Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 08.mars 2010. Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Måndag 15.03.10 kl. 10.00 i Publikumsalen Stord rådhus Møtet vil starte med eit miniseminar vedr. gjennomgang og drøfting av rapport om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane v/deloitte. Plan for gjennomføring av møtet og kurs: Kl. 10.00 12.00: Miniseminar v/deloitte matpause blir inkludert. Kl. 12.00 startar: Ordinært kontrollutvalsmøte. Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183, kari.nygard@post.hfk.no, eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Amram Hadida (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Kopi: Sakliste Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Stord kommune Deloitte AS Rådmannen i Stord kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 Mobil 916 64 183 - E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Sakliste: Saknr. Sak 01/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 02/10 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.09 Vedlegg 03/10 Orienteringssaker 04/10 Meldingar Eige vedleggshefte 05/10 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 Vedlegg 06/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2008-2012 07/10 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Stord kommune si heimeside Ymse 2
Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 14.12.09 Kl.: 12.00 16.00 Stad: Formannskapssalen Saknr.: 30/09 37/09 MØTELEIAR Amram Hadida (Ap) DESSE MØTTE Odd Martin Myhre (FrP) Ola Malvin Lomheim (KrF) Grethe Søyland (H) Torill Knudsen (Ap) FORFALL DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen og Line Margrethe Johansen Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Rådmann og ordførar deltok på kurs i forvaltningsrevisjon. Kurs i forvaltningsrevisjon: kl. 12.00 13.45 Kontrollutvalsmøte: kl. 14.00 16.00 Sakliste: Saknr. Sak 30/09 Godkjenning av innkalling og sakliste 31/09 Godkjenning av protokoll frå møte 12.10.09 32/09 Orienteringssaker 33/09 Meldingar 34/09 Prosjekt innan selskapskontroll forvaltning av eigarskap i Stord kommune 35/09 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune 36/09 Møteplan for kontrollutvalet 2010 37/09 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 3
30/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 31/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 12.10.09 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet kommenterte budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 som er vedteke i kommunestyret. Sekretariatet undersøker dette til første møte på nyåret. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte 12.10.09. VEDTAK Protokollen frå møte 12.10.09 vart samrøystes godkjend. 32/09 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTET Desse orienteringssakene vart lagt fram: Presentasjon av ny ansvarleg revisor Revisjonsrapport / interimsrevisjon Revisjonsplan Ansvarleg revisor Else Holst Larsen presenterte seg. Revisjonsrapport og revisjonsplan skulle vore delt ut i møtet, men på grunn av dataproblem hjå Deloitte hadde dette ikkje vore råd å skriva ut. Revisor orienterte likevel om innhaldet i desse, og kontrollutvalet stilte spørsmål. Revisjonsrapport og revisjonsplan som er utarbeida vil verta sendt ut til kontrollutvalet etter møtet. Under ymse tok Amram Hadida opp spørsmål om prosess omkring oppretting av eigen pensjonskasse for Stord kommune. Prosessen er nå stoppa, saka vert utsett og vil bli vurdert på nytt. Kontrollutvalet vil på første møte i 2010 ha ei orientering om plan for arbeid med saka og korleis handsaming vidare vil bli lagt opp. Amram Hadida tok og opp om det kan vera aktuelt å setja fokus på reglane om habilitet, dette vert stadig drøfta i kommunestyret og andre fora. Kontrollutvalet meiner at det bør takast opp som tema i kommunestyret, gjerne med å gjennomføra eit kurs i dette temaet. Kontrollutvalet vil senda oppmoding til ordførar om å setja dette på dagsorden. VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Revisjonsrapport og revisjonsplan vert ettersendt til kontrollutvalet. Prosess og vidare plan for oppretting av Stord kommunale pensjonskasse vert orienteringssak på nest møte. Kontrollutvalet oppmodar ordførar om å setja temaet habilitet på dagsorden, gjerne med å skipa til kurs i dette. 33/09 MELDINGAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 4
HANDSAMING I MØTET Desse meldingane vart lagt fram: Supplering av varamedlem til kontrollutvalet NKRF-konferanse 03. og 04.02.10 FKT-konferanse 02. og 03.06.10 Representantskapsmøte i SIM som var 20.11.09 Under ymse vart det og teke opp at det blei stilt spørsmål til rådmann, då han deltok på kurs-delen av møtet, om sak vedr. fleirbrukshall i Prestegardsskogen. Saksgangen her har vore at kommunestyret først vedtok at det skulle byggast liten hall, men at administrasjonen seinare har utgreidd planar for stor hall, og ved ny handsaming i kommunestyret blei stor hall vedteke. Kontrollutvalet har merka seg denne framgangsmåten. Deltaking på kurs: Ola Malvin Lomheim melder seg på NKRF sin konferanse i februar. Deltaking på FKT sin konferanse i juni vert å koma attende til. VEDTAK Kontrollutvalet merkar seg saksgang vedr. bygging av fleirbrukshall i Prestegardsskogen. Ola Malvin Lomheim vil delta på NKRF sin konferanse 3. - 4.februar på Gardermoen. Dei øvrige meldingane vert teke til orientering. 34/09 PROSJEKT INNAN SELSKAPSKONTROLL FORVALTNING AV EIGARSKAP I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet bestiller prosjekt med vurdering av kommunen sin eigarskap i selskap i tråd med prosjektplan frå Deloitte datert 27.10.09. Prosjektet skal gjennomførast med ein del i 2009 og resten av arbeidet i 2010. Rapport etter arbeid med gjennomføring av prosjektet skal ligga føre i månadskiftet februar/mars 2010. HANDSAMING I MØTET Prosjektplan som viser korleis prosjektet er tenkt gjennomført vart drøfta. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplanen, men tidsplan for gjennomføring av arbeidet må justerast i tråd med at det først startar opp i midten av desember. Det vil seia at rapport kan føreligga i slutten av mars. Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet bestiller prosjekt med vurdering av kommunen sin eigarskap i selskap i tråd med prosjektplan frå Deloitte datert 27.10.09. Prosjektet skal gjennomførast med ein del i 2009 og resten av arbeidet i 2010. Rapport etter arbeid med gjennomføring av prosjektet skal ligga føre i slutten av mars 2010. 35/09 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE STORD KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, datert.vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET Eigenvurdering vart lagt fram i møte og gjennomgått av revisor. Kontrollutvalet merka seg eigenvurderinga og framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 5
VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen, datert 29.10.09.vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. 36/09 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET 2010 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Møte: Dato Merknad: Møte nr. 1 Møte nr. 2 Møte nr. 3 Møte nr. 4 Møte nr. 5 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta møteplan for 2010 og vil legga kontrollutvalsmøta til mandagar, med kl. 12.00 som møtetidspunkt. Det vart sett opp slik møteplan for 2010: VEDTAK: Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2010: Møte: Dato Merknad: Møte nr. 1 08.03.10 KST: 18.03.10 Møte nr. 2 26.04.10 (rekneskap) KST: 20.05.10 Møte nr. 3 07.06.10 KST: 17.06.10 Møte nr. 4 20.09.10 Møte nr. 5 01.11.10 37/09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Møteprotokollar og innkallingar blei gjennomgått og enkelte saker blei kommentert. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det vart ikkje teke opp noko under ymse. Amram Hadida Leiar Kari Nygard Sekretær 6
Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15. mars 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 03/10 03/10 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Stord Frp Brev vedr. sak om sal av Sunnhordlandskaien. Drøfting om kontrollutvalet skal gjennomføra undersøking i denne saka. Brev frå Frp - sendt til ordførar og rådmann 11.02.10 med kopi til kontrollutvalsleiar ligg vedlagt Stord Frp vil også gje ei orientering om saka i møtet Vidare vil og rådmann orientera kontrollutvalet om handsaminga av saka frå administrasjonen si side 2 Ordførar Korleis kan tema om habilitet setjast på dagsorden? Kontrollutvalet har oppmoda ordførar om dette sjå KU-møte 14.12.09 Ordførar vil orientera om emnet og ønskjer å drøfte med kontrollutvalet korleis eit slikt kurs bør gjennomførast 3 Deloitte Løypemelding om arbeid med prosjekt innan selskapskontroll eigarskapsforvaltning. Om Deloitte sin uavhengighet når det gjeld selskapskontroll i aksjeselskap der kommunen har eigarandel. 4 Sekretariatet / Deloitte 5 Sekretariatet Prosess med konkurranseutsetting av revisjonsteneste i det noverande avtaleperiode går mot slutten. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 7
MAIL FRÅ STORD FRP: From: Sigbjørn Framnes [mailto:sigbjorn.framnes@nobina.no] Sent: 11. februar 2010 13:46 To: 'magnus.mjor@stord.kommune.no'; liv.kari.eskeland@stord.kommune.no Cc: Thor Gunnar Bjelland (tgbjella@online.no); 'post@stord.kommune.no'; Hadida, Amram Subject: Stord FrP krev stopp i salg av Sunnhordlandskaien Til Ordfører og Rådmann i Stord Kommune Stord FrP krever stopp i salget av Sunnhordlandskaien. Dette med bakgrunn i leieavtaler tilhørende bygget, som nå er gjort kjent i forbindelse med salget. Dersom avtalene hadde vært kjent i forkant av vedtaket, hadde Stord FrP selvsagt gått i mot hele prosessen. Vi håper og tror at flertallet av politikerne i Stord ikke kjente til innholdet i disse leieavtalene og derfor har vedtatt salget på bakgrunn av manglende informasjon. Leieavtalene synes generelt å være veldig gunstig for leietagerne og tilsvarende ugunstig for huseier. For eksempel finner vi ved gjennomgang av avtalene at flere av leietagerne har en ensidig uoppsigelig avtale som virker svært gunstig for leietager. En slik uendelig avtale blir særdeles gunstig i lys av at prisen kun eskaleres med 75 80 % av konsumprisindeksen samtidig som lokalene kan fremleies til hvem som helst uten huseiers godkjennelse. Det er flere forhold ved avtalene det også kan stilles spørsmål til. Vi har stor tro på at andre interessenter for bygget vil vegre seg for denne type avtaler, noe som selvsagt kan få betydelige konsekvenser for prisen på bygget. Det er kun to politikere i Stord som må ha kjent til denne avtalen, og det er Ordfører Liv Kari Eskeland og leder for Stord Høyre Svein Halleraker. Vi ser derfor svært alvorlig på denne saken da Høyre har vært en av pådriverne for salg av denne eiendommen. Derfor vil vi melde saken inn for kontrollutvalget. Vi stiller også spørsmål om lovligheten av avtalen da vi er usikre på om enkeltpersoner kan legge band på kommunale verdier på denne måten. Før ett eventuelt salg må leieavtaler ses gjennom og vurderes omgjort. Vi ser at avtalenes innhold gjør at alle avtaler gjort av Havnevesenet må ses på og vurderes av uavhengige organ/personer, dette for å sikre innbyggerne i Stord sine verdier. Med vennlig hilsen Sigbjørn Framnes Leder Stord FrP 8
Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15. mars 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 04/10 04/10 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen i Hordaland Brev om Budsjett og økonomiplan Stord kommune 2 Forum for Kontroll Medlemsbrev nr. 2-2009 med aktuell informasjon til kontrollutvalet og Tilsyn (FKT) 3 Kommunal- og - Brev ds 11.01.10 om avklaring vedr. selskapskontroll regionaldepartem. - Brev ds 18.01.10 om begrepet selskap k.lov 80 (KRD) - Brev ds 15.02.10 om retten til å vera tilstades i lukka møter for kontrollutvalet - Brev ds 29.01.10 vedr. rapport med 85 tilrådingar for kontroll- og tilsynsarbeid 4 Sekretariatet Fagkonferanse for kontrollutvalsmedlemmer 02.-03.06.10 5 Sekretariatet Utkast til årsmelding for kontrollutvalet for 2009. Sekretariatet ønskjer tilbakemelding på utkastet, før endeleg årsmelding vert teke opp som sak på neste møte. (Utkastet vert ettersendt eller delt ut i møtet). Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Meldingane følgjer i eige vedleggshefte. 9
Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.mars 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 05/10 05/10 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2010 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 på sitt møte 12.10.09. Særutskrift frå saka med budsjettframlegg vart sendt over til kommunen for handsaming saman med resten av budsjett for Stord kommune for 2010. Kontrollutvalet sitt framlegg til budsjett for 2010 hadde ei ramme på kr. 828.500. I denne ramma har kontrollutvalet lagt til grunn 5 møter i løpet av året, og å legga opp til bestilling av prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med vedtekne planar, og ut frå vurdering av kva som er rimeleg for ein kommune på storleik med Stord. Det var dessutan lagt inn kr 100.000,- i ekstra tiltaksmidlar, til evnt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte koma undervegs i året. Då Stord kommunestyre vedtok budsjett for 2010 og økonomiplan for 2010 2013 i møte 03.12.09., vart det vedteke ei økonomisk ramme for kontrollutvalet sin aktivitet på kr 643.000. Dette er ein reduksjon i høve til forslaget frå kontrollutvalet på kr 185.500. Drøfting: Dersom den tildelte ramma for kontrollutvalet sitt budsjett skal vera gjeldande for 2010 vil dette få konsekvensar for kva aktivitetar som kan gjennomførast. Postar på kontrollutvalet sitt budsjett som går på utvalet sjølv, som møtegodtgjersle, kurs- og reiseutgifter, mat på møta, kontingentar og liknande, vert sett på som faste utgifter til kontrollutvalet sitt arbeid, og er i budsjettframlegget ikkje auka i høve til tidlegare år. Desse postane bør stå med same sum som i 2009 sjølv om samla ramme for 2010 er redusert. Sekretariatet sitt budsjett var heller ikkje auka. Sett opp mot rekneskapsstatus for 2009, samt forventning om eit arbeidsår med 5 utvalsmøter i 2010, med om lag same saksmengde som året før, er det vilje i sekretariatet til å freista koma i mål med eit budsjett som er 10% mindre i 2010 enn for 2009. Reduksjonen på kr. 15.000,- kan då overførast til revisjonsarbeid. For lovpålagt rekneskapsrevisjon er det gjort avtale med ekstern revisor om ein fastpris med konsumprisregulering. Denne ligg følgjeleg fast. Det ein då kan redusera på er prosjektarbeid innanfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og at det heller ikkje er disponible midlar til ekstraordinære saker som evt. kan koma utanom. Disponibelt til prosjektarbeid i 2010 ut frå den ramma som er vedteke i kommunestyret vil vera om lag kr. 215.000,-. Det er no under arbeid eit prosjekt som kontrollutvalet tinga på slutten av 2009, Forvaltning av eigarskap i Stord kommune. Mesteparten av dette prosjektet vil bli utført i 2010, og mellom kr 50.000,- og kr 10
60.000,- vil bli brukt av midlar til dette. Til rådvelde for resten av 2010 vil det då stå om lag kr 160.000,- til igangsetjing av prosjekt. Dette er ikkje tilstrekkeleg for å kunna setta i gang prosjekt av særleg omfang i inneverande år. Til samanlikning kan nemnast at forvaltningsrevisjonsprosjektet som blei gjennomført i 2009, Om sjukefråvær innan pleie- og omsorg i Stord kommune, ikkje hadde lete seg gjera innanfor ei slik kostnadsramme, utan ein viss reduksjon i omfang. Kommunestyret i Stord kommune har vedteke sin 4-årige plan for forvaltningsrevisjon med 14 prioriterte prosjekt. Det vart gjennomført eit prosjekt i 2009 og det kan i beste fall gjennomførast eit nytt prosjekt, av nesten tilsvarande omfang innafor kontrollutvalet si reduserte budsjettramme for 2010. Med slik omfang på ramma, er det berre rom for 4 av 14 prioriterte prosjekt i 4-årsperioden. Kommunestyret har og vedteke ein 4-årige plan for selskapskontroll. Her er første prosjekt under arbeid no. Det gjenstår då 5 prioriterte prosjekt for resten av perioden. Kommunal-og regionaldepartementet (KRD) har hatt ei arbeidsgruppe i funksjon eit års tid, for å vurdera eigenkontrollen i kommunar og fylkeskommunar. I desember 2009 la dei fram sin rapport: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Det kan nemnast at deira tilråding nr. 73 lyder slik: Kommunestyra må setja av tilstrekkelege ressursar til kontrollutvalet sitt arbeid, mellom anna til rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dersom kontrollutvalet skal gjennomføra meir enn eit nytt prosjekt innanfor forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll i 2010, anten som planlagt prosjekt eller som ekstraordinært prosjekt, er det naudsynt å søkja om tilleggsløyving frå kommunestyret. Det vil vera ein rest på om lag 12 prioriterte forvaltningsrevisjonar ved årsslutt med noverande budsjettramme, det vil gjenstå 5 prioriterte selskapskontrollar og utvalet har alt no motteke innspel om evnt. nye prosjekt. I Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 at det er kontrollutvalet si oppgåve å utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Det