Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling, del II ett trinns prosedyre om kontrakt for Rammeavtale ventilasjon og kjøleteknikk ved Sykehuset Innlandet Gjøvik, Lillehammer, Reinsvoll, Hamar, Elverum, Sanderud, Tynset, Kongsvinger Sak nr: 201302407
Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER... 3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE... 3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 4.1 Regler for konkurransen... 4 4.2 Offentlighet... 5 4.3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget... 5 4.4 Saksbehandler for Oppdragsgiver... 5 4.5 Adresse for tilbud... 5 4.6 Tilbudsfrist... 6 4.7 Tidsplan... 6 4.8 Språkkrav... 6 4.9 Kostnader... 6 4.10 Taushetsplikt... 6 4.11 Etiske retningslinjer... 6 5 ORIENTERING OM KONTRAKT... 7 5.1 Planlagte kontrakter... 7 5.2 Kontraktsvilkår... 7 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår... 7 6 UTFORMING AV TILBUDET... 7 6.1 Tilbudsbrev... 7 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav... 7 6.3 Besvarelse av spesifikasjoner... 8 6.4 Priser... 8 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud... 8 7 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 7.1 Generelt... 8 7.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav... 8 7.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 7.4 Finansiell og økonomisk stilling... 8 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v.... 9 8 TILDELINGSKRITERIER... 9 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 10 9.1 Avlysning og totalforkastelse... 10 9.2 Avvisning av tilbud... 10 9.3 Meddelelse om valgt tilbyder... 10 10 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 2 av 10
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se www.sykehuset-innlandet.no For informasjon om Helse Sør Øst, se www.helse-sorost.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE SI ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud på rammeavtalekontrakt til bruk ved ventilasjon og kjøleteknisk arbeid ved helseforetakets avdelinger. Det er valgfrie tilbudsområder mht. både fag og lokasjon. Avtalens gyldighet vil være fra signert kontrakt til 31.09.2015 med opsjon på ytterligere 1 + 1 år. Det er vanskelig å fastslå omfanget av rammeavtalen(e), men dette kan være opp mot 10 MNOK over en 4 års periode for disse lokasjonene. Denne anskaffelsen omfatter rammeavtale på mindre oppdrag - vedlikehold og utbedringer på anlegg som i hovedsak ikke er innenfor en garanti-/og eller en reklamasjonsperiode innen følgende fagområder: Kjøling Ventilasjon Følgende lokasjoner i foretaket inngår i konkurransen: Sykehuset Innlandet Gjøvik Sykehuset Innlandet Lillehammer Sykehuset Innlandet Reinsvoll Sykehuset Innlandet Hamar Sykehuset Innlandet Elverum Sykehuset Innlandet Sanderud Sykehuset Innlandet Tynset Sykehuset Innlandet Kongsvinger Rammeavtalen gjelder arbeider, samt levering av materiell og utstyr. Tilbudene skal gis i henhold til denne innbydelse med vedlegg, og i den form som forespørselen krever. Evt. befaring på lokasjonene avtales med lokal driftssjef: Ragnar Alm tlf. 61157299 SI Gjøvik Rolf Brobakken tlf. 61272488 SI Lillehammer Jens Ketil Holmen tlf. 61147659 SI Reinsvoll Arne Windju tlf. 62537807 - SI Hamar Steinar Thobru tlf. 62438806 SI Elverum Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 3 av 10
Morten Bratlie tlf. 62581421 - SI Sanderud Tommy Tollan tlf. 62483131 SI Tynset Cato Holtet tlf. 62887055 SI Kongsvinger Det er anledning til å levere inn pristilbud på ett eller flere av foretakets sykehus / lokasjoner og på ett eller begge fag. Oppdragsgiver vil tildele en kontrakt per fagområde og per lokasjon SI har egne rammeavtaler for fagområdene bygg, rør, elektro og maling/tapetsering. Se vedlegg for ytterligere informasjon. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i 1 trinn, jfr. FOA 11-8, 5-1(1) og 4-2 d (anskaffelser under EØS/WTO terskelverdier, FOA 2-2). Denne konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i 1 trinn, jfr. FOA 11-8, 5-1(1) og 4-2 d (anskaffelser under EØS/WTO terskelverdier, FOA 2-2). Etter mottak av gyldige tilbud fra kvalifiserte tilbydere, vil Sykehuset Innlandet etter en evaluering av tilbudene invitere de tilbydere som har reell mulighet til å få kontrakt til forhandlinger (se tidsplan pkt.4.7). Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende.) og de kan forløpe i flere faser. Antall tilbud som det skal forhandles om kan reduseres underveis. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, og en første reduksjon vil skje i forkant av forhandlingene. Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud frem til vedståelsesfristen. Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 4 av 10
