8
- Ved reklamasjoner fra bestiller eller enheten skal det foretas en befaring med representant fra oppdragsgiver og tilbyder. Ved denne befaringen skal det avklares om dette er produksjonssvakheter/transportskader (tilbyders ansvar) eller skadeverk (bestillers ansvar). - Oppdragsgiver vil bistå/samarbeide med tilbyder ved produktvikling innenfor området i avtaleperioden. - Tilbyder forplikter seg til å presentere underleverandører, produktnyheter med mer i avtaleperioden for oppdragsgiver. - Ved skifte av nøkkelperson hos leverandør skal dette varsles/godkjennes av oppdragsgiver i forkant. 2.5 Krav universell utforming Universell utforming betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig. Det legges vekt på innkjøp av møbler med god funksjonalitet som ivaretar mennesker av alle aldersgrupper og med ulike ferdigheter, kapasitet eller følsomhet i forhold til bevegelse, syn, hørsel, forståelse og miljø(astma/allergi). Ved å ta hensyn til disse brukergruppers behov vil dette gi økt brukervennlighet for alle; universell utforming 2.6 Krav - Rent bygg Ved leveranse av inventar og utstyr stiller HK krav til renhet både på det leverte materiell og renhet i arealene som blir berørt av leveransen. Leveranse/montasje skal være koordinert med mottaker, og inventar/utstyr pakkes ut, monteres og rengjøres før det fraktes inn i bygningen. Dette kan skje for eksempel under tak i uværsskur, inne i kassebil og lignende. Etter avtale med byggherre kan det gies mulighet for bruk av et areal i bygningen for inntransport, avemballering og montering. All emballasje skal så snart som mulig fraktes bort av leverandøren. Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes om inventaret/utstyret har behov for lufting/avdunsting i egnet arealer før det settes på plass. A. Leveranse til nybygg / rehabilitering/ ombygging der entreprenøren er pålagt å arbeide ihht Rent-Tørt-Bygg-håndboka fra RIF, ISBN 82-91510-56-3. Leveranse av inventar/utstyr skjer i forb. med byggesak der entreprenøren er pålagt gjennomføring ihht. Rent-Tørt-Bygg.håndboka fra RIF, med angitte målbare krav til renhet i bygningen. Inventar/utstyrsleverandøren er pålagt å følge de samme retningslinjer mht. renhold, og kan bl.a. ikke foreta boring i vegg / saging osv. uten avsug eller lokal innplasting, samt tildekking av eksisterende inventar og ventilasjonsanlegg. Derpå rydding og renhold etter eget arbeide ihht. retningslinjene i Rent-Tørt-Bygg håndboka. Alle støvsugere /avsug skal ha Hepa-filter. Dette gjelder også for evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. 9
B. Leveranse til areal i vanlig drift der andre personer går ut og inn og vanlig renhold utføres av kommunens ansatte/innleid personale: Leveranse av inventar/utstyr skal ikke tilføre bygningen skitt utover det som den vanlige driften i bygningen genererer. All boring, saging osv. skal foregå slik at eksisterende inventar ikke smusses ned f. eks. ved bruk av lokal tildekking/innplasting eller avsug. Det skal ryddes / rengjøres etter arbeidene. Dette gjelder også evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. 3 ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 40 % Service/konsulentbistand 30 % Produktspekter og produktkvalitet 30 % 4.1 Pris Vektes med 40 %. 1. Vedlagte prisskjema skal fylles ut. Prisskjema er lagt opp etter antatt innredning av Bergsodden sykehjem, og er således ikke er representativt årsforbruk utenom dette prosjektet. For produkter som ikke er spesifisert i prisskjema ønskes det en ens rabatt på leverandørens prisliste, dette skal legges inn i ark 2_produktspekter_rabatt. Vil ikke bli hensyntatt ved beregning av poeng på pris. Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva fritt levert den enkelte enhet og ferdig montert.. Prisene skal være faste første avtaleår, dette gjelder både nettoprisede produkter (produkter i prisskjema) og rabatterte produkter. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. 10
