Konkurransegrunnlaget i forbindelse med anskaffelse av Display til Sanntidssystem i Vestfold og Telemark 06.01.2012 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 1 av 9 06.01.2012
Del 1: Innholdsfortegnelse og dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget for Tilbudskonkurranse Display til Sanntidssystem i Vestfold og Telemark består av to deler og omfatter følgende: Del 1: : 1 Definisjoner 2 Forutsetning for deltagelse i tilbudskonkurranse 3 Konkurranseform 4 Prosedyreregler 5 Behandling av Tilbudet 6 Tildelingskriterier 7 Tildeling av Kontrakt 8 Krav til Tilbudets innhold Vedlegg 8.1: Spørsmål som skal besvares og dokumenteres av Tilbyder Vedlegg 8.2: Tilbyders godtgjørelse Del 2: Kontraktsdokumenter: Avtalebestemmelser: Statens standardavtaler for IT-anskaffelser - SSA-K lille (Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved ITanskaffelser i mindre omfang Den lille kjøpsavtalen, Direktoratet for forvaltning og IKT mars 2009) Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg 1 SIRI-formatet Vedlegg 2 Integrasjon med eksisterende systemer Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 2 i kontraktsdokumentene) Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 4 i kontraktsdokumentene) Bilag 5: Testing og godkjenning (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 5 i kontraktsdokumentene) Bilag 6: Administrative bestemmelser (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 6 i kontraktsdokumentene) Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser (Informasjon fra Tilbyder levert i tilbudet inngår som Bilag 7 i kontraktsdokumentene) Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av 9 06.01.2012
Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten (hvis aktuelt) Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen (først aktuelt etter signert Kontrakt) Hvis partene avtaler endringer til den generelle avtaleteksten før kontraktsinngåelse, skal dette samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1. Den generelle avtaleteksten går foran bilagene. 2. Bilag 1 går foran de øvrige bilagene. 3. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde: a) Bilag 2 går foran bilag 1. b) Bilag 8 går foran den generelle avtaleteksten. c) Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 8, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten. d) Bilag 9 går foran de øvrige bilagene. 1. Definisjoner I dette prekvalifiseringsdokumentet menes med: Kunden: Leverandør: Tilbyder: Underleverandør: Vestviken Kollektivtrafikk AS forkortet til VKT. VKT vil være kontraktspart for den Leverandør som tildeles kontrakt om oppdrag i VKTs til konkurranse Anskaffelse av display til Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdrag i VKTs tilbudskonkurranse om Display til Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Et selskap som deltar i tilbudskonkurranse om Anskaffelse av display til Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Et selskap som Leverandør benytter for å utføre deler av leveransen Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av 9 06.01.2012
2 Forutsetning for deltagelse i Konkurranse Følgende forutsetninger vil bli lagt til grunn for at VKT skal akseptere et Tilbud fra Tilbyder i tilbudskonkurranse: Dersom det selskapet som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak (Joint Venture e.l.) skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det stilles da krav til at partene er solidarisk ansvarlige 3 Konkurranseform Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse etter 14-1 i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser av 4.juli 2006, nr 402, Lov om offentlige anskaffelser av 16.juni 1999 nr 69. 4 Prosedyreregler 4.1 Roller i prosessen Vestviken Kollektivtrafikk AS vil være kontraktspart for den Tilbyder som tegner kontrakt for Anskaffelse av display til Sanntidssystem i Vestfold og Telemark, og betegnes i kontraktsdokumentene som Kunden. Med Tilbyder forstås de(t) selskap(er) som deltar i Anskaffelse av Display til Sanntidssystem i Vestfold og Telemark. 4.2 Kunngjøring og registrering Konkurransegrunnlaget er annonsert offentlig gjennom utlysning i Doffin Database og for EØS området i Official Journal of the EC, TED (Tenders Electronic Daily), i forbindelse med utlysning av tilbudskonkurransen. Alle Tilbydere vil automatisk, på oppgitt e-post, motta alle oppdateringer av konkurransegrunnlaget. 4.3 Informasjon om Tilbudsprosessen Vestviken Kollektivtrafikk AS kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Vestviken Kollektivtrafikk AS forbeholder seg retten til å avvise alle Tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Hvis Tilbudet ikke er levert inn i henhold til konkurransegrunnlaget, har Vestviken Kollektivtrafikk AS rett til å avvise Tilbudet. Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering, avklaring og forhandling av Tilbudet skal dekkes av Tilbyder. I perioden fram til frist for innlevering av Tilbudet har VKT rett til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Eventuelle oppdateringer vil bli gjort tilgjengelig for alle Tilbydere. Om nødvendig vil VKT forlenge fristen for innlevering av Tilbud. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av 9 06.01.2012
4.4 Fremdriftsplan Anskaffelse og innføring av sanntidssystemet planlegges gjennomført etter følgende fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget kunngjøres 6.januar 2012 Siste frist for spørsmål 21.februar 2012 Tilbudsfrist 28.februar 2012 Evalueringsperiode 28.februar 15.mars 2012 Vedståelsesfrist Planlagt kontraktstildeling 15. mars 2012 4 måneder fra Tilbudsfristen eller fra siste reviderte Tilbud Klagefrist 16. mars 29.mars 2012 Planlagt kontraktsinngåelse 3. april 2012 Kundens akseptansetest (SAT) 15. juni 2012 PILOT (2 enheter) 22. juni 2012 Installasjon start, oppstart ordinær drift 1. august Godkjenningsperiode 1. august 1.november 2012 Endelig godkjenning leveringsdag 1. november 2012 4.5 Retningslinjer for spørsmål til konkurransegrunnlaget VKTs kontaktperson er Bjørn Aasebø tlf. 33 30 01 16 eller 90 58 78 48 Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig til RTI2011@vkt.no Spørsmål vil bli behandlet anonymt ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før fristens utløp, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. Alle Tilbydere vil automatisk motta spørsmål og svar pr e-post. Innen innleveringsfristens utløp har VKT rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom disse kommer så sent at det er vanskelig for Tilbydere å ta hensyn til det i Tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av 9 06.01.2012
