til for anskaffelse av Rammeavtale for Kontroll og vedlikehold manuelle slokkesystemer Saksnummer: 13/01727 Søknadsfrist: 12/7-2013 kl.: 12:00
Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring... 4 2.1.1 Prosedyrer for FOA-II... 4 2.2 Spørsmål vedrørende anskaffelsen... 5 2.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2.4 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen... 5 2.5 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll... 5 2.6 Omkostninger... 6 2.7 Tilbudskonferanse/befaring... 6 2.8 Tidsplan... 6 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Finansielle kvalifikasjoner... 8 4 Utvalgskriterier for begrenset konkurranse... 9 5 Krav til søknad om å delta i konkurransen...10 5.1 Språk...10 5.2 Format...10 5.3 Strukturering av søknaden...11 6 Leveringsfrist og -sted...11 7 Avgjørelsen...12 7.1 Avlysning og avvisning...12 7.2 Beslutning om prekvalifisering...12 8 Vedlegg...12 Side 2 av 12
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Vestre Viken HF er et helseforetak innenfor det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF. Vestre Viken helseforetak ble etablert 1. juli 2009 da Kongsberg sykehus, Ringerike sykehus, Sykehuset Asker og Bærum og Sykehuset Buskerud ble slått sammen. Sykehuset Asker og Bærum har siden skiftet navn til Bærum sykehus, og Sykehuset Buskerud har skiftet navn til Drammen sykehus. Helseforetaket leverer sykehus- og spesialisthelsetjenester til 444 500 mennesker i 26 kommuner. Dette skjer i tett samarbeid med primærhelsetjenesten i kommunene. Vestre Viken HF har 9 500 ansatte. Helseforetaket skal utvikle gode og likeverdige tjenester til befolkningen i opptaksområdet. For ytterligere informasjon, se www.vestreviken.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Side 3 av 12
Vestre Viken HF har rundt 900 håndslokkere av ulike typer og 655 brannslanger fordelt på bygningsmassen i foretaket. Foretaket ønsker å inngå rammeavtale for årskontroll og service av håndslokkere og årskontroll av brannslanger. Det ønskes å inngå eksklusiv kontrakt for inntil fire år med en leverandør. I kontrakten vil det også ligge leveranse av nye apparater til erstatning for apparater som må kasseres. I konkurransen skal det tilbys enhetspriser for både apparater, og ulike typer kontroll og service som sikrer fleksibilitet i kontrakten mht omfang. For håndslukkere vil NS3910 være styrende, mens for brannslager gjelder NS-EN 371-3 og NS-EN 371-1 (trykktesting formstabile slanger). Leveransebeskrivelsen som er vedlagt denne kunngjøringen, gir ytterligere informasjon om anskaffelsen. De fem best kvalifiserte kandidatene vil bli invitert til å delta i konkurransen så fremt et tilstrekkelig antall tilfredsstiller minimumskravene til kvalifikasjoner. Dersom færre tilbydere enn fem tilfredsstiller kravene, vil de som er kvalifisert, bli invitert. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Anskaffelsens totale verdi er antatt å overstige nasjonal terskelverdi og overstige EØS-terskel, men på bakgrunn av at håndslokkere iht. informasjon på hjemmesidene til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ikke omfattes av EØS-avtalen, og de godkjenningsordninger som gjelder for kontroll og vedlikehold av manuelle slokkesystemer satt i system av Rådet for brannslokkemateriell hvor DSB er et av seks likeverdige medlemmer, vurderer oppdragsgiver at anskaffelsen best følger forskriftens del I og II som uprioritert tjeneste kategori 27. Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 med endringer, sist ved lov 11. mai 2012 nr. 25 og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) fastsatt i kgl.res. 7. april 2006 nr. 402. Endret sist ved forskrift 25.juni nr 726. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelser som følger forskriftens Del I og II refereres heretter til som FOA-II, og anskaffelser som følger Del I og III som FOA-III. Vi minner om at det iht. FOA ikke er anledning til å forhandle om innleverte tilbud ved anbudskonkurranser, og henstiller derfor til leverandørene til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. Utlysningen er kunngjort i Doffin, se www.doffin.no. 2.1.1 Prosedyrer for FOA-II Konkurransen avholdes som en begrenset anbudskonkurranse Side 4 av 12
