Lederveiledning Forfatter: Lars Asle Einarsen Spesialist i arbeids- og organisasjonspsykologi Daglig ledere Sensus as 18.11.2008 1
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Hvordan forberede seg til en workshop... 4 2.1 Forberedelse til presentasjon av resultatene...4 2.2 Hva er viktig ved lesing og presentasjon av resultatene...5 2.3 Møte med verneombud...6 2.4 Møte med intern-konsulent fra HR/HMS-enheten...6 2.5 Diverse forberedelser til workshopen...6 3. Veileder til workshop... 6 3.1 Innledning...6 3.1.1 Program for Workshop i enhet/ledergruppe...6 3.1.2 Hvorfor benytter virksomheten arbeidsmiljøundersøkelser?...7 3.1.3 Målsettinger for arbeidet i den enkelte enhet/ledergruppe...8 3.1.4 Forventninger til deltakere i workshopen...9 3.1.5 Om spørreskjemaet...9 3.1.6 Forklaring av stolpediagrammet i rapporten... 11 3.2 Presentasjon av resultater... 12 3.3 Gruppearbeid 1: Utarbeide forslag til bevarings- og forbedringsområder... 12 3.4 Plenum 1: Presentasjon og prioritering av bevarings- og forbedringsområder. 13 Oppsummering av plenumsdiskusjon 1... 13 3.5 Gruppearbeid 2: Utarbeide tiltak på valgte bevarings- og forbedringsområder... 14 Hjelpespørsmål ved utarbeidelse av handlingsplan(er)... 15 3.6 Plenum 2: Presentasjon og prioritering av tiltak... 16 3.7 Handlingsplan for bevaringsområde... 16 3.8 Handlingsplan for forbedringsområde... 17 18.11.2008 2
1. Innledning Dette dokumentet er en veileder for ledere som skal følge opp resultatene etter medarbeiderundersøkelsen. Dokumentet består av a) en veileder for hvordan du kan forberede deg til en workshop med dine medarbeidere/ledere. b) veileder for hvordan du kan gjennomføre en workshop om resultatene med dine medarbeidere/underordnede ledere. I tillegg til denne veiledningen får du tilgang til en serie power-point bilder du kan bruke for å strukturere workshopen i din enhet/ledergruppe Det er en utfordrende oppgave å sikre god kvalitet i arbeidet med resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelser. Selv om virksomheten har dyktige ledere er systematisk utvikling av arbeidsmiljø med utgangspunkt i arbeidsmiljøundersøkelser fremdeles et ganske nytt arbeidsfelt for de fleste. Det er derfor viktig at alle ser på arbeidet som nå skal gjøres som en læringsprosess der vi har toleranse og aksept for at det er lov til å ikke forstå alt, kunne forklare alt eller gjøre alt helt riktig. Lykke til med arbeidet. 18.11.2008 3
2. Hvordan forberede seg til en workshop Denne veiledningen omhandler workshoper som skal gjennomføres i ledergrupper og enheter. Det må avsettes minimum 4 timer til et workshopen. De fire timene kan eventuelt deles i 2 møter a 2 timer. I forkant av møtet er det viktig å; Informer ansatte god tid i forkant og informere om formål og innhold i møtet. Finn egnede lokaler stort nok møterom, mulighet til å kunne jobbe i grupper. Kopier opp rapporten til alle medarbeidere. Vent med å gi dem rapporten til selve workshopen. Dette gjør at du sikrer at de forstår hvordan de skal lese rapporten, og at du får alle med deg kraften som oppstår ved den første introduksjonen til resultatene inn i workshopen. 