Eureka kompetanse - kurs- og kompetansesenter 4. ARBEIDSGIVERSTRATEGI 4.1 Arbeidsgiverstrategi Kommuneplanens overordnede mål for organisasjonen Arendal kommune er effektive tjenester av høy kvalitet. Dette styrer også arbeidet med kommunens arbeidsgiverstrategi. Arbeidsgiverstrategien tar utgangspunkt i kommunens visjon Varm, Stolt og Utadvendt. Denne skal bidra til å virkeliggjøre samfunnsoppdraget i Arendal kommune. Formålet er å synliggjøre et medarbeiderskap preget av mangfold og arbeidsglede og å sikre at alle ansatte bidrar til utviklingen av effektive tjenester av høy kvalitet. Arbeidsgiverstrategien skal også bidra til at Arendal kommune fremstår som en god og profesjonell arbeidsgiver, slik at vi klarer å beholde medarbeidere og rekruttere de mest kompetente medarbeiderne fremover. De viktigste ambassadørene for å sikre fremtidig rekruttering er egne ansatte som er stolte av arbeidsplassen sin. Organisasjonsendringer Rådmannen legger i sitt budsjettforslag til grunn at den stadige utvidelsen av samarbeidet innenfor rammen av Østre Agder tilsier at dette nå skilles ut som en egen resultatenhet, med egen enhetsleder. I endringen ligger en økning av sekretariatsressursene på 20%. Videre vil det i 2015 iversettes organisasjonsendringer som allerede er vedtatt. Dette gjelder de 4 korttidsavdelingene på Myratunet som overføres fra Hjemmebaserte tjenester (enhet 73) til Koordinerende enhet (enhet 70) fra 1.1.15. Dette gjelder 38 plasser. Lindrende avdeling på Plankemyra og korttidsavdeling demens på Myratunet bytter plass. Endelig dato for gjennomføring er ikke fastsatt. Men det er ønskelig at flyttingen blir gjennomført i løpet av første halvår 2015. Stillingen som koordinator for psykisk helse overføres fra enhet levekår (enhet 17) til Koordinerende enhet (enhet 70). Hensikten er å samordne fagpersoner som har koordinering og samordning av tjenestetilbud som en hovedoppgave. Endringen iverksettes fra 01.01.15. Bystyret i Arendal og kommunestyret i Grimstad vedtok 19. juni 2014 opprettelsen av et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Virksomheten skal etableres og driftes som et eget rettssubjekt fra 1. januar 2015 med kontorsted i Grimstad. Virksomheten skal ha et styre som består av rådmennene eller den de utpeker, i begge kommuner. 29
Det har vært en virksomhetsoverdragelse fra Arendal og Grimstad kommune til AKST på til sammen 41 årsverk tilhørende fagområdene lønn, regnskap og dokumentsenter. Av disse kommer 24,7 årsverk fra Arendal kommune. Finansieringen av AKST skjer gjennom kvartalsvise overføringer med første forfall 1. januar 2015. For 2015 er det utarbeidet et foreløpig forslag til budsjett. Netto budsjettramme for AKST for 2015 er på 24,5 mill. kroner. Av dette er Arendal ansvarlig for 66 % (fordelt etter folketallet pr 1.1). Budsjettet for AKST har ikke vært kjent før helt opp mot fristen for levering av budsjettet. Rådmannen vil i 1. tertial redegjøre for endelig ramme og overføringer fra kommunen. Kompetansestrategi Hovedformålet med en kompetsansestrategi er å sikre virksomheten og den enkelte medarbeider den nødvendige kompetanse for å kunne møte dagens og fremtidens behov for tjenesteutøvelse. Kompetanse er et potensial som først får verdi når den blir mobilisert. Medarbeiderne som får utnyttet sin kompetanse blir mer motiverte, de gjør en større innsats og presterer bedre. Ønsket om å bidra til fellesskapet og til måloppnåelse blir sterkere og lojaliteten, gleden og stoltheten over å jobbe i kommunen øker. Det er summen av kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som utgjør den enkeltes kompetanse. Det er viktig å sikre gode utviklingsmuligheter for våre ansatte innen hele kompetanseomådets bredde. Arendal kommune har etablert Eureka kompetanse for å koordinere og samordne kompetanseutviklingen i kommunen. Gjennom Eureka forkuserers det på kompetanseutvikling på alle nivåer i organisasjonen. Ledelsesutvikling Kommunens ledelsesutviklingsprogram overfor enhetslederne tar sikte på å styrke en helhetlig ledelse på alle tjenesteområder. Dette kompetanseprogrammet har fokus på samfunnsoppdraget, medarbeiderskap og omstilling og skal stimulere til en utviklingsorientert kultur med innovasjon og mestring som drivkraft. I ledersamlinger fokuseres det på erfaringsdeling og refleksjon, og det gjøres bruk av ulike typer metoder og verktøy. Vi ønsker å utvikle ledere som mestrer rollen sin og har fokus på de daglige lederoppgavene. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen der mestringsklima og mestringsledelse framkom som viktige videreutviklingsområder for ansatte blir et hovedtema i 2015. Målet er at lederne har et endrings og utviklingsfokus, samt engasjerer og motiverer sine medarbeidere til å finne de gode løsninger. Kommunen vil i 2015 som i 2014, ha et særlig fokus på lederutvikling av mellomnivået for å sikre organisasjonen ledere som på alle nivå mestrer jobben og samtidig forankrer ledelsesperspektiv og ledelsesprinsipper ut i organisasjonen. Medarbeiderundersøkelse I oktober/november 2013 ble det gjennomført en ny medarbeiderundersøkelse i hele organisasjonen. Undersøkelsen var et ledd i et forskningsprogram i samarbeid med professor Linda Lai ved Handelshøyskolen BI, og skal gjentas med 2 års mellomrom totalt tre ganger. Den nye medarbeiderundersøkelsen gir oss et godt grunnlag for utviklingsarbeid i organisasjonen. Undersøkelsen fokuserer på variabler som forskning viser er avgjørende for å oppnå gode resultater, såkalte drivere. På individuelt nivå kan driverne være motivasjon, mestring og bruk av egen kompetanse. For en gruppe kan det være evnen til å gi støtte og gjøre hverandre gode, og for ledere vil god rolleavklaring, tillit og riktig type støtte være viktige drivere. Både utsending og innsamling av undersøkelsen, samt analysearbeid utføres i sin helhet i regi av Linda Lai og hennes medarbeidere på BI kostnadsfritt for kommunen. Resultatene av undersøkelsen i 2013 forelå i januar 2014. Mestringsledelse og mestringsklima ble avklart som utviklingsområder kommunen har behov for å arbeide videre med. Dette er satt på dagsorden frem til neste undersøkelse høsten 2015. 30
Likestilling og mangfold Arendal kommune skal føre en arbeidsgiverpolitikk som fremmer likeverdige arbeids, lønns- og utviklingsmuligheter uavhengig av kjønn, funksjonsevne, seksuell orientering, alder, etnisitet og religion. Likestillingsloven, diskrimineringslovene og kommuneplanen setter overordnede rammer for likestillingsarbeidet i kommunen. Kommunen søker å jobbe innenfor disse rammene. I tråd med kommuneplanen vil vi forsøke å bedre kjønnsfordelingen blant ansatte i barnehager, skoler og helse- og omsorgssektoren. På samme måte vil vi arbeide for økt andel medarbeidere med innvandrerbakgrunn. Prosjektet Barnehagepraksis for ungdomsskolegutter Fritt valg er et statlig prosjekt som søker å bidra til bedre kjønnsbalanse i barnehagen. Dette er et tiltak der barnehager, i samarbeid med ungdomsskoler i nærmiljøet, tilbyr arbeid til ungdomsskolegutter etter skoletid og/eller i ferier. Overordnet mål med prosjektet er å