2.2 Spørsmål vedrørende prekvalifiseringen Alle spørsmål vedrørende prekvalifiseringen må være sendt per e-post til vår kontaktperson senest 5/7-2013 med tittelen Spørsmål til prekvalifisering 13/01727. Kontaktperson E-postadresse Kjetil Pharm kjetil.pharm@vestreviken.no 2.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 6 dager før tilbudsfristens utløp. Informasjon om dette distribueres direkte til inviterte deltakere. 2.4 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 2.5 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Det som kan sladdes er det som er å anse som forretningshemmeligheter, jf Offentleglova 13 og Forvaltningsloven 13. Hva som er å anse som forretningshemmeligheter vurderes relativt strengt. Eksempelvis vil egenutviklet metodikk være å anse som forretningshemmeligheter dersom den ikke på en annen måte er offentliggjort eller gjort tilgjengelig for et større antall personer. Det samme vil gjelde løsninger og tilnærminger som er helt særegne for den enkelte leverandør. Emneoversikter, beskrivelse av bruk av generelle og allment kjente metoder og modeller vil eksempelvis ikke være å anse som forretningshemmeligheter. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder sammen med tilbudet leverer en sladdet versjon av tilbudet, alternativt vedlegger en bekreftelse på at ingen deler av tilbudet anses som taushetsbelagt. Side 5 av 12
2.6 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere søknad og tilbud, må bæres av tilbyder. Verken søknad eller tilbud blir returnert tilbyder. 2.7 Tilbudskonferanse/befaring Det avholdes ikke tilbudskonferanse/befaring i denne konkurransen 2.8 Tidsplan Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å endre tidsplanen ved behov. Kunngjøring av konkurranse med prekvalifisering 26.06.2013 Frist for eventuelle spørsmål til prekvalifiseringen 05.07.2013 Frist for å søke om deltagelse i begrenset anbudskonkurranse 13.08.2013 kl.: 12:00 Planlagt utsendelse av konkurransedokumenter 16.08.2013 Frist for eventuelle spørsmål til konkurransen (spørsmål vil bli besvart etter 12/8 pga ferieavvikling) 30.08.2013 Tilbudsfrist 13.09.2013 kl.: 12:00 Tilbudsåpning ikke offentlig Evalueringsfase ferdig 20.09.2013 Meddelelse om tildeling av kontrakt 27.09.2013 Klagefrist 17.10.2013 Planlagt kontraktsignering 23.10.2013 Snarest etter tilbudsfristens utløp Side 6 av 12
3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal i sin søknad om deltagelse beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sin søknad om deltagelse i konkurransen vurdert. 3.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav 3.1.1 Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav 3.1.2 Dokumentasjon Tilbyder skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Tilbyder skal ikke være rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel de siste 5 år. Leverandører som ikke tilfredsstiller dette kravet avvises fra konkurransen med hjemmel i forskriftens 11-10 (1) e / 20-12 (1) e. Bekreftelse på at kravet tilfredsstilles, dokumenteres ved egenerklæring i søknadsbrevet. Kvalifikasjonskrav 3.1.3 Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav 3.1.4 Dokumentasjon Tilbyder skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Side 7 av 12
3.2 Finansielle kvalifikasjoner Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med et hvert annet dokument som oppdragsgiver kan aksepteres. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres innenfor fristen angitt under punkt 2.2 - Spørsmål vedrørende. Kvalifikasjonskrav 3.2.1 Kvalifikasjonskrav 3.2.2 Tilbyders og dennes eventuelle underleverandørers samlede driftsinntekter skal være minimum 10 MNOK Tilbyder og dennes eventuelle underleverandører skal samlet oppfylle nedenstående krav til soliditet. Underleverandører som skal bidra til at kravene oppfylles, må fylle ut og signere eget tilbudsbrev som leverandøren leverer sammen med eget tilbudsbrev. Egenkapitalandel i % 10 SEK * 100 SGE SEK: Sum egenkapital SGE: Sum egenkapital og gjeld Kommentar Hvis sum egenkapital < 100 000,- anses soliditeten uansett for å være svak. Egenkapitalandelen viser hvor stor andel av eiendelene som er finansiert med egenkapitalen. Likviditetsgrad 1 SOM SKG SOM: Sum omløpsmidler SKG: Sum kortsiktig gjeld Dokumentasjon Kommentar Dette er et mål på hvor mye kortsiktige midler foretaket har i forhold til forpliktelsene selskapet har på samme tidshorisont. Kortsiktig gjeld er forpliktelser som forfaller innen ett år, mens omløpsmidler er midler i foretaket som kan likvideres innen ett år o Foretakets siste ÅRSBERETNING, samt eventuelle nyere opplysninger o Siste årsregnskap iht. rapporteringsplikten Vestre Viken HF innhenter sine regnskapsanalyser fra PROFF Forvalt (www.forvalt.no). Alle selskaper som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret vil være registrert gjennom PROFF Forvalt. For disse selskapene vil det derfor ikke være nødvendig å innlevere ovenfor etterspurte dokumentasjon på at kravene er tilfredsstilt. Side 8 av 12
