INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET:20. APRIL

Til rektorrådets medlemmer UiT arkivref: Dato: 14.04.2015 INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET:20. APRIL 2015 kl 14.15. Møtet avholdes som videokonferanse på følgende møterom Tromsø (Hiet, B 124), Harstad (Rom 220), Narvik ( E 1280) Vedlagt følger sakspapirer til møtet mandag 20. 04 2015 kl 14.15 Følgende saker er til behandling: Vel møtt! Sak RR 01-15: Forretningsorden for rektorrådet Sak RR 02-15 Intensjonserklæring Sak RR 03-15: Mandat og sammensetning av arbeidsgrupper og faggrupper Sak RR 04-15: Kommunikasjonsplan Orienteringssaker: Mandat for rektorrådet Organisering av fusjonsprosessen Arbeidsbeskrivelse for fusjonssekretariatet Ny felles hjemmeside for fusjonsprosessen. Vises frem i møtet Milepælsplan Diskusjonssak: Budsjett for fusjonsprosessen Vennlig hilsen Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet

Til Rektorrådet Dato: 15.04.2015 UiT arkivref: RR 01-15: Forretningsorden for rektorrådet Innkalling til møter Rektorrådets sekretær innkaller til møter i samråd med rektorrådets leder. Det innkalles til møte dersom rektorrådets leder eller minst en femdel av medlemmene krever det. Rektorrådet møtes ellers i henhold til fastsatt møteplan. Innkalling til møte med saksdokumenter skal være rektorrådets medlemmer i hende seinest tre dager før møtet. Innkalling og saksdokumenter sendes elektronisk. Saksliste Rektorrådets leder fastsetter dagsorden i samråd med sekretæren. Hvorvidt etteranmeldte Saker skal fremmes for rektorrådet, avgjøres av rektorrådets leder. Hvis leder fremmer en etteranmeldt sak, avgjør rektorrådet om saken behandles. Ethvert medlem av rektorrådet kan be om å få ført opp en sak på dagsorden. Slik anmodning fremmes for rektorrådets leder seinest sju dager før møtet. Innstilling Rektorrådets sekretær innstiller normalt til vedtak i alle saker. Innstillingen er skriftlig og gjøres i samråd med rektorrådets leder. Dokumentasjon Rektorrådets sekretær har ansvar for å legge fram nødvendig dokumentasjon slik at rektorrådet har et tilfredsstillende og saklig grunnlag for sitt vedtak. Dette skal i hovedsak skje skriftlig, men kan om nødvendig suppleres muntlig i møtet. Rektorrådets møter Rektorrådet skal behandle saker i møte, med mindre leder finner at saken kan behandles på sirkulasjon eller anna betryggende måte. Medlem av rektorrådet har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig frafall. Medlem av rektorrådet har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Medlemmer av rektorrådet kan ikke delta i behandlinga av saker dersom de er inhabile, jfr. forvaltningslovens bestemmelser. Møtene i rektorrådet skal kunngjøres på fusjonsprosessens nettsider og/eller i andre kanaler som er definert i kommunikasjonsplanen. Møtene holdes for åpne dører. Rektorrådet kan fastsette at møtene skal holdes for lukkede dører eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Saker som inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal behandles for lukkede dører.

Møteledelse Rektorrådets leder er møteleder. I leders fravær ledes møtet av nestleder. Rektorrådet skal sørge for at saker som behandles, er tilstrekkelig opplyst før det treffes avgjørelser. Beslutningsmyndighet Rektorrådet er beslutningsdyktig når 7 eller flere medlemmer er til stede. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet har rådets leder dobbeltstemme. Avstemning skjer som hovedregel ved stemmetegn. Møtebok Det skal føres møtebok fra rektorrådets møter. Møteboka skal angi: o Tid og sted for møtet o Deltakerne i møtet (tilstedeværende, fraværende, funksjon) o Framlagt dokumentasjon o Sekretærens innstilling til vedtak, samt øvrige forslag til vedtak fremmet i møtet. o Vedtaket o Dersom rektorrådets vedtak ikke er enstemmig, skal stemmegivningen framgå av møteboka. o Medlemmer av rektorrådet kan kreve sin oppfatning innført i møteboka. o Rektorrådets leder skal sørge for at det blir informert om rektorrådets beslutninger Informasjon om rektorrådets arbeid Alle saksdokumenter og møteboka skal legges ut på en felles hjemmeside sammen med øvrig informasjon som vedrører fusjonsprosessen. Innstilling til vedtak Rektorrådet godkjenner den foreslåtte forretningsorden for rektorrådet. Tromsø 14.04.2015 Britt Elin Steinveg sekretær for rektorrådet

Til Rektorrådet Dato: 15.04.2015 UiT arkivref: RR 02-15: Intensjonserklæring Som grunnlag for det videre arbeid med fusjonen har rektorene bedt om at det ble utarbeidet en intensjonserklæring for fusjonen. De respektive styrer har bedt om å få intensjonserklæringen til behandling, så rektorrådet skal gi en anbefaling til det enkelte styre. Etter styrebehandling oversendes intensjonserklæringen Kunnskapsdepartementet. I arbeidet med intensjonserklæringen har det vært ønskelig å fremheve hvordan vi sammen skal bygge det fusjonerte universitetet, med utgangspunkt i de fagområder som er å finne ved institusjonene. Det har også vært viktig å fremheve ansatte og studenters rettigheter i forbindelse med fusjonen. Innstilling til vedtak: «Rektorrådet anbefaler Intensjonserklæringen overfor styrene ved UiT, HiH og HiN.» Vedlegg: Intensjonserklæring

