Felles Studentsystem Prosjektplan Overgang til FS for Høgskolen i Nesna Versjon 9. september
INNHOLD 1... Prosjektet 3 1.1 Prosjektansvarlig 3 1.2 Prosjektleder 3 1.3 3 1.4 Prosjektperiode 3 1.5 Arbeidsoppgaver 3 1.6 Forutsetninger 3 1.7 Gjennomføring og resultater 3 1.8 Hovedoppgaver 4 1.9 Rapportering 4 1.10 Avvik og endringshåndtering 4 2...Aktivitetene 5 2.1 Prosjektledelse og administrasjon 5 2.2 Opprettelse av demo og produksjons baser 6 2.3 Opprydding i høgskolens data 7 2.4 Tilpassning Feide Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.5 Konvertering 9 2.6 Inspeksjon av konverterte data 10 2.7 Opplæring 11 2.8 Brukerstøtte 13 2.9 Igangsetting 14 2.10 Evaluering og videre arbeid 16
1 PROSJEKTET Geir Magne Vangen (USIT) 1.1 Prosjektansvarlig (USIT) 1.2 Prosjektleder 1.3 Prosjektet har som mål å fase inn FS som studieadministrativt system for Høgskolen i Nesna på en forsvarlig måte. Det kan bli aktuelt å begrense dette prosejktet til å konvertere alle data i MSTAS for dagens studenter. 1.4 Prosjektperiode Prosjektstart 1. september Prosjektslutt 1. mai 1.5 Arbeidsoppgaver Prosjektet vil fokusere på følgende hovedområder: Konvertering Opplæring Igangsetting Brukerstøtte til superbrukere 1.6 Forutsetninger Prosjektet vil hovedsaklig trekke på personressurser innen FS-utviklingsgruppe og prosjektgruppen ved Høgskolen i Nesna (HiNe). Det er en forutsetning at tilstrekkelige personressurser blir frigjort fra vanlige arbeidsoppgaver ved høgskolen og ved USIT. Prosjektgruppe, USIT Kari Tofsrud, USIT Kathy Foss haugen, USIT Geir Vangen, USIT Alf-Magne Jacobsen, HiNe Toril Myrbostad, HiNe Hege Tønder, HiNe Halvor Hestmark, HiNe 1.7 Gjennomføring og resultater Side 3
1.8 Hovedoppgaver nr Delaktivitet Resultat Start Slutt 1 Utarbeide prosjektplan Prosjektplan 1. september 15. september 2 Opprettelse av demo og Database som brukes til 1. oktober 31. januar produksjonsbaser testkonverteringer og produksjon 3 Opprydding av Data klargjort for 1. juni 31. desember høyskolens data konvertering 4 Konvertering Korrekte data i 1. februar 10.mars produksjonsbase 5 Inspeksjon av Korrekte data i 1.februar 15. mars konverterte data produksjonsbase 6 Opplæring Kompetent superbruker, 1. august 1. mai kompetente spesialbrukere og andre brukere 7 Brukerstøtte og spørsmål før 1. august 1. mai Brukerstøtte og etter produksjon 8 Igangsetting HiNe i produksjon 16. mars 16. mars 9 Lage sluttrapport Sluttrapport 16. mars 1. mai 1.9 Rapportering Prosjektleder avleverer kortfattet fremdriftsrapport til prosjektansvarlig månedlig med gjenpart til prosjektgruppen. Sluttrapport skal foreligge ved prosjektperiodens utløp. 1.10 Avvik og endringshåndtering Alle større avvik vil bli rapportert til prosjektansvarlig. Dersom avviket får betydelige konsekvenser for prosjektet, skal det også utarbeides et eget notat med konsekvensvurdering. Side 4