2.1 Forberedelse til presentasjon av resultatene Hent rapporten fra internett. Hvordan du går fram for å finne rapporten, påloggingskoden etc. har du fått tilsendt i en e-post. Last ned rapporten (power-point format(ppt)) og evt. frekvenstellingen (avhengig av størrelsen på enheten) Hent power-pointfilen for workshopen. Se evt. Generell ramme for workshopen (punkt 5.4). Tilpass opplegget til egen enhet/ledergruppe. Kopier power-point bildene i rapporten inn i power-pointfilen for workshopen Gå så gjennom rapporten: o Se først etter røde og grønne skårer. Hva tror du er årsakene til skårene? Skriv ned hypoteser. Det midtre gule området er normalområdet, det vil si det området hvor det er forventet at svarene vil ligge. Et, men er det noe tema du får o o Dersom du har historikk kan du se etter endringer fra forrige måling. Hvor går dere mest frem og hvor går dere mest tilbake. Hva tror du er årsakene til fremgang/tilbakegang? Dersom du får sterk røde tall på mange spørsmål eller tema, eller på temaene Sosialt samspill og/eller temaene som omhandler ledelse skal du drøfte dette med din leder. Drøftingen bør inneholde en vurdering om du skal be en kollega eller en internkonsulent om å bistå deg når du tilbakemelder og arbeider med resultatene med dine medarbeidere. Dersom du tror at negative resultater har med din person å gjøre bør du vurdere bistand fra internkonsulent på selve møtet. Husk at du ikke må binde deg i absolutte fortolkninger av hva resultatene betyr og hvorfor de er blitt slik de er. Unngå å lete etter bakgrunnen for resultater i enkeltpersoner. Drøft resultatene og tankene du har gjort deg med din overordnede. 18.11.2008 4
o Sjekk om/hvor variasjonen er stor. Dersom stor variasjon, hvorfor tror du at dine medarbeidere er mindre samstemt om dette/disse temaene enn det som er vanlig i andre grupper. Husk at stor spredning gjør at vi fester lite tillit til tall skåren uttrykt ved hjelp av søylen 2.2 Hva er viktig ved lesing og presentasjon av resultatene Tall fra spørreskjemaundersøkelser må alltid tolkes siden resultatene/informasjonen baserer seg på subjektive vurderinger. Det finnes ingen måter å måle seg eller på egen hånd tenke seg frem til det riktige svaret. Dette stiller krav til ryddighet og bevissthet hos den som leser resultatene med hensyn til skillet mellom det å beskrive hva tallene viser (gjennomsnittsverdier, hvor mange som har krysset av for svaralternativ 1 ) og det å gjøre fortolkninger. Jo færre personer/svar som ligger til grunn for rapporten rapporter for, jo flere feilkilder påvirker resultatene Få personer som svarer avvikende kan påvirke totalresultatet. Bruk gjerne frekvenstellinger, men husk at regelen er spredning o Det er vanlig at medarbeidere i en og samme enhet/krysser av i ulike svaralternativer på spørsmålene i undersøkelsen. Moderat spredning i svarene er faktisk et kvalitetskriterie for om et spørsmål/indeks/tema er et godt måleverktøy. Bare sjelden, og i små grupper, finner man at alle krysser av i samme svaralternativ. Det er derfor viktig å ikke tolke mye inn i spredningen før man vet om den er avvikende fra det normale. Den informasjonen får du ved hjelp av variasjonsmålet i rapporten. o Pass på å balansere mellom å fokusere på det positive og det negative o Prøv å se etter mønster i resultater mellom tema og mellom spørsmål tilknyttet ulike tema/tema. Når resultatet faller på rødt/grønt område betyr det at resultatet statistisk sett er avvikende. Om det er et uttrykk for om noe fungerer/ikke fungerer godt må du og dine medarbeidere vurdere i forhold til egen opplevelse, og i forhold til hvilke forhold som påvirker din enhet og den enkeltes måte få å svare på. o Ikke lås deg i fortolkninger for tidlig. Forsøk å se ulike mulig årsaker for ett og samme resultat. o Lav svarprosent - kan skjule/uttrykke viktig informasjon - sjekk alltid ut hvorfor o Vurder variasjon. Høy variasjon betyr at gjennomsnitt vist ved hjelp av søylen er lite interessant. Høy variasjon er allikevel et interessant resultat. Spørsmålet som da bør stilles er; Hva er det ved vår arbeidshverdag som tilsier at vi skulle være mer uenig om svaret på dette spørsmålet enn den som er vanlig på andre arbeidsplasser. o Typiske sammenhenger for ledere o høy jobbkrav og høy kontroll i arbeidet Spesifikke versus generelle utslag? o stemningsrapport eller spesifikke utfordringer Mønster på tvers av tema? o tematikk som er viktig i enheten/ledergruppen kan komme til utrykk gjennom resultatene på spørsmål på ulike tema 18.11.2008 5
2.3 Møte med verneombud Verneombud (VO) kan være en god ressurs å benytte seg av som leder. VO er en lyttepost for hva som rører seg virksomheten og kan være en god samtalepartner for både drøftinger av resultatene og hvordan du bør legge opp arbeidet med resultatene i din enhet. 2.4 Møte med intern-konsulent fra HR/HMS-enheten Dersom du har bestilt støtte fra intern-konsulent fra HR/HMS enheten bør dere møtes for å planlegge møtet, avklare roller og drøfte resultatene før workshopen. Det er viktig at du som leder er tydelig på hva du har behov for få sjekket ut hos dine medarbeidere/ledere med hensyn til resultatene, og hvordan du ønsker deg workshopen gjennomført. Samtalen med intern-konsulent kan godt samkjøres med møte med verneombud. 2.5 Diverse forberedelser til workshopen Kopier opp et eksemplar av rapporten til hver medarbeider evt. en rapport per to medarbeidere. Frekvenstelling deles ikke ut. Del inn i grupper til workshopen, ulike grupper til gruppearbeid 1 og gruppearbeid 2. Gruppestørrelse bør være: 3 5 personer. Begrunnelser for å dele inn i grupper: o det blir en mindre arena å fremme egne synspunkter på o du får fram flere ulike syn o det kan gjøre at de som vanligvis setter dagsordenen blir mindre dominerende 3. Veileder til workshop En workshop med utgangspunkt i undersøkelsen bør gå over minimum 4 timer. Har du mer enn 12 medarbeidere i din enhet/ledergruppe bør du vurdere å bruke opp mot 6 timer på den første workshopen. Del gjerne opp arbeidet i to møter dersom du har vansker med å samle alle i 4/6 timer. 3.1 Innledning Følgende er ment som en innledning før du presenterer resultatene for din enhet/ledergruppe. Hver del vi beskriver i det følgende referer seg til et lysbilde i lysbildeserien du kan laste ned som mal for gjennomføring av en workshop omkring resultatene fra medarbeiderundersøkelsen. 3.1.1 Program for Workshop i enhet/ledergruppe Tidsangivelsene i parentes gir en antydning når det gjelder minimum tidsbehov. Avhengig av antall ansatte og hvordan tilbakemeldingsmøtene organiseres vil tidsbehovet kunne øke ut over dette. 18.11.2008 6
På store arbeidsplasser med mange ansatte vil det ofte være hensiktsmessig å dele opp personalgruppen, slik at det for eksempel gjennomføres to tilbakemeldingsmøter. Det kan også være aktuelt å dele opp det enkelte workshopen, slik at det gjennomføres i to sekvenser á 2/3 timer i stedet for ett tilbakemeldingsmøte á 4/6 timer. Dersom du deler arbeidet i to bør du i første møte presentere resultatene og gjennomføre gruppe og plenumsarbeid 1. I andre møte kan du gjennomføre gruppe- og plenumsarbeide 2. 1. Innledning (15 min): Hensikten med og framdriftsplan for medarbeiderundersøkelsen. Hensikten med og planen for workshopen. 