Biobrensel til Bergtun, Rødberghallen og Rødberg skole

Biobrensel til Bergtun, Rødberghallen og Rødberg skole Konkurransegrunnlag Frist for innlevering av tilbud er 27.11.12 kl 1000 Side 1 av 11

Innhold 1 OPPDRAGSGIVER... 3 2 GENERELT OM BIOBRENSELANLEGGET/VARMESENTRALEN... 3 2.1 KJELENE... 3 2.2 MÅLING AV PRODUSERT VARMEMENGDE = LEVERT FLISMENGDE... 3 2.3 BRENSELALTERNATIV... 3 2.4 SPESIFIKASJON FOR FLIS FRA KVISTET STAMMEVIRKE ELLER FLIS FRA HELTRE... 4 2.5 SPESIFIKASJON FOR PELLETS... 4 2.6 FORVENTET LEVERINGSBEHOV... 4 2.7 BESTILLING OG LEVERING... 5 2.8 DOKUMENTASJON AV LEVERANSEN... 5 2.9 ØVRIGE OPPLYSNINGER OG KRAV... 5 2.10 PRISOPPBYGGING... 6 2.11 FAKTURERING... 6 3 GYLDIGHET... 6 4 TILBUDSREGLER... 6 4.1 TILBUDSBEFARING... 6 4.2 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 6 4.3 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 7 4.4 FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 4.5 ÅPNING AV TILBUD... 8 4.6 TILBUDETS GYLDIGHET... 8 4.7 FORHANDLINGSRETT... 8 4.8 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.9 KOSTNADER VED UTARBEIDELSE AV TILBUD... 8 4.10 SPØRSMÅL VEDRØRENDE FORESPØRSELSDOKUMENTENE / TILLEGGSINSTRUKS... 8 5 KRAV TIL KVALIFIKASJONER... 9 6 MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE... 9 7 VEDLEGG A TILBUDSSKJEMA... 10 7.1 PRISTILBUD... 10 7.2 LEVERINGSSIKKERHET... 10 Side 2 av 11

Dokumentliste Vedlegg A: Tilbudsformular 1 Oppdragsgiver Nore og Uvdal kommune eier og driver en varmesentral som varmer opp disse byggene i Rødberg: Bergtun Rødberghallen Rødberg skole 2 Generelt om biobrenselanlegget/varmesentralen Energisentralen som brenselet skal brukes i ble satt i drift i 2007 2.1 Kjelene Både eksisterende flis-, pellets-, olje- og elkjeler skal brukes for varmeproduksjon. De to biokjelene er av type Frøling Turbomat 220. (lev SGP) Fram til nå har 1 stk kjel, med matesystem, vært brukt med flis som brensel og den andre med pellets. I tillegg til denne løsningen kan framtidig alternativ løsning også bli at begge kjelene med utstyr stilles inn til å kjøre enten bare på flis eller bare på pellets. I løpet av de neste årene vil utviding av varmenett til nye kunder bli vurdert. Evt utvidelse og sammensetning av kjeler i energisentralen er en naturlig del av den vurderingen 2.2 Måling av produsert varmemengde Kjelen er utstyrt med varmemålere for dokumentasjon av produsert mengde varme ut av kjelen. Fakturering av bioenergi baseres på målt energi levert fra kjelen. Energimåleren er av typen Simens Varmemetare 2W R5 Målerene har eget integreringsverk for beregning av energimengde. Det blir ukentlig avlest. Begge parter skal ha innsyn i energimålinger og kunne kreve dokumentasjon. Kjøper vil på jevnlig basis oversende leverandør rapport over produsert energi. Prisen for brenselet ved indirekte metoden vil inkludere kjelens virkningsgrad som er antatt til 85% inkl tap for at kjelen ikke er driftet optimalt samt sot i kjelen på 1,0%. Dette gjelder begge brenslene. De installerte målerne kan besiktiges under tilbudsbefaring. 2.3 Brenselalternativ Aktuelt brensel skal være rent og enten være av typen: A) Flis fra kvistet stammevirke eller heltre, eller B) Pellets basert på rent trevirke. Side 3 av 11