Oppdragsgiver vil vite om valg av flere leverandører vil påvirke tilbudet og på hvilken måte. Tilbud i perioden som en gunstigere enn de avtalte betingelser, gjelder automatisk for kommunen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. HK skal, etter første avtaleår, ha rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens prisbetingelser og betingelser forøvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende produkter/leverandører i markedet. Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud 4.2 Service/konsulentbistand Vektes 30 % 1. Ved vurdering av service og konsulentbistand vil møbleringsforslagene bli vurdert i forhold til lesbarhet, kreativitet, egnethet, funksjonalitet, ergonomi, forståelse for fagfeltet og kompetanse. Vurderingene utføres av konkurranseutvalget og vil være basert på innkjøpsfaglig skjønn. Leverandøren som vurderes til å ha best løsning av oppgaven vil score høyest. 2. Tilbyder skal i tilbudet beskrive sin organisasjon, personell og kompetanse for oppfyllelse av kontrakten (eks. selgere, interiørkonsulenter, interiørarkitekter, montører, kundeservice mv.). Det skal legges ved CV for de nøkkelpersonene som skal jobbe mot oppdragsgiver i denne kontrakten. Leverandør som vurderes til å ha best kompetanse tilgjengelig for HK vil oppnå høyest score. 3. Leverandøren skal beskrive sin rutine om håndtering og oppfølging av reklamasjoner. Leverandøren som vurderes til å ha beste løsning vil oppnå høyeste score. 4. Tilbyder må ha en utstilling eller tilsvarende i Harstad som viser produktspekteret som inngår i avtalen. Vi ber tilbyder beskrive omfang, tilgjengelighet, åpningstid, kompetanse osv, dette skal være spesifikk for institusjonsmøbler. Tilbyder som vurderes til å ha beste løsning vil oppnå høyeste score. 5. Tilbyder skal beskrive sin tilgjengelighet på nettsider og nettkataloger for gjeldende avtaleområde. Tilbyder som vurderes til å ha beste løsning vil oppnå høyeste score. 6. Tilbyder skal oppgi normal og reell leveringstid for de produkter/produktgrupper som omfattes av avtalen. Vedlegg 2 Tilbudsskjema Ark 3 leveringstid skal benyttes. 7. For å vurdere tilbyders håndtering av leveransekjeden vil HK benytte egenreferanse samt innhentet referanser. Tilbyder skal oppgi firma, navn på avtaleansvarlig/kontaktperson, telefonnr. og verdi på avtalen til minimum 3 referanser utenom Harstad kommune. Leverandøren som vurderes til å ha beste referanser vil score høyest. 11
4.3 Produkspeketer og produktkvalitet Vektes 30 % 1. Tilbyder skal legge ved en oversikt som viser relevant produktspekter som kan tilbys og bredde/dybde i sortimentet. Hovedsamarbeidspartnere innenfor dette produktspekteret skal legges inn først og utheves. Produktblad /brosjyrer skal ikke legges ved pga papirmengde og miljøhensyn. Oppgi web adresse/link til elektronisk katalog Vedlegg 2 Tilbudsskjema, Ark 3 produktspekter, rabatt skal benyttes Tilbyder som vurderes til å ha beste løsning vil oppnå høyeste score. 2. Tilbyder må ha de produktene som er tilbudt i innredningsforslagene og prisspesifikasjonen tilgjengelig i Harstad for anbudsgruppa i evalueringsperioden. Ved vurdering av kvalitet vil et utvalg av de tilbudte produktene bli vurdert i forhold til de krav som er satt i konkurransegrunnlaget og bla egnethet for brukergruppen, funksjonalitet for brukere, design, ergonomi, HMS hensyn, funksjonalitet, støy og vedlikehold. Vurderingene utføres av konkurranseutvalget og vil være basert på innkjøpsfaglig skjønn. Produktene vil bli gitt score på skala fra 0 til 10 poeng. Produkter med kvalitet som HK anser som ubrukbar eller som ikke kan vises ved besiktigelsen vil bli gitt 0 poeng. Leverandøren skal stille de produktene som HK ønsker å besiktige/vurdere tilgjengelig for konkurranseutvalget i egnet utstillingsrom, dette skal skje kostnadsfritt for HK. 4.4 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, alle 3 arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og alle oppsatte linjer skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Prisskjema Ark 2 Produktspekter_rabatt Ark 3 Leveringstid 12