2. Framlegging av resultater fra undersøkelsen (30-45 min): - Gjennomgang av resultater - Leders foreløpige tanker om resultatene - Inndeling i grupper og innledning til gruppearbeid. 3. Gruppearbeid 1: Forslag til bevarings- og forbedringsområder (30-45 min): - Drøfte resultatene fra undersøkelsen - Velge bevarings- og forbedringsområder 4. Plenum 1: Prioritering av bevarings- og forbedringsområder (60 min) - Legge fram resultatene fra gruppeoppgave 1 - Prioritere bevarings- og forbedringsområder - Dele inn i nye grupper til gruppearbeid 2 5. Gruppearbeid 2: Utarbeidelse av tiltak (45 min) - Fremme tiltaksforslag på dem prioriterte bevarings- og forbedringsområdene og begynne å utarbeide handlingsplan 6. Plenum 2: Presentasjon av forslag til tiltak(30 min) - Kort oppsummering av resultatene av gruppeoppgave 2 presentasjon av tiltaksforslag - Det nedsettes arbeidsgruppe(r) som skal ferdigstille forslag til handlingsplan på de prioriterte områdene. - Tidsplan for videre framdrift 3.1.2 Hvorfor benytter virksomheten arbeidsmiljøundersøkelser? Det kan virke selvfølgelig, men det er viktig å snakke om mål og hensikt med bruken av medarbeiderundersøkelsen i virksomheten. Dette øker forståelsen og engasjementet i arbeidet. Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å sikre at ansatte har et arbeidsmiljø som ivaretar den enkeltes helse, trivsel, yteevne og motivasjon. Uavhengig av arbeidsmiljølovens krav har ansatt i virksomheten krav på, og yter bedre dersom de opplever omgivelser på arbeidsplassen som bidrar til trivsel og motivasjon. For å kvalitetssikre et aktivt og kontinuerlig fokus på å endre mangler og å videreutvikle arbeidsmiljøet velger virksomheten arbeidsmiljøundersøkelser som ett av flere virkemidler. 18.11.2008 7
Målet med arbeidsmiljøundersøkelser er mer spissformulert å; Sikre at virksomheten leverer de beste tjenestene den kan med resurssene den har til rådighet Øke arbeidsmiljøkompetansen blant ledere og medarbeidere o Tilføre et begrepsapparat/språk som kan brukes for å forstå, analysere og kommunisere bedre omkring viktige forutsetninger for motivasjon, yteevne, trivsel og helse å arbeidsplassen o Tilføre en arbeidsmetode Lære hvordan det er mulig å løse felles problemer i fellesskap, og å utvikle Virksomheten til en stadig bedre arbeidsplass på alle nivå i organisasjonen Sikre best mulig helse, motivasjon og yteevne for sine ansatte Overvåke arbeidsmiljøet sikre at vi klarer å etterleve arbeidsmiljølovens krav På kostnadseffektive måt skaffe til veie en oversikt over arbeidsmiljøet i alle deler av virksomheten Løse konkrete arbeidsmiljøutfordringer lokalt på alle nivå i organisasjonen Avdekke informasjon om arbeidsmiljøutfordringer felles for hele eller deler av virksomheten Sikre systematisk arbeidsmiljøutvikling på alle nivå 3.1.3 Målsettinger for arbeidet i den enkelte enhet/ledergruppe Mål og hensikt for selv workshopen og arbeidet i/ved din enhet/ledergruppe (finnes på et eget lysbilde i presentasjonen som du kan benytte deg av for å strukturer workshopen) Tilføre den enkelte medarbeider og leder kunnskap om arbeidsmiljø generelt, og i/ved egen enhet/ledergruppe spesielt Tilføre den enkelte medarbeider og leder kunnskap om hvordan det er mulig å arbeide med å løse arbeidsmiljø utfordringer og utvikle arbeidsmiljøet Gi den enkelte medarbeider/leder en forståelse og oversikt over resultatene i egen enhet Avdekke belastninger og stimulanser felles for flertallet av medarbeiderne/lederne i enheten. Unngå å fokusere på det strikt individuelle, og det som dreier seg om hele organisasjonen. At medarbeidere/ledere tar ansvar for å fortolke for å nyttiggjøre sine egne resultater på medarbeiderundersøkelsen 18.11.2008 8
