KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/15 Møtedato: 11.06.2015 Tid: kl 09.30 kl 14.00 Møtestad: Barnebo barnehage avd. Riksfjord / Frivillighetssentralen, Aukra Sak nr: 16/15 25/15 Møteleiar: Rita Rognskog, leiar (V) Møtande medlemmer: Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Gro Kjellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Arne Hjelmås (Krf) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (under sak 16/15 21/15 og 24/15) Einar Andersen, forvaltningsrevisor (under sak 16/15 21/15 og 24/15) Av øvrige møtte: Kjell Engdahl, rådgjevar/fagansv. økonomi (under sak 18/15) Gerd Nerbø, prosjektleiar (under sak 19/15 21/15) Terje Urdshals, utbyggingssjef (under sak 19/15-21/15) Ranveig Høghaug Sporsheim, personalsjef (under sak 22/15) Randi Fredriksen, einingsleiar institusjonstenester (under sak 22/15) Sissel Garseth, styrar Barnebo barnehage Hanne Skarshaug, ass. styrar Barnebo barnehage Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 23. APRIL 2015 PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 PS 19/15 PS 20/15 PS 21/15 PS 22/15 PS 23/15 ENERGISENTRAL SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP UTBYGGING 4 AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP NYTT VENTILASJONSANLEGG AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP TILSETTINGSRUTINAR I AUKRA KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I AUKRA. REVIDERING Side 1 av 8
PS 24/15 PS 25/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «INFORMASJONSSIKKERHET I AUKRA KOMMUNE» GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN OPPFØLGINGSLISTE PS 16/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 23. APRIL 2015 Protokollen frå møte 23. april 2015 vert godkjend. PS 17/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 14/15 Rekneskap og årsrapport 2014 - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 40/15 RS 15/15 RS 16/15 RS 17/15 Aukra kommune val av revisjonsordning - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 49/15 Godkjenning av selskapsavtale og eigaravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 07.05.2015 i K-sak 50/15 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon i M&R referat frå møte i styringsgruppa 08.05.2015 Orienteringssaker: OS 08/15 Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Aukra kommune 3 avvik 3 merknader - Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 02.01.2014 Kontrollutvalet ønskjer å få dokumentasjon på at avvika etter tilsynet er lukka. OS 09/15 Verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage avd. Riksfjord omvising og orientering frå barnehagens administrasjon Kontrollutvalet hadde gjort avtale om verksemdsbesøk ved Barnebo barnehage avd. Riksfjord i samband med utvalet sitt møte 11.06.2015. Hensikta med besøket var å få orientering om barnehagens drift og ei omvising i lokala som barnehagen disponera. Side 2 av 8
Styrar Sissel Garseth, supplert av ass. styrar Hanne Skarshaug, orienterte og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Barnehagetilbodet har endra seg frå å vere ei tilsynsordning til å verte eit pedagogisk tilbod til alle med lovfesta rett til plass. Barnehagen skal ivareta barnas behov for omsorg, leik og fremja læring og danning og er første del av utdanningsløpet. Dei tilsette har stort fokus på kvalitet og innhaldet i tilbodet. Samfunnsmandatet til barnehagane gjeng fram av Barnehagelova 1. Barnebo barnehage er organisert med to avdelingar og har 113 plassar fordelt på 82 plassar på Riksfjord og 31på Furutun. Alle som har søkt om plass for barnehageåret 2015/2016 har fått plass. Plasseringa på Riksfjord er ei midlertidig løysing mens dei ventar på at det skal byggast nytt på Aukratun. Dei tilsette ser at den midlertidige løysinga på Riksfjord kan vere ei utfordring, men den vil kunne fungere i dei fire åra det vil ta å bygge nytt. Barnehagen sine to avdelingar vil då bli samlokalisert. Garderobe- og toalettkapasiteten på Riksfjord er i minste laget for 82 barn. Trafikk og parkeringstilhøva er og vanskelige og vart verre etter at kulturskulen flytta inn. Det kan vere ei utfordring å dekke behovet for tilsette med pedagogisk kompetanse. Ønskjer å endre nokre assistentstillingar til pedagogiske stillingar. Kommunen har som mål for framtida at 50 % av dei tilsette skal vere barnehagelærarar og 25 % barne- og ungdomsarbeidarar. Gjennom internopplæring vil kommunen auke den barnefaglege kompetansen til alle tilsette. Barnehagen har fått ein ny 80% stillingsressurs til å arbeide med språkopplæring og språkstimulering. Dette er ei spesialkompetanse som dei ser stor nytte av. Småbarnsalderen er ei grunnleggande periode for språkutvikling og tidleg innsats på området er avgjerande. Spesielt er dette viktig for minoritetsspråklege barn. Kontrollutvalet er imponert over den innsats dei tilsette gjer og det fokus dei har på barna sine behov ved bruk av ulike typar pedagogiske metodar. Etter orienteringa fekk kontrollutvalet omvising i barnehagen sine lokalar. Leiar takka styrar for omvisinga og ei god, interessant og informativ orientering om barnehagen sin drift. PS 18/15 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin økonomirapport for 1. tertial 2015 saman med administrasjonen si munnlege orientering, til vitande. Rådgjevar Kjell Engdahl gjorde greie for drifts- og investeringsrekneskapen pr. 30.04.2015 og kommenterte rekneskapsmessige avvik i forhold til budsjett. Mellom anna er årsaka til meirforbruket på rådmannen sitt resultatområdet, forskotering av fastlandssambandet over Kjerringsundet som ikkje var tatt med i budsjettet. Side 3 av 8