Kommunen vil velge det brenselet og den leverandøren som etter evaluering ihht tildelingskriteriene kommer best ut. Delt løsning mellom flis og pellets kan også være et alternativ. 2.4 Spesifikasjon for flis fra kvistet stammevirke eller flis fra heltre Trevirket skal være fritt for returtrevirke og skal ikke være kjemisk behandlet. Brenselet skal være 100 % fornybart/rent. Det skal ikke forekomme fremmedlegemer slik som stein, metall, plastikk, jord, is, snø eller grusklumper m.m. Dersom det ved mottakskontroll er mistanke om at dette ikke er overholdt, forbeholder kjøper seg retten til å avvise leveransen. Enkelte klumper med lett sammenfrosset materiale, som vurderes ikke å forårsake skader eller driftsforstyrrelser, får forekomme. Hardt sammenfrosset materiale får derimot ikke forekomme. Det er ikke tillatt å benytte salt, diesel, olje og tilsvarende for å hindre sammenfrysing ved transporten. De spesifikke kravene er satt opp i henhold til den østerriske normen for flis i fyringsanlegg (Önorm M7133). Fuktighetsinnhold skal ligge mellom 25 og 35%. Likevel er det mål om at kjelen skal levere minst 180 kw over tid og som kontinuerlig levering. Tilbudt flis skal være tilpasset dette ønsket. Størrelse på flis: Flis G 50 som er flis med en nominell lengde på 50 mm. Grov andel (med nominell skjermstørrelse på 31,5 mm) og fin andel (med nominell skjermstørrelse på 5,6 mm) skal ikke overstige 20% av den totale massen for hver henholdvsvis grov og fin andel. Den grove andelen kan inneholde enkelte biter med en tverrsnitt på maks 5 cm² og lengde på maks 12 cm. Mengden minste deler/støv kan ikke utgjøre mer enn 4% av den totale massen, (jfr tabellen nedenfor). 2.5 Spesifikasjon for pellets Pellets skal som minimum oppfylle krav til gruppe 1 i NS 3165. 2.6 Forventet leveringsbehov Sannsynlig varmebehov er ca 1,5 GWh/år inkl spiss-/reservelast. Med forutsetning om at 85 % av varmeleveransen dekkes av bioenergi kan det forventes at varmebehovet dekket av bioenergi blir 1,28 GWh/år. Leveransen vil variere med utetemperatur, slik at avvik på de angitte volum på +/- 30 % må påregnes. Varmesentralen skal fyres med flis og/eller pellets som hovedenergikilde. Side 4 av 11

Varmesentralen er vanligvis i drift fra starten av september og til ut april, og det er i hovedsak i denne perioden det vil være behov for brenselleveranse. Utenom driftsperioden kan biobrenselanlegget være stengt, men under forutsetning av drift, skal brensel kunne leveres også i sommerhalvåret. 2.7 Bestilling og levering Leveringsadresse er i brenselsilo ved Bergtun, Rådberg. Leverandør av brenselet plikter å sørge for at det til enhver tid er tilstrekkelig brensel tilgjengelig i siloen. Dette gjelder også helger og helligdager. Dersom dette ikke overholdes, og alternativ energi må tas i bruk, vil leverandøren faktureres for differansen i pris mellom biobrensel og alternativ energi for den aktuelle perioden. Leverandøren skal som en del av tilbudet legge frem en plan som beskriver hvordan leverandøren skal sørge for at det til enhver tid er tilstrekkelig brensel i siloen samt evt reserveløsning 2.8 Dokumentasjon av leveransen Ved hver leveranse skal det vedlegges og overleveres følgeseddel på anslått fuktighet. Følgeseddel skal spesifisere leveransedato, type brensel og volum i m3 og anslått fuktinnhold for leveransen. Dersom kunde ønsker det skal det leveres dokumentasjon på målt fuktinnhold på enkelte leveranser 2.9 Øvrige opplysninger og krav Generelt kan leverandør få delta i alle målinger som gjøres og få innsyn i avlesninger som gjøres på anlegget. Gjennomføring vil avtales mellom partene. Arbeidet skal utføres innenfor de regler som er gitt av Arbeidstilsynet og i arbeidsmiljøloven (AML) med tilhørende forskrifter og retningslinjer. Dersom leverandøren ikke sørger for at det til enhver tid er tilstrekkelig brensel, har kjøper rett til å utarbeide rutiner og administrative bestemmelser for bestilling av brensel som leverandøren må oppfylle. Leverandøren kan ikke kreve vederlag for dette. Leverandør av brensel skal planlegge og utføre leveransen på en slik måte at ulempene for omgivelsene blir minst mulig. Leverandøren skal sørge for at området rundt påfyllingsrampe til enhver tid er oversiktlig og ryddig. Eventuelle brenselrester på plass utenfor silo skal ryddes etter hver fylling og ellers etter behov. Kjøper forbeholder seg retten til å få ryddet området, evt. av andre firmaer for leverandørens regning, dersom de pålegg han får fra kjøper eller offentlig myndighet ikke følges. Ved stopp i anlegget som skyldes leveranse som ikke er i hht kap 2.3.1 (over), vil leverandøren måtte dekke de merkostnadene kjøper får for alternativ drift av anlegget, dvs. fyring med olje og/eller elektrisitet. Videre må leverandøren dekke kostnader for fjerning av fremmedlegemer og eventuelle skader på utstyret. Kjøper vil evt regelmessig gjennomføre stikkprøver av finstoff, brenselstørrelse, fuktighet m.m. Side 5 av 11

