Administrasjonsutvalget Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 09.06.2011 Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 12/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 13/11 Lønnsstrategi 2011-2013 PS 14/11 Tertialrapport pr 30.04.2011 PS 15/11 Årsmelding og regnskap 2010 PS 16/11 Innføring av sosiale medier i Hvaler kommune PS 17/11 Fornyelse av samarbeidsavtale om inkludrende arbeidsliv 01.07.2011-31.12.2013 PS 18/11 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Leder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 22
PS 12/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/248 - Forhandlingsutvalget - lønn og arbeidsvilkår- Doknr 4 Arkivkode 515 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget 09.06.2011 13/11 Formannskapet 09.06.2011 Lønnsstrategi 2011-2012 Sammendrag Lønnsstrategien for Hvaler kommune perioden 2011 og 2012 er revidert. Rådmannen legger saken fram for administrasjonsutvalget til uttalelse dersom utvalget ønsker det, eventuelt til orientering. Formannskapet skal fatte vedtak i saken. Saksopplysninger Rådmannen merker seg at lønnsstrategien 2009 2010 har gitt en forsiktig tilnærming til individuell lønnsfastsettelse. Imidlertid gjenstår det et utviklingsarbeid i å utvikle, gode nok måleinstrumenter for kriteriene. Forhandlingsutvalget og rådmannens ledergruppe har gjennomgått Hvaler kommunes lønnsstrategi. Den er revidert forut for høstens forhandlinger. Lønnsstrategien med føringer betraktes som prinsippiel og skal således behandles og vedtas politisk. Vedlegg Lønnsstrategi 2011-2012 Hjemmelsgrunnlag Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen Vurdering I revideringsarbeidet er det lagt vekt på å se lønnsstrategien i sammenheng med kommunens øvrige virkemidler for måloppnåelse og godt arbeidsmiljø, herunder gode prestasjoner i forhold til gitte fokusområder. Det er forsøkt fokusert på tydelige, gjennomgående kriterier for hele kommunen. Fokusområdene og kriteriene skal selvfølgelig også reflektere vedtatte politiske prioriteringer. Lønnstrategien skal bidra til bedre måloppnåelse i alle deler av kommunens virksomhet. Det er lagt opp til at lønnsstrategien får virke i 2 år, slik at kriterier er kjent for de ansatte og deres organisasjoner. Rådmannens forslag til vedtak: Lønnsstrategien for Hvaler vedtas, og gjøres gjeldende for 2011 og 2012. Hvaler kommune, 24.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 3 av 22
Lokal lønnsstrategi 2011og 2012 Hvaler kommune Versjon 3.0 - ajourført mai 2011 Møteinnkalling side 4 av 22
Lokal lønnsstrategi i sammenheng med Hvaler kommunes mange oppdrag Delegeringsreglementene Lover, Forskrifter og føringer HA og HTA Kommuneplanen Økonomiplan Strat. kompetanseplan Lokal lønnsstrategi Håndtering av Hvaler kommunes oppgaver, utfordringer og muligheter IA og HMS Personalpolitikk og etikk Lederavtaler, Arbeidsavtaler Kvalitetsbeskrivelse for styring og ledelse Møteinnkalling side 5 av 22
1.0 Hvaler kommunes strategier for forhandlinger etter Hovedtariffavtalen kap. 3, 4 og 5 for 2011 og 2012 1.1 Hvem omfattes av kapitlene i Hvaler kommune? Kapittel 3 Virksomhetslederne Seksjonssjefene Næringssjef Personalsjef Økonomisjef Stabssjef Prosjektleder Rådmannen (3.4.1 A) Kapittel 5 Avdelingsledere Ingeniører og rådgivere Leger Jordmor Sjefsarkitekt Kapittel 4 Avdelingsledere, Arbeidsledere og Teamledere Stillinger uten særskilt krav om utdanning Fagarbeiderstillinger/tilsvarende fagarbeiderstillinger Stillinger med krav om høyskoleutdanning Stillinger med krav om høyskoleutdanning med ytterligere spesialistutdanning Lærer, Adjunkt og Lektor Adjunkt m/tilleggsutdanning Lektor m/tilleggsutdanning 1.2 Prossesstrategier for forhandlingene a. Forhandlingene om lønn og andre materielle betingelser knyttes sammen i prosess og dokumentasjon med medarbeidersamtalen og inngåelsen av arbeids- og lederavtalen. b. Arbeidsgiver vil initiere egne tilbud der hvor dette anses ønskelig. Dette gjelder også rutinemessig justering, som følge av at ansatte har forhåndsavtalt kompetanseheving, som er fullført og bestått (m/henv til Strategisk kompetanseplan). c. Når kommunen skal rekruttere og beholde medarbeidere hvor markedsprisen/konkurransen for kompetansen er høy, kan kommunen gi den nytilsatte høyere lønn enn hva tilsvarende stillinger i organisasjonen lønnes. I tillegg til dette vil det bli lagt vekt på enhetenes størrelse, kompleksitet og krav til formell utdanning. d. Andre krav om særskilte forhandlinger etter HTA 4.A.2, 3.4.2, 3.4.1 d, 5.3 (utover rekruttere og beholde) kan fremmes 2 ganger i året. Frist for innlevering av krav er 1.februar og 1.september. e. Organiserte og uorganiserte behandles i prinsippet likt av arbeidsgiver. f. Årlig inngåelse av lederavtalene vil utgjøre et hierarki. Dette starter med arbeidsgiverutvalgets avtale med rådmannen. g. Årlige lønnsforhandlinger skal i denne strategiperioden (2011-2012) starte med forhandlinger for kapittel 5 og 4, og avsluttes med kapittel 3. Møteinnkalling side 6 av 22
