Møteinnkalling Styringsgruppe for kommunereformen 22.04.2016 Kommunestyresalen, Melhus Rådhus 10:00-12:00 Forfall meldes til telefon 72 85 80 00 eller servicesenteret@melhus.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Kommunestyret behandler sluttrapport i sak om kommunereformen tirsdag 19.4. Styringsgruppa innkalles til møte for eventuell oppfølging etter Kommunestyrets behandling. Vedlegg: «Kommunereformen - status og forventninger til sluttbehandling» v/ Fylkesmannen i Sør- Trøndelag Melhus kommune, 18.04.2016 Gunnar Krogstad møteleder Mari Grongstad møtesekretær
Sak 3/16 Refererte journalposter Møte i Styringsgruppe for kommunereformen den 22.04.2016 Arkivsaksnummer 16/2126 Saksansvarlig: Mari Grongstad Styringsgruppe for kommunereformen 22.04.2016 PS 3/16 Gjeldende innstilling: - 15/4962-6 06.04.2016 RAD/RAD/KATLER Fylkesmannen i Sør- Trøndelag Kommunereformen - status og forventninger til sluttbehandling
Melhus kommune SAKSFREMLEGG Refererte journalposter Møte i Styringsgruppe for kommunereformen den 22.04.2016 Saksansvarlig: Mari Grongstad Arkivsak 16/ 2126 Forslag til vedtak: 15/4962-6 06.04.2016 RAD/RAD/KATLER Fylkesmannen i Sør- Trøndelag Kommunereformen - status og forventninger til sluttbehandling
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Alf-Petter Tenfjord 73199109 01.04.2016 2014/4396-320 Kommunal- og samordningsstaben Deres dato Deres ref. Kommunene i Sør-Trøndelag v/ordførere og rådmenn Kommunereformen- status og forventninger til sluttbehandling Vi viser til tidligere brev om status for reformen og forventninger til framdrift i beslutningsfasen våren 2016, samt til samling for alle formannskapene 21.01.2016. I dette brevet vil vi avklare noen forhold knyttet til sluttbehandlingen av reformen i kommunene. 1. Status i kommunene Statusrapportene pr 8. januar viste at kommunene enten hadde sluttført eller var i ferd med å sluttføre arbeidet med et kunnskapsgrunnlag for kommunereformen https://www.fylkesmannen.no/sor-trondelag/kommunalstyring/kommunereformen/statusrapport-fra-kommunene-8januar-2016/ Siden dette har det skjedd mye og godt reformarbeid i kommunene, med politisk behandling av kunnskapsgrunnlag og ikke minst med forberedelser til og forhandlinger om kommunesammenslåing. Mange intensjonsavtaler er allerede framforhandla. I disse kommunene gjenstår kommunestyrebehandling av avtalen og høring av innbyggerne av ulike alternativer. Status slik Fylkesmannen oppfatter det pt er: Kommuner Prosess Innbyggerinvolvering Selbu og Tydal Utreder sammenslåing Selbu/Tydal, utredning/intensjonsavtale om Værnes kommune foreligger Malvik Vil bestå som egen kommune, men skal ta kontakt med Trondheim Trondheim og I forhandlinger om intensjonsavtale Klæbu Melhus, Midtre Felles utredning leveres 4. april Gauldal, Skaun Det er forutsatt at Skaun, Agdenes, Intensjonsavtale underskrevet av ordførerne i alle lager Orkdal, Snillfjord, Agdenes, Orkdal, Snillfjord, Meldal (og Rindal). planer for og Meldal (og Rindal) gjennomfører dette, se Snillfjord og Hitra Flere kunnskapsgrunnlag med flere alternativer punkt 3 foreligger. Utkast intensjonsavtale foreligger Frøya Kunnskapsgrunnlag Frøya, Hitra og Snillfjord. Intensjonsavtaleprosess avslutta Hemne, Snillfjord Kunnskapsgrunnlag foreligger og (Aure og Halsa) intensjonsavtale er ferdig Rennebu og Oppdal Kunnskapsgrunnlag foreligger. Har hatt samtaler, ikke forhandlinger. Rennebu ønsker dialog med Midtre Gauldal. Røros, Holtålen (og Felles kunnskapsgrunnlag