Dato: 8. mai 2010 Byrådssak 321/10 Byrådet Statusmelding kjøkkenstruktur pr april 2010 JPST SARK-43-200807919-73 Hva saken gjelder: Det legges frem status om arbeidet med gjennomføring av vedtak om kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapporten, og forslag til tiltak som kan medvirke til ytterligere forbedringer av kvaliteten på tjenesten. Status viser at planen, med noen få unntak, er gjennomført i samsvar med bystyrets vedtak. Prioriterte oppgaver fremmover vil være: Ernæring. Kvalitetsikring og dokumentasjon. Internkontroll mat. Kvalitetssikring og dokumentasjon. Oppgradering og vedlikehold av matområdene i de eldste aldersinstitusjonene er påbegynt, og skal være avsluttet innen utgangen av april 2010. Kontraktsoppfølging av leverandørene. Finne løsning på tilkomst- og nøkkelproblematikk i f.m. levering til hjemme boende brukere Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Vedtak i bystyremøte 24.04.06, sak 95-06 Kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapport. Bystyret ber om å bli orientert om framdriften i arbeidet gjennom halvårlige statusmeldinger fra byrådet. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Statusmelding pr. april 2010 om kjøkkenstruktur i Bergen kommune tas til orientering. Monica Mæland byrådsleder Christine B. Meyer byråd for helse og inkludering 1
Saksutredning: 1.0 Bakgrunn Bystyret gjorde i møte 24.04.06 sak 95-06 Kjøkkenstruktur i Bergen kommune oppfølging av evalueringsrapport følgende vedtak: Bergen bystyre ber om å bli orientert om framdriften i arbeidet gjennom halvårlige statusmeldinger fra byrådet. 2.0 Status pr. april 2010. Det vises også til tilsvarende sak som redegjorde for status pr. april 2009. Nedenfor er det gitt kommentarer mht. gjennomføring av det enkelte vedtakspunkt i bystyrevedtaket av 24.04.06. 1. Under forutsetning av at det gjennomføres kvalitetssikrende tiltak når det gjelder mat og ernæring ved institusjonene, hvor middagene suppleres med egenproduserte deler manuelt og at det tilføres/gjeninnføres en matfaglig ansvarlig personalressurs, kan sous vide være produksjonsmetode for produksjon av varmmat. Aldersinstitusjonene har nå felles rutiner for å ivareta matvaresikkerheten. Rutinene omfatter bestilling, varemottak, lagring og gjenoppvarming. Samtlige institusjoner har utstyr for å kunne utføre relevant kontroll og dokumentasjon av temperatur i maten ved mottak, under lagring, og ved servering. Det er utarbeidet og iverksatt rutiner for å sikre enkeltindivider betryggende og god ernæring. Rutinene bygger på Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring. Det er lagt vekt på at rutinene skal være lette å etterleve, at en skal kunne dokumentere beboernes ernæringsstatus hver måned, samt iverksette tiltak når det er påkrevd. Arbeidet med menyene er en kontinuerlig prosess, hvor utgangspunktet er et alminnelig godt norsk kosthold. Matomsorgsgruppen og Produktrådet (brukerstyrt) samarbeider tett med produsentene for å kunne tilby næringsrike, varierte og vel tillagede måltider til hjemme boende, og beboere i aldersinstitusjonene. Det er nå tilført en 20% stilling for å følge opp institusjonene i forbindelse med mat og måltid. I tillegg har flere institusjoner fremdeles er matfaglig personale som har arbeid med mat og måltider som en av sine hovedoppgaver. Det er også denne personellgruppen som utgjør tyngdepunktet i Matomsorgsgruppen. 2. Under forutsetning av mattilsynets godkjenning, reetableres det to kommunale institusjonskjøkken etter produksjonsmetoden kok/ server og med levering til andre institusjoner og eldresentre utover eget bruk. Disse 2, lokalisert i Kolstihagen sykehjem og Lyngbøtunet, organiseres i et felles kommunalt foretak sammen med Gullstølen Kjøkken K F. Etter to år vil bystyret vurdere om antall kommunale institusjonskjøkken bør utvides med ytterligere 2. 2
