Prosjektbegrunnelse for prosjektet Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter planleggingsfasen Denne fylles ut ved behandling Prosjektnummer: Saksnummer: Versjon 1.0 11.11.2015 Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> <navn> Beslutning: <Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Neste fase ferdig: Prosjektleder: <dato> Andre: Signatur (prosjekteier) 1
Innhold 1. Oppsummering 3 2. Forretningsalternativ 3 3. Forventede gevinster 4 4. Forventede ulemper 4 5. Tid 5 6. Kostnader 5 7. Investeringsvurdering 5 8. Viktige usikkerheter 5 2
1. Oppsummering Arbeidsgruppe veikart avdekket behov for bedre håndtering av digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Disse behovene ble kartlagt grundigere gjennom foranalysen Digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter (avsluttet juni 2015). Foranalysen viste at det er behov for fellesløsninger på disse områdene, og anbefalte at det etableres et forprosjekt, som heretter benevnes som planleggingsfasen, jf. prosjektveiviseren. Formålet med planleggingsfasen er å skape et tilstrekkelig grunnlag for å beslutte hvilke fellesløsninger som skal realiseres for digital kontaktinformasjon og fullmakter. Prosjektet skal bidra til regjeringens målsetting om forenkling og digitalisering i offentlig sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Det å etablere fellesløsninger på disse områdene er avgjørende for å oppnå heldigitale tjenester og realisere samfunnsøkonomiske gevinster. Tilgang til digital kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til at næringsdrivende og andre typer virksomheter kan ha en sikker og effektiv digital kommunikasjon med forvaltningen, og motsatt. Raskere og mer effektiv kommunikasjon vil gi grunnlag for bedre flyt i samhandlingen, og dermed raskere og bedre behandling for alle involverte parter. Samtidig skal informasjonssikkerheten bli ivaretatt på en måte som ikke unødig forsinker prosessene. 2. Forretningsalternativ Dersom prosjektet ikke gjennomføres, vil det enkelte forvaltingsorgan måtte starte opp eller fortsette sitt eget utviklingsløp for forvaltning av digital kontaktinformasjon og fullmakter. Det vil ta lengre tid å oppnå heldigitale tjenester. Brukerne må da oppdatere samme informasjon flere steder og får dermed økte oppgavebyrder. De vil derfor oppleve et fragmentert digitalt kommunikasjonsbilde med forvaltningen. En slik situasjon vil være svært kostnadsdrivende for forvaltningen. Forvaltningen som sådan vil ikke fremstå enhetlig og graden av brukerorienteringen vil variere mellom ulike deler av forvaltningen. Vi vil ikke oppnå den grad av samordning og digitalisering som er avgjørende for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Foranalysen anbefalte derfor en rekke tiltak, som til sammen vil bidra til å dekke behovene både på kort og lang sikt. Det haster med å imøtekomme private virksomheters og forvaltningens behov for digital kontakt- og fullmaktinformasjon. Samtidig er dette et område hvor det allerede er gjort mye arbeid og det pågår en rekke aktiviteter. Både planleggings- og gjennomføringsfasen vil ta høyde for dette. Prosjektet vil jobbe i iterasjoner. Dette gjør det mulig å produsere hyppige leveranser, samtidig som vi oppnår vekselvirkninger mellom utredning og utvikling. Gjennomføring av prosjektet vil være med på å bidra til regjeringens målsetting om forenkling og digitalisering i offentlig sektor for å bedre tilbudet til innbyggere og næringsliv. Det å etablere fellesløsninger på disse områdene er avgjørende for å oppnå heldigitale tjenester og realisere samfunnsøkonomiske gevinster. 3
Planleggingsfasen av prosjektet skal levere grunnlag/prosjektforslag for gjennomføring av prosjektet, for å dekke behovet for digital kontaktinformasjon og fullmakter gjennom fellesløsninger. 3. Forventede gevinster Planleggingsfasen vil gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse, eventuelt en mindre omfattende nytte-/kostanalyse. Hva som gjennomføres, avhenger av om det blir tilført midler til dette tiltaket i planleggingsfasen. I planleggingsfasen skal det settes opp mål for forventet effekt. Gevinster skal kartlegges og det skal settes opp mål for disse. Målene skal være overordnet, men samtidig utformes med faktorer som gjør det mulig å konkretisere og beregne forventede og oppnådde gevinstene av det enkelte forvaltingsorgan. Effektmålene foreslås å være; forenkling og besparelser for næringslivet mer effektiv forvaltning helhetlig digital samhandling Forenkling og besparelser for næringslivet Effektiv digital kommunikasjon gir grunnlag for bedre og sikrere kommunikasjon, raskere behandling og enklere prosesser. Tjenester kan i større grad utformes interaktivt der brukere ikke behøver å gi samme informasjon flere ganger til flere parter. Mer effektiv forvaltning Digital kommunikasjon kan være både raskere, rimeligere og sikrere enn tradisjonelle måter å kommunisere på. Digital kommunikasjon kan bidra til at saksbehandlingen internt i det enkelte forvaltingsorgan forenkles og at kommunikasjon mellom ulike forvaltningsorgan og nivå blir mindre kostnadskrevende, og at saksbehandlingen tar kortere tid. Helhetlig digital samhandling Målet er fullstendig digital samhandling mellom forvaltning og næringsliv. Tilgang til kontaktinformasjon og fullmakter skal bidra til å understøtte digitale samhandlingsmønstre slik at prosesser mellom forvaltningen og virksomhetene ikke fragmenteres eller kompliseres unødig. Helhetlig digital samhandling bidrar til å realisere nye og mer effektive prosesser på tvers av forvaltning og private virksomheter. Dette stiller krav til hensiktsmessige ITløsninger både i forvaltningen og hos de private virksomhetene. 4. Forventede ulemper Det er ikke avsatt egne midler til gjennomføring av planleggingsfasen. De berørte forvaltningsorgan må derfor finansiere bruken av ressurser på dette arbeidet innenfor den enkeltes gjeldende rammer og budsjett. 4
5. Tid Planleggingsfasens varighet: 1. januar 31. oktober 2016. For å kunne levere satsingsforslag/budsjettinnspill til overordnet departement, må planleggingsfasen være fullført medio oktober 2016. Bemanning og ressursavtaler må på plass før januar 2016, med oppstart av planleggingsfasen i januar. 6. Kostnader Kostnad for planleggingsfasen: Se faseplan for planleggingsfasen. Kostnad for gjennomføringsfasen vil bli utarbeidet i planleggingsfasen. 7. Investeringsvurdering Sammenligne gevinster og ulemper opp mot hverandre for å definere verdien på prosjektet som en investering. Deler av dette vil bli gjennomført og utarbeidet i planleggingsfasen, og vil være gjeldende for gjennomføringsfasen. 8. Viktige usikkerheter Ressurstilgang: Hvis tidsrammene skal holde, må alle berørte forvaltningsorgan stille med nok ressurser, og riktige ressurser, inn i arbeidet i planleggingsfasen. Dette gjelder skatteetaten, NAV, KS/KommIT, Difi, Helsedirektoratet og BR. Tidsramme: Planleggingsfasen av prosjektet må være fullført innen utgangen av oktober 2016, for å kunne levere satsingsforslag/budsjettinnspill til et eventuelt hovedprosjekt. Interessegap eller manglende konsensus mellom forvaltningsorganene i prosjektet: Vil kunne medføre mindre bruk av eventuelle fellesløsninger og dermed øke oppgavebyrden for brukerne. 5