Ansatte i enheten/ledergruppen skal ha diskutert sine synspunkter på og vurderinger av resultatene med hverandre og ha kommet til enighet om; hva de er fornøyd med og hva som er viktigst å utvikle og/eller forbedre konkrete forslag om tiltak rettet mot det som bør forbedres hvordan tiltakene skal gjennomføres Dokumentere utviklingsarbeidet i enheten/ledergruppen 3.1.4 Forventninger til deltakere i workshopen I vårt mangeårige arbeid med å tilrettelegge for gode dialoger omkring arbeidsmiljø i grupper og team har vi erfart at det stiller en del krav til deltakerne; Ta ansvar o uttrykke egne tanker om hva som er bra og hva som ikke fungerer i enheten /ledergruppen o si fra når de er uenige med kolleger om hva som er felles problemer /styrker i enheten/ledergruppen o sikre at tiltakene faktisk gjennomføres det er ikke leders ansvar å skape et godt arbeidsmiljø alene Vær tålmodig og jobbe langsiktig o det tar tid å utvikle de ferdighetene og den tryggheten som skal til for å jobbe systematisk med å utvikle enheten Fokuser på felles belastninger og stimulanser i enheten/ledergruppen o Når dere velger hva der ønsker å jobbe med - velg tematikk som er relevant for flertallet av medarbeidere i seksjonen/stasjonen Avgrens problemstillingene og tiltak o dere trenger ikke endre alt med en gang, eller løse de vanskeligste problemene. Del større tema/utfordringer/problemer i mindre deler slik at dere finner et sted der dere kan begynne 3.1.5 Om spørreskjemaet Spørreskjemaet er solid forankret i forskning omkring psykososialt arbeidsmiljø, stress og motivasjon, og i hovedsak da QPSNordic. Spørsmålene under overskriften Arbeidsglede og engasjement og Utmattelse i arbeidet er hentet fra forskning miljøet ved Seksjon for arbeids- og organisasjonspsykologi ved Universitetet i Beregn. Resten er hentet fra spørreskjemaet Questionaire Psychosocial Factors Nordic, QPSNordic. Dette er et spørreskjema utviklet av forskere fra de nordiske landene på bestilling fra Nordisk ministerråd i perioden 1994 til 2000. Spørreskjemaet regnes for det mest solide instrumentet for måling av psykososialt arbeidsmiljø i Norden. 18.11.2008 9
Bildet ovenfor viser det tematiske innholdet i arbeidsmiljøundersøkelse 2008. Utover spørsmålene om arbeidsmiljø inneholder spørreskjema også spørsmål om bakgrunnsopplysninger som kjønn, alder, utdanning og leder/ikke leder. Bakgrunnsvariablene er kun benyttet i rapporten for virksomheten som helhet. 18.11.2008 10
3.1.6 Forklaring av stolpediagrammet i rapporten Bruk god tid på å forklare stolpediagrammet som benyttes i rapporten før du presenterer resultatene for din enhet(ledergruppe). Bildet nedenfor finner du i den vedlagte lysbilde serien. Vent med å dele ut rapporten inntil du har forklart stolpediagrammet. Svarprosenten på det enkelte spørsmål er utregnet på basis av det antall respondenter som undersøkelsen har gått ut til. Ved interne medarbeiderundersøkelser vil en svarprosent på mellom 70 og 90% være tilfresstillende, mens en svarprosent over 90 vil være meget tilfredsstillende. Derfor vises en svarprosent på 90 eller mer på en grønn bakgrunn, mens en svarprosent mellom 70 og 90 vises på en gul bakgrunn. En svarprosent under 70 blir vurdert som lite tilfredsstillende og vises på en rød bakgrunn. Variasjon viser hvor store forskjeller det er mellom svarene i