Siste frist for spørsmål er 21.februar 2012. Relevante spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for alle Tilbydere i anonymisert (omarbeidet) form, ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. VKT forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom VKT vurderer spørsmålene til ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. 4.6 Forretningshemmeligheter Hvis Tilbydere mener at Tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det leveres en komplett elektronisk versjon (CD eller minnepinne) av Tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av Tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD eller minnebrikke, og inneholde all dokumentasjon. VKT forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. VKT forbeholder seg retten til å levere ut den sladdede versjon til tredjepersoner som ber om innsyn i samsvar med offentlighetsloven. Er det ikke levert sladdet versjon forbeholder VKT seg retten til å levere ut Tilbudet til tredjepersoner. 4.7 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget i Tilbudet. Som forbehold regnes også dersom Tilbudet avviker fra kravene i Vedlegg 8.1 og Vedlegg 8.2 Tilbyder skal i samsvar med pkt. 2 i Vedlegget Krav til Tilbudets innhold bekrefte at det ikke er tatt forbehold til vilkårene i konkurransegrunnlaget, herunder også bestemmelsene i Statens standardavtaler for IT-anskaffelser - SSA-K lille Dersom det likevel er tatt forbehold har VKT rett til å avise Tilbudet om VKT vurderer forbeholdet som vesentlig eller at konsekvensene av mindre vesentlige forbehold ikke kan beregnes eller prissettes i forbindelse med evaluering av Tilbudet. VKT forbeholder seg retten til å evaluere Tilbud med mindre vesentlige forbehold, og som ikke avvises, med en tilleggspris fastsatt av VKT. 4.8 Innsendelse av Tilbudet Tilbudet som sendes inn skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar på papir. Tilbyder skal i tillegg levere en komplett versjon på minnepinne eller CD. Tilbyders samlede informasjon skal organiseres og inndeles slik det framkommer i innholdsfortegnelse og dokumentstruktur i Vedlegg 8.1 og 8.2, og dette gjelder både papirkopi og elektronisk versjon. Ref. også pkt 4.6 om Tilbudet inneholder forretningshemmeligheter som ønskes unntatt offentlighet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av 9 06.01.2012
Tilbudet skal leveres/sendes i lukket innpakning til Vestviken Kollektivtrafikk AS Besøksadresse: Jernbanegt. 2, Tønsberg Postadresse: Postboks 8 - Sentrum N 3101 Tønsberg, Norge Tilbudet skal være merket Anskaffelse av display til Sanntidssystem i Vestfold og Telemark Tilbudet skal være Vestviken Kollektivtrafikk AS i hende senest: Tirsdag 28.februar 2012 kl. 12.00. Tilbud som kommer inn etter Tilbudsfristens utløp vil bli avvist som for sent innkommet og vil bli returnert uåpnet. Alle innkomne Tilbud vil bli registrert med dato og tidspunkt for innlevering. 4.9 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted tirsdag 28. februar 2012 kl. 13.00. Tilbudsåpningen vil være lukket. Tilbyderne vil ikke bli gitt anledning til å være tilstede ved åpningen. Tilbudet er bindende for Tilbyder i fire (4) måneder fra frist for innlevering av Tilbudet eller fra siste reviderte Tilbud 4.10 Avvisning Et Tilbud vil bli avvist når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan Tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre Tilbudene. 5 Behandling av Tilbudene Tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig Eventuelle behov for avklaringer av Tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan være nødvendig med slike møter i Tønsberg, og skal i så fall, for egen kostnad, stille med personer som kjenner og kan avklare innholdet i Tilbudet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av 9 06.01.2012
6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av følgende tildelingskriterier og med følgende vekting: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris / godtgjørelse 60 % Teknisk innhold 40 % Pris / godtgjørelse vil inkludere punktene 1-6 i Tilbudets Vedlegg 8.2 Tilbyders godtgjørelse. - Leveransen - Utvidelser av systemet Teknisk innhold vil inkludere punktene 2-8 i Tilbudets Vedlegg 8.1 Krav til Tilbudets innhold, Spørsmål som skal besvares og dokumenteres 7 Tildeling av Kontrakt Alle Tilbydere vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket Tilbud som er valgt. Det vil bli gitt klagefrist på 11 kalenderdager. Kontrakt vil bli inngått etter utløp av klagefristen. Tilbud som ikke blir valgt blir ikke returnert. Etter at klagefristen er utløpt og Kontrakt er inngått, har begge parter rett til å gå ut med en pressemelding om kontraktstildelingen. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av 9 06.01.2012
8 Krav til Tilbudets innhold Tilbudet skal sendes inn ved å benytte identisk struktur som i Vedlegget Krav til Tilbudets innhold, display Se følgende vedlegg: Vedlegg 8.1: Spørsmål som skal besvares og dokumenteres av Tilbyder Vedlegg 8.2: Tilbyders godtgjørelse Tilbyders samlede informasjon og dokumentasjon skal sorteres i henhold til den nummerering som fremgår av disse vedlegg. Manglende oppfyllelse av kravene eller manglende dokumentasjon, som knytter seg til innholdet av Tilbudet, gir VKT rett til å avvise Tilbudet. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av 9 06.01.2012