Illustrasjon av prosess: 2.0 Kriterier for forhandlinger i 2011 og 2012 2.1 Hjemmel i Hovedtariffavtalen (HTA) Forhandlingskriterier for medlemmer av RÅLE er basert på HTA, kapittel 3.4.1. Forhandlingskriterier for virksomhetsledere er basert på HTA, kapittel 3.4.2. Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap. 5) er basert på HTA kapittel 5.2, 5.3 og 5.4. Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap.4) er basert på HTA kapittel 4. For øvrig er følgende gjeldende for alle kapitler: Stillingens kompleksitet og ansvar Den enkelte ansattes kompetanse Behov for å rekruttere og beholde arbeidstakere Sikringsbestemmelse for ledere med unntak av ev arbeidstakere som er personlig plassert med høyrere lønn, eller arbeidstakere med spisskompetanse. 2.2.1 Kriterier for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ledere): Oppnådd mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig. Resultater i forhold til egen lederavtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse Aktiv innen HMS og IA arbeidet Ledelse i tråd med delegeringsreglementet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul Møteinnkalling side 7 av 22
For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må lederen vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen 2011-2014: Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011. Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011 Fullføring av igangsatte prosjekter og endringsprosesser m/henv til eksempelvis digitalt arkiv/servicetorg/sentralbord, Østerhaug, vurderingsprosjektet, eiendomsforvaltning, samhandling barn/unge, osv. Nærværsarbeid Resultater og særlig innsats i forhold til å ha friske og motiverte arbeidstakere, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ansatte): Bidra til oppnåelse av mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig til nærmeste leder. Resultater i forhold til egen medarbeidersamtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse (for ledere) Aktiv innen HMS Utføre arbeidet i tråd med delegert ansvar og myndighet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må den ansatte vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen 2011-2014: Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011. Bidrag fra ansatte under dette punktet kan eksempelvis være innsats ifm å finne sammenlikningsenheter, metoder for beregninger, motivasjon i egen organisasjon, osv Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011. Nærværsarbeid Særlige bidrag i forhold til å ha friske og motiverte kollegaer, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. Møteinnkalling side 8 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/1133 - Tertialrapport pr 30.04.2011 - Doknr 1 Arkivkode 212 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 07.06.2011 Eldrerådet 07.06.2011 16/11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 08.06.2011 Utvalget for miljø og teknikk 08.06.2011 Arbeidsmiljøutvalget 09.06.2011 Administrasjonsutvalget 09.06.2011 14/11 Formannskapet 09.06.2011 Kommunestyret 22.06.2011 Tertialrapport pr 30.04.2011 Sammendrag Rådmannen anser økonomien i Hvaler kommune som svært anstrengt i budsjettåret 2011. Utfordringene vi har hatt med å vedta et årsbudsjett innen kommunelovens krav underbygger dette. Flere forhold presser kommuneøkonomien i en negativ retning i forhold til vedtatt budsjett inneværende år. Sentrale lønnsoppgjør utover forventede rammer, økte pensjonskostnader, flere brukere, økt behov innen spesialundervisning, spesialpedagogisk hjelp i barnehager, sosialhjelp og pressede driftsrammer til alle seksjoner er de viktigste årsakene til det. På en annen side har høye skatteinntekter lettet presset på økonomien noe. Skatteinngangen viser fortsatt en merinntekt i forhold til budsjettet, men ikke i en slik størrelsesorden at administrasjonen foreslår en budsjettjustering på nåværende tidspunkt. Gjeldende økonomiplan er i økende grad utover i økonomiplanperioden, saldert med bruk av oppsparte midler for å kunne tilfredsstille kommunelovens krav om realistisk budsjett. Hvis den økonomiske utviklingen følger anslagene som ligger i økonomiplanen, vil kommunens disposisjonsfond være tømt før utløpet av planperioden. Denne tertialrapporten anslår at den økonomiske utviklingen er en del svakere enn hva som ligger i økonomiplan og årsbudsjett. 8 av 16 virksomheter melder om forventet merforbruk i 2011. To virksomheter innen seksjon Helse og sosial melder om forventet merforbruk på litt i overkant av 1 mill kroner, mens alle virksomhetene innen seksjon Opplæring og kultur melder om forventet merforbruk inneværende budsjettår. Merforbruket er vanskelig å tallfeste på nåværende tidspunkt da både budsjettrammer og rettighetsbehov har endret seg. Det vil bli fremmet en egen politisk sak rundt forholdet spesialundervisning. Saksopplysninger Vedlagt er tertialrapport pr 30.04.2011 som hovedsakelig har fokus på økonomi og avvik i forhold til vedtatt økonomiplan 2011-2014 og årsbudsjett 2011. Det som kommenteres er i hovedsak forhold hvor det er oppstått avvik i forhold til vedtatte styringssignaler. Vedlegg - Tertialrapport pr 30.04.2011 Møteinnkalling side 9 av 22
