KONKURRANSEGRUNNLAG KONSULENTTJENESTER. KJERNEVÅPEN SOM HUMANITÆRT PROBLEM. SAKSNR. 12/06899

KONKURRANSEGRUNNLAG KONSULENTTJENESTER. KJERNEVÅPEN SOM HUMANITÆRT PROBLEM. SAKSNR. 12/06899 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og II Side 1 av11

INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 5. UTFORMING AV TILBUD 6 6. INNLEVERING AV TILBUD 6 7. BEHANDLING AV TILBUD 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 7 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING 8 10. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN 10 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11 Side 2 av11

1. INNLEDNING 1.1 Formål, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en avtale om kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med gjennomføring av en internasjonal konferanse i Oslo 4.-5. mars 2013 om kjernevåpen som humanitært problem. Formålet er å dekke oppdragsgivers behov for tjenesten i avtaleperioden. 1.2 Om oppdragsgiver Det Kgl. Utenriksdepartement (UD) og de 106 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader, faste delegasjoner og generalkonsulater, utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som pr. i dag teller 1400 personer, hvorav 770 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 630 utsendte fra Norge sammen med ca. 900 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene.. Mer informasjon om UD finnes på: www.utenriksdepartementet.no 1.3 Behovsbeskrivelse Oppdragsgiver har behov for garantert tilgang på tilbudte konsulenter. Det er behov for junior- og seniorkonsulenter som innehar ekspertkompetanse når det gjelder kjernefysisk nedrustning for å bistå seksjonen i det faglige arbeidet frem mot konferansen. Det vil kunne bli aktuelt at en eller flere av disse for en tid innplasseres i seksjonen. Det vil være behov for bistand i forbindelse med: Utarbeidelse av bakgrunnsdokumenter. Faglig forberedelse av konferansen med hensyn til tematikk og innledere. Kontakter mot norsk og internasjonalt sivilsamfunn. Utarbeidelse av kommunikasjonsplan, pressestøtte, informasjonsmateriale, kronikker m.m. 1.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Følgebrev - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Utkast til kontrakt - Vedlegg 2: HMS-egenerklæring - Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). For denne anskaffelsen Side 3 av11

gjelder forskriftens del I og II (for anskaffelser opptil NOK 1 000 000,- eks. mva. og uprioriterte tjenester). Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser. 1.6 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin (19.09.12). 1.7 Kontrakt Det skal inngås én avtale om konsulentbistand med én leverandør. Kontraktsperioden løper fra og med kontraktsinngåelse, tentativt (29.10.12) til samlet vederlag utgjør NOK 1.000.000 u/mva., dog ikke lenger enn 2 år. Hovedtyngden av bistanden vil være frem til og med konferansen. Kontraktstype er Statens Standardavtale Kjøp av konsulentbistand, se vedlegg 1. 1.8 Anskaffelsens verdi Anskaffelsens samlede anslåtte verdi antas å kunne utgjøre opp mot NOK 1. mill eks. mva for avtaleperioden. 1.9 Sikkerhetsklarering Alle konsulenter som skal arbeide under denne kontrakten må kunne sikkerhetsklareres.. For å få generell tilgang til oppdragsgivers lokaler kreves det at man er sikkerhetsklarert. Det vil derfor være nødvendig å sikkerhetsklarere den eller de personene som har behov for denne tilgangen. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 62 dager etter tilbudsfristens utløp, dvs. 10.12.2012 kl. 13:00. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen tirsdag 09.10.2012, kl. 13:00. 2.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 19.09.12 Frist for å levere tilbud 09.10.12/kl. 13:00 Innstilling av valgt(e) tilbyder(e) og meddelelse om 16.10.12 dette Side 4 av11

Klagefrist for tilbydere 26.10.12/kl. 13:00 Kontraktsinngåelse 29.10.12 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 12/06899 pr. e-post til s-nedr@mfa.no Kontaktperson er Anne Gjørtz. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når gjelder anbudskonkurransen enn den oppgitt kontaktpersonen. 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. 3.3 Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes oppdragsgiver senest 1 uke før frist for innlevering av tilbud. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Det vil bli informert eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, gir oppdragsgiver forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere varsles om forlengelsen. Side 5 av11