denne respondentgruppen sammenlignet med de andre respondentgruppene som ligger inne i referansematerialet. Hvis svarene spriker mye i foreliggende respondentgruppe sammenlignet med de andre, vil skåren gå opp mot 100. Hvis svarene spriker lite vil svarene gå ned mot 0. Skårer mellom 25 og 75 anses som midt på treet variasjoner, å vises på en oransje bakgrunn. Variasjon under 25 vises på en grå bakgrunn, mens en variasjon over 75 vises på en rød bakgrunn. Tallet under viser at i markedsføringsavdelingen er det meget høy variasjon. Spørreskjemaet er basert på forskning og det er derfor forhåndsdefinert hva som er regnet som positive og hva som er negative å svare på hvert enkelt spørsmål. Når du svarer på spørreskjemaet er svaralternativene alltid satt i samme rekkefølge uavhengig om det er negativt eller positivt å svare bekreftende eller avkreftende på spørsmålene. I rapporten er lange søyler og høye skårer alltid positivt. For at dette skal bli riktig er spørsmål der forskning tilsier at det er negativt å skåre bekreftende merket med rød skrift i rapportene, og rapporteringsverktøyet har invertert rekkefølgen på svaralternativene og skåreskalaen. Slik ivaretar rapporten at det også på negativt definert spørsmål er slik at lang søyle er positivt. Gjennomsnittet for respondentgruppen vises med en grå liggende søyle. Bak søylen oppgis gjennomsnittet på en skala fra 0 til 100. Hvis alle krysser av i det høyeste svaralternativet (f.eks. stemmer helt ) blir skåren 100. Hvis alle krysser av i det laveste svaralternativet (f.eks. stemmer overhodet ikke ) blir skåren 0. En middels skåre ligger rundt 50. De tre fargefeltene (rødt, gult og grønt) som ligger bak søylene viser hvordan øvrige seksjoner, ledergrupper og stasjoner i utenrikstjenesten har svart (benchmarking). Dersom din seksjon/ledergruppe/stasjon søyle står på det røde feltet ligger dere betydelig under gjennomsnittet i utenrikstjenesten. Dersom søylene står i det grønne feltet, ligger dere betydelig over gjennomsnittet. Kommer søylen på det gule feltet ligger respondentgruppen midt på treet. Gjennomsnittet for gruppene i utenrikstjenesten ligger midt i det gule feltet. 18.11.2008 11
3.2 Presentasjon av resultater Bruk rapportdokumentet du har lastet ned fra Sensus as webserver Bruk rapporten. Vær beskrivende i din måte å fremlegge resultatene på. Vær tydelig på når du beskriver resultatene og når du gjør dine fortolkninger. Det er viktig ikke å utrykke seg konkluderende med hensyn hvordan resultatene henger sammen, og/ eller hva som kan være årsakene til resultatene. Formuler deg i form av hypoteser, mulig forklaringer kan være., Da jeg leste det resultatet tenkte jeg umiddelbart at det kan ha sammenheng med.. Målet ditt med presentasjonen og workshopen bør være å sikre deg mest mulig informasjon om på hvilken måte dine medarbeidere fortolker og forstå resultatene. Del inn deltakerne i grupper til gruppearbeid 1(Maks størrelse = 5). Del opp i grupper selv om det bare blir to personer i hver gruppe. Viktig å få alle i tale, og å sikre at flest mulig ulike synspunkter kommer til uttrykk. 