Hjemmelsgrunnlag - Delegeringsreglementet - Finansreglementet Vurdering Som det fremgår av vedlagte tertialrapport melder flere virksomheter om forventet merforbruk ved årets slutt. Dette gjelder alle barnehagene og alle skolene våre, uten at dette lar seg tallfeste nøyaktig på nåværende tidspunkt. Virksomhetene barn, unge og voksne (BUV), samt NAV innen seksjon Helse og sosial, melder om forventet merforbruk på 900 000 kroner innen NAV, og mellom 150-200 000 kroner for BUV. Seksjon Miljø og teknikk og Sentral stab forventer et årsresultat i tråd med vedtatt budsjettramme for inneværende år. Lønnsoppgjøret 2011, som er et mellomoppgjør, ble av sentrale tariffparter fastsatt med en lønnsramme på 4,25 prosent. Statsbudsjettet for 2011 og som vi har budsjettert etter, har tatt høyde for en lønnsramme på 3,25 prosent i inneværende budsjettår. Man har ennå ikke rukket å beregne hva dette vil utgjøre for Hvaler kommune for alle tariffområder, men dette vil bli presentert i neste tertialrapport. Statlige styringssignaler i revidert nasjonalbudsjett for 2011 som ble presentert midt i mai, antyder at forventet skattevekst for kommunesektoren vil kunne dekke økte utgifter fra lønnsoppgjøret. Våre pensjonsleverandører har varslet endringer i premieinnbetalingen for 2011 som en følge av det gode lønnsoppgjøret. Kommunestyret ga i sak 24/11 om revurdering av budsjett og økonomiplan, administrasjonen fullmakt til å endre fordelingen mellom de kommunale barnehagene i tråd med barnetallet. Denne omfordelingen har medført at budsjettrammen til Hauge barnehage ble redusert med 163 000 kroner slik at ny budsjettramme ble 5 907 000 kroner, mens budsjettrammene for Asmaløy- og Brekke barnehage ble økt med henholdsvis 51 000- og 112 000 kroner. Ny budsjettramme for Asmaløy ble dermed 5 865 000 kroner og Brekkes budsjettramme ble 4 120 000 kroner. Behov for nye investeringstiltak i 2011: Ominnredning for servicetorget Rådhuset fra år 2000 frem til i dag har fått over 25% flere arbeidsplasser. Dette har presset fellesfunksjoner som garderober toaletter, kopirom, lager,kantine osv. Møteromskapasiteten har i perioden blitt redusert, og ventilasjonssystemene jobber på spreng. For å få "kontorkabalen" til å gå opp forsøker man i disse dager å få plass til enda noen få kontorplasser. Servicetorget ominnredes ved at det skilles ut et kontor til arkivansvarlig. Det etableres en dynamisk, mye lengre skranke med plass til to medarbeidere. Prisen for denne ominnredningen er 125 000 kroner og foreslås dekket av ubenyttede fondsmidler fra salg av Sollihøgda. Restoppgjør for kjøp av tre eiendommer Hvaler kommune kjøpte i 2006 to eiendommer ved Floren skole, samt eiendommen Stolen ved dagens båthavn. Kommunen fikk tillatelse til å ta i bruk Stolen og leie den ut til båtforeningen ved kontraktsinngåelse, men 10 prosent av kjøpesummen ble holdt tilbake. Denne er fortsatt ikke betalt og eiendommene står fortsatt ikke registrert på Hvaler kommune. Restoppgjør utgjør 89 950 kroner og denne forslås dekket av ubenyttede fondsmidler fra salg av Sollihøgda. Vann og avløps investering på Åsebu Det er blitt bygd ut et vann og avløpsprosjekt på Åsebu, Asmaløy som tilfredsstiller kommunal standard. Dette anlegget er tilkoblet til det kommunale anlegget i sjøen(vann og avløpsledninger fra Rød- Brattestø). Landtakspunkt med vann og avløpsledninger herunder pumpestasjon for avløp på Åsebu. Disponible vann og avløpsledninger i sjøen mot hyttefelt på Spjærøy Holmetangen (ca 40 hytter), og Asmaløy Strandbakken 5 hytter. Vann og avløpsledninger frem til Riksvei/Fylkesvei 108. Tilrettelegging til hytter som ligger mellom Asmaløy barnehage og Riksveien/Fylkesveien ca 25 hytter. Tilrettelegging for videreføring av vann og avløpsledninger på Strekning Åsebu- Skipstad. Dette medfører at kommunen får en ringledning på det kommunale vannledningsnettet fra Rød- Brattestø mot Skipstad- Skipstadsand, medfører en bedre sikkerhet på vannforsyning til hele området. Strekningen Åseby- Skipstad er det ca 20 fastboende herunder utbygging av nytt boligfelt på Brente. Tilrettelegging av vann og avløp til ca 40 hytter på strekningen Åsebu-Skipstad. Møteinnkalling side 10 av 22
Kommunen har bidratt til oppgradering av pumpestasjonen for avløp slik at den ble bygd med overbygg og skal inn på driftsovervåkingssystemet. Totale kostnader; vann og avløpsledninger med pumpestasjon for avløp fra kommunal sjøledning til Riksvei/Fylkesvei 108 2 072 686 Tidligere innbetalt fra Hvaler kommune 672 652 Resterende kostnader 1 400 034 Boliger for funksjonshemmede på Østerhaug Kommunestyret vedtok i forbindelse med behandlingen av økonomiplan 2011-2014 og årsbudsjett 2011, et oppdrag med å komme tilbake med en kostnadsanalyse for utbygging av boliger for funksjonshemmede på Østerhaug. Kostnadsanalysen presenteres i egen sak for kommunestyret i juni. Administrasjonen tilrår ikke igangsetting av boligprosjektet på nåværende tidspunkt, fordi det ikke lar seg realisere innenfor den økonomien som finnes. Bidrag til realisering av Science senter Østfold Kommunestyret vedtok i møte 09.12.2009 at Hvaler skulle bidra til etableringen av et vitensenter som er opprettet i Sarpsborg. Hvaler kommune har inngått en 3-årig avtale fra skoleåret 2011, samt en eierandel tilsvarende 225 000 kroner som skulle lånefinansieres. Dette bidraget er beklageligvis blitt uteglemt i budsjettbehandlingen og dekning fremmes i denne rapporten. Formannskapet innstiller til kommunestyret i denne saken og alle andre utvalg inviteres til å avgi uttalelse. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at formannskapet gir slik innstilling til kommunestyret: 1. Tertialrapport 30.04.2011 tas til orientering. 2. Nytt investeringstiltak inn vann og avløp ved Åsebu iverksettes og investeringsutgiftene på 1 400 035 kroner dekkes med låneopptak. 3. Ominnredning ved servicetorget på rådhuset på 125 000 kroner dekkes ved bruk av bundet investeringsfond. 4. Restkjøpesum på 89 950 kroner for kjøp av Stolen dekkes ved bruk av bundet investeringsfond. 5. Eierandel i nytt vitensenter Østfold med 225 000 kroner som dekkes ved låneopptak. Hvaler kommune, 13.