Leverandøren vil kunne delta ved prøvetagning. Ved gjentakende feilleveranser eller manglende leveranser kan kjøper heve kontrakten. Kjøper plikter imidlertid å gi leverandøren skriftlig advarsel med rimelig frist for retting før kontrakten kan heves. 2.10 Prisoppbygging Leveranse av biobrensel vil godtgjøres som følge av oppnådd varmeproduksjon fra kjelen. Avgitt effekt måles kontinuerlig og energileveransen fra kjelen beregnes. Leverandøren skal fylle inn sitt tilbud på levert varme, målt på eksiterende varmemålere, i henhold til følgende tabell: Post ved indirekte metoden (avlest på kwh måler) Pris (eks. mva) Enhet Leveranse flis fra kvistet stammevirke eller heltre (inkl transportkostnader) per produsert kwh varme øre/kwh Leveranse pellets (inkl transportkostnader) per produsert kwh varme øre/kwh Prisen skal gjelde for leveranser ut 2013. Leverandør bes også tilby prisregulering etter 2013, basert på KPI eller annen entydig ssbindeks 2.11 Fakturering Brensel faktureres etterskuddsvis hver måned basert på avlesninger av energimåler. Faktureringen skal være basert på rapporter som viser varmeproduksjonen på kjelen. 3 Gyldighet Avtalen skal gjelde fra dato for undertegning av kontrakten og 4 år frem i tid. 4 Tilbudsregler 4.1 Tilbudsbefaring Det arrangeres tilbudsbefaring i energisentralen Oppmøte ved Bergtun i Rødberg fredag 26.10 kl 1000. Det skal meldes fra til Steinar Bergerud på epost: Steinar.Bergerud@nore-og-uvdal.kommune.no om tilbyder ønsker å møte på befaringen. 4.2 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal leveres helt i henhold til forespørselen med eventuelle endringer og forbehold tydelig angitt og prissatt. Tilbudet skal leveres skriftlig, og sendes til: Nore og Uvdal kommune Side 6 av 11

Sentrum 16 3620 Rødberg Att: Steinar Bergerud Tilbudet skal legges i konvolutt som forsegles og merkes Tilbud biobrensel må ikke åpnes før tilbudsfristens utløp. Frist for innlevering av tilbud er 27.11.12 kl 1000 Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert til avsender. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Innpakning og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud som bare er sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Tilbyder bes likevel om å sende 1 stk CD/DVD/minnepinne-kopier av komplett tilbud, brent i pdf-format, i samme konvolutt som originaltilbudet. Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 4.3 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å undertegne tilbyd på vegne av tilbyder. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, bør tilbyder vedlegge fullmakt. Tilbyder skal følge opp sett og fylle inn tilbudsformularet i vedlegg A. 4.4 Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke er priset, vil kunne bli priset av oppdragsgiver for at oppdragsgiver skal kunne sammenligne tilbudene. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å godta tilbud som inneholder forbehold og kan avvise tilbud med forbehold som ikke er ubetydelige. Vesentlige forbehold vil medføre at tilbudet avvises. Side 7 av 11

