1 2 Disposisjon Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap Darijus Strasunskas ERP-systemer, del 2 (basert på notat av Gulla) I går I dag What is is an an enterprise system? Enterprise system functionality Architecture Customizing Enterprise Systems Reengineering Business Processes Managing Change Benefits and Problems Future of of Enterprise Systems TDT4175 Informasjonssystemer 3 1. GGI Corporation Case 4 GGI prosess-utfordringer PLANT MAINTENANCE Request material document Make production schedule Reserve goods document material MANAGEMENT PURCHASING Allocate costs Create purchase order Approve purchase order Send purchase order WAREHOUSE Receive goods Deliver goods Deliver invoice Return goods ACCOUNTING Allocate costs document Verify invoice Evaluate vendor Evaluate customer invoice QUALITY INSPECTION Reserve goods label Inspect goods Release/reject goods label Vanskelig å holde styr på materialer Informasjon gikk tapt Vanskelig å verifisere om informasjon var korrekt Deler av prosess utenfor automatisk støtte-system Stor tids- og ressursbruk i info-behandling Taus kunnskap
5 Hvordan forbedre situasjonen? 6 Ressursoptimering Organisasjonelle prinsipper: Gå fra ressursoptimering til prosessoptimering Hvordan bruke IT best mulig? Hvordan bruke organisasjonelle og menneskelige ressurser best mulig? Mål: Optimalisere ressursbruk innad i avdeling Problemer nøkkelindiaktorer (KPI) for å måle organisasjonens ytelse Grensesnitt til andre avdelinger Optimering innad I avdeling ikke nødvendigvis bra for bedriften som helhet Prosessomforming (BPR): Hva er rollen til pakkeløsninger? Hvordan balansere tilpasning av organisasjon vs tilpasning av pakke? Eksempler: Menneskl. Ressurser (HR) & opplæring: Opplæringskostnader på HR-budsjett Isolert sett kan HR da spare penger ved å redusere opplæring MEN: Oppdatert personell verdifullt for andre avdelinger Fabrikkvedlikehold: Preventivt vedlikehold ekstrakostnad for Vedlikeholdsavd. MEN: Kutt vil gi hyppigere produksjonsstans, dvs. ekstrakostnader for andre avdelinger (f.eks Produksjon, Salg, ) 7 8 Prosessoptimering Balansere org.endring og tilpasning av ERP-pakken Forretningsprosess: People Teknologisk suksess-modell Komprehensiv suksess-modell Resources Value to customer Mye tilpasning / programmering Ingen prosessendring Moderat tilpasning av pakken Mye prosessendring i org. Mål: Optimere prosesser heller enn avdelinger Spørsmål: Hvilke aktiviteter? Hvordan utføre dem? I hvilken rekkefølge? Hvem? Når / under hvilke betingelser? Hva blir utviklingskostnadene? vedlikeholdskostnadene? Kan bedriften endres? Er nå-prosesser tilfredsstillende? Er standardfunksjonaliteten OK? Skal vi gå bort fra prosesser vi er fornøyde med? Er de ansatte med? Kan vi håndtere kompleksiteten?
9 10 Risk og gevinster Risk Ex: std functionality reengineer organization high organizational risks high limited customization low IT risks Paradigm shift Reengineering GGI Reengineering prinsipper En sentral database Raskere og mer forutsigbar prosess Komprehensiv suksess-modell forretningsprosessmodeller Utviklet av team på tvers av avdelinger som del av fit analysis Dokumenterte nye prosesser med EPC Lenker til pakkeløsning Rationalization low Automation low high Return 11 Event Process Chains (EPC) 12 Ny GGI innkjøpsprosess Assigned purchase requisition Invoice with reference has arrived Invoice w/o reference has arrived Purchase order process for stock mat. Purchasing Brukt i mange ERP-prosjekter Purchase order is transmitted Material arrived OR Control flow Purchase Requisition created State/event Organizational unit Invoice processing Accounting Goods receipt processing Warehouse Function PR not approved Approve Purchase requisition PR approved And released Purchasing Accounting Logical operator (,, OR) Invoice is not accepted Invoice posted and released for payment Goods are to be returned Material post. to stock in qual inspect Quality inspection. Material is placed in stock Warehouse Transfer order created automatically Placement in storage processing Material is Material is not accepted accepted Materials is placed into stock