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/1001 - Årsmelding og regnskap 2010 - Doknr 1 Arkivkode 210 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 07.06.2011 Eldrerådet 07.06.2011 17/11 Utvalget for miljø og teknikk 08.06.2011 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 08.06.2011 Arbeidsmiljøutvalget 09.06.2011 Administrasjonsutvalget 09.06.2011 15/11 Formannskapet 09.06.2011 Kommunestyret 22.06.2011 Årsmelding og regnskap 2010 Sammendrag Hvaler kommunes driftsregnskap for 2010 ble gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på 8 287 623,99 kroner, og investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på 0,- kroner. Nøkkeltallet netto driftsresultat ble positivt med ca 21,1 mill kroner, og utgjør ca 7,0 prosent av sum driftsinntekter. Dette er godt innenfor anbefalt nivå som ligger på 3 prosent. Rådmannen foreslår at overskuddet for 2010 i sin helhet settes av på fond. Saksopplysninger Vedlagt følger regnskap og rådmannens årsmelding og revisjonsberetning for 2010. Regnskapet med noter gir detaljert oversikt over de regnskapstekniske forholdene, mens årsmeldingen gir tilbakemelding på hovedresultatene for økonomi og tjenesteproduksjonen. Østfold kommunerevisjon IKS har i skriv av 15.04.2011 lagt fram revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2010 og de har konkludert og presisert følgende: Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen i Hvaler kommune per 31. desember 2010, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Presisering Uten at det har betydning for konklusjonen over vil revisor presisere følgende: - Det er ikke avgitt pliktig note om selvkost vedrørende byggesak og oppmåling. - Det er ikke mottatt underskrevet fullstendighetserklæring fra kommunen innen fristen for revisjonsberetning. Kontrollutvalget har i møte 19. mai 2011 behandlet regnskapet for 2010 og avgitt følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2010 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding og revisjonsberetningen for 2010. Kommunens årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter etter gjeldende tidsfrist. Møteinnkalling side 12 av 22
Revisor har avlagt en revisjonsberetning. Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2010 inneholder ingen merknader, men har to presiseringer. Følgende presisering er gitt: det er ikke avgitt pliktig note om selvkost vedrørende byggesak og oppmåling revisjonen har ikke mottatt underskrevet fullstendighetserklæring fra kommunen innen fristen for revisjonsberetningen Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskiftet 2010/11. Kommunens driftsregnskap 2010 viser et positivt netto driftsresultat på kr. 21 101 144,97 og er avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 8 287 623,99. Kontrollutvalget merker seg kommunens gode regnskapsresultat i 2010, og at kommunens netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntekter utgjør + 7 %. Kontrollutvalget presiserer at resultatet i all hovedsak skyldes ekstraordinære hendelser som økt skatteinntekt på kr. 7,5 mill., og et positivt premieavvik på kr. 4,3 mill. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2010 og slutter seg til revisors beretning av 15. april 2011. Skattedirektoratet stiller ikke lenger krav til formell behandling av skatteregnskapet i kommunestyre/kontrollutvalg, men anser det som naturlig at dette oversendes til de respektive parter. Årsrapport for 2010 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad og Hvaler kommune ligger vedlagt og viser bl.a. at kommunes andel av skatteinntektene viser en merinntekt på nesten 4,8 mill kroner i forhold til budsjettet. Kemneren legger også til at resultatene på innfordring av skatt og avgift er tilfredsstillende, og at restanseprosentene ligger på et stabilt lavt nivå. Arbeidsgiverkontrollen er gjennomført i henhold til målkrav om kontroll hos 5 % av arbeidsgiverne i Hvaler kommune. Skatteregnskapet blir ført og kontrollert på betryggende måte og månedsoppgjør blir avlagt til fastsatt tid. Kontrollrapport fra skatteetaten vedrørende skatteoppkreverfunksjonen på Hvaler for 2010 var bra og innehold ingen pålegg. Vedlegg - Regnskap 2010 - Årsmelding 2010 - Vedlegg 1 til årsmelding 2010 - Årsrapport 2010 for skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune - Revisjonsberetning for Hvaler kommune for 2010 Hjemmelsgrunnlag Vurdering - Kommuneloven 48 om Årsregnskap og årsberetning - Forskrift om årsregnskap og årsberetning med tilhørende noter - Kommunal regnskapsskikk og foreløpige regnskapsstandarder Året 2010 har vært preget av de samme hovedutfordringene som i de nærmeste årene før. Det vil primært si utfordringen med å unngå regnskapsmessig underskudd. Vi lyktes heldigvis med det. Kommunens regnskapsmessige overskudd, om lag 8,3 mill kroner, bør etter rådmannens mening i det alt vesentlige avsettes til fond. Begrunnelsen for at overskuddet bør avsettes til fond, har sammenheng med grunnene til at overskuddet oppsto. Kommunens avsetninger er foreløpig alt for små i forhold til det vi trenger som permanent støtpute for å møte negative resultater i regnskapet. Inntil vi har en tilstrekkelig slik støtpute, bør vi begrense oss til å bruke av disposisjonsfondet (overskuddet) til rene nødstilfeller. Kommunestyret ga i sak 44/10 i sak om årsmelding og regnskap 2009 sin tilslutning til en intern handlingsregel om å tilstrebe et disposisjonsfond på 3 % i forhold til sum driftsinntekter. Kommunens driftsresultat kan ved første øyekast se veldig godt ut, men det er viktig å påpeke at overskuddet i stor grad skyldes økte inntekter som man ikke kan påregne fremover. Det tenkes da spesielt på gunstige pensjonsføringer som forbedret resultatet med ca 4,3 mill kroner og økte skatteinntekter som ble ca 7,5 mill bedre enn forventet. Disse svingningene i inntektene tilsier at man bør sette av en større buffer for å kunne håndtere også svikt i inntektene. Møteinnkalling side 13 av 22
Resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Positive premieavvik medførte pensjonsføringer som forbedret driftsresultat ca 4,3 mill kroner. Merinntekt på skatt med 7,5 mill kroner. Mindreinntekt på rammetilskudd på 3,3 mill kroner. Mindreutgift på renter og avdrag med ca 1,2 mill kroner. Merinntekt på kapitalinntekter på 1,4 mill kroner. Merforbruk hos seksjonene med ca 1,9 mill kroner. Flere av årsakene til det gode driftsresultatet for 2010 skyldes forhold vi ikke kan regne med i fremtiden, og som i varierende grad kan forutses på forhånd. Dette gjelder i hovedsak premieavvik på pensjon som må regnskapsføres etter gitte retningslinjer etter en aktuarberegning fra våre pensjonsleverandører. Det er viktig å være klar over at premieavvik på pensjon som inntektsføres et år, må kostnadsføres de påfølgende 15 år. Et positivt premieavvik for 2010, inntektsføres i 2010 i sin helhet. Dette skal altså kostnadsføres med 1/15-del de påfølgende 15 år, og vil ikke være fullt ut kostnadsført før i år 2025. Dette gjør at resultateffekten av premieavviket over tid vil være lik null. For at kostnadsføringene ikke skal få driftsmessige konsekvenser er det ønskelig fra administrasjonens side at positive premieavvik avsettes til bundne fond som igjen kan benyttes for å dekke opp fremtidige kostnadsføringer innen pensjon. Rådmannen vil derfor foreslå det positive premieavviket for pensjonsføringen fra 2010, 4,3 mill kroner, avsettes til bundet fond for premieavvik pensjon. Avslutning av byggeregnskap for bryggefront ved Skjærhalden torg anmodes fullfinansiert i denne saken om behandlingen av regnskapet for 2010. Investeringen ble bevilget midler av kommunestyret i sak 45/08 med 780 000 kr og i sak 47/08 med 2 250 000 kr og sist i sak 68/10 med 327 900 kr til sammen 3 357 900 kroner. Sluttregnskapet viser imidlertid et forbruk på 3 895 161 kroner altså et merforbruk på 537 261 kroner som det må skaffes dekning for. Det har vært stor uenighet mellom kommunen og berørte parter i denne saken som har medført at byggeregnskapet har dratt ut i tid og vanskeliggjort hvilke økonomiske størrelser de ulike partene skal svare for. Partene har ikke for lenge siden blitt enige om å løse saken i minnelighet slik at byggeregnskapet nå kan avsluttes. Det foreslås derfor i denne saken å sluttfinansiere denne investeringen med 537 261 kroner med låneopptak. Rådmannen vil minne om kommunestyrets vedtak i sak 24/11 i møte 07.04.2011 om økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og økonomiplan. En del av vedtaket omfattet bruk av årsresultatet for 2010 med 1 308 000 kroner for å balansere årsbudsjettet for 2011. Dermed må beløpet på drøye 1,3 mill kroner tas hensyn til når overskuddet for 2010 skal fordeles av kommunestyret. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: 1. Årsmelding for 2010 tas til etterretning. 2. Regnskapet for 2010 godkjennes. 3. Sluttfinansiering for bryggefront på Skjærhalden dekkes med låneopptak på 537 261 kroner. 4. Regnskapsmessig overskudd for 2010, 8 287 623,99 kroner avsettes i sin helhet til følgende fond: - Bundet fond (pensjon premieavvik) med 4 300 000 kroner - Disposisjonsfond med resterende av årsresultatet for 2010, 2 679 623,99 kroner (Kommunestyret vedtok i sak 24/11 om revurdering av budsjett 2011, bruk av 1 308 000 kroner av årsresultatet fra 2010 for å balansere årsbudsjett 2011). Hvaler kommune, 27.04.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 14 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/1116 - Sosiale medier i Hvaler kommune - Doknr 1 Arkivkode 024 Saksbehandler Tora Klevås Schondelmeier Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget 09.06.2011 16/11 Formannskapet 09.06.2011 Kommunestyret 22.06.2011 Innføring av sosiale medier i Hvaler kommune Sammendrag Rådmannen ønsker å innføre bruk av sosiale medier i Hvaler kommune. De nye mediene er med til å informere og skape dialog med folk, enten de bor på Hvaler eller andre steder. I første omgang anbefales at kommunen oppretter en side på Facebook. Saksopplysninger Hva er sosiale medier Sosiale medier skapes helt eller delvis gjennom gjensidig og likestilt interaksjon mellom to parter. Derfor kan ikke brukerne kalles leser, lytter eller seer. Brukerne er ofte både skaper og deltaker. Mediene utfordrer skillet mellom offentligheten og privatlivet Kraften i nettverk av mennesker er mye viktigere enn før Innholdet er ikke lenger det viktigste, men samtalen som skapes hvordan avsender skaper en dialog med deg i den rette konteksten. Denne samtalen engasjerer og gir verdi for begge parter. Bruk av sosiale medier i Norge i dag Norge er på verdenstoppen i bruk av Facebook med 62 prosent av norske nettbrukere innom ukentlig. I følge TNS Gallup bruker norske nettbrukere i gjennomsnitt 108 minutter på Internett hver dag. 30 av disse minuttene brukes på Facebook. 3.2 millioner er på internett daglig i Norge. 500 mill mennesker bruker 30 minutter daglig Youtube og Facebook er større enn VG.no Finn.no større enn dagbladet.no Wikipedia og blogger.com større enn YR.no og aftenposten.no Gjennomsnittlig bruker av sosiale medier i Norge er kvinne 32 år, 150 venner Sosiale medier i kommune-norge Over halvdelen av norske kommuner bruker i dag sosiale medier i sin kommunikasjon med omverdenen. De mest brukte kanaler er: Facebook (32%) Twitter (18%) Video (17%) Chat (12%) Blogg (11%) Av kommunene som bruker Facebook er det 54% som bare sender ut informasjon, mens 41% har en dialog og svarer på henvendelser fra innbyggerne. 5% av kommunene har liten eller ingen aktivitet på sin Facbookside. Møteinnkalling side 15 av 22