4.2 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 4.3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger per e-post (jf.4.4). Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget merkes Tilleggsopplysninger 201302407 og må være mottatt senest iht. tidsplanen i punkt 4.7. Innen utløp av tilbudsfristen har Sykehuset Innlandet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av grunnlaget som ikke er vesentlige. 4.4 Saksbehandler for Oppdragsgiver Sykehuset Innlandets kontaktpersoner for konkurransen er: Kontaktperson: Odd Pedersen Postadresse: N-2381 Brumunddal Sentralbord: 06200 E-post: odd.pedersen@sykehuset-innlandet.no 4.5 Adresse for tilbud Leveringsadresse: Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Furnesveien 26 2380 BRUMUNDDAL Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Odd Pedersen Postboks 104 2381 BRUMUNDDAL Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 5 av 10
Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket: 201302407 Rammeavtaler kjøling / ventilasjon Odd Pedersen Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.6 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er iht. tidsplan i punkt 4.7. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.5. innen tilbudsfristen. 4.7 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato- uke 1 Konkurransegrunnlag kunngjort 02.09.13 2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 20.09.13 3 Tilbudsfrist kl. 12.00 25.09.13 4 Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene 40-42 5 Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev 43 6 Kontraktsinngåelse 45 7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til kl.12.00 31.01.14 4.8 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.10 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 4.11 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 6 av 10
5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av en eller flere rammeavtaler etter oppsett over. Det vil ikke inngås parallelle rammeavtaler. Kontrakt er planlagt å gjelde fra kontraktsignering. Kontraktsperiode vil være to år med opsjon om forlengelse i 1+1 år. Ved tildeling av konkrete oppdrag på rammeavtalen vil avropene være basert på NS 8406 forenklede kontraktsbestemmelser for Norsk bygge- og anleggskontrakt - med de tillegg som fremkommer i eget vedlegg. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA 11-11 (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 3. Besvarelse på spesifikasjoner 4. Priser iht. prisvedlegg 5. Evt. produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 1 eksemplar. Komplett tilbud skal også leveres elektronisk på CD, DVD eller minnepinne. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 7 av 10
6.3 Besvarelse av spesifikasjoner I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår i vedlegg. 6.4 Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud iht. vedlegg. 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud evaluert. 7.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Dokumentasjon - skal vise at stilte krav er oppfylt Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS egenerklæring ved tjenestekjøp (link for nedlastning av skjema) Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer. 7.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Sykehuset Innlandets kvalifikasjonskrav Dokumentasjon - skal vise at stilte krav er oppfylt Lovlig etablert foretak Firmaattest Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 8 av 10
Sykehuset Innlandets kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Tilfredsstillende økonomi Resultatregnskap og balanse m/ noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha tilstrekkelige kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Sykehuset Innlandets kvalifikasjonskrav 1. Tilbyders erfaring med relevante oppdrag. 2. Godkjenning i tiltaksklasse 2 Dokumentasjon skal vise at de stilte kravene er oppfylt 1. Beskrivelse av relevante oppdrag 2. Fremlegg sentral godkjenning - alternativt må lokal godkjenning være klar innen utførelse og tilbyder må her sannsynliggjøre at kravene(veiledning til byggesak HO-1/2011) til godkjenning vil oppfylles. 3. Lønns- og arbeidsvilkår 3. Dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår til ansatte hos leverandør og underleverandører som skal medvirke til å oppfylle kontrakten. Ansatte hos leverandør eller ev. underleverandører skal ikke ha dårligere lønns- eller arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted eller yrke. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 11-10. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, evaluert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 9 av 10
1. Pris iht. prisoppsettet i vedlegg 2. Referanser på relevante oppdrag 3. Kapasitet Evt. underpunkter pr tildelingskriterie er ikke uttømmende. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 13-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1(2). 9.2 Avvisning av tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 11-10,11-11 og 11-12. 9.3 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg Tilbudsskjema Vedlegg Standard rammeavtalevilkår for vare- og tjenestekjøp Vedlegg Generelle innkjøpsvilkår for tjenester GIT-SI 06-08 Vedlegg Spesielle retningslinjer teknisk avdeling Vedlegg Miljø og substitusjonsplikt i Sykehuset Innlandet Vedlegg Utkast rammeavtale Vedlegg NS 8406-Avtale om utførelse på rammeavtale Vedlegg FDV Dokumentrasjon Vedlegg Branndokumentasjon Vedlegg HMS Plan Konkurransegrunnlag - sak nr 201302407 Side 10 av 10