www.anskaffelser.no/tema/sosialt-ansvar 20.08.2012 EGENRAPPORTERING: SOSIALT ANSVARLIG PRODUKSJON For Knutepunkt Sørlandet - Innkjøp er det av stor vekt at de produkter vi anskaffer med offentlige midler er produsert under lovlige anstendige arbeidsforhold. Dette betyr at varene i denne kontrakt skal være tilvirket under arbeidsforhold som respekterer ILOs kjernekonvensjoner og produksjonslandets nasjonale lovgivning. (se spesifisert i denne kontrakts "Sosiale kontraktsvilkår"). Denne egenrapportering, som vi forventer oss at besvares åpent og oppriktig, er en del av oppfølgningen av de sosiale kontraktskravene i denne kontrakt og skal undertegnes av ansvarlig leder hos leverandør. Den skal sendes inn senest en måned etter at kontrakten er inngått. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal leverandøren, innen den frist oppdragsgiver fastsetter, utarbeide en handlingsplan for tidsbestemte forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av oppdragsgiver. Om dette ikke gjøres, vil dette være et mislighold som vil kunne medføre dagbøter. Oppdragsgiver vil eventuelt kunne kreve en heving av kontrakten ved et vesentlig mislighold, som for eksempel etter [X] antall dager med dagbøter. Dette dokument inneholder spørreskjema og spørsmål med tilhørende veiledning til leverandør, samt veiledning for vurdering og oppfølgingstiltak til oppdragsgiver. Dette felt fylles ut av oppdragsgiver: Leverandør: Kontrakts/-avtalenummer: Svarfrist:..... Navn, ansvarlig leder hos [leverandør] Sted/Dato... Underskrift
SOSIALT ANSVARLIG PRODUKSJON: SPØRRESKJEMA EGENRAPPORTERING: 1. Er adresse til produksjonsenhetene der varer i denne kontrakt tilvirkes kjent? 2. Er retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon minst tilsvarende de sosiale kontraktskravene i denne 3. Er retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon kommunisert til produksjonsenhetene som tilvirker varene i denne 4. Er en risikovurdering i forhold til retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon foretatt i produksjonshetene som tilvirker varene i denne 5. Fins aktuell egenrapportering (fra 2012) fra produksjonsenhetene som tilvirker varene i denne 6. Fins aktuelle rapporter fra fabrikkinspeksjon (fra 2012) fra produksjonsenhetene som tilvirker varene i denne 7. Er person i ledelsen ansvarlig for retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som gjelder for produksjonsenhetene som tilvirker varene i denne 8. Har bedriften vedtatt strategiplan og implementeringsplan for sosialt ansvarlig produksjon gjeldende de produksjonsenhetene som tilvirker varene i denne Nei: Ja: 2
SOSIALT ANSVARLIG PRODUKSJON: SPØRSMÅL- EGENRAPPORTERING 1. Adresse til produksjonsenhetene der varer i denne kontrakt tilvirkes: Vennligst oppgi sted og land til produksjonsenhetene der produksjon av varene i denne kontrakt skjer: Å vite hvor produksjon skjer er en forutsetning for å kunne jobbe med sosialt ansvarlig produksjon og for å kunne sikre at de sosiale kontraktsvilkårene etterleves. Vurdering - for oppdragsgiver: Hvis sted og land, alternativt produksjonsadresse til produksjonsenhetene, er oppgitt gis dette en grønn markering. Hvis informasjon om produksjonsenhetene er ufullstendig gis dette svar en gul markering. Hvis informasjon om produksjonsenhetene ikke er oppgitt gis dette svar en rød markering. Hvis markering er gul kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å få frem informasjon om hvor produksjonsenhetene er lokalisert. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. Hvis markering er rød kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å finne frem informasjon om hvor produksjonsenhetene er lokalisert. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. 3
2. Retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon (Code of Conduct) som minst tilsvarer de sosiale kontraktsvilkårene: Vennligst oppgi bedriftens retningslinjer som gjelder sosialt ansvarlig produksjon for produksjonsenhetene der produksjon av varene i denne kontrakt skjer: Retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som beskriver de krav som stilles til produksjonsenhetene er nødvendig. Internt for at medarbeiderne skal vite hva som gjelder, og eksternt slik at produksjonsenhetene blir bevisste over hva som forventes når det gjelder de sosiale forholdene rundt produksjon. Etterlevelse av ILOs kjernekonvensjoner og produksjonslandets arbeidsmiljø- og arbeidsrettslover er minimumskravene som er stilt i denne kontrakt. Hvis retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som minimum tilsvarer de sosiale kontraktsvilkårene er oppgitt, gis en grønn markering. Hvis retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som delvis inkluderer de sosiale kontraktsvilkårene er oppgitt, gis en gul markering. Hvis de sosiale kontraktsvilkårene ikke er inkludert, gis en rød markering. Hvis markering er gul kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å lage retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som minimum tilsvarer de sosiale kontraktsvilkårene i denne kontrakt. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. Hvis markering er rød kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å lage retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon som minimum tilsvarer de sosiale kontraktsvilkårene i denne kontrakt. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. 4
3. Kommunikasjon av retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon til produksjonsenhetene: a)vennligst beskrev hvordan retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon er kommunisert til produksjonsenhetene: b)når skjedde denne kommunikasjon? Vennligst oppgi dato: c)oppgi også om retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon er undertegnet av daglig leder/direktør for produksjonsenhetene: For at produksjonsenhetene skal være innforstått med at arbeidsforhold i produksjonen av de bestilte produktene må produseres under forhold forenlig med retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon, bør disse returneres undertegnet av produksjonsenhetens daglige leder/direktør. Hvis tydelig beskrevet, for eksempel år / dato og form for utsendelse av retningslinjene til produksjonsenhetene, og hvis daglig leder/direktør for produksjonsenhetene undertegnet, gis en grønn markering. Hvis ufullstendig beskrevet, gis en gul markering. Hvis produksjonsenhetene ikke er informert om retningslinjene gis en rød markering. Hvis markering er gul kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å gi en fullstendig redegjørelse for hvordan produksjonsenhetene er informert om retningslinjene. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. Hvis markering er rød kreves direkte oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må sørge for å gi en fullstendig redegjørelse for hvordan produksjonsenhetene er informert om retningslinjene. Tidsfristen for dette forbedringstiltak er en måned. 5
4. Er en risikovurdering i forhold retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon foretatt i produksjonshetene som tilvirker produktene i kontrakten? Vennligst beskriv hvordan risikovurdering i forhold til produksjonshetenes evne å etterleve retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon er foretatt: Når skjedde denne risikovurdering? Vennligst oppgi dato: Spørsmålet her handler om å vurdere kjennskap om hvilke risikoer som er knyttet til produksjonen. Risikoen for brudd på ILOs kjernekonvensjoner og produksjonslandets arbeidsmiljø- og arbeidsrettslover vil variere mellom land og produktområder. En risikoanalyse er derfor et nødvendig steg for å identifisere de utfordrende områdene, prioritere, og for å ha et underlag for effektive tiltak. Hvis utfordringer, samt tydelige strategier for å håndtere disse er tydelig beskrevet, gis en grønn markering. Hvis utfordringer ikke er tydelig beskrevet og strategier for å håndtere disse er uklare, gis en gul markering. Hvis risikovurdering mangler, gis en rød markering. Hvis markering er gul kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive hvordan leverandøren arbeider for å identifisere utfordringer, samt formulere tydelige mål og tidsplaner for å håndtere disse. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. Hvis markering er rød kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive hvordan leverandøren arbeider for å identifisere utfordringer, samt formulere tydelige mål og tidsplaner for å håndtere disse. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. 6