Intensjonserklæring for fusjonen mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og UiT Norges arktiske universitet En fusjon mellom Høgskolen i Harstad (HiH), Høgskolen i Narvik (HiN) og UiT - Norges Arktiske Universitet (UiT) skal skape et universitet med regional styrke, nasjonal posisjon og internasjonal tyngde innen utdanning og forskning. Denne intensjonserklæringen beskriver begrunnelser, mål, strategier og forutsetninger som ligger til grunn for en fusjon. Bakgrunn Våren 2014 ga Kunnskapsdepartementet universitet og høgskoler i oppgave å vurdere sin plass i et UH-landskap med færre institusjoner for å heve kvaliteten i høyere utdanning og forskning. Institusjonene konkluderte med følgende: UiT - Norges arktiske universitet konkluderte med at en sammenslåing mellom HiN og UiT vil danne grunnlaget for etableringen av Nord-Norges teknologiske høgskole som et fakultet ved UiT. En fusjon vil gi et svært slagkraftig teknologimiljø, med økt forsknings- og innovasjonsgjennomslag både nasjonalt og internasjonalt. UiT er også positiv til andre institusjoner som ønsker nærmere samtaler om fusjoner. Høgskolen i Narvik vektlegger at HiN må styrkes gjennom sammenslåing med UiT. For at HiN skal kunne realisere sine mål og fremstå som en attraktiv campus som møter arbeids- og næringslivets kompetansebehov, er det nødvendig at sammenslåingen ivaretar de krav som i framtida vil bli stilt til kvalitet, effektivitet og robusthet. Høgskolen baserer også fusjonsdrøftingene på brev fra rektor ved UiT til rektor ved HiN, datert 23.01.15. Høgskolen i Harstad vurderer at det største potensialet for å kunne realisere oppdraget fra Kunnskapsdepartementet er gjennom et tettere og mer formalisert samarbeid og på sikt, en fusjon med UiT-Norges arktiske universitet. Arbeidet har gitt viktige innspill til stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets og høgskolesektoren», Meld.St. 18 (2014-2015). Der en av målsettingene er sammenslåing av UiT, HiN og HiH, som skal bidra til en styrkning av teknologiområdet og en samling av de sosial- og helsefaglige tilbudene i landdelen. Kunnskapsdepartementet omtaler denne fusjonen i Meld.st. 18 Konsentrasjon for kvalitet - Strukturreform i universitets- og høgskolesektoren på følgende måte: "Videre slås Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik sammen til én institusjon" (s. 50). Meldingen er nå overlevert Stortinget for behandling. 1. Begrunnelse Det fusjonerte universitetet skal ta ut potensialet i de faglige og strategiske mulighetene ved at UiT, HiN og HiH blir en institusjon. For å imøtekomme og bygge opp under næringsutviklingen i våre regioner, vil det være behov for videreutvikling av relevante utdanninger og forskning innenfor blant

annet realfag og teknologi. Det fusjonerte universitetet vil ha en bedre strategisk posisjon i forhold til nye satsinger enn institusjonene hver for seg. Ved en fusjon vil ingeniørfag kunne samordnes med sterke grunnforskningsmiljø innen de disiplinorienterte universitetsfagene (fysikk, matematikk, kjemi, informatikk, biologi, geologi og relevante samfunns- og helsefag) på en god måte og bli et svært slagkraftig teknologimiljø med økt forsknings- og innovasjonsgjennomslag både nasjonalt og internasjonalt. Det vil også gi grunnlag for en mer rasjonell og relevant utdanningsprogramportefølje, og sørge for at fagmiljø har den nødvendige bredde i fagporteføljen til å kunne følge opp nye internasjonale utviklingstrekk som er av betydning for Norge og landsdelen. På denne måten kan vi bedre møte behovet for ny kunnskap og høykompetent arbeidskraft til samfunns- og næringsliv i hele den nordlige landsdelen. I kunnskapsutvikling ligger muligheter for videre utvikling og vekst for samfunns- og arbeidsliv i nord og en sterk UH-sektor er en forutsetning for videre vekst. Erfaringer viser at kandidater utdannet i nord i stor grad blir værende i nord. En felles organisasjon vil gjøre det lettere å satse ut fra en overordnet strategi, ha studietilbud og FoU tilpasset søkergrunnlag, geografi og arbeidsliv og bruke ressursene på en mer effektiv måte. For det nordnorske samfunnet er det avgjørende å sikre og utvikle viktige profesjons-utdanninger. Det er essensielt at blant annet ingeniørutdanninger, lærerutdanninger, sykepleierutdanninger, sosialfaglige utdanninger, økonomi og administrasjon, m.fl. er geografisk representert i hele regionen, da disse har et viktig rekrutteringsgrunnlag også blant voksne og mer bofaste studenter. Denne studentgruppen er viktig for arbeidsmarkedet, særlig utenfor de større byene, og er nødvendig for å opprettholde og videreutvikle lokalsamfunn rundt i hele landsdelen. Konkurransen innen høyere utdanning og de demografiske utsiktene gjør det viktig å trygge disse utdanningene. UiT, HiH og HiN har mange sammenfallende områder innenfor sine strategier. Vi ønsker å utvikle faglige bærekraftige miljø og vitalitet gjennom at krefter forenes og styrkes. Integrasjon mellom fagmiljøene vil gi bedre forskning, bedre utdanning og bedre samarbeid internasjonalt, nasjonalt og regionalt. Det fusjonerte universitetet skal ha utdanninger av høy kvalitet som skal være fundert på solid grunnforskning som anvendes faglig og pedagogisk i de ulike studieprogrammene. Innenfor sentrale fagområder som ingeniørfag, teknologi, sykepleie, sosialfag, økonomi og lærerutdanninger, anser vi at det vil være faglige gevinster å hente på en tettere samhandling mellom utdanningsinstitusjonene i Nord-Norge. Vårt mål er en struktur som styrker fagmiljøene, og som gir bedre kvalitet og økt konkurransekraft på en nasjonal og internasjonal arena. En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal styrke institusjonenes fagmiljø. Dette vil øke den nye institusjonens økonomiske handlingsrom gjennom økt eksternportefølje, og gi mer attraktive studietilbud som vil føre til økt rekruttering av studenter og ansatte til alle campus. En fusjon mellom UiT, HiH og HiN skal utnytte dagens institusjoners ressurser bedre. Det skal være en god balanse mellom anvendt forskning, gjennom utvikling av profesjons- og praksisfeltet, og klassisk grunnforskning. Studieprogrammene skal være sammenhengende med tilbud på bachelor, mastergrads og doktorgradsnivå, slik at fagområdene og instituttene blir integrerte og faglig robuste. Det nye universitetet, skal være nasjonalt ledende breddeuniversitet, samtidig skal rollen som profesjonsuniversitet, styrkes og videreutvikles gjennom fusjonen.