foreligger, med Os) intensjonsavtale lignende forutsetninger Folkeavstemming Selbu Ja 23. mai Tydal Ja trolig 23. mai Nei Trondheim Nei Klæbu Ja 9. mai Melhus/Midtre Gauldal, ikke avklart Skaun ja 30. mai Agdenes - Nei Orkdal - Nei Snillfjord - Nei Meldal Nei Hitra trolig nei Snillfjord - nei Frøya nei Hemne Ja 25. april Rennebu - Uavklart Oppdal Nei Røros - Uavklart Holtålen Ja - dato ikke klar Ørland og Bjugn Intensjonsavtale foreligger. Forhandlinger pågår. Ørland Ja 30 mai Bjugn Ja 30 mai Åfjord og Roan Intensjonsavtale ferdig Åfjord - Nei Roan Ja 30. mai Osen Vil bestå som egen kommune Osen Nei E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 2. Forventninger til kommunenes vedtak og vurderinger- frister a) Det er tydelig hva Stortingsflertallet forventer at kommunene skal gjøre i kommunereformen, og hva som ligger i utredningsplikten: Ved behandlingen av kommuneproposisjonen 2016 sa Stortingsflertallet at «alle kommuner har utredningsplikt i kommunereformen», Stortingsflertallet i Innst.300 S (2013-2014) og dette er gjentatt i behandlingen av Prop.21 S (2014-2015) Med utredningsplikt legges til grunn «[.] at alle kommuner skal ta aktivt del i kommunereformen. Dette inneber blant anna å ha dialog med nabokommunar, utgreie og vurdere aktuelle alternativ for så å ta stilling til om og i så fall kva kommunar ein ønskjer å gå saman med innan 1. juli.» b) Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennom reformen formidla til kommunene en anbefaling om at følgende bør inngå i beslutningsgrunnlaget for 1. juli vedtaket: Et kunnskapsgrunnlag (skriftlig) o Som vurderer om kommunen gjennom en ny kommune eller på egen hånd, er i stand til å løse lovpålagte oppgaver og håndtere utfordringene den står overfor - i dag og 20-30 år fram i tid (0- alternativet). Utredningen bør drøfte kommunens sårbarhet og klargjøre ev forutsetninger om behov for interkommunalt samarbeid. Utredningen bør også vise hvordan kommunen bidrar til å løse regionen sine utfordringer. o Som beskriver et framtidsbilde av en ny kommune, enten gjennom en egen utredning og/eller gjennom en intensjonsavtale. Stortingets og Regjeringens fire hovedmål med reformen bør legges til grunn, samt at Stortinget ønsker å utforme kommunesektoren basert på generalistkommuneprinsippet. Vurderinger opp mot ekspertutvalges kriterier for hva som skal til for at en kommune skal kunne ivareta sine roller (demokratisk arena, tjenesteyter, samfunnsutvikler, og myndighetsutøver) og oppgaveløsning knyttet til disse. Gjennom reformens ulike faser bør det gjennomfører en grundig prosess med nabokommuner, der innbyggere, næringsliv og frivillig sektor involveres. Det er viktig med involvering også nå i sluttfasen, fordi det er først nå innbyggerne kan ta stilling til konkrete alternativ for sammenslåing sett opp mot hvordan kommunen vil klare seg alene i framtida. Det må komme fram om det er aktuelt med grensejustering/deling. Her bør det også framskaffes faktagrunnlag og berørte parter bør involveres. Grensejustering/deling bør inngå i sluttbehandlingen av kommunereformarbeidet c) Når det gjelder krav til selve vedtaket 1. juli, så er det (som minimum): om og eventuelt hvem kommunen ønsker å slå seg sammen med. Eventuelle grensejusteringer/deling bør håndteres på samme måte. For kommuner som ønsker å slå seg sammen bør vedtakene kunne speile hverandre. Til 1. juli er det ikke krav om å ta stilling til verken navn på den nye kommunen, antall i nytt kommunestyre eller andre tema.
