Forprosjekt om samarbeid om lønns- og regnskapstjenester Prosjektplan Utarbeidet av John Ånon Jonassen Dato 01.09.09 Versjon 3 Behandling Arbeidsgivernettverket 07.09.09 Økonominettverket 09.09.09 Rådmannsutvalget 10.09.09 Status Forslag Prosjektplan 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Knutepunkt Sørlandet har som mål å ta ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid. Knutepunkt Sørlandet har vedtatt en felles ikt-strategi hvor en av konklusjonene er å anskaffe felles systemer, herunder økonomi- og lønnssystemer. Med like systemer åpner det seg nye muligheter for å samarbeide om administrative tjenester på tvers av kommunegrensene. Det er i første rekke innenfor det administrative feltet man kan hente ut gevinster gjennom stordrift og samarbeid. I tillegg til økonomiske gevinster ser en også for seg at samarbeid skaper bærekraftige fagmiljø som reduserer sårbarhet og øker kompetanse blant de ansatte. Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet har satt i gang en prosess i henhold til PLPmetoden med en forstudie for å kartlegge og analysere mulige gevinster. Etter forstudien vedtar styringsgruppen om man skal sette i gang et forprosjekt for å utrede organisasjonsmodell og forberede hovedprosjektet, som er den faktiske gjennomføring av ny organisasjonsmodell. Denne metoden skal bidra til å øke sannsynligheten for at gevinstpotensialet realiseres. 1.2 Tidligere vedtak Rådmannsutvalget vedtok i sitt møte a) Det i gangsettes en forstudie for å kartlegge eventuelle gevinster ved et utvidet samarbeid innen lønn og regnskap mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet i henhold til vedlagte prosjektplan. b) Arbeidsgivernettverket og Økonominettverket bes om å oppnevne to representanter hver til prosjektgruppen. Fagforeningene bes om å utpeke to representanter til prosjektgruppen og to representanter til styringsgruppen. Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet yter sekretær/utredningsbistand til prosjektgruppen. c) Rådmannsutvalget sammen med to fagforeningsrepresentanter utgjør styringsgruppen for forstudien. Prosjektgruppen for forstudien la frem følgende innstilling til styringsgruppens møte 12.06.09: 1. Forstudien konkluderer med at det er økonomiske og andre gevinster ved et utvidet samarbeid mellom kommunene innen lønns- og regnskapsfunksjonene. Det settes i gang et forprosjekt for å utrede alternative samarbeidsmodeller. 2. Forprosjektet bør utrede følgende gevinstområder: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it-verktøy Prosjektplan 2
3. Vedlagte prosjektplan vedtas Styringsgruppen (rådmannsutvalget og tillitsvalgte) vedtok i sitt møte 12.06.09: 1. I tillegg til det som prosjektgruppen har foreslått ønsker styringsgruppen å få utredet som del av forprosjektet gevinstområdet; hvilke muligheter og begrensninger er det med forskjellige organisasjonsløsninger 2. Prosjektgruppen bes oppdatere prosjektplan for forprosjektet i samsvar med dette ønsket 3. Oppdatert prosjektplan realitetsbehandles i rådmannsutvalgets møte 10. september. 1.3 Mål for Knutepunkt Sørlandet Felles saksutredning primo 2007 om ny styringsmodell: En felles utviklingsaktør Skal ta hånd om spesielle tjenester med store krav til faglig dyktighet Skal bidra til å ta ut stordriftsfordeler. 1.4 Prosjektmål Hovedmål for hele prosjektet: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har effektive kommunale lønns- og regnskapsfunksjoner. Delmål for prosjektet: Gjennomsnittkostnadene for lønns- og regnskapstjenester er redusert Kvaliteten og servicenivået på tjenestene oppleves som minst like god som tidligere Det er etablert et bærekraftig fagmiljø innen lønn og regnskap som reduserer sårbarhet og bidrar til økt kompetanse blant medarbeiderne Samarbeidet oppleves som positivt av de ansatte og bidrar til økt trivsel 1.5 Rammer Prosjektplan 3