2. Overordnet mål Det fusjonerte universitetet skal: Bidra til en kunnskapsbasert samfunns og næringsutvikling i nord, med større kraft enn det man vil kunne få til som enkeltstående læresteder Skape økt kvalitet og robusthet i høyere utdanning og forskning i nord, basert på integrasjon av og samspill mellom fagmiljøene Utvikles gjennom å kombinere det beste i grunnforskning, profesjonsforskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid, forskningsformidling, vitenskapelig disiplinært forankret utdanning og praksisbasert utdanning Styrke samarbeidet mellom disiplinfagene og profesjonsfagene Gjennom tverrfaglig samarbeid utvikle nye utdanninger Utnytte den sentrale beliggenheten i nordområdene og sin tilgjengelighet via mange campus og nettstøttede løsninger, kombinert med faglig bredde, kvalitet og tverrfaglige fortrinn, for å møte fremtidens utfordringer Sørge for at tre institusjoner som i dag delvis har konkurrerende strategier etablerer felles strategier for byggingen av nordområdene Sikre god samhandling mellom de ulike campusene og en arbeidsdeling som utvikler miljøenes faglige fortrinn Ha en profesjonell administrasjon som evner å understøtte utdanning og FoU på en god måte Universitetet skal: Forsyne landsdelen med kompetanse o Forsyne landsdelen med kompetanse basert på forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid som er relevant for utviklingen av samfunns- og næringsliv o Styrke teknologimiljøene både i Narvik og Tromsø ved å utdanne flere ingeniører på alle nivå og ved mer anvendt forskning til nytte for næringsliv og det offentlige i hele Nord-Norge o Sikre kompetanse til velferdsstatens yrker og bidra til å styrke levekårene i nord ved en satsning på sykepleie og sosialfag. o Bidra til økt regional vekst både for næringsliv og offentlig sektor gjennom en styrking av Handelshøgskolen i Tromsø og de økonomiske fagene. o Ta en ledende rolle i kompetanseutvikling innen samfunnssikkerhet og beredskap i og for landsdelen. o Bidra til regional vekst og verdiskapning gjennom tett dialog og samvirke med samfunns- og næringsliv. o Jobbe aktivt for å tiltrekke seg dyktige fagfolk og studenter nasjonalt og internasjonalt. o Være en attraktiv partner for aktiviteter regionalt, nasjonalt og internasjonalt. o Samvirke tett med de andre utdanningsinstitusjonene i Nord-Norge. Videreutvikle miljøenes potensial for innovasjon og nyskapning o Universitetets virksomhet skal være forankret både i grunnforskning, anvendt forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid på internasjonalt nivå. o Sammen med samarbeidspartnere skal universitetet sikre relevans og kvalitet i all virksomhet.

o Universitets utviklingsarbeid skal skje i nært samvirke med samfunns- og næringsliv, og ha tyngdepunkt i utviklingsmuligheter og regional utvikling i landsdelen. Styrke institusjonens bærekraft og innovasjonsevne o Universitetet skal ha robuste fagmiljø på internasjonalt nivå som driver utdanning, forskning og utviklingsarbeid av høy kvalitet. o Det skal bygges opp ledende fagmiljø på felt hvor universitetet har et særlig fortrinn. o Eksiterende fagmiljø på alle campuser skal utvikles videre for å skape gode og attraktive fagmiljø for ansatte og studenter. o Universitetet skal samlet sett ha en styrket kompetanse til å understøtte søknader om ekstern finansiering og bistå i gjennomføringen av prosjekt. Tilby fleksible studier og geografiske distribuerte tilbud o I tillegg til etablerte campuser i Tromsø, Alta, Narvik, Harstad, Hammerfest, Kirkenes, Mo i Rana skal universitetet ha en geografisk distribuert utdanningsvirksomhet med fleksible utdanningsformer. o Universitetet skal bruke og utvikle felles teknologiske løsninger som sikrer sømløs kommunikasjon uavhengig av studenters og ansattes stedstilknytning. Skape et attraktivt lærings- og arbeidsmiljø o Universitetet skal videreutvikle et lærings- og arbeidsmiljø preget av mangfold, åpenhet, kreativitet og engasjement blant studenter og ansatte. o Et godt læringsmiljø skal bidra til å styrke universitetets omdømme og sikre rekruttering. o Vi skal skape en moderne og helhetlig organisasjonskultur, preget av felles verdier og mål, involvering og god kommunikasjon. o Det skal være klima for god samhandling mellom et mangfold av sosiale grupper hvor det legges til rette for integrasjon, flerkulturell forståelse, likestilling mellom kjønnene og hvor urfolksperspektivet skal stå sentralt. Samkjøre utdanninger o HiN og UiT utgjør i dag Nord-Norges totale fagmiljø innen teknologi. Høgskolen i Narvik vil inngå i det nye universitetet som et ingeniørvitenskapelig fakultet. Sammen med NT-fakultetet ved UiT vil dette kunne bli et svært slagkraftig teknologifaglig miljø med økt mulighet for forsknings- og innovasjonsgjennomslag både nasjonalt og internasjonalt. Det vil også gi grunnlag for en mer rasjonell og relevant utdanningsprogram-portefølje. På denne måten kan vi bedre møte behovet for ny kunnskap og høykompetent arbeidskraft til samfunns- og næringsliv i nord. o En tettere samhandling/organisering innen sykepleierutdanningene i landsdelen vil styrke utdanningen og gi nye muligheter. Miljøet vil utgjøre den nest største sykepleierutdanningen i landet, og den største i nord. Dette skaper et godt grunnlag for å ta en nasjonal rolle, og vil være meget viktig for å imøtekomme dagens og fremtidig behov for sykepleiere. Universitetet skal i framtiden tilby sykepleierutdanning ved campus i Tromsø, Hammerfest, Harstad og Narvik for å sørge for nødvendig rekruttering av sykepleiere til landsdelen. o Bachelor i økonomi finnes ved alle de tre institusjonene. Samlet sett står de tre institusjonene for ca. 60% av økonomiutdanningen i Nord-Norge Handelshøgskolen

