Erfaringer fra bruk av EpN ved UiS

Transkript

1 Erfaringer fra bruk av EpN ved UiS Tor Erga/Ivar Austvoll Universitetet i Stavanger uis.no Basert på pilottesting for studieåret 2014/

2 Innhold Innledning Historikk Forberedelser i FS og EpN Utrullering av EpN Erfaring med modulene og faner i EpN Oppsummering Avslutning

3 Innledning UiS var første institusjon som tok i bruk EpN- 2 i produksjon Gjennomføring oktober 2013 til januar 2014 Emneinformasjon for studieår 2014/15 Evaluere prosessen som UiS gjorde Se på noen ønsker til forbedringer i EpN

4 Historikk UiS startet med publisering av studieinfo fra FS studieåret 2003/2004. Oppdatering ble gjort manuelt i FS. Vår 2010 testet vi ut NTNU s EpN. Positiv erfaring. Produksjon fra studieåret 2011/12 på ett fakultet. Høst 2010 bestemt at Usit skulle ta over drift av EpN og utvikle ny versjon (EpN-2). Oppstartsseminar for EpN-2 oktober Avholdt 8 møter i EpN-ekspertgruppe. Utvikling til 2013, i produksjon fra høsten

5 Årshjul for publisering ved UiS

6 Forberedelser i FS Færre variabler Enklere å velge Forsøkte å redusere antall lokale koder og å ha så få felleskoder som mulig aktive. Eksempel på tabeller vi gjennomgikk: Fag, Emnetype, personrolle, Vurdering (ordning, form, kombtype) Viktig at Fagpersoner er registrert som aktive/tilknyttet rett stedkode. Administrative måtte ha brukernavn i FS for å være saksbehandler i EpN

7 Forberedelser i EpN-2 Tok utgangspunkt i brukerdokumentasjonen som Usit har utarbeidet. Hovedinnstillinger Felles epostadresse Synkronisering av grunndata (Verdiliste og Fagpersoner) Emneoverføring fra FS Satte verdier i verdilisten, feltinnstillinger La inn hjelpetekster Opprettet brukerroller Klar til utrullering

8 Utrullering av EpN-2 Fakultetene ble tidlig tatt med i prosessen Introduksjonsmøter på instituttene for fagstab/administrative Samling med administrative (Kvalitetssikrere/Godkjennere) Mulighet til å teste i EpN-demo for både faglige og administrative. Opprettet en innloggingsside for EpN

9 Brukermanualer Brukermanual for faglærer Egenutviklet Brukermanual for Kvalitetssikrere/Godkjennere Tatt utgangspunkt i Usit sin brukermanual og tilpasset UiS

10 Oppretting av ny «Studiekatalog» Roller og oppgaver

11 Oppretting av ny «Studiekatalog» Roller og oppgaver forts

12 Erfaringer med menyene i EpN-2 Hovedinnstilling: I Periode EpN er åpen for redigering er det ønskelig med 2 perioder (egen for faglærer). Synkronisering: fungerer stort sett bra. Brukerroller: Fungerer stort sett bra. Feltinnstillinger: Ønskelig med en deling (Hvem kan endre/påkrevd på stadium) slik at en kan skille mellom nye emner og emner overført fra FS. Verdiliste: Noen vises som ugyldige verdier hvis de allerede finnes. Søk: Veldig gode søkemuligheter. Savnes nedtrekksverdi i felt med faste verdier

13 Erfaringer med menyene i EpN-2 forts. Emne: God oversikt, lett å holde oversikt på hvor emnet er i prosessen. Forside: Fungerer bra hvis man vet hvordan man setter den opp. Ønskelig med mer hjelpetekster/vis vei

14 Erfaringer med EpN-2 synspunkter fra kvalitetssikrer og godkjenner I hovedsak er erfaringene positive. EpN sparer mye arbeid for de administrative og gir en veldig god oversikt over hvor emnene er i prosessen. Forslag til endringer: Ønsker utskriftsmuligheter som viser endringer som er blitt foretatt. Enkelte ganger har en opplevd at det kommer opp spanske spørsmålstegn i Emneinfo. Problematisk å sende mail i EPN til faglig fra kvalitetssikrer for å avklare eventuelle spørsmål

15 Erfaringer med EpN-2 synspunkter fra kvalitetssikrer og godkjenner forts. E-post systemet svært ustabilt og virket ikke store deler av prosessen. Ønsker varsel til mottager når et emne som er sendt til lavere nivå er utbedret og sendes tilbake for ny behandling. Det bør ikke vises «varsetrekanter» for andre endringer i emnebeskrivelsen enn de som er reelle. Bør også kunne navigere mellom emnene

16 Erfaringer med EpN-2 Fagperson Den generelle holdningen til innføring av EPN har stort sett vært positiv. Variert litt mellom de forskjellige fakultet/institutt. Mest postitivt ved SV-fakultetet (som bruker EpN for første gang)

17 Forslag til forbedringer forside Mangler brukerveiledning, vanskelig å vite hva en skal gjøre. Emner knyttet til mine steder og min EpN-rolle: Her bør det automatisk vises de emner som den innloggede bruker har tilknytning til (er ansvarlig for). «Min arbeidsliste» er tom (kanskje fordi vi er ferdige for i år?). Det samme gjelder «Emner knyttet til mine steder og min EpN rolle». Hva betyr Mine steder? Emnene kommer først under Sist viste emner