3.3 Gruppearbeid 1: Utarbeide forslag til bevarings- og forbedringsområder Hensikt: utarbeide bevarings- og forbedringsområder Bruk gruppeoppgave 1 Hver gruppe skal prioritere maks 1-2 bevaringsområde og 1 forbedringsområder. Vær fleksibel med hensyn til hvor tett diskusjonen i gruppen er forankret i rapporten. Det viktigste er at diskusjonen omhandler forhold som angår og engasjerer flest mulig i enheten/ledergruppen. Ta utgangspunkt i rapporten og dens resultater, men la ikke dette hindre gruppene i å ta opp andre områder eller forhold dersom dere ser disse som viktige. Informer gruppene om dette før gruppeoppgaven starter Be gruppen skrive sine prioriterte områder med stikkord på en flippover som benyttes under presentasjonen i plenum Gruppeoppgave 1 a. Hva fungerer bra i enheten/ledergruppen? Bli enige om og skriv ned 1 bevaringsområde, et område der dere opplever fungerer spesielt godt. b. På hvilke områder må vi forbedre oss? Bli enige om og skriv ned opptil 2 forbedringsområder. 18.11.2008 12
3.4 Plenum 1: Presentasjon og prioritering av bevarings- og forbedringsområder Gruppene presenterer sine forslag i plenum Det er anledning til å stille oppklarende spørsmål til områdene. For å beslutte/prioritere hva enheten/ledergruppen vil arbeide med i felleskap kan dere gå frem på følgende måte: 1. Forsøk å slå sammen like eller tilsvarende områder/punkter hos de ulike gruppene 2. Heng opp flippover med oversikt over de bevarings- og forbedringsområdene som står igjen etter at områdene/punktene fra de ulike gruppene er sammenlignet. Sløyf ingen områder, men slå gjerne sammen like/tilsvarende områder. 3. Leder må så gjøre en nøye vurdering om hun/han synes områdene som er valgt er ok. Dersom så ikke er tilfelle må leder ta diskusjonen med sine medarbeidere, og til slutt velge om områdene kan videreføres eller ikke. 4. La så hver medarbeider velge 1 eller 2 forbedringsområder og 1 bevaringsområde fra punktene de ulike gruppene har presentert. 5. De fleste av oss føler seg forpliktet til å støtte arbeidet som gjøres i grupper vi deltar i. Dette skjer også ofte i arbeidet med resultatene fra medarbeiderundersøkelsen. Det er imidlertid ikke sikkert at alle i gruppen egentlig følte at punktene gruppen prioriterte var de viktigste. Det derfor viktig at leder før medarbeiderne skal velge sier at ingen under avstemningen i plenum er forpliktet til å stemme på områdene egen gruppe valgte å prioritere. 6. Medarbeiderne viser sitt valg ved å sette en tusj-strek ved punktet de ønsker å prioritere. Når dette er gjort teller leder opp hvilke punkter som har fått flest stemmer. De to bevaringsområdene og de to forbedringsområdene som har fått flest stemmer er prioritert. Fyll inn de prioriterte bevarings- og forbedringsområdene i tabellen under. Oppsummering av plenumsdiskusjon 1 prioriterte bevarings- og forbedringsområder Bevaringsområde 1. 2. Forbedringsområde 1. 2. 18.11.2008 13
3.5 Gruppearbeid 2: Utarbeide tiltak på valgte bevarings- og forbedringsområder o Hensikt: Foreslå og å prioritere tiltak på de utvalgte forbedringsområdene, operasjonalisere hva som gjør bevaringsområdene så bra o De bevarings- og forbedringsområdene som kommer ut av prioriteringen i plenum benyttes som utgangspunkt ved gruppeoppgave 2. o Hver gruppe skal prioritere maks 2 tiltak på hvert forbedringsområde, og hva som ansatte/ledere må fortsette å gjøre som gjør bevaringsområdet så bra o Bruk gruppeoppgave 2 Gruppeoppgave 2 Spørsmål: a. Hva kan vi konkret gjøre for å bevare og videreutvikle det som fungerer bra på hvert av de to prioriterte bevaringsområdene? b. Hva kan vi konkret gjøre for å forbedre oss på hvert av de to prioriterte forbedringsområdene? Framgangsmåte under arbeidet med gruppeoppgaven: Idédugnad: Ideer til tiltak skapes gjennom idédugnad i gruppene. Det er ingen begrensning i antall tiltaksidéer. Ta for dere de bevarings