o o o vil bli den største i landsdelen, med en styrkning av de bedriftsøkonomiske fag. Dette vil bidra til å styrke veksten innenfor privat næringsliv og offentlig sektor. Det er et klart potensiale for videre utvikling og spesialisering. En fusjonert institusjon vil også kunne tilby mastergradsutdanning som del av et helhetlig studieløp. Samfunnssikkerhet og beredskap er fagområder som finnes ved de tre institusjonene. Det ligger et stort faglig potensial i at disse miljøene slås sammen. En tettere samhandling/organisering innen sosialfagutdanningene vil styrke de sosialfaglige utdanningene og gi grunnlag for store utviklingsmuligheter. Med fusjonen vil miljøet bli en av de største i landet, og vil skape et grunnlag for å ta en nasjonal rolle for fagområdet. Universitetet skal i framtiden fortsatt tilby sosialfaglige utdanninger ved campus i Tromsø, Alta og Harstad. Gjennom fusjonsprosessen styrke dagens etter- og videreutdanninger å sørge for å dekke behov i næringsliv og offentlig sektor. Ha en sterk regional tilstedeværelse o Universitetet skal i sin organisering og i sine strategier ta hensyn til regionens geografi med lange avstander for å sikre tilstedeværelse. Universitetet skal ivareta behovet for tilgjengelig utdanning på høyt nivå, tilpasset innbyggerens ulike livsfaser og bosted. o Universitet vil opprettholde en desentralisert struktur og videreutvikle sine campus og samarbeidsrelasjonene til næringslivet og offentlig sektor. Det er klare sammenhenger mellom regioner med vekst og nærhet til universiteter og forskningsmiljøer: Det utdannes personer med stor grad av bostedspreferanse til studiestedet. Forskningsmiljøene bringer inn kunnskapsrike personer med interesse for regionens utfordringer. Universitetene inngår aktivt i innovasjonssystemer i regionen sammen med næringsliv og offentlige aktører Disse målene kan vi nå gjennom en bedre og helhetlig forvaltning av de samlede ressurser til utdanning og forskning. Gjennom en fusjon med UiT vil HiH og HiN bli en integrert og likeverdig del av UiT sitt utdanningsog forskningsmiljø. Den fusjonerte institusjonen skal bidra til større vekst i høyere utdanning og forskning i nord og bidra med økt kraft til en kunnskapsbasert samfunns- og næringsutvikling i nord. Samhandlingen mellom campusene skal bygge på samarbeid, god faglig integrasjon og en arbeidsdeling som utvikler miljøenes faglige fortrinn. 3. Nye muligheter Som en del av arbeidet vil det være relevant å arbeide med fagområdene på et mer tverrfaglig overbyggende nivå og se på samspillet mellom profesjonsfag og disiplinfag og hvordan dette best kan utnyttes i den nye organisasjonen. For å sikre at man får sett nærmere på dette mulighetsrommet vil det, som en del av fusjonen, etableres en "2020-gruppe" med et lengre tidsperspektiv enn det praktiske fusjonsarbeidet.

Enkelte fellesadministrative funksjoner bør lokaliseres helt eller delvis ved campus utenfor Tromsø og ledes derifra. 4. Rammer og forutsetninger Det fusjonerte universitetet skal ha campuser i Tromsø, Alta, Narvik, Harstad, Hammerfest, Kirkenes, Mo i Rana og Bodø. Aktiviteten ved de etablerte campuser skal opprettholdes og videreutvikles, samtidig som universitetet skal tilby distribuerte og fleksible studietilbud utviklet i samarbeid med samfunns- og næringsliv i hele landsdelen. Organisering, styring og ledelse av den nye institusjonen skal bygge opp under den fusjonerte institusjonens målsettinger, hvor faglig integrering skal kombineres med regionalt styringsbehov. Styrings- og ledelsesstruktur på fagenheter for campus Alta, Narvik og Harstad skal gjennomgås som en del av fusjonsarbeidet og bygges på prinsipp om likhet. Ansattes rettigheter og plikter Ingen ansatte skal sies opp som følge av fusjonen eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen som følge av fusjonen. Ansattes rettigheter og plikter avklares i samarbeid med de ansattes organisasjoner i henhold til lov, hovedavtale og tariffavtale og eventuelle særavtaler. Det skal utformes egen omstillingsavtale i samarbeid med organisasjonene. Fusjonen er å anse som en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser rettigheter i forhold til arbeid og lønn som ikke automatisk følger av en fusjon jfr. Arbeidsmiljøloven og Tjenestemannsloven. Ingen ansatte skal gå ned i lønn som følge av fusjonen. Individuelle, midlertidige avtaler vedr. funksjonstillegg/lederlønn/b-tillegg avvikles dersom funksjonen bortfaller. Studentenes rettigheter (og plikter) Alle studenter har rett til å fullføre påbegynte studieprogram etter gjeldende studieplaner, og grad utstedes av UiT etter fusjonstidspunktet. Det forutsettes at Studentparlamentene ved UiT, HiH og HiN slås sammen til ett felles organ. Studentrepresentasjon i styrer, råd og utvalg forvaltes av dette organet. Universitetet skal legge til rette for et godt studentdemokrati som fungerer på tvers av campusene. Adgangen til å få studiepoenguttelling for tillitsvalgte studentverv videreføres i det nye universitetet. 5. Overgangsordninger Det rettes en henvendelse til KD for å undersøke muligheten for styresammensetning som ivaretar representasjon fra tidligere styrer ved HiN og HiH i styret for den fusjonerte institusjonen 6. Økonomiske forutsetninger Fusjonen skal i seg selv ikke ha en omfordelende effekt mellom campusene, men sikre videre faglig drift ved campusene minst på tilsvarende nivå som i dag.