4 Utvalgskriterier for begrenset konkurranse Nedenstående utvalgskriterier vil legges til grunn for utvelgelse av deltagere i konkurransen. Oppdragsgiver vil etter en helhetsvurdering av nedenstående kriterier, invitere 5 deltakere til å levere tilbud, forutsatt tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere. Dersom antall kvalifiserte søkere er lavere, inviteres alle kvalifiserte. For hvert utvalgskriterium vil søkerne bli rangert med beste som nummer 1, nest best som nummer to, osv.. Hvert utvalgskriterium teller likt. De fem søkere med høyest totale rangering (laveste sammenlagte summer for rangering) blir invitert. Ved poenglikhet avgjøres invitasjon ved loddtrekning. Utvalgskriterium 1 Utvalgskriterium 2 Utvalgskriterium 3 Utvalgskriterium 4 Utvalgskriterium 5 Foretaket må ha best mulig kapasitet med relevant kompetanse til å utføre kontroll av håndslokkere: antall ansatte personer med kompetansebevis kategori RØD, og GRØNN utstedt av Rådet for vedlikehold av brannslokkemateriell. Dersom leverandøren fremfører annen tilsvarende kompetanse som likeverdig eller bedre, må dette begrunnes og dokumenteres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til egen vurdering av egnethet. Foretaket må ha egnet verksted med fast tilholdssted (adresse), som er hensiktsmessig innredet for vedlikehold av håndslokkere. Tilbyder bes å beskrive dette iht. NS3910 pkt 5. Foretaket må ha best mulig kapasitet med relevant kompetanse og utstyr for å kunne utføre kontroll av formfaste brannslanger med utgangspunkt i, men ikke begrenset til, NS-EN 671-3. Tilbyder bes om å beskrive hvor mange personer virksomheten sysselsetter, som har relevant kompetanse for oppfyllelse av kontrakten på dette området. Liste over de viktigste relevante leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette, kan en erklæring fra leverandøren godtas, men en slik erklæring vil vurderes som svakere. Leverandøren bes å oppgi 3 referanser fra utvalgskriterium 4 som oppdragsgiver kan kontakte for å verifisere leverandørens egnethet. Ved referanseinnhenting vil minimum én referanse (vilkårlig valgt av Oppdragsgiver) per leverandør innhentes, og de samme spørsmål vil bli stilt til samtlige referanser (ref likebehandling av leverandørene). Side 9 av 12
5 Krav til søknad om å delta i konkurransen 5.1 Språk Søknaden skal være på norsk. 5.2 Format Søknaden skal leveres på CD Generelt for søknadens utforming og struktur gjelder: Volumet på CDen skal navnes med tilbyderens organisasjonsnummer, innledet med landskoden (eksempel NO123456789) Dokumentene skal være organisert som angitt under punkt 5.3 Strukturering av o Tekst i vanlige parenteser kan unnlates både i filnavn og mappestruktur. Etikettsiden skal være påført firmanavn, oppdragsgivers arkivnummer og konkurransens tittel som angitt på konkurransegrunnlagets forside, og signert av den som tegner for tilbudet med dertil egnet skriveredskap. Filformatene må være kompatible med Vestre Viken HFs kontorstøtte verktøy som er Microsoft Office 2007, Word og Excel, samt Adobe Reader. Søknaden skal leveres på CD merket med anskaffelsens referanse og signatur med permanent egnet merkepenn. Originalt signert søknadsbrev på papir skal være vedlagt sammen med CD, emballert i nøytral forpakning merket med anskaffelsens referanser. Filnavn skal være korte, og av hensyn til kompatibilitet ikke inneholde spesialtegn som for eksempel Æ, Ø, Å. Boktavene A-Z, tallene 0-9 og tegnene -, _ og. kan anvendes. Filene skal være organisert i mapper som angitt under punkt 5.3 nedenfor. Side 10 av 12
5.3 Strukturering av søknaden Søknaden skal ha følgende inndeling: [NO894166762] o DEL 1 (Kvalifikasjon av tilbyder) signert søknadsbrev Underleverandører KAP1.1 (Lovpålagte krav) signert HMS egenerklæring MVA-attest skatteattest firmaattest KAP1.2 (Leverandørens økonomiske og finansielle stilling) Kopi av siste årsberetning levert Brønnøysundregistrene Kopi av siste årsregnskap Kopi av bekreftelse på gyldige forsikringer KAP1.4 (Utvalgskriterier hvis begrenset konkurranse) Svar på - Utvalgskriterier Eksempel på mappestruktur 6 Leveringsfrist og -sted Søknaden skal være oppdragsgiver i hende innen 13/8-2013 kl.: 12:00 Postadresse: Vestre Viken HF Innkjøpsavdelingen v/ Kjetil Pharm Wergelandsgate 10 3004 Drammen Leveringsadresse: Vestre Viken HF Innkjøpsavdelingen v/ Kjetil Pharm Wergelandsgate 10 3019 Drammen (Kontortid 08.00-15.30) Søknaden skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 13/01727 Konkurranse - Åpnes kun av adressat. Søknaden kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Søknaden kan leveres i resepsjonen i Wergelandsgate 10 mot kvittering Side 11 av 12
Fristen for innlevering av søknad er absolutt og for sent innkomne søknader vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at søknaden kommer frem til adressen ovenfor innen søknadsfristens utløp. 7 Avgjørelsen 7.1 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra eierinstanser eller politisk hold.. 7.2 Utfall av prekvalifisering og søknad om deltakelse Leverandører som ikke er kvalifisert, blir avvist i forkant av deltakerbegrensningen. Kvalifiserte søkere vil bli underrettet om utfallet av søknaden før konkurransegrunnlaget sendes til utvalgte deltakere. 8 Vedlegg Vedlegg nr 1: Mal for søknadsbrev Vedlegg nr 2: HMS-erklæring Vedlegg nr 3: Leveransebeskrivelse Side 12 av 12