rekruttere flere menn til å jobbe i barnehagen, samt å styrke likestilling i det pedagogiske arbeidet i barnehagene. I Arendal er Stinta skole og Soria Moria barnehage, avdeling Arendal, med i prosjektet. Flere barnehager og skoler har fått muligheten til å søke seg med i prosjektet. Kommunen vil arbeide med mangfold gjennom å utvikle og utnytte potensialet blant ansatte med etnisk minoritetsbakgrunn. Utvikling av språkferdigheter og forståelse av norsk kultur er sentrale elementer i dette arbeidet. Arendal Voksenopplæring og NAV samarbeider om prosjektet Rett kompetanse. Prosjektet har som mål å styrke overgangen til arbeid eller utdanning for særlig innvandrerkvinner, gjennom et godt forankret og langsiktig samarbeid innad i kommunen og sammen med lokalt næringsliv.målet er å få 60 % av deltakerne ut i arbeid eller utdanning etter endt programperiode. Forøvrig har Arendal voksenopplæring følgende prosjekter overfor mennesker med innvandrerbakgrunn: 1. Styrk - norskopplæring og kvalifisering til arbeid som renholder i samarbeid med Arendal Eiendom KF der målgruppen er voksne innvandrere med liten skolebakgrunn 2. Mot intensiv norskopplæring og ressursmobilisering for innvandrere med høyere utdanning i samarbeid med Arendal Næringsforening 3. Visible Bridges nordisk samarbeidsprosjekt, Norge, Sverige, Finland og Island, med fokus på erfaringsutveksling og gode overganger mellom språkopplæring og arbeidsliv for voksne innvandrere Prosjekt 1 og 2 er støttet av Imdi gjennom KUM-midler (kommunale utviklingsmidler), prosjekt 3 er et Nordplus-prosjekt. Arendal kommune behandlet høringsutkast for Regional plan for Likestilling, Integrering og Mangfold i bystyret 24.09.14. Bystyret vedtok å følge opp planen i Arendal kommune. Rådmannen ble i den sammenheng bedt om å fremlegge et 3 punkts forslag på hva som er viktigst å følge opp. Det fremmes følgende forslag til tiltak for å følge opp vedtaket: 1. Tidlig innsats for bedre levekår 2023. Bystyret i Arendal kommune vedtok 28.2.2013 oppstart av arbeidet med kommunedelplan Tidlig innsats for bedre levekår 2023. Planarbeidet ble startet opp med det formål å få etablert et folkehelseperspektiv i all samfunnsutvikling, stimulere innbyggerne til å ta ansvar for egen helse, legge til rette for sunne valg og utjevne sosial ulikhet. Økt likestilling er en viktig faktor til bedre levekår. Likestillingsperspektivet innarbeides i plandokumentet og arbeidet med gjennomføring av kommunedelplan Tidlig innsats for bedre levekår 2023 er derfor et viktig likestillingstiltak. 2. Heltidsprosjektet. Det vil i 2015 arbeides aktivt for å redusere bruk av uønsket deltid, samt å øke antallet hele stillinger i tråd med bestemmelsene i lov- og avtaleverk. Det arbeides med en konkret prosjektplan i samarbeid med tillitsvalgte for å prøve ut alternativ organisering og arbeidstids ordninger i en eller flere avdelinger i helse og levekår. Målsetningen er at dette skal gi erfaringer og vise muligheter for resten av organisasjonen. Prosjektplanen skal være klar ved utgangen av 1. tertial 2015. 3. Nødvendig opplæring innen området LHBT(lesbiske, homofile, bifile og transpersoner) 31