Lov- og avtaleverk legger rammer for samarbeid innen lønns- og regnskapsområdet i Knutepunkt Sørlandet. Aktuelle lover og avtaleverk er Kommuneloven Lov om offentlig anskaffelse Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen Andre styrende dokumenter i Knutepunkt Sørlandet: Notat om prinsipper for gevinstrealisering og gevinstfordeling Personalpolitisk omstillingsplan Vedtatt IKT-strategi 2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet går ut på å utrede eventuelle gevinster ved å samarbeide om lønns- og regnskapstjenester mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Hele prosjektet omfatter tre faser: forstudie kartlegging og analyse av gevinstpotensialet ved samarbeid forprosjekt kartlegging og analyse av alternative samarbeidsmodeller hovedprosjekt etablering av samarbeidsordninger innen lønns og regnskapsområdet I tillegg kommer en evaluering av prosjektet etter en viss periode. Denne prosjektplanen omhandler forprosjektet. Prosjektet kan stanses etter forprosjektet hvis det viser seg ikke å ha de forventede gevinster. Forprosjektet skal utrede følgende gevinstområder: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it-verktøy Muligheter og begrensninger ved forskjellige organisasjonsløsninger Prosjektplan 4
3. ORGANISERING 3.1 Roller og ansvar Prosjektkart Prosjekteiere Oppdragsgiver Ressurseiere Styringsgruppe Prosjekt gruppe PA PL Referanse gruppe Premissgivere Delprosjekt Delprosjekt Delprosjekt Brukere, anvendere Styringsgruppe Styringsgruppen vil ofte bestå av prosjekteiere og andre sentrale aktører slik at kommunikasjon og forankring med basisorganisasjonene er sikret Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status Behandle og gi råd i de saker som PA legger frem Gi PL aktiv støtte for å sikre fremdrift Kommunisere med prosjekteiere, oppdragsgivere, brukere, ressurseiere, premissgivere og andre aktører Referansegruppe Referansegruppen er en samling mennesker som hver for seg er forespurt om de kan stille seg til disposisjon for prosjektet: Referansegruppen er ingen formell gruppe Prosjektet kan trekke på personene individuelt, i gruppe eller samlet Referansegruppens ressurspersoner gir råd og og vil aldri behandle eller vedta saker Prosjektorganisasjonen står fritt til å følge rådene, og ressurspersonene kan ikke st ansvar for de råd som gi Prosjektansvarlig (PA) Har det totale økonomiske ansvar Påse samsvar mellom mål og prosjektplan Har det overordnede kvalitetssikringsansvaret Leder en eventuell styringsgruppe Sørger for klare rammer og arbeidsforhold for PL Leder og gjennomfører beslutningspunktmøtene Følger opp ressurstilgang og gjennomfører eskaleringsrutinene Prosjektplan 5
Ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet Prosjektleder (PL) PL har det operative utøvende ansvaret for prosjektet og skal blant annet: Lage prosjektplan og kvalitetssikre denne Innenfor prosjektrammen planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet Identifisere og følge opp de kritiske suksessfaktorer Sørge for at PA har et kvalitetssikret underlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter Inngå de nødvendige kontrakter med ressurseiere, leverandører, mv. Analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter 3.2 Prosjektledelse Prosjekteier: Rådmannsutvalget Prosjektansvarlig: Leder av rådmannsutvalget Prosjektleder: Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet 3.3 Øvrige roller Styringsgruppe: Rådmannsutvalget sammen med to tillitsvalgte utgjør styringsgruppen for forprosjektet. Prosjektgruppe: Økonominettverket og Arbeidsgivernettverket utpeker hver to medlemmer til prosjektgruppen: nn - Arbeidsgivernettverket nn - Arbeidsgivernettverket nn- Økonominettverket nn- Økonominettverket Prosjektgruppen ledes av prosjektleder og rapporterer til prosjektansvarlig/styringsgruppen. Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet stiller med sekretær/utredningsbistand. Arbeidsgrupper: Det er aktuelt å opprette arbeidsgrupper som utreder spesielle områder. Referansegrupper: Arbeidsgivernettverket og økonominettverket fungerer som referansegrupper. Medvirkning: De tillitsvalgte deltar i prosjektgruppen og styringsgruppen med to medlemmer i prosjektgruppen og to medlemmer i styringsgruppen. Disse oppnevnes av fagforeningene. nn prosjektgruppen nn prosjektgruppen nn- styringsgruppen nn- styringsgruppen Prosjektplan 6
