Handlingsplan for Kvarteret VÅRSEMESTERET 2015

Handlingsplan for Kvarteret VÅRSEMESTERET 2015

OM HANDLINGSPLANEN Generalforsamlingen vedtok høsten 2011 en langsiktig strategi for perioden 2011-2015. For perioden 2015-2017 vedtar Generalforsamlingen høsten 2014 en ny langsiktig strategi. Disse ligger til grunn for alt arbeidet som foregår på Kvarteret og danner grunnlaget for denne handlingsplanen. Strategien ligger på kvarteret.no under offentlige filer. Denne handlingsplanen angir hvilke overordnede mål Kvarteret skal jobbe mot vårsemesteret 2015. Arbeidsgruppene skal utarbeide egne handlingsplaner som samsvarer med denne. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER Kvarteret har hatt en voksende økonomi de siste årene, det er vesentlig at denne trenden fortsetter samtidig som det skal arbeides for å forsikre seg om at Kvarteret i fremtiden kan fortsette å foreta nødvendige investeringer. En konkret strategi for dette arbeidet er nødvendig for å kunne jobbe målrettet med å opprettholde en langsiktig økonomisk vekst. Det har tidligere vært mål å få inn sponsorer og det skal jobbes tett opp mot dette. Kvarteret skal utarbeide en sponsorplan og i løpet av våren inngå minst to sponsoravtaler. Disse skal komme Kvarteret til gode gjennom økonomisk og/eller materiell støtte. Kvarteret skal følge opp arbeidet til jubileumskomiteen. Særlig viktig er omfanget av markeringen og budsjett for denne. Kvarteret skal utarbeide en strategi for økning av kontantbeholdningen for å forbedre resultatet. Kvarteret skal bli mer miljøvennlig gjennom reduksjon i bruk av plastglass, kopimaskin og tørkepapir. Kvarteret skal inngå avtale med taxiselskap om hjemtransport av frivillige for å spare kostnader knyttet til dette. 2. GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT Kvarteret har i dag tre faste og fungerende skjenkepunkter. Halvtimen må fortsatt følges opp og utvikles videre med tanke på konsepter og bruk av lokalet utover kategori 3-skjenkingen. Fokuset i vårsemester bør ligge på skjenkepunktet Grøndahls, som har behov for en omfattende oppussing og revitalisering. Videre må Produksjonsavdelingen fortsatt følges tett opp. Gjestehåndtering skal være et fortsatt fokus vårsemesteret 2015. Kvarteret skal sørge for at alle aspekter ved oppussingen av Grøndahls planlegges. Dersom budsjettrammene tillater det skal oppussingen settes i gang så snart som mulig.

Produksjonsavdelingen må fortsatt følges tett opp, og Kvarteret skal sørge for at de får gode rutiner og autonomi. Gjestehåndteringskurs skal fortsatt avholdes, og bør kontinuerlig forbedres gjennom tilbakemeldinger fra deltakere og vurdering av kursets innhold og omfang. All informasjon om tilgjengelige og nødvendige kurs for å arbeide i forskjellige roller må være bedre tilgjengelig, og Kvarteret skal sørge for at flere personer fra Kvarteret og driftsorganisasjonene kan avholde nødvendige kurs. Oversikt over godkjente kursdeltagere må være godt tilgjengelig for alle. 3. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Høsten 2014 fulgte Kvarteret rekrutteringsstrategien som ble laget høsten 2013, med særlige forbedringer i digitale medier gjennom blifrivillig-kampanjen. Det er alltid rom for forbedring, men høstens rekruttering har generelt vært godt gjennomført. På vårsemesteret er det spesielt viktig å fokusere på medlemspleie og retensjon av eksisterende frivillige slik at frafallet blir minst mulig. Det er likevel viktig å gjennomføre nødvendige tiltak for å tiltrekke nye frivillige. De fleste arbeidsgruppene har gjennom høsten fått rekruttert nok medlemmer slik at de har nådd sitt idealtall, men enkelte grupper har ikke dette. Disse bør ilegges særlig fokus på begynnelsen av semesteret. Vårsemesteret 2015 skal det fortsatt jobbes for at frivillige på Kvarteret får flere goder i form av samarbeidsavtaler med aktører i bybildet. Kvarteret skal sørge for å ha en funksjonell og moderne personaldatabase. Kvarteret skal bruke rekrutteringsstrategi fra høsten 2013, samt blifrivillig.no, som utgangspunkt for videre arbeid med rekruttering, og forbedre disse kontinuerlig. Kvarteret skal sørge for at personaldatabasen er funksjonell og brukervennlig for alle brukere. Kvarteret skal jobbe for å opprette en felles jobbmatordning for alle frivillige på jobb. Det skal jobbes for å få minst 2 samarbeidsavtaler med bedrifter som kan gi fordeler og/eller goder for de frivillige ved Kvarteret. Det skal arrangeres medarbeidersamtaler for alle de frivillige i organisasjonen for å forbedre det interne miljøet. I arbeidsgruppene skal medlemmene av arbeidsgruppestyrene ha medarbeidersamtaler med sine frivillige, og eventuelle forbedringsområder som dukker opp må videreformidles til Kvarterstyret. 4. KULTUR OG ARRANGØRER Antallet arrangører har økt markant fra år til år siden gjenåpningen i 2010. Vi nærmer oss et metningspunkt for utlån og utleie. Det må likevel jobbes regelmessig for å hente inn flere eksterne arrangører, som studentorganisasjoner, linjeforeninger o.l. Spesielt gjelder dette bruk av Storelogen i helgene når det ikke er Helhus. Helhusene høsten 2014 har opplevd gode besøkstall, og må fortsatt være et fokusområde, og det er viktig med god dialog mellom Kvarteret, driftsorganisasjonene og andre eventuelle arrangører.