Kontrollutvalet merka seg meirforbruket på området Institusjonstenester og ser behov for at det blir gjort undersøkingar for å finne årsak til at eininga igjen har eit stor meirforbruk. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte rekneskapsresultatet og budsjettkorrigeringane. PS 19/15 ENERGISENTRAL SKOLE OG ANDRE BYGG. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 19/15 handsama byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Energisentral skole og andre bygg var budsjettert med ei totalramme på kr 15 000 000.-. Ramma for prosjektet vart seinare foreslått endra til kr 19 500 000.-, men dette vart ikkje vedtatt. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 21 014 527.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 6 014 527.- eller 40 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av Energisentral skole og andre bygg vart ferdig i juli 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning Kontrollutvalet har merka seg at reglementet på dette punkt ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Energisentral skole og andre bygg. Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om byggeprosjektet og gjorde greie for årsak til at endring frå gass til bergvarmebasert oppvarming førte til stort meirforbruk på prosjektet. Kontrollutvalet har igjen merka seg at byggerekneskap vert lagt fram meir enn 1 år etter at prosjektet er ferdig. Urdshals forklarar at dette skuldast stort arbeidspress i avdelinga. PS 20/15 UTBYGGING 4. AVD. FURUTUN. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 20/15 handsama byggerekneskapen for Utbygging av 4. avd. Furutun. Side 4 av 8
Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Utbygging 4. avd. Furutun var budsjettert med ei utgiftsramme på kr 10 275 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 9 793 895.- Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 481 105.- eller 4,7 % i høve til totalbudsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Utbygging av 4. avd. på Furutun vart i hovudsak ferdig i januar 2014, men vart sluttført i august 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet ser at reglementet er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Utbygging 4 avd. Furutun. Utbyggingssjef Terje Urdshals og prosjektleiar Gerd Nerbø orienterte og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. PS 21/15 NYTT VENTILASJONSANLEGG AUKRA HELSESENTER. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 11.06.2015 i sak 21/15 handsama byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.05.2015. Prosjektet Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter var budsjettert med ei kostnadsramme på kr 7 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 7 092 352.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 92 352.- i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Bygging av nytt ventilasjonsanlegg ved helsesenteret vart i hovudsak ferdig i mars/april 2013. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet har merka seg at reglementet ikkje er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Nytt ventilasjonsanlegg Aukra Helsesenter. Side 5 av 8
Utbyggingssjef Terje Urdshals orienterte om dei byggtekniske utfordringane med prosjektet. PS 22/15 TILSETTINGSRUTINAR I AUKRA KOMMUNE Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning. Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgjes ved både interne og eksterne tilsettingar. Saksframlegget til denne saka var unntatt offentlegheit. Personalsjef Rannveig Høghaug Sporsheim og einingsleiar Randi Fredriksen gjorde greie for det som var skjedd i tilsettingssaka og beklaga at det var skjedd brot på kommunen sitt reglement og på Arbeidsmiljølova. Det er nå utarbeida eit justert Reglement for rekruttering og tilsetting i Aukra kommune. For pleie- og omsorg er rutinane endra vedr. utfylling og utsending av arbeidsavtalar. Denne oppgåva er nå lagt til ei merkantil stilling innan pleie- og omsorg. Utkastet til justert reglement for tilsettingar skal leggast fram for kommunen sin leiargruppe til uttale. PS 23/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET I AUKRA. REVIDERING Kontrollutvalet si tilråding Kontrollutvalet anbefaler det framlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune som sendast over til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik det går fram av saka. Sekretær orienterte. Det framkom ingen merknader eller rettingar til det framlagte utkast til revidert reglement. Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune sendes til kommunestyret med følgjande tilråding: Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalet i Aukra kommune slik det går fram av saka. Side 6 av 8
PS 24/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «INFORMASJONSSIKKERHET I AUKRA KOMMUNE» GJENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Informasjonssikkerhet i Aukra kommune med dei merknadar og tilføyingar som måtte framkomme i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Forvaltningsrevisor Einar Andersen gjorde greie for problemstillinga revisjonen meiner vil danne grunnlag for undersøkinga og arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalet hadde ingen merknader eller tilføyingar til prosjektplana. PS 25/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg. 11.06.15: Kontrollutvalet vil be administrasjonen om ein statusrapport til neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. 11.06.15: Sekretæren har vore i dialog med politisk sekretariat i Aukra kommune vedr. arbeidet med å lage ei oversikt over politiske vedtak i perioden 2010 2014 som ikkje er sett i verk. Saka vil truleg komme opp i utvalet sitt første møte til hausten. Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune ny sak Kommunal beredskapsplikt blei lovfesta i 2010. Kommunane plikter å kartlegge kva for uønska hendingar som kan inntreffe i kommunen, vurdere kor sannsynleg det er for at desse hendingane inntreff og korleis dei i så fall kan Side 7 av 8
påverke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderast og samanstillast i ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. I forskrift om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommunar må lage ei risiko- og sårbarheitsanalyse som ser beredskapsarbeidet under eitt. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har tidlegare gjennomført eit tilsyn med Aukra kommune sin kommunale beredskapsplikt. Det var funne 3 avvik og gitt 3 merknader. 11.06.15: Kontrollutvalet ønskjer dokumentasjon om lukking av avvika og informasjon frå administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Aukra kommune. Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom sakene som er ført opp på oppfølgingslista. Det kom forslag om følgjande ny sak til oppfølgingslista: Kommunal beredskapsplikt i Aukra kommune Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar. (5 voterande) Rita Rognskog Katrine Rindarøy Knut Inge Bakkemyr leiar nestleiar Arne Hjelmås Gro Kjellnes Løvik Åse Solveig Eriksen sekretær Side 8 av 8