2 AKTIVITETENE 2.1 Prosjektledelse og administrasjon Sikre at prosjektet blir gjennomført i henhold til oppsatte mål, samt jevnlig rapportering til prosjektansvarlig. Arbeidsoppgaver Utarbeide og vedlikeholde prosjektplan Ta ansvar for oppfølging og fremdrift i alle aktiviteter Månedsrapportering til prosjektansvarlig med gjenpart til HiNe Innkalle og forberede møter i prosjektgruppen ved USIT og HiNe Skrive møtereferater Lage rapport med vurdering av veien videre Kathy Foss Haugen Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt Kick off sammling for Prosjektet er offisielt 13. oktober 14. oktober prosjektoppstart startet Utarbeide og vedlikeholde Prosjektplan 1. september 15. september prosjektplan Fysiske-/ telefonmøter siste virkedag i mnd i forkant av rapportering til prosjektansvarlig Månedlig informasjons utveksling 1. november 1. mai Rapportering til prosjektansvarlig m/gjenpart til HiNe Månedlig rapportering 1. november 1. mai Lage sluttrapport Rapport 16. mars 1. mai Side 5
2.2 Opprettelse av demo og produksjonsbaser Sette i drift demo- og produksjonsbaser for FS slik at disse kan benyttes til uttesting og konvertering. Introbase: En FS base som HINe kan få tilgang til å teste FS med ukjente data Demobase: Konverteringsbase for testkonvertering av data fra MSTAS, og for kontroll av denne konverteringen. Brukes til testing og kursing etter FS er i produksjon. Produksjonsbasen: FS i drift med data konvertert på nytt direkte fra MSTAS-basen. Arbeidsoppgaver: Sette demobase i drift Sette produksjonsbase i drift Kari Tofsrud Uninett FAS Oracle-core (USIT) Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt Opprette demobase etter Demobase i drift 1. oktober 31. oktober avtale med HiNe Opprette produksjonsbase etter avtale med HiNe Produksjonsbase i drift 15. januar Side 6
2.3 Opprydding og levering av høgskolens data Alf-Magne Jacobsen, HiNe Rydde opp og rette i egne data slik at de er klar for konvertering samt uthenting av data fra MSTAS for konvertering. Arbeidsoppgaver: Spesifikasjon fra FS av format og sammenhenger data HiNe ønsker å ha med fra MSTAS, må presenteres i FS Sjekke alle personer med hensyn til riktig fødselsnummer Sjekke alle aktive studenter på hvilket grunnlag de er tatt opp på Bestemme hvilke hovedemner og delemner som skal bli emnesamling, emner og vurderingskombinasjon i FS Konvertere alle praksisplasser til ny nasjonal standard med tilpasninger Avklare omfanget av og kvaliteten på opptaksdata, DBH-data, økonomidata og utdanningsplaner Alf-Magne Jacobsen, HiNe Toril Myrbostad, HiNe Hege Tønder, HiNe Halvor Hestmark, HiNe Geir Vangen, USIT Kari Tofsrud, USIT Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt FS må lage en spesifikasjon Korrekte lister som kan 13. oktober 1. november av format på alle delaktiviteter integreres etter FS sin kravspesifikasjon Sjekke alle personer slik at de Alle personer har korrekt 1. september 1. november har riktig fødselsnummer Sjekke aktive studenter for opptaksgrunnlag (GSK og REA) Dele hovedemner og delemner inn i emnesamlinger, emner og vurderingskombinasjon fødselsnummer Alle aktive studenter har knyttet til seg opptaksgrunnlag. Alle hovedemner og delemner er merket med hva de vil bli i FS 15. oktober 1. november 15. oktober 1. november Omkoding av stedskoder Oppdatert stedskode register 15. oktober 15. november med nasjonal standard DBH data, tilpasset FS behov Tilpassete data 1. november 1. mars Økonomidata, tilpasset FS Tilpassete data 1. november 1. mars behov Eksamensdata, tilpasset FS Tilpassete data 1. november 1. mars behov Utdanningsplaner, tilpasset FS behov Korrigerte utdanningsplaner med innpasninger 1. november 1. mars Side 7
Levere data til konvertering til demobase Levere data til konvertering til prodbase Levere data i overensstemmelse med konverteringsplan Levere data i overensstemmelse med konverteringsplan 1. november 1. desember 15. januar 1. mars Side 8
2.4 Konvertering Kari Tofsrud Konvertere data fra MSTAS til FS Arbeidsoppgaver: Prøvekonvertere alt til demobase Konvertere til Produksjonsbasen Kari Tofsrud Delaktivitet Resultat Start Slutt Konvertere bestandige Bestandige data lagt inn i demobasen 20. oktober 10. november data (bygning, rom og stedkoder) Konvertere Studieelementer lagt inn i demobasen 1. november 15. november studieelementer Konvertere personopplysninger Personopplysninger lagt inn i demobasen Vurderingsopplysninger lagt inn i Konvertere vurderinger demobasen Konvertere Økonomidata lagt inn i demobasen økonomidata Konvertere DBH data Konvertere utdanningsplaner Konvertere bestandige data (bygning, rom og stedkoder) DBH-data lagt inn i demobasen Studieplaner/emnekombinasjoner legges manuelt i demodatabasen Bestandige data lagt inn i produksjonsbasen 1. november 15. november 1. september 1. november 1. november 1. januar 1. november 1. januar 1. januar 1.februar 15. januar 1. februar Konvertere studieelementer Studieelementer lagt inn i produksjonsbasen 1.februar 15.februar Konvertere personopplysninger Personopplysninger lagt inn i produksjonsbasen 1.februar 20. februar Konvertere Vurderingsopplysninger lagt inn i 1.februar 1. mars vurderingsopplysning produksjonsbasen Konvertere Økonomidata lagt inn i produksjonbasen 1. februar 1. mars økonomidata Konvertere DBH data DBH-data lagt inn i produksjonbasen 1. februar 1. mars Konvertere Studieplaner/emnekombinasjoner legges 1. januar 1.mars utdanningsplaner manuelt i demodatabasen Legge til 0 te transaksjon med resultater 1. februar 1. mars Konvertere som ikke må rapporteres på nytt til lånekassedata Lånekassen Side 9
2.5 Inspeksjon av konverterte data Alf-Magne Jacobsen Inspisere konverterte data for å avklare at de er kommet over riktig og tilfredsstiller høgskolens behov. Arbeidsoppgaver: Teste at prøvekonverterte data er kommet riktig inn i demobasen Teste at konverterte data i produksjonsbasen er kommet inn riktig Sjekke at dataene er konvertert i f.t. høgskolens behov Alf-Magne Jacobsen, HiNe Toril Myrbostad, HiNe Hege Tønder, HiNe Halvor Hestmark, HiNe, USIT Geir Vangen, USIT Kari Tofsrud, USIT Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt Inspisere bestandige data (bygning, rom og Inspiserte bestandige data lagt inn i demobasen 15. august 15. september stedkoder) Inspisere studieelementer Inspiserte studieelementer lagt inn i 15. august 15. september demobasen Inspisere Inspiserte personopplysninger lagt inn 15.september 15. oktober personopplysninger Inspisere vurderingssopplysninger Konvertere økonomidata Konvertere DBH data Konvertere utdanningsplaner Inspisere bestandige data (bygning, rom og stedkoder) Inspisere studieelementer Inspisere personopplysninger i demobasen Inspiserte vurderingsopplysninger lagt inn i demobasen Økonomidata lagt inn i demobasen DBH-data lagt inn i demobasen Studieplaner/emnekombinasjoner legges manuelt i prodbasen. Emnene i ind.plan. importeres i FS Inspiserte bestandige data lagt inn i produksjonsbasen Inspiserte studieelementer lagt inn i produksjonsbasen Inspiserte personopplysninger lagt inn i produksjonsbasen 1.september 15. oktober 15. oktober 1. februar 15. januar 15. februar 15. februar 1. oktober 15. desember 15. desember 1. mars 1. februar 1. mars 1. mars Side 10