13 14 Analyse av prosessmodell 2. Endringsledelse Hvordan vet vi om den nye er bedre? Tid Kostnader Ressurser som trengs Kvalitet / pålitelighet Er modelleringsspråket tilfredsstillende? EPC mye brukt i ERP-prosjekter Svakheter: litt dårlig uttrykkskraft, manglende abstraksjonsmekanismer Definisjoner: Engasjere ansatte og grupper til å ta ansvar for å realisere den nye visjonen for organisasjonen og utvikle eget potensial Systematisk og pro-aktivt se på organisasjonelle og sosiale problemstillinger som påvirker suksessen til et ERP-prosjekt Skop: Technology People Strategic objectives Business processes 15 16 Hvorfor endringsledelse? Prosess for endringsledelse Productivity/ Morale/ commitment Change introduction Managed change Unmanaged change Time Holdninger og oppførsel Forventninger Erfaringer Motivasjon Organisasjon Konsernkultur Org. strukturer & verktøy Prosjekt Forretningsledelse Kommunikasjon Deltagelse People fears People benefits Commitment Acceptance Intelligence Knowledge
17 18 Opplæring i ERP-prosjekter 3. Fordeler og problemer ERP empowerment (gir ansatte muligheter) MEN: Reduksjon av bemanning? Trenger bedre opplærte ansatte Nyttig med god prosessforståelse Raytheon Aircraft SAP Project: Training program: $2.7 billion subsidiary of Raytheon Co. $5.5 million on training employees Project duration 1 year 5,000 employees trained for 20 Total cost of about $55 million hours/week months before go live date Eliminated 30 legacy systems 150 go live managers worked full time Integrated 4 manufacturing sites and 15 on SAP before go live date airport service stations 103 courses Fordeler Kostnadsreduksjon Færre systemer å vedlikeholde Mindre intern utvikling og vedlikehold Automatisering av rutinearbeid Konsistens og tilgjengelighet Mindre duplisering av data, færre feil Oppdatert info tilgjengelig online Prosessforbedringer Tid Pålitelighet Kvalitet 19 20 Årsaker til fiasko (Deloitte) Skjulte problemer (Vogt) Top ten barriers to success (Deloitte & Touche Consulting Group 1995) Resistance to change 82 Lack of management commitment 72 Unrealistic expectations 65 Poor project management 54 Uncompelling change case 46 Scope expansion/uncertainty 44 Project team lacked skills 44 No change management program 43 No horizontal process view 41 IT perspective not integrated 36 Pålitelighet Alt avhenger av ett system Big bang forførelse Masse nytt introduseres samtidig Overivrig tilpasning heller enn å omforme prosesser som burde vært forbedret Kulturelle hindringer Usikkerhet mhp endringer i arbeidsoppgaver og -miljø 0 20 40 60 80 100
21 22 Skjulte kostnader, forts (Vogt) 4. Fremtiden for ERP Fra bakgrunnsoperasjoner ( backbone ) til B2B samhandling Opplæring Dyrere enn mange tror Transisjon Konvertering og grensesnitt Prosjektet går på overtid Økte konsulentutgifter Holder de beste unna ERPprosjektet Trenger disse i daglig drift Men ERP-prosjektet svekkes dermed Forsinket ROI www.digi.no (12 March 2004) EDB skal drifte SAP-løsningen til Norske Skog Avtalen går over to år og har en samlet verdi på omlag 20 millioner kroner. Avtalen som løper til 30. september 2006 er en videreføring av eksisterende driftsavtale. Tjenestene som leveres av EDB IT Drift, omfatter daglige driftsoppgaver, overvåking, feilhåndtering og applikasjonsdrift for Norske Skogs SAP-løsning med omkringliggende applikasjoner. Løsningen benyttes i dag på i alt åtte av Norske Skogs fabrikker i Europa og er knyttet opp til salg- og logistikkfunksjonene hos Norske Skog. Intranet Extranet Internet Collaboration Comprehensiv e-business solution Portals Market places Customer Relationship Management Collaborative engineering Business warehouse B2B procurement E-recruiting Electronic bill Sales presentment & payment Human Resources Strategic Enterprise Management Logistics Collaborative Accounting Knowledge forecasting Production warehouse Enterprise Enterprise group Business Partners World 23 Konklusjoner Prosessomforming (BPR) Teknologisk vs. komprehensiv suksessmodell Endringsledelse Må sikre aksept og oppslutning Fordeler og problemer Uklart bilde, fins både suksesser og fiaskoer Fremtiden for ERP B2B, B2C