Oppstart av produksjon av kok/server middag ved Kolstihagen kjøkken og Lyngbøtunet kjøkken skjedde som planlagt pr. 01.04.07. Foruten produksjon av middag til vertsinstitusjonen leveres mat til 3 mindre institusjoner samt til noen eldresentre. Den årlige produksjonsmengden for disse to kjøkken utgjør i underkant av 100 000 porsjoner. I forbindelse med bygging/etablering av "Kompetansesenter for demente og korttidssykehjem i Fyllingsdalen" planlegges det reetablering av matproduksjon i deler av de tidligere kjøkkenlokalene ved Fyllingsdalen sykehjem. Institusjonen skal etter planen starte opp drift i februar/mars 2012. Arealet som er stilt til disposisjon for matproduksjon tilsier at dette kjøkkenet kan produsere middag til flere enn de fremtidige beboerne i sykehjemmet. En legger til grunn at dette kjøkkenet blir ett av de to kommunale kjøkken som eventuelt skal reetableres. For å sikre tilstrekkelig høg temperatur på kok/server maten, samt å øke spisetidfleksibiliteten i mottaksinstitusjonene, er det anskaffet ny transportemballasje med varmeelementer. Temperatur i maten kontrolleres jevnlig, og loggføres. Det er pr.01.04.08 inngått ny 4 årig transportavtale med Multitransporten Norge a.s. for frakt av varm og kald middag fra Gullstølen Kjøkken KF med avdelinger. Gullstølen Kjøkken KF med underliggende avdelinger opphørte som kommunalt foretak 31.12.09 jf. bystyrets vedtak 244-09. Fra 01.01.10 er Gullstølen kjøkken, Lyngbøtunet og Kolstihagen kjøkken en kommunal enhet under Byrådsavdeling for helse og inkludering. 3. Bergen kommune må i samarbeid med produsentene av sous vide middagene, satse sterkt på å få utviklet mer varierte menyer for de som er avhengige av diettmat. Spesialkost /diettmat produseres nå etter samme meny som normalkost. VIP Norge AS tilbyr i tillegg ønskekost etter egen meny. Uke menyer med stor skrift til oppslag i sykehjemsavdelinger og på eldresenter er tilgjengelig på kommunens Intranettside/Matomsorg. Årsmenyen, sammen med råd og veiledning for lagring og gjenoppvarming er lagt ut i sin helhet i Portalen, og er dermed tilgjengelig for hjemmeboende bruker, hjemmesykepleien og pårørende. 4. Private institusjoner som ønsker å produsere etter kok - server metoden gis anledning til det. De samme institusjoner gis anledning til å selge kok - server mat til de institusjoner /servicesentre som ønsker det. Private institusjoner/eldresentre kan seg i mellom inngå bilaterale avtaler om kjøp/salg av middag. Dette er også formidlet på fellesmøte med de private institusjonene. 3
5. Gullstølen Kjøkken KF får utvidet sin produksjonsmengde med ca 25 % for å kunne oppnå optimal produksjon, dvs. en økning i markedsandel fra ca 33 % til ca 41 %. Produksjonsøkningen ble gjennomført pr. 01.12.06. Produksjonsmengden er etter dette optimal og utgjør i underkant av 400 000 porsjoner i året. Gullstølen Kjøkken sammen med underliggende avdelinger produserte pr. 01.01.10 ca. 50 % av samlet volum på ca 930.000 porsjoner middag pr. år, inkludert hjemmeboend brukere. 6. Bergen bystyre ber om at ordningen med sous vide middager til de hjemme boende forbedres og utvikles kvalitativt. Med dette menes både selve kvaliteten på middagsmaten, porsjonsstørrelsen, emballasjen og ikke minst, langt større fleksibilitet i bestillingsrutinene. Videre ber Bergen bystyre om at de hjemme boende i fremtiden selv skal kunne velge leverandør av den ombrakte middagsmaten, også middagsmat produsert etter kok - server metoden. Middagen til hjemme boende er i motsetning institusjonsmiddagen pakket i beger som kok/ kjøl/mat. Det ønskelige ville vært at også denne maten ble pakket som sous/vide, lik Fjordland. Det ble gjennomført en test med sous/vide pakket middag til en gruppe eldre i Sentrum/ Sandviken i oktober 2007. Målsetningen med utprøvningen var å se om brukerne kunne mestre det praktiske som varming, åpning og tømming av sous/vide pakket middag. Konklusjonen basert på undersøkelsens resultat, er at brukergruppen ikke ønsker en overgang til sous/vide pakket middag. Den gjennomgående begrunnelsen er at det oppleves vanskeligere å håndtere sous-vide posene enn middagsbegrene. Tilfredshet med matens kvalitet fikk poeng tilsvarende Fornøyd til Godt fornøyd (3,43). Tilfredshet med sous-vide emballasje fikk poeng tilsvarende Mindre fornøyd til Fornøyd (2,70). Fra firmaet Norconserv a.s., som var rådgiver for Bergen kommune i f.m. etablering ny kjøkkenstruktur i 2003, blir det opplyst at det arbeides med flere alternative løsninger til sous/vide som emballasje. Når slike løsninger foreligger vil en ta saken opp på nytt. I avtalen mellom Bergen kommune og leverandøren VIP Norge AS er det forhandlet frem to ulike porsjonsstørrelser til hjemmeboende. Kommunens datasystem Profil, som brukes til bestilling av middager, kan nå skille mellom vanlig og stor porsjon. Frokost og kveldsmat er priset inn som en tjeneste i omsorgsboligene. Tilkomst til bolig i f.m. overlevering av middag er en stor utfordring for leverandøren dersom de ikke får utlevert nøkkel, eller bruker ikke åpner døren. En er kjent med at dette gjentar seg på enkelte adresser, med den følge at maten enten blir hengt på døren, eller tatt i retur. Arbeidet med å finne en sikker løsning for overlevering har høy prioritet. 4