Inspisere vurderingsopplysninger Inspisere økonomidata Inspisere DBH data Inspisere utdanningsplaner Inspiserte vurderingsopplysninger lagt inn i produksjonsbasen Økonomidata lagt inn i produksjonbasen DBH-data lagt inn i produksjonbasen Utdanningsplaner lagt ut i produksjonbasen 15. februar 15. februar 15. februar 15. februar 15. mars 15. mars 15. mars 15. mars 2.6 Opplæring Opplæringen har som mål å gi en innføring i FS generelt samt en grunnleggende innføring i modulene som skal benyttes ved HiNe. Detaljert mål for opplæring settes opp. Arbeidsoppgaver: Gjøre seg kjent med FS i FSINTRO Presentasjon av FS for alle potensielle brukere ved høgskolen Vurdere behov for og gi bistand til konkrete arbeidsoppgaver (oppfølgingsdager) Planlegge opplæringen med fastsetting av datoer og kursinnhold Reservere kursrom med nødvendig utstyr og sørge for tilgang til nødvendige ressurser Forberede og gjennomføre kursene Evaluere kursene Kathy Foss Haugen Superbruker Alf-Magne Jacobsen, HiNe Toril Myrbostad, HiNe Hege Tønder, HiNe Halvor Hestmark, HiNe Kari Tofsrud, USIT Gjennomføring Side 11
Delaktivitet Resultat Start Slutt Vurdere behov for og gi bistand til konkrete arbeidsoppgaver USIT har bidratt med assistanse der det har vært 15. oktober 1. mai FS leverer spesifikasjon av kurs som skal holdes på HiNe med detaljer om innhold Reservere kursrom. FS-Intro kurs. Konverteringskurs 1 dag MSTAS - FS Presentasjon av FS for hele HiNe: 2 timer Grunnkurs dag 1 for alle brukere av FS. Grunnleggende om oppbygging av database og klargjøring av begreper og moduler/arbeidsflyt Opplæringsplan for 5 dager. Ønsker og behov diskuteres og en setter opp en opplæringsplan for disse kursdagene. Opplæring bør i hovedsak legges til rett etter overgangen. HiNe kan bestille bestillingskurs dersom HiNe trenger mer opplæring Evaluere kursene (kursdeltagere) behov. Sikre at vi får riktig kurs til riktig bruker Utstyr som er testet og fungerer og er reservert til de kursene som skal avvikles Kunne konvertere Kjennskap til FS slik det skal brukes på HiNe Kunne hente ut informasjon fra FS Evaluering av hvert kurs 15. oktober 15. oktober November Etter avtale med HiNe 1. november 1. januar 1. mai November 1. januar - Etter kurs Side 12
2.7 Brukerstøtte Besvare små og store spørsmål om FS generelt og grensesnitt mot andre systemer. Arbeidsoppgaver: Besvar spørsmål internt ved HiNe Besvare spørsmål fra HiNe til USIT om FS Besvare driftsspørsmål, for eksempel terminalserver, database- og klientoppgraderinger Foreslå valg av løsninger for HiNe spesielt, etter høgskolens behov Alf-Magne Jacobsen, HiNe Halvor Hestmark, HiNe Geir Vangen, USIT, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt HiNe oppretter mailingliste med en Mail in base (xxxfs-hjelp@hine.no) + 15. oktober 31. mail-in base + tre FS brukere, Kathy Foss Haugen oktober Tilgang til FS-brukerforum og Kari Tofsrud Alle prosjektmedarbeidere på HiNe får tilgang Besvar spørsmål internt ved HiNe Mail in base (xxxfs-hjelp@hine.no) +, Kathy Foss Haugen og Kari Tofsrud Besvare spørsmål fra HiNe til USIT om FS fram til 1. mars Besvare driftsspørsmål, for eksempel terminalserver, database- og klientoppgraderinger Foreslå valg av løsninger for HiNe spesielt, etter høgskolens behov Spørsmål om FS til USIT etter 1. mai Mail in base (xxxfs-hjelp@hine.no) +, Kathy Foss Haugen og Kari Tofsrud 15. oktober 15. oktober 15. oktober adam@uninett.no 15. september Mail in base (xxxfs-hjelp@hine.no) +, Kathy Foss Haugen og Kari Tofsrud 1. august E-post til fs-support@usit.uio.no 1. mai 31. oktober 1. mai 1. mai 1. mai Side 13