3 d) Ellers har statsråd Jan Tore Sanner svart på brev fra Førde kommune om utsatt frist, presisert at det ikke er aktuelt å skyve på kravet til kommunene om vedtak senest 1. juli. 3. Høring av innbyggerne på alternativer Inndelingslovens 10 sier at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om en eventuell kommunesammenslåing. Det enkelte kommunestyre må selv ta stilling til hvordan man vil høre sine innbyggere, og legge en plan for hvordan innbyggerinvolveringen skal gjennomføres. Det er først i den fasen av reformen vi er nå, at innbyggerne kan få informasjon både om konkrete alternativer for sammenslåing og hvordan kommunen ev ser for seg å klare seg som egen kommune i framtida. Fylkesmannen anbefaler å legge arbeid i å utarbeide god informasjon til innbyggerne. En intensjonsavtale kan være et nyttig utgangspunkt for dette. Det er viktig å vurdere alternative måter og kanaler for å informere og engasjere innbyggerne. Veilederen «vegen mot en ny kommune» https://www.regjeringen.no/no/tema/kommuner-ogregioner/kommunereform/id751048/ kan være til hjelp for å få fram informasjon om kommunens status, utfordringer og muligheter i framtida, sett opp mot kommunens roller og målene for reformen. Fylkesmannen har gjennomført en innbyggerundersøkelse i januar 2016 som hver kommune har fått tilsendt sin rapport av. Kommunal- og moderniseringsdepartementet o har inngått en rammeavtale for innbyggerundersøkelser med Opinion AS som kommunene kan bruke. o dekker inntil 100 000 kr til hver kommune i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggerne. Fylkesmannen kan gi mer informasjon om kriteriene for dette. 4. Fylkesmannens oppsummering og tilrådning Fylkesmennene skal beskrive og oppsummere prosessene i kommunene. I brev av 30. november 2015 til fylkesmennene, legger Kommunal- og moderniseringsdepartementet til grunn at Fylkesmennene utfra Stortingets behandling i tillegg skal gi en selvstendig vurdering av kommunestyrevedtakene. Dette innebærer at Fylkesmennene skal gi et råd om framtidig kommunestruktur i fylket, basert på de lokale prosessene, helheten i regionen og i fylket, målene for reformen og kriteriene for en god kommunestruktur. Fristen for denne tilrådningen er 1. oktober. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag er opptatt av at prosessene bidrar til et best mulig beslutningsgrunnlag i kommunene fram til 1. juli. Dette vil gi et godt utgangspunkt for de vurderinger Fylkesmannen skal gjøre. Fylkesmannens vurdering skal være selvstendig, men vi ser for oss å orientere om arbeidet bl.a. på Fylkesmannens dialogkonferansen 29-30. august og i fylkeskoordineringsgruppen for kommunereformen. Fylkesmannen vil også koordinere vår tilrådning med våre nabofylker.
4 5. Andre forhold Fylkesmannen har innleda en dialog med prosjektlederne i kommunene å tilby en skisse til et saksframlegg som kommunene kan bruke for sin sluttbehandling. Hensikten er å lett kunne beskrive og oppsummere prosessene i kommunene, og samtidig trekke ut kommunenes begrunnelse for ulike retningsvalg og vedtak. Tilbud om en slik mal vil bli sendt kommunene i løpet av april. Fylkesmannen har tidligere gjort kjent at det gis økonomisk støtte via skjønnsmidlene til arbeid med reformen i 2016. Det vil bli gitt støtte inntil 200 000 kr pr kommune, gitt at kommunen: har foretatt et endelig retningsvalg på grunnlag av utredninger, og gått videre i prosesser med forhandlinger, og et framforhandla grunnlag (intensjonsavtale) legges fram for politisk behandling og innbyggerdialog. For all annen framdrift enn dette vil det gi avkorting av beløp. ------- Vi ber kommunene ta kontakt om det er behov for bistand og/eller avklaringer rundt framdrift, tidsplaner og hva som må være klart til 1. juli. Kommunenes endelige vedtak og beslutningsgrunnlag skal oversendes Fylkesmannen, og vi ber om at dette gjøres snarest etter kommunestyrets behandling Fylkesmannen ønsker kommunene lykke til med reformarbeidet i sluttspurten. Med hilsen Alf-Petter Tenfjord Direktør Frode Rabben seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi (via e-post): Fylkeskoordineringsgruppen, Distriktssenteret, KS Sør- Trøndelag, Sør-Trøndelag Fylkeskommune, Tillitsvalgte (hovedsammenslutninger Sør-Trøndelag) og regionrådene.