Bergen kommune planlegger nå å innføre en elektronisk nøkkelløsning etter modell fra Halmstad kommune i Sverige. En slik modell vil kunne løse de utfordringene en ofte har med forsvarlig overlevering av middager til hjemmeboende som ikke vil/ønsker å gi fra seg nøkkel, eller på andre måter ikke selv innen rimelig tid kan åpne døren for å motta middagen. Leverandøren VIP Norge AS har et sikkert nøkkelhåndteringssystem, og en kontraktsfestet avtale om å overlevere mat fra hånd til hånd, eller i brukers kjøleskap. Forsvarlig tilkomst er oppdragsgivers ansvar. Produksjon og levering av mat etter kok/server metoden overfor hjemme boende er ikke en del av konkurransen om levering av mat, jfr. uttalelse fra Mattilsynet. 7. Det utlyses ny konkurranse om levering av varmmat høsten 2006. Private og kommunale institusjoner, seniorsentre med kok - server metoden kan delta i konkurransen. Konkurransen ble gjennomført etter en fremdrift der ny(e) leverandør(er) skal levere fra 01.04.07. I konkurransen ble det lagt til grunn produksjon og levering etter sousvide metoden. Private institusjoner/eldresentre kan seg i mellom inngå bilaterale avtaler om kjøp/salg av middag og som i så fall ikke vil være en del av konkurransen. Basert på resultatet fra konkurransen ble det inngått avtale med leverandøren VIP Norge AS. Leverandøren skal levere til institusjoner, eldresentre og hjemme boende; for tiden en årlig produksjonsmengde på ca 450 000 porsjoner. Tilbakemeldinger fra institusjoner og hjemme boende brukere etter 3 års drift, tilsier at det var et riktig valg. 8. Bergen bystyre ber byrådet se nærmere på de utfordringer som ligger i å få matombringing til de hjemme boende nærmere samordnet pleie og omsorgstjenestene, og ber derfor om at det igangsettes kvalitetssikrende tiltak vedrørende mat og ernæring til de hjemme boende eldre, slik Evalueringsutvalget påpeker i sin rapport. Herunder bes byrådet se på det påpekte behovet for å få iverksatt en egen ernæringspolitisk handlingsplan for de hjemme boende eldre. Behovet for en matfaglig ansvarlig i hvert pleie- og omsorgsdistrikts må også utredes i denne sammenheng. Arbeide med handlingsplan/ rutiner for kvalitetsikring og dokumentasjon av ernæringsstatus, veierutiner, beregning av BMI m.m. for beboere i syke og aldershjem er planlagt påbegynt høsten 2008. Det er pr. 01.04.09 iverksatt nye rutiner for å sikre beboere i sykehjem en god oppfølging av ernæringsstatus, og at iverksatte tiltak og resultat skal kunne dokumenteres. Målsetningen er at også hjemmeboende skal følges opp etter samme modell. Rutinene bygger Nasjonale faglige retningslinjer for forebygging og behandling av underernæring". 9. Merutgifter til investering og drift av tiltakene forutsettes innarbeidet i fremtidige tertialrapporter og budsjetter. 5
Investeringer knyttet til økt produksjon Gullstølen Kjøkken K F, samt til reetablering av Kolstihagen sykehjem og Lyngbøtunet ble innarbeidet i investeringsbudsjettet for 2006. Oppsummering - Overgang til ny leverandør, Vip Norge AS, og reetablering av to kjøkken, Kolstihagen og Lyngbøtunet kjøkken, har gått etter planen. - Ytterligere et kok/server kjøkken er vedtatt reetablert, ved Fyllingsdalen Sykehjem. - Gullstølen Kjøkken med underliggende avdelinger har utvidet produksjonskapasiteten sin som forutsatt. - Kvalitetssikrende tiltak i forhold til matvaresikkerhet er iverksatt. - Kvalitetssikrende tiltak i forhold til ernæring er iverksatt. - Produsentene leverer en mer variert meny. - Hjemmeboende brukere kan velge mellom to porsjonsstørrelser. - Beboere i omsorgsboligene tilbys fellesmåltider til frokost, middag og kveldsmat. - Portalen er tatt i bruk for å informere publikum om tjenestene. 6