18 Redigering av emne Overordnet: Hjelpetekst: Det kunne være nyttig med en forklaring av hva hvert av feltene skal inneholde, gjerne med et eksempel eller to. Dette er nok spesielt nyttig for nyansatte som ikke har gjort dette før. Engelsk utgave av EpN: Ikke norsk-språklige personer sliter med applikasjonen. Uklar arbeidsflyt: Det var uklart hvordan levere fra seg en emnebeskrivelse til neste steg i arbeidsflyten (sende til godkjenning)

19 Redigering av emne forts. Spesifikt: Skjemaelementene utnytter siden dårlig. Man kan plassere skjemaelementer ved siden av hverandre isteden for å ha alt under hverandre. Nedrullingsmenyene (drop-down) er ikke brede nok til å vise all teksten. F.eks. i Rapportering/Studieprogram rapportering og Generelt/Administrativt/Faglig sted. Fullt navn vises hvis en holder musetasten over eller åpner feltet

20 Redigering av emne forts. Vurdering/Vurderingskombinasjon: Det er ikke opplagt hva dette er, og at det kommer frem noe tekst ved trykk på dokumentsymbolet. Hvorfor vises ikke teksten i «redigeringsfeltet»? Det bør være en del standard fraser for dette feltet, som man kan velge fra i en nedrullingsmeny. Det bør være eget felt for Eksamensordning og eget felt for Hjelpemidler og evt. andre felt som skal inngå her. Hvis flere vurderinger inngår, bør det brukes en liste

21 Redigering av emne forts. Mange felt er fritekst i EpN, men det bør begrenses hva som legges inn. (f.eks. formelle forkunnskapskrav og vektingsreduksjon). Anbefalte forkunnskaper bør legges til enkeltvis til en liste, som maskinelt settes sammen. Ønskelig å ha url som en link man kan trykke på for å forhåndsvise emnet slik det opprinnelig (før redigering) ligger på nettet. Undervisning/Termin: Hvorfor fritekst? Finnes vel bare vår og høst?

22 Redigering av emne forts. Har enkelte ganger vært svært vanskelig å lagre tekst i EpN. Dette har ført til en tidkrevende prosess der en måtte skrive teksten opptil tre ganger og trykke lagre før teksten ble lagret (timeout var for kort). Det har videre blitt observert at enkelte ord er blitt flyttet sammen når en velger å ta ut rapport. Dette skal imidlertid ifølge FS ikke vises og overføres til nettsidene

23 Brukererfaring EpN-fanene Fane Generelt Stort sett fungerer feltene bra. I de nederste feltene (formelle forkunnskaper, anbefalte forkunnskaper og vektingsreduksjoner) så er det noe tungvint at en må trykke på det grønne merket for å vise det som var i fjor. Fane Rapportering: Fane stort sett ok. Problemer med ugyldige verdier på spesielt studieprogram som ikke var aktive lengre men som ligger på emnet. Dato bør settes for når studieprogram utgår, ikke x-ut

24 Brukererfaring EpN-fanene forts. Fane Vurdering Her savner vi videreutvikling av EpN. Nå kun visning av deler av vurderingskombinasjonene og fritekstbeskrivelse ved endring. Fane Undervisning Undervisningstermin må nå beskrives med tekst hvis den skal endres. Mulighet for å kunne gjøre endringer på samme måte som ved nyopprettelse av emner? Fagpersoner bør ikke kunne X-ut (kun for nye), men dato bør settes

25 Brukererfaring EpN-fanene forts. Fane StudentWeb Brukes ikke ved UiS for faglærerer. Fane Diverse Brukes heller ikke for faglærere Fane Emneinfo Virker i hovedsak ok men språkvalg kan bli litt feil

26 Oppsummering faktorer for suksess Hva er viktig å passe på (faktorer for suksess) ved innføring av EpN: Involvere fakultetene/avdelingene på et tidlig tidspunkt. Noen må passer på prosessen og «pisker» de faglige (instituttledere og fakultets-/avdelingsledelsen). Ha klare tidsfrister som alle kjenner til. Viktig å ta en opprydning/forenkling i FS før overføring til EpN. Færre valg - enklere for de som skal redigere/opprette emner

27 Oppsummering faktorer for suksess forts. Prøve å få noen ambassadører blant de faglige. Innføre systemet gradvis og ikke i full skala samtidig (i alle fall på større institusjoner). Kan redusere rolletilganger i FS for emner for saksbehandler og dermed kjøre mer «live» oppdatering av informasjonen til nettsidene

28 Ønskelige forbedringer i EpN Mulighet for interaktiv brukerveiledning. EpN blir normalt bare brukt en periode pr. år. Bør kunne veilede brukeren bedre enn i dag. Mulighet for å legge inn flere hjelpetekster generelt. Pr. i dag er det mulig å legge inn hjelpetekster på de enkelte feltene, men veiledningstekster som enten ligger fast eller vises dersom en holder musepilen over, er ønskelig

29 Ønskelige forbedringer i EpN forts. Mulighet for engelsk EpN-versjon. Etter hvert mange faglærere som ikke behersker norsk. Vurderingskombinasjoner må være mulig å registrere (EpN-3)

30 Avslutning forts. Positivt at lærerne får et sterkere eierforhold til prosessen og emnene. Innføring av EpN gir oss mulighet til å redusere brukertilgang til Emner i FS. Vi håper på videreutvikling av EpN så raskt som mulig