vert på denne bakgrunn tilrådd å be om ekstraløyving Konklusjon: Med bakgrunn i Stord kommune sin eigen plan for selskapskontroll, med 14 prioriterte prosjekt Stord kommune sin plan for selskapskontroll, med 6 prioriterte prosjekt. Føringar frå arbeidsgruppe i KRD, om løyvingar til kontrollutvalet sitt arbeid. Handlingsrom for evnt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte koma undervegs i året. Så vert det tilrådd å be om ekstraløyving på kr. 170.000,- til kontrollutvalet sitt arbeid i 2010. Då har utvalet redusert opphavleg ønskje om budsjett med kr. 15.500,-. Trass i slik tilleggsløyving, vil ramma vera nøkternt ift. kommunen sitt eige planverk. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet ber kommunestyret om ei ekstraløyving på kr. 170.000,- til utvalet sitt arbeid i 2010. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 11
Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.mars 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 06/10 06/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2008-2012 Bakgrunn for saka: Då kommunestyret, etter tilråding frå kontrollutvalet gjorde vedtak om planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i møte 20.11.08, lyder pkt. 4 og 5 i vedtaket om plan for forvaltningsrevisjon slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innanfor dei utvalde områda i planen. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. I plan for selskapskontroll lyder pkt.4 i vedtaket slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. Drøfting: Ein er no kome om lag halvvegs i valgperioden / planperioden. Det er såleis tid for å vudera om planane som ligg føre er tilstrekkeleg oppdaterte, og om dei gjev fullgodt bilde av no-situasjonen. Før ein tek stilling til aktuelle prosjekt, både innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, bør ein gjennomgå planane for å vurdera om det skal gjerast justeringar. Kontrollutvalet bør ha ei aktiv rolle i å vurdera dette, men revisjonen bør og trekkast med i evaluerings-arbeidet. Konklusjon: Kontrollutvalet bør følgja opp vedtaket om å revidera og evaluera planane minst ein gong i valperioden. Kontrollutvalsmedlemmane bør til neste møte, tenka gjennom om det er noko dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. Revisjonen bør også gjera ei liknande vurdering, slik at ein på det neste møte i kontrollutvalet kan drøfta kva justeringar som er aktuelle å gjera. Ein slik prosess bør gjennomførast samstundes for dei to planane plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for Stord kommune for 2008 2012. 12
FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. a. I vurderinga vert Deloitte beden om å ta omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande 2. På kontrollutvalsmøtet i april vert det lagt opp til at Deloitte gjennomfører ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. 3. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerer kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. 4. Deloitte sitt arbeid skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar. 5. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 13
Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.mars 2010 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 07/10 07/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ er på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Sekretariatet har bede om at kopi av møteinnkalling og protokollar vet sendt til medlemmene i kontrollutvalet etter oppsett liste. Møteprotokollane kan og lastast ned frå Stord kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komitè for oppvekst og utdanning Komitè for næring, miljø og kultur Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Kontrollutvalsmedlem: Amram Hadida Amram Hadida Odd Martin Myhre Ola Malvin Lomheim Torill Knutsen Grethe H. Søyland Til dette møtet vil det vere aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunetyret: 11.02.10 og 18.03.10. Formannskapet: 03.02.10 og 10.03.10. Forvaltningsstyret: 28.01.10 og 04.03.10. Komitè for oppvekst og utdanning: 26.01.10 og 02.03.10. Komitè for næring, miljø og kultur: 27.01.10 og 03.03.10. Komitè for rehabilitering, helse og omsorg: 28.01.10 og 04.03.10. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar 14