Til rektorrådet Dato: 14.04.15 Arkivref.: RR 03-15 Oppnevning av arbeidsgrupper og mandat Rektorene ved UiT, HiH og HiN har besluttet at det skal nedsettes arbeidsgrupper og undergrupper for å ivareta ulike integrasjons- og utviklingsområder som er nødvendig å få på plass før fusjonstidspunktet. Følgende arbeidsgrupper(ag) skal oppnevnes: 1. Omstillingsavtale 2. Faggrupper 3. Organisasjon 4. Utdanningsvirksomheten 5. FoU-virksomheten 6. Sikker drift Under faggrupper foreslås følgende grupper: - Økonomi- og ledelsesutdanninger - Helse- og omsorgsfag - Ingeniørvitenskap og teknologi - Samfunnssikkerhet og beredskap - Sosialfag Under AG organisasjon foreslås følgende grupper: - Styring og ledelse - Campus - Administrasjon - Under Administrasjon: - Organisering av IT-tjenester Under AG sikker drift - Bibliotekstjenestene Om sammensetning I forslag til sammensetning av arbeidsgruppene er følgende prinsipper lagt til grunn: - Lik representasjon fra UiT, HiH og HiN med mindre hensiktsmessige vurderinger tilsier annet. - Med mindre klare behov tilsier annet oppnevnes to representanter fra hver institusjon.

- Tjenestemannsorganisasjoner og studenter oppnevner selv sine representanter (en fra hver institusjon) Undergruppene settes sammen med en målsetning om at relevante fagmiljø er representert. Arbeidsgruppene vil ha myndighet til å justere sammensetning av undergruppene hvis det er behov for dette. Om ledelse og sekretariat for gruppene: Leder av gruppa er en av de oppnevnte medlemmene, og kommer ikke i tillegg. Sekretær for gruppa avgis ved den institusjon som har leder av gruppa. Det foreslås følgende fordeling av ledere for grupper: Gruppe Omstillingsavtale Økonomi- og ledelsesutdanning Helse- og omsorgsfag Ingeniørvitenskap og teknologi Samfunnssikkerhet og beredskap Sosialfag AG organisasjon UG styring og ledelse UG campus UG Administrasjon Utdanningsvirksomheten FoU-virksomheten Sikker drift Ledelse UiT UiT UiT HiN UiT HiH UiT HiN HIH UiT UiT UiT UiT Om mandatene Sekretariatet foreslår at mandatene for arbeidsgrupper og undergrupper er så overordnede som mulig. Det er medlemmene i gruppene som har kompetanse til å identifisere vesentlige forhold som må avklares, og foreslå tiltak som bør iverksettes. Innstilling til vedtak: 1) Rektorrådet oppnevner følgende arbeidsgrupper med tilhørende undergrupper: o Fagggrupper

o o o o o Økonomi- og ledelsesutdanninger Helse- og omsorgsfag Ingeniørvitenskap og teknologi Samfunnssikkerhet og beredskap Sosialfag Organisasjon Campus Styring og ledelse Administrasjon Administrasjon IT-tjenester Kjernevirksomhet FoU og formidling Utdanningsvirksomheten Omstillingsavtale Sikker drift Bibliotekstjenester 2) Arbeidsgruppene og undergruppene gis mandat og sammensetning jf. vedleggene 3) Universitets- og høgskoleledelsene gis fullmakt til å oppnevne medlemmer til gruppene. Tromsø, 15.04.2015 Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: Forslag til mandat og sammensetning for arbeidsgrupper (AG), Faggrupper (FG) og undergrupper (UG): - Faggrupper o Økonomi- og ledelsesutdanninger o Helse- og omsorgsfag o Ingeniørvitenskap og teknologi o Samfunnssikkerhet og beredskap o Sosialfag - AG Organisasjon o UG Campus o UG Styring og ledelse o UG Administrasjon IT-tjenester - AG Utdanningsvirksomheten - AG FoU- og formidling - AG Sikker drift o UG Bibliotekstjenester

Mandat og sammensetning for faggruppe (FG) Økonomi- og ledelsesutdanninger Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering FG økonomi- og ledelsesutdanninger Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Faggruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat - FG økonomi- og ledelsesutdanninger Faggruppa for økonomi- ledelsesutdanning skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet på organisering og integrasjon av følgende områder:

Sikre god og hensiktsmessig integrasjon av aktuelle miljøer ved HiN, HiH og UiT. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Sikre integrering og organisering som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Foreslå en organisering som sikrer fleksibilitet og muliggjør tverrfaglig samhandling Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling, herunder å identifisere og synliggjøre fagmiljøets kompetanse og kompetanseutviklingsbehov. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning for faggruppe (FG) Helse- og omsorgsfag Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering FG helse- og omsorgsfag Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (inntil tre repr.) og studenter (inntil tre repr.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Faggruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling.