5/6. Utføres egenrapportering/fabrikksinspeksjoner i de produksjonsenhetene som tilvirker produktene i kontrakten? Vennligst gi en fullstendig beskrivelse av egenrapportering og inspeksjoner ved produksjonsenhetene: Vennligst oppgi hvis noen av produksjonsenhetene er SA8000 sertifisert eller tilsvarende: Vennligst legg ved aktuell informasjon fra egenrapportering/fabrikkinspeksjon i de produksjonsenhetene som tilvirker produktene i kontrakten: Granskninger rundt sosialt ansvar kan skje på mange ulike måter, alt fra interne kontroller av innkjøpere eller kvalitetsansvarlige, stikkprøver, egenrapportering, eller tredjepartsrevisjoner fra eksperter på området. For å sikre at produksjonsenhetene følger retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon må egenrapportering og fabrikksinspeksjoner i produksjonsenhetene gjøres på en årlig basis. Hvis produksjonsenheten er SA8000 sertifisert, eller tilsvarende, er dette en kvalitetssikring av sosialt ansvarlig produksjon. Legg ved dokumentasjon på gjennomgåtte egenrapporteringsskjema eller inspeksjoner. Dette kan være revisjonsprotokoll, granskningsrapport eller lignende. Hvis bedriften gir en fullstendig beskrivelse av egenrapportering og inspeksjoner ved produksjonsenhetene, eller hvis produksjonsenheten er SA8000 sertifisert eller tilsvarende gis en grønn markering. Hvis bedriften ikke gir en uttømmende beskrivelse av egenrapportering og inspeksjoner ved produksjonsenheten, gis gul markering. Hvis bedriften ikke gir noen beskrivelse av egenrapportering og inspeksjoner ved produksjonsenheten, gis rød markering. Hvis markering er gul kreves oppfølging på dette spørsmål: Bedriften må beskrive når prosess- eller sertifiseringsordning kommer til å bli implementert. Hvis markering er rød kreves oppfølging på dette spørsmål: Bedriften må beskrive hvorfor prosesseller sertifiseringsordning ikke er implementert. 7
7. Er en person i ledelsen ansvarlig for sosialt ansvarlig produksjon? Vennligst oppgi navn, tittel, kontaktopplysning til den person som er ansvarlig i bedriften for retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon: Et framgangsrikt arbeid med sosialt ansvar i produksjonsleddene må være en prioritert og integrert del av produksjonsstrategien. For at arbeidet skal få den tyngde og gjennomslag i organisasjonen som kreves for å få et bra resultat er det viktig med tydelig ansvar i ledelsen. Hvis navn, tittel og kontaktinformasjon tydelig redegjøres, samt at det vises til at personen er plassert i ledelsen, gis en grønn markering. Hvis et navn angis, men denne personen ikke er plassert i ledelsen gis en gul markering. Dersom ingen person er utpekt som ansvarlig gis en rød markering. Hvis markering er grønn kreves ingen oppfølging/forbedringstiltak på dette spørsmål. Hvis markering er gul kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive hvilken person i ledelsen får ansvar for retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. Hvis markering er rød kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive hvilken person i ledelsen får ansvar for retningslinjene for sosialt ansvarlig produksjon. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. 8
8. Er strategi-, og implementeringsplan for sosialt ansvarlig produksjon tatt i bruk? Vennligst gi en fullstendig beskrivelse av strategiplan og implementeringsplan for sosialt ansvarlig produksjon: For at arbeidet med sosialt ansvarlig produksjon skal være en naturlig og integrert del av den daglige driften trengs 1); en strategiplan for sosialt ansvarlig produksjon med forankring i ledelsen som en del av den helhetlige forretningsstrategien, og 2); en implementeringsplan med konkret beskrivelse av hvordan strategiplanen skal omsettes i bedriftens løpende virksomhet. Hvis strategiplan og implementeringsplan er konkret og tydelig gis en grønn markering. Hvis strategiplan eller implementeringsplan ikke tydelig viser tiltenkt fremdrift av hvordan sosialt ansvarlig produksjon integreres, eller ikke er forankret i ledelsen, gis gul markering. Hvis strategi- eller implementeringsplan ikke er vedlagt, gis rød markering. Hvis markering er gul kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive når manglende strategi/implementeringsplan skal være ferdig og kommunisert ut i bedriften. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. Hvis markering er rød kreves oppfølging på dette spørsmål: Leverandøren må beskrive når manglende strategi/implementeringsplan skal være ferdig og kommunisert ut i bedriften. Tidsfrist settes opp sammen med leverandør. 9