og forbedringsområdene der valgte ut i plenum 1. Først hvert av bevaringsområdene, deretter hvert av forbedringsområdene. Ideene noteres fortløpende ned på flippover med det tilhørende bevarings- eller forbedringsområdet som overskrift. Oppklarende og utdypende spørsmål til ideene vil fungere bra, mens motforestillinger bør unngås da dette ellers vil stanse idéskapingen. Drøft og prioriter blant tiltaksidéene: tiltaksidéene drøftes med hensyn til viktighet, gjennomførbarhet, realisme, effekt og hvor mange medarbeidere/ledere som vil merke en positiv effekt av et tiltak. De to tiltakene som gruppen til slutt prioriteres høyest på bevarings- og forbedringsområdene skrives ned på en flippover (med det tilhørende bevarings- eller forbedringsområdet som overskrift). 18.11.2008 14
Hjelpespørsmålene under kan benyttes som en hjelp under punkt 2 Drøft og prioriter blant tiltaksidéene i gruppeoppgave 2 over og under den videre konkretisering av tiltakene og utarbeidelse av handlingsplanen (steg 8 Lage forslag til handlingsplan ). Egenskaper ved gode tiltak Fører i retning av mål/ønsket framtid Realistiske Gjennomførbare Tidsavgrenset Ansvarliggjorte Hjelpespørsmål ved utarbeidelse av handlingsplan(er) Hjelpespørsmål ved utarbeidelse av handlingsplan på bevaringsområde Bevaringsområde Hva i medarbeiderundersøkelsen fanget opp dette som bevaringsområde? Hva er det vi konkret gjør på dette området som fungere bra? Hva bidrar mest til at dette fungerer bra? Hva er det enkeltpersoner gjør som bidrar til at dette fungerer bra? Hva kan vi gjøre for å sikre at dette fortsetter å fungere bra? Hvilke konkrete tiltak (ca. 2) ønsker vi å prioritere? Hvilke positive effekter kan vi forvente dersom vi iverksetter de prioriterte tiltakene? 18.11.2008 15
Hjelpespørsmål ved utarbeidelse av handlingsplan på forbedringsområde Forbedringsområde/ problemstilling Hva i medarbeiderundersøkelsen fanget opp dette som forbedringsområde/problem? Hva vil være annerledes når vi har forbedret oss på dette området? Hva er det som tross alt fungerer bra på dette området og som vi kan bygge videre på? Hvilke konkrete tiltak kan vi iverksette for å forbedre oss på dette området? Hva kan hver enkelt bidra med for at det skal fungere bedre på dette området? Hvilke konkrete tiltak (ca. 2) ønsker vi å prioritere? 3.6 Plenum 2: Presentasjon og prioritering av tiltak Bruk samme teknikk som i plenumsarbeidet med oppgave 1 for å velge 1-2 tiltak på forbedringsområdet og 1-2 ting som må fortsettes med for å sikre bevaringsområdet (leder tar stilling til om alle forslag til tiltak er ok - si at alle kan velge uavhengig av gruppearbeidet de har deltatt i - alle velger1-2 tiltak ved å sette en tusjstrek bak valgt tiltak), Nedsettes en arbeidsgruppe (2-3 personer, helst medarbeidere) som skal ferdigstille forslag til handlingsplan. Presenter en tidsplan for videre framdrift (Leder informerer om når handlingsplanen skal være ferdig og om når/hvor enheten/ledergruppen skal følge opp.) 3.7 Handlingsplan for bevaringsområde Det som må opprettholdes for å sikre at styrkene på bevaringsområdet skal opprettholdes fylles ut i Handlingsplan for bevaringsområde : Bevaringsområde Det som må opprettholdes er: 1. Ansvarlig Evaluering dato 1. 2. 1. 2. 2. 18.11.2008 16
3.8 Handlingsplan for forbedringsområde Tiltak som er ferdig utarbeidet fylles inn i Handlingsplan for forbedringsområde : Forbedringsområde Tiltak Tidsfrist Ansvar for å utføre Utført dato 1. 2. 1. 2. 1. 2. 18.11.2008 17