Mandat - FG helse- og omsorgsfag Faggruppa for helse- og omsorgsfag skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet på organisering og integrasjon av følgende områder: Sikre god og hensiktsmessig integrasjon av aktuelle miljøer ved HiN, HiH og UiT. Sikre integrering og organisering som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Foreslå en organisering som sikrer fleksibilitet og muliggjør tverrfaglig samhandling Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling, herunder å identifisere og synliggjøre fagmiljøets kompetanse og kompetanseutviklingsbehov. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Gjennom fusjonsprosessen styrke dagens etter- og videreutdanninger og sørge for å bidra til å dekke behov i næringsliv og offentlig sektor. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist

Fastsettes av Rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av faggruppe (FG) for ingeniørvitenskap og teknologi Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering - FG ingeniørvitenskap og teknologi Faggruppa for ingeniørvitenskap og teknologi er en bilateral gruppe med representanter fra UiT og HiN. Gruppa har følgende sammensetning: 3 fra HiN 3 fra UiT Leder: Sekretær: Tillitsvalgte (inntil to repr.) og studenter (inntil to repr.) kan, hvis de ønsker det, være med i gruppa. De oppnevner selv sine representanter. Faggruppa rapporterer til rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper sammenstilles og behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet for videre behandling. Mandat FG ingeniørvitenskap og teknologi Faggruppa skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet om organisering og integrering av følgende områder:

Formulere en visjon for bærekraftig utvikling av ingeniørvitenskapelig utdanning og forskning i Nord-Norge. Etablere et fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi i Narvik, som skal ha hovedansvar for all ingeniørvitenskapelig aktivitet i det fusjonerte universitetet. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Utarbeide organisasjonsstruktur for fakultetet i Narvik som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold, som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Organiseringen skal sikre fleksibilitet og muliggjøre tverrfaglig samhandling; både innenfor fakultet og mellom fakulteter, også på tvers av institutter. Beskrive behov for nødvendig infrastruktur og støttefunksjoner ved fakultetet i Narvik og lokale studiesteder underlagt fakultetet. Beskrive nødvendig finansiering av det nye fakultetet. Vurdere synergimuligheter med øvrige fakulteter i et 2020-perspektiv Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning for faggruppe (FG) Sikkerhet og beredskap Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering FG sikkerhet og beredskap Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Faggruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (inntil tre repr.) og studenter (inntil tre repr.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat - FG sikkerhet og beredskap

Faggruppa for sikkerhet og beredskap skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet på organisering og integrasjon av følgende områder: Sikre god og hensiktsmessig integrasjon av aktuelle miljøer ved HiN, HiH og UiT. Sikre integrering og organisering som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Foreslå en organisering som sikrer fleksibilitet og muliggjør tverrfaglig samhandling Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling, herunder å identifisere og synliggjøre fagmiljøets kompetanse og kompetanseutviklingsbehov. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter

Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning for faggruppe (FG) Sosialfag Arkivref: Dato: 07.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering FG sosialfag Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (inntil tre repr.) og studenter (inntil tre repr.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Faggruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling.

Mandat - FG sosialfag Faggruppa for sosialfag skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet på organisering og integrasjon av følgende områder: Sikre god og hensiktsmessig integrasjon av aktuelle miljøer ved HiN, HiH og UiT. Sikre integrering og organisering som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Foreslå en organisering som sikrer fleksibilitet og muliggjør tverrfaglig samhandling Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling, herunder å identifisere og synliggjøre fagmiljøets kompetanse og kompetanseutviklingsbehov. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Gjennom fusjonsprosessen styrke dagens etter- og videreutdanninger og sørge for å bidra til å dekke behov i næringsliv og offentlig sektor. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter

Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for organisasjon Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering - AG Organisasjon Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Arbeidsgruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat AG Organisasjon Arbeidsgruppe Organisasjon skal gi en helhetlig anbefaling til Rektorrådet. Oppdraget vil blant annet innbefatte følgende arbeidsoppgaver:

Koordinere og sammenstille innspillene fra undergruppene og se på helheten innenfor administrasjon, styring og ledelse og campusfunksjoner. Gi anbefalinger som sikrer god og hensiktsmessig integrasjon av administrativt ansatte og de oppgavene de tidligere har utført ved de fusjonerte høgskolene. Foreslå en organisering som ivaretar hele universitetets spekter av oppgaver, og som sikrer fleksibilitet i hverdagen og muliggjør tverrfaglig samhandling. Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styringsordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling. Identifisere miljøer man må ha spesielt fokus på i det videre arbeidet. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for styringsgruppen for fusjon. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for campus Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering - UG Campus Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Leder: Sekretær: Arbeidsgruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG Campus Undergruppa skal i hovedsak se på campusrollen, herunder: - Campus sin regional rolle i forhold til næringsliv, offentlige aktører og andre. Gruppen skal da særlig se på denne rollen i forbindelse med campus Harstad, Narvik og Alta. - Foreslå hvordan fellesadministrative tjenester kan ivaretas på tvers av fakultet og institutt ved campus - Hvordan opprettholde organisatorisk tilhørighet til campus - Hvordan etablere organisatorisk tilhørighet til den nye organisasjonen. - Vurdere nye roller/funksjoner som kan knyttes til campus Alta, Harstad og Narvik.

- Vurdere utfordringer knyttet til å ha vært en høyskole og bli en campus ved et universitet. Komme med forslag til tiltak. Gruppen vil ha et særlig ansvar for å se på erfaringen fra fusjonen med Høgskolen i Finnmark og vurdere hva man lyktes med og ikke lyktes med der. Det bes om at gruppen kommer med innspill basert på hva man mener man bør ta med seg av disse erfaringene. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for styring og ledelse Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering - UG styring og ledelse Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG styring og ledelse Undergruppen har en tredelt oppgave: 1. I brev av 23.1.2015 fra rektor ved UiT er det skissert mulighet for å tilsette viserektor med sete i Narvik. Undergruppen bes vurdere behov for en slik stilling og beskrive eventuell funksjons- og ansvarsområde for stillingen. Undergruppen bes videre foreslå funksjonsbeskrivelser og organisatorisk linjetilknytning for dekan ved nytt fakultet i Narvik 2. Undergruppes bes utrede:

Vurdere behov for stedlig ledelse ved campusene i Harstad og Narvik. Vurdere behov for assisterende instituttledere 3. For eventuell stedlig ledelse ved nye campus bes arbeidsgruppe også å vurdere: Prinsipper for når og hvor en slik funksjon skal etableres og samhandlingen med organisasjonen forøvrig Regional rolle for en slik stilling Hvordan funksjonen skal rekrutteres Prinsipper for stillingsstørrelse Kompetansekrav Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) for administrasjon Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering - UG Administrasjon Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat - UG administrasjon Undergruppa skal utrede og foreslå organisering av administrasjonen ved det fusjonerte universitetet: Organisering av administrative tjenester ved campus i Narvik og Harstad. I arbeidet bør også erfaringer fra campus Alta vurderes. Foreslå administrative fellesfunksjoner som kan ledes fra Harstad og Narvik. Beskrive hvordan administrative funksjoner lokalisert ved Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik kan inngå i avdelinger ledet fra Tromsø.

Undergruppa bes også også: Samkjøring med arbeidet i faggruppene i forhold til faglig virksomhet og campusorganisering og foreslå administrativ organisering av disse ved campusene i Harstad og Narvik. Beskrive behov for stedlige funksjoner ut over spesifikke funksjoner knyttet til institutter og fakulteter, og samordning av disse. Se til pågående prosess med Felles Administrative tjenester ved UiT Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til AG organisasjon. Tidsfrist Fastsettes av AG organisasjon. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av undergruppe (UG) - organisering av Avdeling for IT Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15. Organisering - UG organisering av Avdeling for IT Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Leder: Sekretær: Undergruppa rapporterer til AG organisasjon. Mandat UG organisering av Avdeling for IT Se på inndeling/organisering av avdelingen som støtter opp under avdelingens strategiske satsninger. Foreslå en organisering som har til hensikt å styrke fokus på informasjonssikkerhet, IT arkitektur, prosjektorganisering, profesjonalisering av drift, kundefokus mm. Designe og dimensjonere en organisasjon som kan møte effektiviseringskrav til administrasjonen. Foreslå en organisering som gjør avdelingen i stand til å støtte opp under digitalisering av virksomhetsprosesser ved universitetet generelt. Foreslå en organisering som gir en god integrering av IT-ressursene ved HiH og HiN.

Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen for fusjonen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Gruppens arbeid skal også ta utgangspunkt i Veikart for Avdeling for IT 2013-2017. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres til UG Administrasjon. Tidsfrist Fastsettes av UG Administrasjon Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for - Utdanningsvirksomhet Arkivref: Dato: Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet i møter henholdsvis å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen.. Vedtak av mandat og sammensetning av arbeidsgruppa er gjort i rektorråd.og er i tråd med vedtatt milepælsplan og vedtatt prosjektorganisering Organisering - AG utdanningsvirksomhet Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Sekretær: Leder: Arbeidsgruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidsgruppa oppnevner en ressurs fra KSA-UiT for saker som omhandler studentrekruttering. Arbeidet fra eventuelle undergrupper sammenstilles og behandles av arbeidsgruppa før det sendes fusjonssekretariatet for videre behandling. Mandat AG utdanningsvirksomhet Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og forskrifter legges til grunn, samt de føringer som ligger i Stortingsmelding 18. Gruppa skal foreslå eventuelle endringer. Arbeidsgruppa skal sikre integrering og organisering som ivaretar som ivaretar: o o o Samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd-utdanningen Kvalitetssystem Studieinformasjon

o o o Overgangsordninger Internasjonalisering/studentutveksling Rekrutteringsarbeid Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet, herunder se til arbeidet som gjøres i gjennomgangen av studieporteføljen ved UiT (ref nr xxxxxxx) Forutsetninger og avgrensinger Det forutsettes at arbeidsgruppa har dialog med Arbeidsgruppe Sikker drift som har ansvar for systemer og undergruppe Administrasjon som har ansvar for organisering og integrasjon. Rammene for det videre arbeidet ligger i Felles Politisk Plattform. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for styringsgruppa for fusjon. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte.

Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for FoU og forskningsformidling Arkivref: Dato: 14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15. Organisering - AG FoU og forskningsformidling Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder for faggruppa: Sekretær for faggruppa:.. Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Faggruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat AG FoU og forskningsformidling Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og forskrifter legges til grunn. Gruppa skal foreslå eventuelle endringer.

Arbeidsgruppa skal: Foreslå hvordan rammeverk og virkemidler for FoU og forskningsformidling ved de tre institusjonene skal harmoniseres og videreutvikles. Foreslå mulige tiltak for å styrke den ekstern finansierte virksomheten og styrke den nye institusjonens konkurransekraft. Arbeidet bør sees om mot arbeidet som gjøres ift utvikling av verdensledende miljøer, jf Stortingsmelding 18. Forslå hvordan tiltak for profilering og formidling av institusjonens FoU virksomhet skal harmoniseres og videreutvikles. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet Forutsetninger og avgrensinger Det forutsettes at arbeidsgruppa har dialog med AG Sikker drift som har ansvar for systemer og AG Organisasjon som har ansvar for organisering og integrasjon. Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 Konsentrasjon for kvalitet (2014-2015). Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Foreslå eventuelle overgangsordninger der det er behov for dette Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.8.2016. Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for rektorrådet. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for Omstillingsavtale Arkivref: Dato:14.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering Det oppnevnes ei arbeidsgruppe med følgende sammensetning: Arbeidstakerrepresentanter: 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Arbeidsgiverrepresentanter 2 fra UiT 2 fra HiH 2 fra HiN Leder: Sekretær: Bygger på Arbeidet skal bygge på intensjonserklæringen. Mandat Arbeidsgruppa mandat er: Arbeidsgruppen skal utarbeide forslag til omstillingsavtaleavtale i fusjonsprosessen som sendes departementet for forhandling 1

Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for - Sikker drift Arkivref: UiT: Dato: 14.04.15 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering AG Sikker drift Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: IT-direktør Stig Ørsje - UiT (leder) IT-leder Ørjan D. Pettersen - HiN Overingeniør IT Håvard Espenes - HiH Økonomidirektør Eli Margrete Pedersen - UiT Økonomisjef Eirik Sund -HiN Økonomi- og personalsjef Turid Eilertsen - HiH Studiedirektør Heidi Adolfsen - UiT Studiesjef Rolf Håkon Rensaa - HiN Studiesjef Marina Trogen Hansen - HiH Kommunikasjonsdirektør Asbjørn Bartnes, UiT Kommunikasjonsrådgiver Espen Dalmo - HiN Informasjonsansvarlig Kjetil Nilsen - HiH Bygg- og eiendomsdirektør Erland Loso UiT Bygg, leder teknisk drift Geir Nygård - HiN Økonomirådgiver Asbjørn Fredheim HiH Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen - UiT Personalsjef Lise Bang Ericsson - HiN Personalrådgiver Linda Risnes - HiH Tillitsvalgte (til sammen 3) og studentene (til sammen 3) oppnevner selv sine representanter: Fagforeningsrepresentant HiN: Asbjørn Førlie (NITO), vara Steen Mejrup (FF) Sekretær: Ingeborg Østrem Hellemo.

Arbeidsgruppa rapporterer rektorrådet gjennom fusjonssekretariatet. Gruppa rapporterer til universitetsdirektøren og høgskoledirektørene innenfor de områder disse iht. loven og interne delegasjoner har ansvar for. Universitetsdirektøren og høgskoledirektørene fatter i fellesskap beslutninger (egne beslutningsnotat) på disse områdene. Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper sammenstilles og behandles av arbeidsgruppa før det sendes fusjonssekretariatet for videre behandling. Mandat Arbeidsgruppa har som hovedoppgave å sikre driftskritiske funksjoner i fusjonen. Gruppa skal utrede og foreslå nødvendig samordning av IT-systemer, administrative systemer, regelverk og forskrifter. Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiT sine system, regelverk og forskrifter legges til grunn i arbeidet. Vurdere hensyn til den geografiske dimensjonen ved forslag til løsninger, herunder stedlig samordninga av tjenester. Prinsipper for budsjettfordeling for 2016 og regnskapsavslutning 2015. Arbeidsgruppa skal vurdere behov for overgangsordninger, og eventuelt foreslå prolongering av nåværende systemer, regelverk, ordninger, rutiner mv. hvor det kan være hensiktsmessig. Arbeidsgruppa skal bidra til implementering av nye løsninger og overgangsordninger i samarbeid med linjeledelsen. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet Arbeidsgruppa skal legge vekt på å ha gode prosesser, og at gode løsninger kan utvikles og tas i bruk for universitetet. Arbeidsgruppa skal virke kulturbyggene, og slik at ansatte i administrasjonene ved de tre institusjonene blir kjent med hverandre. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Vurdere behov for anskaffelse av systemer mv. så tidlig som mulig av hensyn til anskaffelsesprosesser. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist.

Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre eventuelle korte høringer før saken legges fram for rektorrådet. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet. Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.

Mandat og sammensetning for undergruppe (UG) Bibliotekstjenester under arbeidsgruppe (AG) Sikker drift Arkivref: UiT: Dato: 15.04.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering UG bibliotekstjenester Det oppnevnes en undergruppe med følgende sammensetning: 2 fra UiT 2 fra HiN 2 fra HiH Undergruppa rapporterer til AG sikker drift - Tillitsvalgte (en repr fra hver institusjon.) og studenter (en repr fra hver institusjon.) kan, hvis de ønsker dette, være med i gruppa. Undergruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) komiteer etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle komiteer behandles av undergruppa før det sendes videre til AG sikker drift for videre behandling. Mandat Undergruppa har som hovedoppgave å sikre at bibliotekstjenestene integreres i en felles organisasjon, og at systemer og retningslinjer harmoniseres. Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, legges UiT sine system, regelverk og forskrifter legges til grunn i arbeidet. Vurdere hensyn til den geografiske dimensjonen ved forslag til løsninger, herunder stedlig samordninga av tjenester. Undergruppa skal vurdere behov for overgangsordninger, og eventuelt foreslå. prolongering av nåværende systemer, regelverk, ordninger, rutiner mv. hvor det kan være hensiktsmessig. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet.

Til rektorrådet Dato: 14.04.15 Arkivref.: RR 04-15 Kommunikasjonsplan En fusjonsprosess forutsetter fokus på god kommunikasjon med ansatte, studenter og eksterne parter underveis. Kommunikasjonsplanen er et virkemiddel for å sikre en åpen og inkluderende prosess gjennom å gi klare retningslinjer for hvordan ansatte, studenter og eksterne parter skal orienteres underveis. Planen skal sikre at all kommunikasjon tar hensyn til ansatte og studenter ved de tre fusjonerende institusjonene. Kommunikasjonsplanen setter mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet. I tillegg gir planen en oversikt over hvilke grupper som henholdsvis vil være primære- og sekundære målgrupper i kommunikasjonsarbeidet. Planen synliggjør videre roller og ansvar relatert til kommunikasjon underveis i fusjonsprosessen. I tillegg fremmer kommunikasjonsplanen hvilke budskap man særlig bør ha fokus på og hvilke kanaler og arenaer for kommunikasjon man kan benytte underveis. Planen vil eies og forvaltes av fusjonssekretariatet underveis i fusjonsarbeidet. Innstilling til vedtak: 1) Fusjonssekretariatet gis fullmakt til å sluttføre Kommunikasjonsplanen. Arbeidet skjer i samråd med universitets- og høgskoleledelsene. Tromsø, 15.04.2015 Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: Kommunikasjonsplan

KOMMUNIKASJONSPLAN