Anbefalinger fra Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), KS og staten Grunnlaget for offentlig kommunikasjon er Lov om kommuner og fylkeskommuner. 4. Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), KS og statens kommunikasjonspolitikk anbefaler kommunene å ta i bruk de nye kommunikasjonskanalene i forhold til publikum. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI): Sosiale medier er i ferd med å innta vår offentlige tilværelse. Veien fra sosial tumleplass til profesjonell arena er kort og ukjent for mange, og mange offentlige virksomheter har behov for kunnskap om hvordan de skal forholde seg til denne nye kommunikasjons- og samarbeidsarenaen. For å møte dette kunnskapsbehovet har Difi skrevet en veileder for offentlige virksomheter som vurderer å ta i bruk sosiale medier. Veilederen retter seg mot hele den offentlige forvaltningen, både statlig og kommunal sektor. De samme prinsippene for åpenhet, tilgjengelighet og skikkelighet gjelder for alle våre forvaltningsnivåer, og sosiale medier er et nytt verktøy for alle offentlige virksomheter. KS har som mål at ekommune 2012 - lokal digital agenda, skal være en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Etablering av digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte bidrar til å utvide den politiske arenaen og muligheten for reell medvirkning. Fra kommunens side vil slik dialog bidra til bedre kunnskap om behov og problemstillinger som kommunens innbyggere er opptatt av, og til å forankre beslutningsprosessen. Aktuelle temaer for slik dialog vil særlig være plan- og utbyggingssaker, budsjettsaker og spørsmål som gjelder prioritering av kommunens tjenestetilbud, tjenestebeskrivelser og serviceerklæringer. Det er viktig å legge til rette for deltakelse og påvirkning gjennom ulike kanaler som kommunens nettside, Facebook, Twitter, e-post, blogger, wikier, chat og tekstmeldinger. Sosiale medier er en av mange måter å kommunisere med innbyggere og næringsliv på, og et supplement til allerede eksisterende kommunikasjonskanaler. I løpet av de siste årene har sosiale medier gått fra å være en sosial arena til å bli en kommunikasjonskanal de fleste store organisasjoner og bedrifter ønsker å ta i bruk strategisk. Sosiale medier legger til rette for dialog, involvering og brukermedvirkning, og kan bidra til en åpnere forvaltning og mer levende lokaldemokrati. For KS er ikke poenget at alle kommuner tar i bruk sosiale medier for enhver pris, men hvordan de nye kanalene kan brukes for å få bedre kommunikasjon med innbyggere Det stemmer ikke at norske kommuner ignorerer eller skyr sosiale medier. Isteden har de brukt tid til å sondere dette nye terrenget, men å vedta å ikke ta i bruk disse nye kanalene er å rygge inn i framtida (Trude Andresen utviklingsdirektør i KS). Statens kommunikasjonspolitikk Målene for den statlige kommunikasjonspolitikken er at innbyggerne skal: få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter ha tilgang til informasjon om statens virksomhet inviteres til å delta i utformingen av politikk, ordninger og tjenester Hvorfor og hvordan skal Hvaler kommune bruke sosiale medier? I Hvaler kommune bør hovedinnholdet i de sosiale mediene hentes fra egen hjemmeside www.hvaler.kommune.no som brukes som nav i kommunikasjonen. Hvaler kommune bør bruke sosiale medier for å Signalisere åpenhet og våkenhet Være på samme arena som publikum Være i dialog og styrke lokaldemokratiet Være i dialog om gode og effektive tjenester Søke aktivt deltakende innbyggere Styrke vår omdømmebygging Gjøre det lett for beboere og besøkende å fortelle historien om hvaler Være på samme arena som publikum Følge med på stemningene, debattene, meningsbrytingene Ta folk på alvor, slippe dem inn på oss og vise hvem vi er på godt og vondt Være åpne, kompetente og modige Møteinnkalling side 16 av 22
I forbindelse med akutte situasjoner, som for eksempel grunnstøtingen av Godafoss, vil bruk av sosiale medier kunne styrke vår kommunikasjon vesentlig. Også i forbindelse med valget i september vil sosiale medier være nyttig verktøy til å være i dialog med innbyggere på Hvaler. Utfordringer og hvordan løser vi dem? Det er tre grunner som går igjen blant de kommunene som er negative eller usikre på å ta i bruk sosiale medier: Usikkerhet rundt ressursbruk Rådmannen vurderer at Hvaler kommune kan løse oppgaven med å innføre sosiale medier uten ekstra bevillinger eller ressurser. Usikkerhet rundt lovmessige krav til saksbehandling Det er regler for hva som skal arkiveres og ikke fra sosiale medier, og nye retningslinjer utformes løpende. Hvaler kommune vil følge allmenn standard. Usikkerhet rundt håndtering av personangrep, sjikane og andre useriøse henvendelser Mange kommuner og offentlige etater har med hell utarbeidet klare retningslinjer for hva som tolereres i dialogen med Hvaler kommune i sosiale medier. Det samme vil Hvaler kommune gjøre. We are the people formerly known as the audience (Jay Rosen). Folk er