2.8 Igangsetting Alf-Magne Jacobsen, HiNe Flytte alle relevante data fra MSTAS til FS og kontrollere at de er riktig. Sørge for at HiNe kommer i produksjon på en hensiktsmessig og smertefri måte, samt at rapportering til NSD og Lånekassen går korrekt Arbeidsoppgaver: Oppretting av brukere i FSSYSTEM Sørge for at brukerne har tilgang til Trofast Testing Studentweb FS i produksjon ved HiNe Studentweb i produksjon Semesteravgift høsten Rapportering til Lånekassen Rapportering til NSD Kontrollere at List modul gir riktig statistikk ut fra overførte data (etter prosjektperioden), USIT Kathy Foss Haugen, USIT Alf-Magne Jacobsen, HiNe Halvor Hestmark, HiNe Gjennomføring Delaktivitet/Ansvar Resultat Start Slutt FS må spesifisere parametere som skal settes opp Liste over parametere og oppsett 13. oktober 31. oktober Sette parametere i FSSYSTEM Korrekte parametere 13. oktober 31. oktober Overføring av brukere fra BAS til Automatisk overføring 13. oktober 1. mars FSSYSTEM Tildeling av rettigheter i FS Riktig rettighet/tilgang 13. oktober 1. mars MSTAS stenges for registrering Ingen skrivetilgang i MSTAS 9. mars 15. mars ARENA stenges for registrering Ingen oppdateringer kan 9. mars gjøres i ARENA Populere FS med MSTAS data Korrekte data i FS 9. mars 15. mars Klargjøre FS til produksjon Korrekt setting av alle 1. mars 15. mars parametere Test av FS Kontroll av at funksjoner og 1. mars 15. mars data er korrekte FS i produksjon FS i produksjon ved 15. mars 16. mars høgskolen Side 14
FS setter opp kravspesifikasjon for studentweb Konfigurere studentweb Testing av studentweb Studentweb i produksjon Spesifikasjon for konfigurering av studentweb Brukerdokumentasjon på web Brukerdokumentasjon på web Studentweb i produksjon 15. oktober 1.november 1. desember 1.januar 1. januar 1. april Kan åpne for innsyn etter 16. mars, vurderer etter hvert når en åpner for utdanningsplaner. 1. januar 1. februar Tilrettelegge for generering av semesteravgift Brukerdokumentasjon på web Generering og utskrift av Brukerdokumentasjon på 1. januar 1. februar semesteravgift web Forberede rapportering til lånekassen Klargjort rapportering 1. februar 15. mars Rapportering NSD Klargjort rapportering (Frist 2. januar 15. oktober 15. oktober ) LMS Brukere importert til LMS 1. oktober 1. mars Test av at endringer i FS overføres til Endringer overført til LMS 1. oktober 1. mars LMS Side 15
2.8.1.1 2.9 Evaluering og videre arbeid Lære av prosjektet og kartlegge arbeidsomfanget av systemskifte Planer for videre arbeid Arbeidsoppgaver: Utarbeide sluttrapport av FS og HiNe Utarbeide mål for videre samarbeid og tekniske og organisatoriske løsninger Kathy Foss Haugen Alf-Magne Jacobsen Gjennomføring Delaktivitet Resultat Start Slutt FS og HiNe lager Sluttrapport som beskriver viktige 16. mars 1. mai sluttrapportering milepæler i prosessen Videre arbeid Planer for videre framtidig samarbeid 16. mars 1. mai og tekniske løsninger Avslutningsmøte hvor rapporten gjennomgås Møte på Høgskolen i Telemark Mai Side 16