5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi del-tilbud. 5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA 11-3. Avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Alle avvik skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjonene av disse. 5.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov gjeldende fra 1. januar 2009 er anbudsprotokoll og tilbud offentlig tilgjengelige etter at leverandør er valgt. Dette gjelder ikke opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt som visse opplysninger om personlige forhold eller opplysninger om konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. 5.4 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD, av sikkerhetsmessige årsaker kan minnepinner ikke mottas. Tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: Anne Gjørtz Avdeling for sikkerhetspolitikk og nordområdene Seksjon for nedrustning og ikke-spredning Tilbud Konsulenttjenester. Avvikling av internasjonal konferanse om kjernefysisk nedrustning. Saksnr. 12/06899 6.2 Innleveringssted Tilbudet kan leveres i oppdragsgivers resepsjon, 7. juni plass 1 i Oslo, som vil kunne gi kvittering for mottatt tilbud. Resepsjonen har døgnåpent. Side 6 av11

7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. 7.2 Anskaffelsesprotokoll Protokollen som føres beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.3 Avvisning/avlysning Regler for avvisning av tilbud er angitt i FOA 11-10, 11-11 og 11-12. Forskriften sier blant annet at oppdragsgiver skal avvise for sent innkomne tilbud og tilbud som ikke er levert eller sendt i lukket forsendelse. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som ikke er besvart i henhold til det som er etterspurt eller ikke er signert. De tilbydere som ikke oppfyller de angitte krav til fremlagt dokumentasjon kan bli avvist. En nærmere begrunnelse for avvisning vil snarest mulig bli gitt den enkelte tilbyder. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette. 7.4 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. 8.1 Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge en attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av kemnerkontoret, og en attest på betalt merverdiavgift utstedt av skattefogdkontoret. De to attestene må ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen. Attestene må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen tilbudsfristen. Tilbudet kan bli avvist dersom attester ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder. 8.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at leverandør oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæringen må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan tilbudet bli avvist. Se vedlegg 2 (HMS-egenerklæring). Side 7 av11

8.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 3, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: Firmaattest Vedlegg 3 Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 8.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Tilbyderens faglige og kapasitetsmessige gjennomføringsevne. Tilbyder må ha tilstrekkelige ressurser med kompetanse og kapasitet til å kunne utføre bestilte tjenesteytelser på en faglig forsvarlig og adekvat måte, og til å oppfylle forpliktelsene i avtalen og bestillingene. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter at de kan stille konsulenter til rådighet på kort varsel. Systemkapasitet til å levere ferdige, kvalitetssikrede dokumenter innen avtalte frister. Dokumentert bakgrunn fra multilateralt arbeid med vekt på humanitære spørsmål og nedrustning, herunder skriftlige bidrag. Folkerettslig og humanitærrettslig kompetanse relatert til nedrustningsspørsmål og praktisk erfaring med konvensjonsarbeid. Prosesskompetanse fra internasjonalt arbeid i samarbeid med statlige myndigheter. Bredt internasjonalt nettverk med relevante organisasjoner og aktører innen de beskrevne fagområder. Dokumentasjonskrav: Foretakets tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oversikt over leverandørens bemanning/organisasjonsplan og relevant kompetanse og erfaring som besittes eller planlegges tilknyttet leverandøren, dette knyttet til kvalifikasjonskravene i 8.5. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet skal leverandøren dokumentere f.eks ved en forpliktelseserklæring fra disse foretakene at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. Forpliktelseserklæringen må være UD i hende senest ved kontraktsignering. Tilbyderen må kunne dokumentere nettverk og samarbeid med relevante nasjonale og internasjonale aktører på relevante områder. 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier, med tilhørende prosentvis vekting som vist nedenfor totalt 100 %. Side 8 av11

