Sluttrapport for sammenslåingen av FS-databasene for HiVe/HiBu og UMB/NVH

Sluttrapport for sammenslåingen av FS-databasene for HiVe/HiBu og UMB/NVH Sammendrag Fra 1.1 2014 ble Høgskolen i Vestfold (HiVe) og Høgskolen i Buskerud (HiBu) slått sammen til Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HBV). Norges Veterinærhøgskole (NVH) ble slått sammen med Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) til Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). FS basen til institusjonene måtte være slått sammen fra 1.3.2014, dvs. etter rapportering av høstdata til NSD 15. februar 2014, men før første rapportering av vårdata til NSD, 15. mars 2014 og før oppstart av NOM-opptaket for 2014. Arbeidet med sammenslåing av FS-basene startet i februar 2013. Det ble inngått en avtale mellom Samarbeidstiltaket FS, USIT v/universitetet i Oslo og henholdsvis HiVe og UMB om konsulentbistand i form av prosjektledelse, teknisk bistand og kompetanse til utvikling av programvare for overføring av data inn i en felles database. I løpet av vårsemesteret 2013 ble prosjektets mandat, prosjektbeskrivelse og framdriftsplan laget. Det ble lagt ned mye arbeid i å skaffe oversikt over kodebruk i de ulike basene og å rydde i kodetabeller, slik at disse i størst mulig grad er like. Det ble tidlig avklart at henholdsvis HiVe- og UMB-basene skulle være «mor»-baser basert på innspill fra USIT, vurderinger rundt lokalt opptak (HBV) og omkringliggende systemer som Fronter og BAS. For opptak med oppstart etter at basene er fusjonert bør opptaket kjøres i mor-basen, selv om utdanningen hører hjemme i fra-basen. Det ble laget programvare for å slå sammen databasene. Sammenslåingen av basene foregikk ved at: en laget en klon av HiVe/UMB-basene deretter kopierte utvalgte data fra HiBu/NVH-basene til klonen kopieringen ble gjort via hjelpetabeller hvor også endring av institusjonsnummer, omnummerering av studenter o.l. ble gjort det ble kopiert data fra ca 200 tabeller i HiBu/NVH-basene til de nye felles FS-basene, noe mer for HiBu enn NVH. Morbase FSHIVE/ FSUMB Morbase klones til ny base HBVDMO/ NMBUDMO HBVPRD/ NMBUPRD Data i frabase flyttes til ny base Frabase FSHIBU/ FSVETHS 1

Frem mot endelig fusjon i uke 9 2014 ble det i alt gjennomført 3 testfusjoner til demobasene. Den første høsten 2013 og den siste i uke 7 2014. Testfusjonene ble etterfulgt av grundig kontroll av data i sammenslått database, i henhold til en testplan. I den siste testfusjonen ble det også satt opp kopling mot studentweb og søknadsweb. Det ble i forkant av sammenslåingen av FS-basene gjennomført en vask av data mot Folkeregisteret. Videre ble det arbeidet med stedkoder og det var tett kopling mot omkringliggende systemer som brukeradministrative systemer (BAS) og Fronter. Det ble i prosjektperioden arrangert to to-dagers seminarer/workshops sammen med Universitetet i Tromsø/Høgskolen i Finnmark. Foruten FS-personer var det også med personer fra IT/BAS/LMS for erfaringsutveksling mellom institusjonene og felles problemstillinger mellom systemene. Det var lagt opp til arbeidsseminarer hvor alle deltakerne måtte forberede seg og legge fram ulike problemstillinger og løsninger. I tillegg til teknisk bistand fra USIT-SUN (universitetets senter for informasjonsteknologi, seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer) ble det laget en detaljert tidsplan med USIT-drift, som har ansvar for drift av databaser og oppsett av webapplikasjoner. Samarbeidet med USIT-drift har fungert svært godt, og nødvendige endringer har blitt rask tatt tak i. Institusjonene hadde et tett samarbeid med UNINETT i forbindelse med fusjonen. Det er mange andre systemer som driftes av UNINETT, for eksempel økonomisystemer, arkiv og FEIDE. I prosessen har det vært viktig å få med informasjonsavdelingene for å sørge for informasjon til studenter, søkere og ansatte. Her er vel det punktet hvor det har vært vanskeligst å få til an aktiv deltakelse fra starten av, men dette bedret seg etter hvert i prosjektet og det ble i fellesskap laget løsninger for informasjon til studenter og ansatte. Basene ble slått sammen i uke 9. De ble tatt ned etter arbeidstid tirsdag og var opp igjen torsdag kl 12. Webapplikasjonene var på plass fredag. Rapportering til Lånekassen/BIBSYS kom på plass i løpet av mandag/tirsdag i uke 10. Organisering av arbeidet Prosjektleder arbeidet 50 % for hver av fusjonene i perioden februar 2013 mars 2014. Fra institusjonene har det vært prosjektgrupper som har jobbet med rydding i data, samordning av rutiner og pådrivere for beslutninger. For framdriften av prosjektet har det vært vesentlig at beslutninger har blitt fattet forholdvis raskt. I hovedsak har det vært 3 personer ved HBV og 2 ved NMBU som har gjort dette arbeidet i samarbeid med prosjektleder. Prosjektleder har hatt kontorplass både ved NMBU og HBV. Som arbeidsverktøy har prosjektleder benyttet Toad for Data Analysts for å sjekke data i basistabeller. I tillegg har teknikerne benyttet Toad for å dra ut personfiler for duplikate personnummer, navn, e-postadresser m.m. For å følge opp alle enkeltsaker er det benyttet Jira, hvor saker er fortløpende registrert og fulgt opp med kommentarer helt til sakene er blitt løst. Dette har gjort at vi hele tiden har hatt rimelig god oversikt over hva som skal gjøres, hva som er under arbeid og hva som gjenstår. Arbeidsoppgavene har vært delt inn i to ukers perioder med hvilke saker som skulle løses innenfor perioden. