KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE ÅRSMELDING FOR INNLEIING Etter lov av 25.september 1992 nr 107 om kommunar og fylkeskommunar (koml.) 77 er Aukra kommune pålagt å ha eit kontrollutval. Utvalet er kommunestyret sitt kontrollorgan og skal på vegne av kommunestyret, førestå det løypande tilsynet med kommunen si forvaltning. Utvalet si uavhengige stilling i forhold til andre folkevalde organ og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valbarheit. 2. UTVALET SI SAMANSETJING Kontrollutvalet i Aukra kommune hadde for perioden følgjande samansetjing: Funksjon Namn Parti Varamedlemmer Nr Namn Parti Leder Rita Rognskog* V 1 Kristoffer J. Rød Sp Nestleder Katrine Rindarøy* Ap 2 (Eli Marie Haugen) Olav Hauge (Sv) Sv Medlem Arne Hjelmås Krf 3 Aril Oterhals Frp Medlem Knut Inge Bakkemyr H Medlem Gro Kjellnes Løvik AL * medlem av kommunestyret. Eli Marie Haugen søkte om fritak frå vervet som varamedlem til kontrollutvalet grunna flytting frå kommunen. I formannskapet sitt møte vart Olav Hauge valt til nytt 2. varamedlem til kontrollutvalet. Kontrollutvalet i Aukra kommune har for perioden følgjande samansetjing: Funksjon Namn Parti Varamedlemmer Nr Namn Parti Leder Oddvar Hoksnes* Krf 1 Jørgen Svenheim Sp Nestleder Ole Rakvåg* H 2 Wilhelm Andersen Ap Medlem Bjørg Hukkelberg Ap 3 Oddmund A. Varhaugvik Krf Medlem Oddbjørg Sporsheim V Medlem Håkon Inge Sporsheim Frp * medlem av kommunestyret. 3. SEKRETARIAT Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget., jf. Kommunelova 77. nr 10 Kommunane Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes har frå 2004 hatt samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvala. Kontrollutvalgsekretariatet for Romsdal vart i 2013 oppretta som eit interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelova 27 med status som eige rettssubjekt og med eige styre. Side 1 av 7

2 Styret er samarbeidet sitt øvste organ og ivaretar arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet sine tilsette. Ola Krogstad, Eide kommune var styreleiar med Rita Rognskog, Aukra kommune som nestleiar, fram til valet i september I styremøte 14. desember 2015 vart Stig Holmstrøm, Vestnes kommune valt til styreleiar og Marit Seljeseth Stokke, Molde kommune valt til nestleiar for valperioden I 2015 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalet i Aukra ivaretatt av rådgjever i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Åse Solveig Eriksen. Sekretariatet skal sjå til at dei saker som kontrollutvalet handsamar er forsvarlig utgreidd og at utvalet sine vedtak blir sett i verk, jf ledd, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. OPPGÅVER OG VERKSEMD I Saksbehandling og møteavvikling Kontrollutvalet har hatt 5 ordinære møter og handsama i alt 46 protokollerte saker. Av desse er 15 saker sendt til kommunestyret enten som ordinær sak eller som referatsak. I tillegg er det i 2015 handsama 29 referatsaker og 14 orienteringssaker. Kontrollutvalet sine møteprotokollar vert lagt fram for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalet sine møter vert halde for opne dører og møta blir hovudsakleg halde på kommunehuset. Kontrollutvalet har på førespurnad og i nødvendig utstrekning fått orienteringar frå administrasjonen og kommunerevisjonen i saker som har vore til handsaming i møta. Reglement for kontrollutvalet Reglement for kontrollutvalet i Aukra vart vedteke av kommunestyret i møte , k- sak 72/11. I kommunestyret sitt møte sak 75/15, vart reglementet revidert. Representasjon Utvalet sin leiar Rita Rognskog har i 2015 deltatt på 2 av 2 styremøter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Etter valet har utvalet sin nestleiar Ola Rakvåg deltatt på det eine styremøtet som har vore avvikla. Rita Rognskog og Gro Kjellnes Løvik deltok på NKRFs 1 Kontrollutvalgskonferanse 2015 på Clarion Airport Hotel Gardermoen 4.og 5. februar Det var ingen frå utvalet som deltok på FKT 2 sitt Årsmøte og Fagkonferanse 2015 på Thon Hotel Oslo Airport juni Tilsyn med revisjonen I følgje 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, skal kontrollutvalet sjå til at kommunen eller fylkeskommune har ei forsvarleg revisjonsordning. For utvalet har det blitt lagt fram følgjande i 2015: Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 2. halvår 2014 Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår Norges Kommunerevisorforbund 2 Forum for Kontroll og Tilsyn Side 2 av 7

3 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Revisors vurdering av uavhengighet Dokumenta er supplert med munnleg orientering frå oppdragsansvarleg revisor. Vidare er revisjonsmelding lagt fram for utvalet. 4.2 Fråsegn til rekneskapen Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon følgjer av forskrift om kontrollutvalg kap. 4, 6-8. Utvalet har handsama og vurdert årsrekneskapen for 2014 for Aukra kommune og gitt si fråsegn til denne. I tillegg har utvalet fått seg førelagt kommunen sine tertialvise økonomirapportar. Kontrollutvalet har fått seg førelagt som orienteringssak den årlege skatterekneskapen frå skatteoppkrevjar saman med Skattefuten sin kontrollrapport med skatteoppkrevjarfunksjonen. Kvaliteten og presentasjonsforma av rekneskapen har vore tilfredsstillande. Det same kan seiast om rådmannen si årsmelding og skatteoppkrevjaren sin årsrapport. Kontrollutvalet har i 2015 handsama og gjeve si fråsegn til følgjande sluttrekneskap/byggjerekneskap: Byggerekneskap for utbygging av Bergtippen barnehage Byggerekneskap for utbygging av Torhaugmyra bustadfelt Byggerekneskap for utbygging av parkeringsplass Julsundet Byggerekneskap for energisentral skole og andre bygg Byggerekneskap for nytt ventilasjonsanlegg Aukra helsesenter Byggerekneskap for veglys Eikrem Byggerekneskap for nye Riksfjord skole 4.3 Forvaltningsrevisjonsrapportar Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon følgjer av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Det er utarbeidd Plan for forvaltningsrevisjon som vart handsama av kontrollutvalet i møte , sak 07/12 som vart vedteke av kommunestyret i møte i K sak 50/12. Kontrollutvalet har i 2015 fått seg førelagt og handsama følgjande forvaltningsrevisjonsrapport: Informasjonssikkerhet i Aukra kommune Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet og handsama i møte i sak PS 42/15 og vidaresendt til kommunestyret endeleg handsaming. Kontrollutvalet har i 2015 handsama oppfølging av følgjande forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune Side 3 av 7

4 Det går fram av revisjonen sin oppfølgingsrapport til kontrollutvalet at Aukra kommune er godt i gang med å følgje opp revisjonen sine anbefalingar. Kontrollutvalet vil framover følgje opp kommunen sitt vidare arbeid med anbefalingane og ber revisjonen om å innhente og vurdere oppdatert informasjon som vert lagt fram i kontrollutvalet sitt møte i juni 2016 til følgjande anbefalingar: Å sikre tilstrekkeleg bemanning ved Aukraheimen Å føre vidare arbeidet med å sikre at personale ved Aukraheimen har tiltrekkeleg kompetanse. I møte behandla kontrollutvalet sak om bestilling av utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll følgjer av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 6, Det er utarbeidd Plan for selskapskontroll som vart handsama av kontrollutvalet i møte , sak 08/12 som vart vedteke av Aukra kommunestyre i K sak 49/12. Gjennomføring av eigarskapskontroll føreset at kommunen har utarbeida eigarskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens interesser i selskap samt eigarstrategiar for kvart enkelt selskap). Eigarskapsmelding for Aukra kommune, del 1 vart vedteke av kommunestyret i møte i k-sak 21/11. Kontrollutvalet har ikkje vorte varsla om at det er halde representantskapsmøter i interkommunale selskap (IKS) eller generalforsamlingar i kommunalt heileigde aksjeselskap (AS) i Kontrollutvalet har i 2015 ikkje gjennomført nokon selskapskontrollen. I møte behandla kontrollutvalet sak om bestilling av utarbeiding av plan for selskapskontroll Særskilte oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet sine særskilte oppgåver følgjer av forskriftens kap7, Val av revisjonsordning Kontrollutvalet har i 2015 handsama og fullført sak om Deltaking i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal og bedt kommunestyret om å slutte seg til utgreiinga om etablering av ei ny interkommunal revisjonsordning i fylket. På bakgrunn av kontrollutvalet si tilråding vedtok kommunestyret samrøystes, i møte sak 49/15, å inngå som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for Aukra kommune. Budsjettbehandling Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 4.6 Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet fekk i møte i september framlagt oversikt over politiske vedtak i kommunestyret, formannskap og drift- og arealutvalet som ikkje er sett i verk for år 2013, 2014 og 1. halvår Det var frå rådmannen gjeve tilbakemelding om at oversikt for vedtak frå 2010, 2011 og 2012 vil krevje for stort arbeid å få framlagt og er av den grunn ikkje lagt Side 4 av 7

5 fram, men i medhald av opplysningar frå administrasjonen, er alle vedtak frå den perioden sett i verk. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er gjort av dei ulike politiske organ. Utvalet meiner at dette skal vere ei prioritert oppgåve. 4.7 Oppfølging av kontrollutvalet sine saker Saker frå kontrollutvalet som ikkje er endeleg avslutta pr er følgjande: Sak nr / dato KU sak 31/ K-sak 5/ KU sak 42/ Sakstittel Vedtak Merknad Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune» Forvaltningsrevisjonsrapporten «Informasjonssikkerhet i Aukra kommune» 1. Aukra kommunestyre tek forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune» til etterretning og sluttar seg til anbefalingane som går fram av rapportens avsnitt 1 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sjå til at revisjonens anbefalingar i avsnitt 1 blir følgt og følgje opp at dette arbeidet gjennomførast. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten og gje skriftleg tilbakemelding til kontrollutvalet innan ein periode på mnd. 1. Aukra kommunestyre tek forvaltningsrevisjonsrapporten «Informasjonssikkerhet i Aukra kommune» til etterretning og sluttar seg til anbefalingane som går fram av rapportens avsnitt 4 under Samlede vurderinger og anbefalinger. Oppfølging av rapporten handsama møte sak PS 41/15. KU vil følgje opp komm. sitt arbeid med følgjande anbefalingar: å sikre tilstrekkeleg bemanning ved Aukraheimen å føre vidare arbeidet med å sikre at personalet ved Aukraheimen har tilstrekkelig kompetanse. KU vil be revisjonen innhente og vurdere oppdatert info. Til KU sitt møte i juni Oppfølging av rapporten vil venteleg skje hausten 2016 eller våren Kommunestyret ber rådmann om å sjå til at revisjonens anbefalingar i avsnitt 4 blir følgt og følgje opp at dette arbeidet gjennomførast. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten og gje skriftleg tilbakemelding til kontrollutvalet innan ein periode på mnd. KU sak 46/ Oppfølgingsliste I oppfølgingslista er følgjande saker ikkje avslutta: Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Ny organisering av pleie- og omsorgstenestene i Aukra kommune Attståande saker frå oppfølgingslista for 2015 vert overført til oppfølgingsliste for Side 5 av 7

6 4.8 Spesielle undersøkingsoppgåver Kontrollutvalet hadde i 2015 ingen saker knytt til økonomisk utroskap og ei sak som refererte seg til uregelmessige forhold. Tilsetjingsrutinar i Aukra kommune Kontrollutvalet fatta følgjande vedtak i sak 22/15: Kontrollutvalet tek utgreiinga frå kommunen sin administrasjon til etterretning. Kontrollutvalet ber administrasjonen i Aukra kommune sjå til at gjeldande lov og rutinar for tilsetting som er nedfelt i kommunen sitt reglement følgjes ved både interne og eksterne tilsettingar. 4.9 Verksemdsbesøk For å bli kjent med den kommunale forvaltninga og for at tilsette i kommunen skal bli kjende med kontrollutvalet, har kontrollutvalet i 2015 gjennomført besøk i ei kommunal verksemd. Gjennomføring av verksemdsbesøk gir kontrollutvalet eit godt innblikk i den kommunale forvaltninga. Kontrollutvalet besøkte Barnebo barnehage avd. Riksfjord i samband med sitt møte Hensikta med besøket var å få ei orientering om drifta i barnehagen og omvising i lokal som barnehagen disponerer Sentrale kommunale styringsverktøy Ei av kontrollutvalet sine oppgåver er å undersøke om kommunen har etablert ein forsvarleg og føremålstenleg internkontroll. Rådmannen har ansvar for å etablere og følgje opp at kommunen har eit tilfredsstillande internkontrollsystem; dvs. system og rutinar for å sikre tilstrekkeleg styring, måloppnåing og regeletterleving. Alle vesentlege rutinar bør være skriftleg dokumentert med omsyn til korleis dei fungerer, og kva internkontroll som ligg inne i systema. Aukra kommune har følgjande sentrale styringsverktøy: Økonomireglement for Aukra kommune (vedtatt i K sak 69/05, revidert i K sak 127/09) Delegeringsreglement for Aukra kommune (vedtatt i K sak 128/09, revidert i K sak 106/12) Finansreglement Aukra kommune (vedtatt i K sak 104/10, revidert i K sak 24/14) Investeringsreglement nytt kap. 9 i Aukra kommunes økonomireglement (vedtatt i K sak4/14) Plan for samordna kriseleiing i Aukra kommune (vedtatt i K sak17/14) Reglementa dekker mellom anna områda budsjettdelegasjon, attestasjon og anvising, rapporteringsrutinar og delegert avgjerdsmynde. Finansreglementet regulerer plassering av ledig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og forvaltning av kommunen si gjeldsportefølje. Alle vesentlege rutinar bør vere skriftleg dokumentert med omsyn til korleis dei fungerar, og kva slags intern kontroll som ligg inne i systema. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg. Kontrollutvalet har oppmoda administrasjonen i kommunen om å revidere gjeldande økonomireglement slik at det er i Side 6 av 7

7 samsvar med praksis. Grunna bemanningssituasjonen i økonomiavdelinga har administrasjonen ikkje sett seg i stand til å prioritere dette arbeidet Tilsyn frå andre I tillegg til kontrollutvalet, utfører eksterne forvaltningsorgan tilsyn med Aukra kommune. Desse tilsyna kan avdekke avvik eller svakheiter i den kommunale organiseringa og utøvinga av tenesteproduksjonen. Ein ser det formålstenleg at kontrollutvalet vert orientert om slike tilsyn for å kunne følgje opp at den samla tenesteproduksjonen i Aukra kommune vert kvalitetssikra og forbetra. Kontrollutvalet har i 2015 fått seg førelagt følgjande tilsynsrapport frå andre: Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Aukra kommune 3 avvik 3 merknader - Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert SAMANDRAG Kontrollutvalet legg vekt på å vere ein nyttig medspelar i å forbetre kommunen si eksterne tenesteproduksjon og myndesutøving så vel som dei interne forvaltningsfunksjonar, ved å legge opp til ein konstruktiv tilnærming ut frå kva som er realistisk å oppnå. Kommunen er avhengig av tillit til desse prosessane hos brukarane, og ein aktiv og truverdig tilsyns- og kontrollfunksjon kan medverke til å bygge opp om denne tilliten. Kontrollutvalet har i 2015 fortsatt fokus på å styrke kontrollutvalet si stilling i den kommunale forvaltninga og overfor innbyggarane i kommunen. Kontrollutvalet har i 2015 handsama fleire saker på bakgrunn av at innbyggjarar i kommunen har kontakta kontrollutvalet. Utvalet sitt arbeid krev at medlemmene er aktive og set seg inn i til dels kompliserte saker som kan gjelde heile verksemdsområdet til Aukra kommune. Skolering av utvalsmedlemmer vil fortsatt ha prioritet i tida som kjem. Som kommunestyret sitt hjelpeorgan i tilsyns- og kontrollspørsmål er kontrollutvalet sitt virke avhengig av å ha legitimitet i kommunestyret, mellom anna for å få gjennomslagskraft for forbetringsforslag og anbefalingar og dermed kunne hjelpe til i arbeidet for at kommunestyret sine målsetningar vert realisert. Aukra, 17. februar 2016 Kontrollutvalet i Aukra kommune Oddvar Hoksnes Ole Rakvåg Bjørg Hukkelberg leiar nestleiar Oddbjørg Sporsheim Håkon Inge Sporsheim Side 7 av 7