Den 1. januar 2014 trådte en ny lov i kraft som forbyr diskriminering på grunnlag av seksuell orientering, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk. Denne loven gir LHBT-personer diskrimineringsvern på alle samfunnsområder, med unntak av personlige forhold. Den nye loven pålegger offentlige myndigheter og arbeidsgivere å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å forebygge diskriminering og sikre inkludering. Det betyr at arbeidsgivere og tjenesteytere trenger kompetanse på LHBT-feltet for å følge opp disse pliktene. Med den nye loven skal likestillings og inkluderingsarbeidet inkludere seksuell orientering, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk på lik linje med kjønn, etnisitet og funksjonsevne. Det vil derfor legges til rette for at ansatte gis mulighet til økt kompetanse innen LHBT i 2015 gjennom Eureka kompetanse. Det er nedsatt en ressursgruppe for likestilling, inkludering og mangfold i kommunen. Arbeidsgruppens oppgaver er å støtte og bistå innen fagfeltet, holde seg oppdatert på fagfeltet samt å arbeide med oppfølging av ovenenvte tiltak. Det er to representanter fra organisasjonene i gruppen. 4.2 Nærvær og helsefremmende arbeidsplasser Bystyret vedtok i desember 2013 at sykefraværs-problematikken skal stå øverst på dagsorden hos alle ledere. Målet er en reduksjon på 1% poeng i 2014 og ytterligere ett prosent-poeng i 2015. Målbildet er et sykefravær under 7,0% etter 2015. Ny lokal IA-avtale, skal iverksettes i første del av 2015. Den nye IA-avtalen har et økt fokus på forebygging og inkludering. Fokuset på nærvær og helsefremmende arbeidsplassutvikling skal derfor videreføres og videreutvikles, og er viktig for å realisere kommunens arbeidsgiverstrategi og de verdiene den uttrykker. Gjennom et godt aktivt samarbeid med bedriftshelsetjenesten Agder Arbeidsmiljø IKS, NAV Arbeidslivssenter og de tillitsvalgte blir det er et mål å øke kompetansen og fokuset i organisasjonen på forebyggende og helsefremmende arbeidsplassutvikling. Helsefremmende ledelse handler om å se mennesker - om å motivere, inspirere og å legge til rette for å oppnå resultater sammen. Ledelse betyr å håndtere mennesker og handler om følelser, både egne og andres, og om hvordan vi forholder oss til arbeidsoppgavene våre og til hverandre. Lederopplæringen i Arendal kommune har som mål å sette ledere på alle nivåer i stand til å mestre oppgavene sine og skal også ha fokus på å fremme helse og forebygge uhelse. Tiltaket Raskere Frisk som har vært et tilbud i omsorgsenhetene siden 2012, er nå et tiltak som kan benyttes i alle enheter. Formålet med Raskere Frisk er å gi lederne et verktøy som de kan tilby ansatte som er sykmeldt eller står i fare for å bli sykmeldt, for å øke nærvær og inkludering. Dette tiltaket målretter innsatsen for sykemeldte og dem som står i fare for å sykemeldes, gjennom individuelt tilpasset og jobbrettet fysisk aktivitet, arbeidsmarkedsrettet coaching, tett dialog med leder samt undervisning og veiledning. Tiltaket Raskere Frisk finansieres av den enkelte avdeling/enhet, men det kan søkes om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd hos NAV og midler fra Arendal kommune v/ Stab personal og kvalitet. Det vil settes ekstra fokus på enheter/avdelinger i hele kommunen som har utfordringer med lavt nærvær eller i en periode har vist betydelig negativ nærværsutvikling. Det settes ekstra krav til de enkelte HMS utvalgene at det jobbes aktivt med fraværsproblematikken på de avdelinger/ enheter som har høyt fravær. De aktuelle arbeidsstedene vil bli fulgt opp med tilbud om støtte og bistand fra sentrale aktører til dem som ønsker det. Kommunen vil fortsatt delta i Kommunal- og moderniseringsdepartementets utviklingsprogram Saman om ein betre kommune, for å utveksle ideer og få tilgang på kompetanse og ny kunnskap. Programmet gir oss økonomisk støtte også i 2015 og mulighet til å delta i nettverk med andre kommuner, og tar tak i noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren. Arendal kommune deltar under temaet Sykefravær. Kurset Den nødvendige samtalen vil målrettes og gis som et tilbud til personalgrupper og enheter. Målet med kurset er å videreutvikle en kultur som raskere tar initiativ til samtaler for å bedre arbeidsmiljøet, øke nærværet og dermed øke kvaliteten på tjenestene. Fra 1. juli 2014 er regelverket for oppfølging av sykmeldte endret for å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet. Det vil i 2015 bli arrangert workshop i forhold til nye regler for oppfølging av sykmeldte. 32
HMS-arbeid Inspirasjons- og informasjonssamlinger som alle HMS-utvalg deltok på i løpet av høsten 2014, skal følges opp i 2015, noe som er tenkt gjort i samråd med hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, Agder Arbeidsmiljø IKS og NAV arbeidslivssenter. Målet er at utvalgene, som rapporterer til AMU, skal være drivkraften for et godt systematisk HMS-arbeid som bidrar til å skape gode trygge helsefremmende arbeidsplasser med høy tjenestekvalitet. Den enkelte enhet utarbeider HMS-mål som skal fremkomme i virksomhetsplanen, og tar utgangspunkt i gjeldende handlingsprogram. HMS-målene må være tydelige på det enkelte arbeidssted og være godt kjent for alle medarbeidere som arbeider der, både fast ansatte og vikarer. HMS skal være på dagsorden på personalmøter. Det er den enkelte leder som har ansvaret for at tiltak gjennomføres. Enhetene rapporterer på målene i tertialrapporter og årsberetning. Det vil fortsatt være fokus på at et godt systematisk proaktivt HMS-arbeid krever et utvalg som kommuniserer godt sammen. HMS-utvalgenes mandat er tydeliggjort gjennom oppdaterte mål og retningslinjer for utvalgene. Gjennom dette blir HMS-utvalgene på det enkelte arbeidssted en viktig arena for arbeid med nærvær og helsefremmende arbeidsplassutvikling. Nytt HMS/Kvalitetssystem skal rulles ut og tas i bruk i overgangen 2014-2015. Det innebærer betydelig innsats knyttet til opplæring av ledere og ansatte. Det medfører også at det må jobbes kontinuerlig for å sikre at våre lokale rutiner og retningslinjer er i overenstemmelse med lov og regelverk. Det vil i 2015 arbeides med en gjennomgang av håndbøkene på ansattportalen samt annen informasjon på ansattportalen for ledere og ansatte. Målet er få en god og klar kommunikasjon og informasjonsformidling internt i kommunen for å fremme målene i kommunens arbeidsgiverstrategi om samhandling, selvstendig oppgaveløsning og medvirkning. Det pågår en prosess for å se på innhold og omfang av de tjenester Arendal kommune mottar fra bedriftshelsetjenesten. Målet med prosessen er å prioritere bistanden fra Agder Arbeidsmiljø IKS med grunnlag i lovpålagte krav og kommunens behov. Dette vil synliggjøres gjennom en ny og forbedret handlingsplan for Agder Arbeidsmiljøs arbeid i Arendal kommune. 4.3 Digitalisering og IKT Arendal kommunes digitaliseringsstrategi ble første gang vedtatt av bystyret våren 2014. Digitliseringsstrategien har som formål å videreutvikle tjenestetilbudet og forenkle saksgangen. Digitalisering innebærer forenkling og tilgjengeliggjøring av kommunens tjenester mot publikum. Digitaliseringsstrategien er utformet på bakgrunn av kommuneplanen og med innspill fra kommunens hovedtjenesteområder. Digitaliseringsstrategien skal: Være retningsgivende og styrende for kommunens virksomhetsområder innen digitalisering og IKT Være et retningsgivende dokument for IKT-Agders virksomhet Fremheve kommunen som en aktiv digital medspiller i lokalsamfunnet og blant