Kvarteret skal jobbe for at det i helgene er flere arrangement, spesielt når det ikke er Helhus. For å oppnå dette skal Kvarteret selv hente inn eksterne arrangører. Dette vil være et av ansvarsområdene til Produksjonsavdelingen. Kvarteret skal med en gang fadderstyrene ved studieinstitusjonene og fakultetene er opprettet, ta kontakt og påbegynne arbeidet med Fadderuken 2015. Produksjonsansvarlig har ansvar for dette. Kvarteret skal gjennom jevnlige møter med Helhus-arrangører sørge for at alle Helhusene er innholdsmessig og gjennomføringsmessig gode. Målet er at det skal være minst to delarrangører per Helhus, og at omsetningen alltid overstiger 100 000 kr disse lørdagene. Kvarteret skal utarbeide tre nye konsepter. Ett av disse skal være tilknyttet Halvtimen. De eksisterende konseptene skal forbedres og videreutvikles. Produksjonsavdelingen har ansvaret for dette. 5. PROMOTERING OG IDENTITET Kvarterets promoteringsarbeid har stadig et enormt forbedringspotensiale. Informasjonsflyten til gjester kan gjøres enda bedre, og det må fokuseres på økt kontakt med media. Programheftet må videreføres og forbedres. Distribusjon av promoteringsmateriell må bli bedre. Det økte fokuset på sosiale medier gir stor avkastning, men har ikke stor sammenheng med øvrig promotering. Kvarteret skal sørge for at en ny nettside er ferdigstilt til 20-årsjubileet. Det nye rombookingssystemet må synkroniseres med våre egne informasjonskanaler slik at alle bookinger automatisk blir lagt inn i kalenderen vår. Kvarteret skal utarbeide en medie- og kommunikasjonsplan som skal sørge for at Kvarteret og arrangementene her blir godt eksponert i media. Målet er å øke media sin dekning av aktiviteten på Kvarteret. Kvarteret skal sørge for sterk tilstedeværelse på alle studieinstitusjoner og fakulteter. Utover normalt promomateriell, skal Kvarteret ha egne infoskjermer som viser aktuelt og framtidig program på alle studieinstitusjoner og fakulteter. 6. LEDELSE OG ORGANISASJON Det går frem av langsiktig strategi at det skal jobbes for at de frivillige får god opplæring og høy kompetanse innenfor sitt felt. Det skal også fokuseres på opplæring som går på tvers av arbeidsgrupper slik at de frivillige i større grad får et helhetlig perspektiv på organisasjonen. Det skal arrangeres seminar for samtlige styremedlemmer over en helg med det formål å bedre samarbeid og samhold på tvers av organisasjonen.

Kvarteret skal i større grad fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige. Det skal være et bedre kurstilbud for de frivillige enn idag. Kvarteret skal arrangere en kurshelg i samarbeid med f.eks. NKA, Kulturstyret og Brak for de frivillige og driftsorganisasjonene.