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4.5 Åpning av tilbud Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Det vil ikke bli offentliggjort opplysninger om hvem tilbyderne er, eller om innholdet i tilbudene. 4.6 Tilbudets gyldighet Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, med priser, inntil en eventuell kontrakt er undertegnet eller i 60 dager fra datoen for tilbudet. 4.7 Forhandlingsrett Kjøperen forbeholder seg retten til uten forhandlinger å inngå kontrakt basert på det totalt sett mest fordelaktige tilbudet. Videre forbeholder Kjøperen seg rett til å forhandle nærmere med en eller flere tilbydere om vilkårene for bestilling av hele eller deler av oppdraget, samt rett til å forkaste samtlige. 4.8 Tildelingskriterier Tilbudet må oppfylle alle vilkårene i forespørselen. Nore og Uvdal kommune vil basere tildeling av oppdraget på en samlet vurdering av pris og leveringssikkerhet med denne vekting: Pris for leveransen 60%. Leveringssikkerhet 40%. Ved evaluering blir det gitt poeng innenfor hver kategori. 1. Pris er definert som pris pr kwh målt etter kjeler samt tilbud til prisjustering for avtaleperioden 2. Leveringssikkerhet omfatter erfaring med brenselleveranser, beskrivelse av opplegg for produksjon, lagring og levering til anlegget. Det skal også beskrives reserveløsning for levering dersom planlagt brenselleveranse svikter Det bes om at tildelingskriteriene besvares nøyaktig 4.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Kostnadene ved utarbeidelse og innlevering av tilbudet dekkes av tilbyder. 4.10 Spørsmål vedrørende forespørselsdokumentene / tilleggsinstruks Alle henvendelser i forbindelse med forespørselsdokumentet rettes til kontaktperson som beskrevet under: Steinar Bergerud tlf: 48149196, e-post: Steinar.Bergerud@nore-og-uvdal.kommune.no eller Side 8 av 11

Siv ing Kjell Gurigard AS tlf: 90520861, e-post: kjell@gurigard.com Spørsmål må stilles innen 10.11.12 5 Krav til kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav til leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet: Leverandøren skal ha tilstrekkelig soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget. Kvalifikasjonskrav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring og kompetanse til å gjennomføre oppdraget. Attester fra myndighetene, opplysninger om organisatorisk og juridisk stilling, og økonomisk og finansiell kapasitet: Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: (1) Firmaattest (2) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244, jf. forskrift 4. juli 2006 nr. 402.) (3) Skatteattest for skatt (RF-1244, jf. forskrift 4. juli 2006 nr. 402.) (4) HMS-egenerklæring, se vedlegg K. Dokumentasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: (1) Foretakets års beretning for de tre siste årene, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall (2) Framleggelse av foretakets komplette årsregnskap for de tre siste årene. Dokumentasjonskrav knyttet til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: (1) Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene av tilsvarende karakter, inkludert deres verdi, tidspunkt og kontaktperson. 6 Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Side 9 av 11

7 Vedlegg A Tilbudsskjema Det bes om at alle punkter i prisskjemaet besvares. Oppsett av tilbud skal følge nummerering under. Krav til leveranse ihht. i dette dokumentet. Det bes om pristilbud pr kwh produsert varme, målt ut av biokjeler 7.1 Pristilbud Post ved indirekte metoden (avlest på kwh måler) Pris (eks. mva) Enhet Leveranse flis fra kvistet stammevirke eller heltre (inkl transportkostnader) per produsert kwh varme øre/kwh Leveranse pellets (inkl transportkostnader) per produsert kwh varme øre/kwh Prisen skal oppgis som fast for leveranser ut 2013. Avtaleperioden er fire år fra inngått avtale. Fuktinnhold på tilbudt brensel: Brensel skal ligge mellom % til % fuktinnhold, levert i silo. Leverandør bes tilby prisregulering etter 2013: 7.2 Leveringssikkerhet Tilbyder bes beskrive firmaets erfaring med brenselleveranser, beskrivelse av opplegg for produksjon, lagring og levering til anlegget. Det skal også beskrives reserveløsning for levering dersom planlagt brenselleveranse svikter Side 10 av 11

Firma... Adresse...... Telefon... Mobiltelefon... Epostadr.: Sted... dato...2012. Side 11 av 11