ikke lenger et publikum i vanlig forstand, men er med på å forme budskapet, påvirke prosesser og hvordan ting oppfattes i offentligheten. Det krever et engasjement av oss som strekker seg lenger, en lyttende holdning og et oppriktig ønske om å delta i diskusjonen. Det er radikalt når folk med makt deltar på lik linje i debatten som legfolk. Det er med på å bryte ned sosiale barrierer og man møtes på en jevnere arena i dialogen mellom innbygger, kommune og politisk ledelse. Ikke alle er i sosiale medier. Innbyggere som ikke ønsker eller ikke kan ta i bruk elektronisk kommunikasjon med kommunen, skal alltid ha en mulighet til å nå kommunen på annen måte, enten via telefon eller ved personlig kontakt. Hvaler kommune vil utarbeide klare retningslinjer for hvordan ansatte bør og ikke bør opptre i sosiale medier. Retningslinjene skal distribueres og innarbeides i kommunens etiske retningslinjer. Kilder: http://www.difi.no/sosiale-medier/veileder-i-sosiale-medier http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/lover-og-regler/retningslinjer/2009/statenskommunikasjonspolitikk.html http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning/teknologi-og-ikt/rad-om-sosiale-medier/ http://www.regjeringen.no/upload/fad/vedlegg/iktpolitikk/rapport_evaluering%20delte%20meninger.pdf Vurdering Rådmannen vurderer at sosiale medier er kommet for å bli. Bruk av sosiale medier vil være med til å styrke lokaldemokratiet (valg 2011), gi Hvaler kommune innspill til gode og effektive tjenester og gi muligheten for aktivt deltakende innbyggere. Rådmannen vurderer at Hvaler kommune kan løse oppgaven med å innføre sosiale medier uten ekstra bevillinger eller ressurser. Kommunens administrasjon har kompetanse til å løse oppgavene sammen med servicetorget som vil svare henvendelser. Hvaler kommune vil følge de rådene som gis av KS og statlige organer i forhold til kommunikasjonspolitikk, og bruk av sosiale medier, herunder de rådene som gis av direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Rådmannen legger til grunn at det er kommunestyret som i henhold til delegeringsreglementet treffer endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse, hvis utvalgene selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret følgende innstilling: Hvaler kommune tar i bruk sosiale medier som strategisk og praktisk kanal for kommunikasjon. I første omgang ved å opprette kommunens side på Facebook. Kommunens bruk av sosiale medier forutsettes Møteinnkalling side 17 av 22
nærmere avklart som del av et fremtidig arbeid med utforming av en tydeligere samlet kommunikasjonsstrategi for Hvaler kommune. Kommunestyret forutsetter at rådmannen utformer og fastsetter nødvendige rutiner og regler for kommunens bruk av sosiale medier, før denne bruken iverksettes. Herunder også nødvendig opplæring og publisering av rutinene og reglene. Disse rutinene og reglene forutsettes blant annet å omhandle: lovbestemte krav til saksbehandling og arkivering håndtering av personangrep, sjikane og useriøse forhold retningslinjer for ansattes bruk og opptreden i sosiale medier. Hvaler kommune, 12.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 18 av 22
Hvaler kommune Saksnr 2011/107 - Fornyelse av Avtale om inkluderende arbeidsliv 01.03.2010-31.12.2013 - Doknr 4 Arkivkode 440 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget 09.06.2011 Administrasjonsutvalget 09.06.2011 17/11 Formannskapet 09.06.2011 Kommunestyret 22.06.2011 Fornyelse av samarbeidsavtale om inkluderende arbeidsliv Sammendrag Saken handler om fornyelse av samarbeidsavtale om inkluderende arbeidsliv. Nav Arbeidslivssenter har bedt Hvaler kommune om at samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv fornyes. Samarbeidsavtalen med bakgrunn i protokoll av 24.2.2010, og Avtale om inkluderende arbeidsliv av samme dato mellom myndighetene og partene i arbeidslivet, handler om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen i arbeidslivet. Samarbeidsavtalen vedlegges dette saksframlegget. Avtale om inkluderende arbeidsliv og protokollen mellom myndighetene og arbeidslivets parter kan lastes ned fra kommunens hjemmesider, www.hvaler.kommune.no, eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. Videre handler saken om endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven mv. (raskere oppfølging og sanksjonering av brudd på regelverket ved arbeidstakers sykdom) Saksopplysninger Erfaringer med IA arbeidet i Hvaler kommune IA arbeidet i Hvaler kommune er implementert i kommunens HMS arbeid. Det er bygd opp som et system, og følges opp av IA-utvalget. IA utvalget består av: Aktuell leder, arbeidstaker, personalsjef, rådgiver NAV arbeidslivssenter Østfold og hovedtillitsvalgt Fagforbundet. Etter hvert har de fleste virksomheter i hovedsak fulgt regelverket for oppfølging av syke arbeidstakere. Oppfølgingsavtale og samtale med IA utvalget ved 4 ukers fravær, og dialogmøte 1 ved 10 ukers fravær. Dette skal gjennomføres for å få til aktivitet så raskt som mulig, når det er mulig for den enkelte syke arbeidstaker. Kontakt med arbeidsplassen er et positivt virkemiddel for å få den sykemeldte raskere tilbake til aktivitet. Betydelige ressurser brukes til oppfølging av sykefravær. Etter rådmannens oppfatning har vi likevel behov for å følge opp syke arbeidstakere raskere. Sykefravær 2006 2007 2008 2009 2010 7,6 8,8 11,5 10,3 7,9 IA avtalens mål har vært, og er at fraværet ikke skal overstige 5,6 %. Kommunens mål har vært fra 7 % og maksimum 8 % fravær. Møteinnkalling side 19 av 22
Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA avtalen) 01.03.2010 31.12.2013 IA-avtalens overordende mål er: å forebygge og redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. De tre delmålene på nasjonalt nivå fra tidligere IA-avtaler videreføres: o Reduksjon i sykefraværet med 20 % i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 %. o Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. o Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Avtalen i kommunen skal ta utgangspunkt i våre utfordringer, og sette mål som støtter opp om de nasjonale målene, herunder målet om 20 % reduksjon i sykefraværet fra nivået i andre kvartal 2001. Delmålene skal være utformet innen 3 måneder etter avtale om fornyet samarbeidsavtale. Fornyelse av samarbeidsavtalen mellom Hvaler kommune og Nav arbeidslivssenter Østfold Fornying av samarbeidsavtalen innebærer at kommunen, NAV, fastlege, sykemelder, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i større grad må samarbeide for å redusere sykefraværet. Avtalen gjelder perioden 01.07.2011 31.12.2013. I avtalen er det sterkere fokus på raskere og mer effektiv oppfølging fra alle involverte parter for å få den sykmeldte tilbake i arbeid. Partene er enige om tiltak for å støtte opp under graderte sykmeldinger. God tilrettelegging av arbeid i den enkelte virksomhet I Hvaler kommune er en forutsetning i denne sammenheng. IA - virksomheter får rettigheter som er forbeholdt disse virksomheter Egen kontaktperson i NAV arbeidslivssenter Tilretteleggingstilskudd fra NAV Honorar til bedriftshelsetjeneste Utvidet bruk av egenmelding Prop.89 L Endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven I forslaget til endringer, som skal behandles av Stortinget i juni måned, er sentrale elementer: Raskere oppfølging og sanksjonering av brudd på regelverket ved arbeidstakeres sykdom skal medføre hurtig aktivitet for alle medvirkende parter. Det ikke lenger anledning til å nytte aktiv sykemelding. I stedet skal legene i større grad søke å nytte gradert sykemelding. Oppfølgingsplaner for syke arbeidstakere sendes i kopi til vedkommendes fastlege (Innen 4 ukers fravær), og ved ytterligere fravær til NAV lokalt. Den enkelte virksomhetsleder skal holde dialogmøte 1 med arbeidstaker som har vært syk i hele eller deler av stillingen innen 7 uker, der kan fastlege delta, dersom en av partene ønsker det, og arbeidstaker godkjenner det. Imidlertid kan kommunen nytte Bedriftshelsetjenesten, det kan ikke arbeidstaker motsette seg. Kommunen kan ved manglende overholdes av reglene om oppfølgingsplaner og dialogmøte 1, samt manglende innsending av planer til eller deltakelse i dialogmøte 2, arrangert av NAV, ilegges et gebyr på kr 5.000 i hvert tilfelle. De foreslåtte endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven om raskere oppfølging og sanksjonering av brudd på regelverket ved arbeidstakeres sykdom forutsettes innarbeidet i et lokalt regelverk som skal sikre raskere oppfølging av den enkelte syke arbeidstaker. Inngåelse av fornyet samarbeidsavtale Samarbeidsavtalen anses som en privatrettslig avtale og oppsigelse er således en beslutning og ikke et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Oppsigelsestiden er 1 måned. Det er egne regler for oppsigelse. Leder for virksomheten, rådmannen og hovedtillitsvalgt i Fagforbundet skal underskrive avtalen på lik linje med NAV arbeidslivsenter Østfold. Møteinnkalling side 20 av 22
Vedlegg Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Innkomne merknader Ingen. Hjemmelsgrunnlag Protokoll av 24.2.2010, og avtale om inkluderende arbeidsliv av samme dato, mellom myndighetene og partene i arbeidslivet Vurdering Rådmannen er av den mening at sykefraværet må reduseres ytterligere. Fornyet samarbeidsavtale med forslåtte endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven medfører skjerpelser for oppfølging for så vel kommunens ledere, NAV og sykemelder. Det fører til medvirkningsplikt fra arbeidstaker, verneombud, tillitsvalgte og øvrige ansatte. Det er absolutt nødvendig at alle parter er samarbeidsvillige for å få til løsninger tilpasset den enkelte. Manglende overholdelse av avtalens bestemmelser om oppfølging kan medføre gebyrer. Det er avtalt at NAV arbeidslivssenter skal gjennomføre en kort opplæring om endringene i samarbeidsavtalen for virksomhetslederne. En viktig forutsetning for å nå IA-avtalens mål, er at alle aktører i kommunen følger kommunens systematisk forebyggende HMS-arbeid, og at virksomhetenes IA-arbeid blir en sterkere del av dette arbeidet. Konklusjoner Rådmannen anbefaler at Hvaler kommune inngår fornyet samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden 01.07. 2011 31.12.2013. Siden saken er av prinsipiell karakter i forhold til kommunens arbeidsgiverfunksjon, legger rådmannen til grunn at kommunestyret gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra formannskapet. Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget kan avgi uttalelse til saken hvis utvalget selv ønsker det. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune inngår med NAV arbeidslivssenter Østfold, og Fagforbundet Hvaler på vegne av arbeidstakerorganisasjonene, fornyet samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden 01.07. 2011 31.12.2013. Hvaler kommune, 16.05.2011 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 21 av 22
PS 18/11 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 22 av 22