Eksterne ressurser: Det kan være aktuelt å benytte eksterne konsulentfirma i deler av forprosjektet. Det er imidlertid ikke budsjettert ressurser til dette i inneværende år. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutningspunkt 1 Vedtak om igangsetting av forprosjektet 10.09.09 - Styringsgruppen vedtar igangsetting av prosjektet på basis av prosjektplanen. Beslutningspunkt 2 Avslutning av prosjektet Styringsgruppen vedtar igangsetting av forprosjektet på basis av rapport fra forstudien og prosjektplan for forprosjektet og hovedprosjektet. 4.2 Oppfølging Prosjektleder utarbeider månedlige rapporter til prosjektansvarlig med hensyn til fremdrift, ressursbruk og oppnådde resultater. Referansegruppen får kopi av disse rapportene. Prosjektansvarlig rapporterer til styringsgruppen i forbindelse med beslutningspunkt 2 avslutning av prosjektet. Ved signifikante avvik rapporteres det fortløpende til prosjektansvarlig og styringsgruppe. 4.3 Fremdriftog milepæler Fase 2 Forprosjektet Dato Milepæl 10.09.09 Beslutningspunkt 1 vedtak i styringsgruppen om igangsetting av forprosjekt 01.10.09 Prosjektgruppen for forprosjektet er etablert 01.03.10 Prosjektgruppen leverer rapport og innstilling til styringsgruppen 15.03.10 Styringsgruppen behandler rapport. Forslaget sendes på høring til kommuner og fagforeninger. 01.05.10 Høringsfrist 15.05.10 Høringsuttalelsene innarbeides. Beslutningspunkt 2 Styringsgruppen gjør vedtak om evt. igangssetting av hovedprosjekt. 01.06.10 Kommunestyrene fatter evt. vedtak om samarbeidsordninger innen lønns- og regnskapsområdet Prosjektplan 7
5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer A. Prosjektet når ikke målene Mulige årsaker 1. Prosessen er ikke godt nok forankret i ledelsen i kommunene 2. Prosessen er ikke godt nok forankret blant de ansatte 3. Gevinspotensialet er for optimistisk anslått 4. Kostnadene i prosessen er underestimert 5. Tekniske og juridiske forhold er ikke godt nok utredet 6. Deltakerne i prosessen har ikke samme mål B. Prosjektet har ikke nødvendig fremdrift Mulie årsaker 1. Prosjektet har ikke tilstrekkelig med ressurser 2. Fremdriftsplanen er for optimistisk 3. Prosjektet har ikke tilstrekkelig støtte fra ledelsen 4. Prosjektledelsen har ikke tilstrekkelig kompetanse 5.2 Kvalitetssikring Det er nødvendig med en sterk forankring av prosjektet hos rådmennene i kommunene samt at de ansatte trekkes inn i prosessen på en god måte. PLP-metodikken benyttes som planleggingsmetode for å sikre kvaliteten og fremdriften i prosjektet. Medlemmene i prosjektgruppen gis opplæring i PLP-metodikken. Det vil være nødvendig å trekke inn ekstern kompetanse og ressurser for å sikre kvaliteten i prosjektet. Prosjektplan 8
6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Fase 2 Forprosjekt Utarbeide en informasjonsplan Gjennomføre en medarbeider-/brukerundersøkelse Gjennomføre kompetansekartlegging Utarbeide forslag til felles kompetanseplan Foreslå metode for prosesskartlegging Foreslå tiltak for innføring av beste praksis Kartlegge og analysere bruk av it-verktøy Foreslå tiltak for bedre utnyttelse av it-verktøy Analysere ulike former for samarbeid Utarbeide rapport og innstilling om valg av samarbeidsform til styringsgruppen Utarbeide forslag til prosjektplan for evt. hovedprosjekt Ressursinnsats Ant. pers. Ukeverk pr pers Ukeverk samlet Forprosjekt Prosjektleder/sekretær 2 3 6 Prosjektgruppen 6 2 12 Arbeidsgrupper 15 3 9 Sum 27 Anslagene på ressursinnsats er gjort med følgende forutsetninger: Forprosjekt 6 møter i prosjektgruppen a 1,5 dagsverk 3 arbeidsgrupper a 5 personer med 3 møter a 1 dagsverk Det regnes en intern timepris på kr 500,- eller kr. 17.500 pr ukeverk. Prosjektplan 9
7. ØKONOMI Forprosjekt Kostnader Egen ressursinnsats 472.500 Sum 472.500 Finansiering Ekstern finansiering Egne midler 472.500 Sum 472.500 Det er ikke budsjettert midler til forprosjektet i 2009. Det forutsettes derfor at de deltakende kommunene dekker sine kostnader selv. 8. KONTRAKTER OG AVTALER 8.1 Konsulentbistand Det er foreløpig ikke inngått kontrakt om konsulentbistand i forprosjektet. Prosjektplan 10