norske kommuner Fra digitaliseringsstrategien hentes følgende fra de ulike hovedvirksomhetsområdene: Pedagogisk virksomhet Barn og unge bruker ulike digitale verktøy som ingen annen generasjon før har gjort. De fleste barn som begynner i barnehagen og på skolen har allerede et etablert forhold til ulike teknologier. Skoler og barnehager må være rustet til å møte barna på en god måte. Digital kunnskap og ferdigheter er viktig for å delta i samfunnet. Kommunen må være forberedt på å utvikle barn og unges digitale kompetanse. Dette forventes både av dagens og fremtidens samfunn. Blant digitaliseringsstrategiens delmål finner vi: Skape en god læringskultur for digital kompetanse Tilrettelegge for bruk av moderne IKT-verktøy og infrastruktur 33
Rekruttere og beholde IKT-kompetent personale Utjevne forskjeller i digital kompetanse i samfunnet Skape et trygt og inkluderende læringsmiljø ved bruk av IKT Benytte moderne teknologi for kommunikasjon og tilbakemelding Benytte digitale verktøy for å kartlegge kompetanse og sette individuelle læringsmål For å imøtekomme delmålene og sørge for et stabilt og godt verktøy for administrasjon i skolen, er igangsatt et prosjekt som har i oppgave å erstatte dagens skoleadministrative system. Nytt system skal settes i drift høsten 2015. Helse og levekår Morgendagens omsorg handler om å tenke annerledes og smartere. Med ny teknologi og bedre løsninger kan mange klare seg bedre i hverdagen, til tross for sykdom og nedsatt funksjonsevne. Blant delmålene finner vi: Ta i bruk helhetlige fagsystemer Øke IKT kompetansen Ta i bruk nettbasert og billedbasert kommunikasjon Ta i bruk teknologi for behandling og pleie Ta i bruk teknologi for fysisk avlasting/bedre funksjonalitet Ta i bruk trygghet- og sikkerhets-teknologi Kultur, infrastruktur og utvikling Innen dette område behandles blant annet systemer knyttet til tjenster som gjøres lett tilgjengelig for publikum.blant delmålene finner vi: Leveransedyktighet. Tilby data på en effektiv måte fra ulike datakilder i ulikt format til næringsliv og private Delta i regionale og nasjonale prosjekt for å kunne bidra til å påvirke geodatautviklingen Gjøre geografisk informasjon lett tilgjengelig for publikum (kartløsninger/tjenester) Effektive IKT-løsninger for å hindre og eventuelt håndtere katastrofer og uønskede hendelser Kommunens kartløsning for næringsliv og publikum skiftes i 2015for å tilby en tidriktig og funksjonell løsning Administrasjon og økonomi Administrative systemer er kommunens sentrale systemer for økonomi, HR, lønn og saksbehandling/ arkiv og kommunikasjon. Avsnittet behandler også temaet sikkerhet. Blant delmålene finner vi: Skape en innovasjonskultur som bidrar til valg av gode løsninger, til høy kvalitet og bedre ressursutnyttelse Utvikle relevante kvalitetsindikatorer i dialog med brukerne og ansatte Legge til grunn kommuneplanens føringer og innbyggernes syn ved videreutvikling av kommunens tjenester Utvikle metodikk for å skape dialog med innbyggerne og sikre åpne prosesser. Utarbeide ROS-analyser for kommunal tjenesteproduksjon som kan innebære risiko, med sikte på å avdekke svakheter eller faremomenter Arendal kommune skal ha et praktisk, oppdatert planverk for å håndtere konsekvenser av uønskede hendelser i samfunnet Kommunens systemer for saksbehandling og arkivering, samt system for økonomi, lønn og personal skal skiftes ut i løpet av neste planperiode. Dagens systemer er av eldre dato og det er behov for å tilrettelegge for modernisering av tjenester internt og rettet mot publikum. 34