Score for tildelingskriterium vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. For tildelingskriteriet pris vil x % forskjell mellom tilbudte priser alltid gi lik uttelling i antall poeng. Priskriteriet er delt inn i underkriterier, vektingen av disse underkriteriene utgjør til sammen 100 %. 1. Løsningsspesifikk kompetanse (vektes 70 %) 2. Pris (vektes 30 %) 9.1 Løsningsspesifikk kompetanse Tilbyder skal dokumentere tilbudte ressurser med CV hvor tidligere erfaring fra tilsvarende utførte bistandsoppgaver/oppdrag beskrives. Oppdragsgiver vil vektlegge: Den forventede kvalitet i aktuelle fremtidige tjenesteytelser anses å ha en meget høy grad av korrelasjon til graden av de tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring innen de aktuelle fagområdene. Oppdragsgiver vil på denne bakgrunn evaluere og sammenligne omfang og grad av dokumentert og synliggjort relevant kompetanse og erfaring innen aktuelle fagområder hos de tilbudte navngitte konsulentressurser. Kompetansekriterier omfang og grad av de tilbudte navngitte konsulentressursers: Kjennskap til og bakgrunn fra multilateralt arbeid med vekt på humanitære spørsmål og nedrustning Folkerettslig og humanitærrettslig kompetanse relatert til nedrustningsspørsmål Meget god språklig kompetanse på norsk og engelsk Prosesserfaring fra internasjonalt arbeid i samarbeid med statlige myndigheter Godt internasjonalt nettverk innen fagområdet. Evner å levere ferdige, kvalitetssikrede dokumenter innen avtalte frister. Punktene ovenfor er ikke satt opp i prioritert rekkefølge. Tilbudet skal dokumentere og beskrive de konkret tilbudte navngitte konsulentressurser, dokumentert med CV hvor konsulentens kompetanse og erfaring fra tilsvarende utførte bistandsoppgaver/oppdrag beskrives. Løsningsspesifikk Relativ Tilbud Tilbud Tilbud Tilbud Kommentar kompetanse vekt 1 2 3 n Løsningsspesifikk kompetanse 70/100 / / / / Score/vektet score Delsum 70/100 Vektet score Oppdragsgiver vil sammenligne og vektlegge omfang og grad av løsningsspesifikk kompetanse hos de tilbudte navngitte konsulentressursene i hvert tilbud. Side 9 av11

9.2 Pris Oppdragsgiver ønsker pris på følgende: Timepriser i NOK eks. mva. Timeprisene skal angis for bestilling av hhv seniorkonsulenter og juniorkonsulenter. Timepris for hhv senior- og juniorkonsulenter skal tilbys som en fast timepris som skal gjelde uansett om tjenesteytelsen foretas 08:00-16:00, 16:00-08:00, hverdager eller søndag- og helligdager, og uten noen påslag eller tilleggssatser. Pris Relativ Tilbud Tilbud Tilbud Tilbud Kommentar vekt 1 2 3 n Seniorkonsulent 0,4x30/100 / / / / Score/vektet score Juniorkonsulent 0,6x30/100 / / / / Score/vektet score Delsum 30/100 Vektet score Laveste tilbudspris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud/øvrige tilbud x 10 9.3 Beslutningsstøttematrise Evaluering og sammenligning av tilbudene vil bli foretatt med denne matrisen: Tildelingskriterier Relativ Tilbud Tilbud Tilbud Tilbud Kommentar vekt 1 2 3 n Løsningsspesifikk kompetanse 70/100 00/00 00/00 00/00 00/00 Score/vektet score Pris 30/100 00/00 00/00 00/00 00/00 Score/vektet score Totalsum 100/100 Vektet score Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 10. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 0. Tilbudsbrev Side 10 av11

1. Skatteattester og HMS-egenerklæring (se punkt 8.1 og 8.2) 2. Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, herav egenerklæring om vandel (se punkt 8.3) 3. Tilbyders finansielle og økonomiske stilling (se punkt Error! Reference source not found.) 4. Tilbyders tekniske kvalifikasjoner (se punkt 8.4) 5. Løsningsspesifikk kompetanse på tilbudte ressurser (se punkt 9.1) 6. Pris (se punkt 9.2) 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Forbehold Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert. 11.2 Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. 11.3 Kontrahering Bindende avtale er inngått først når kontrakten er signert av begge parter. Utkast til kontrakt følger i vedlegg 1. Side 11 av11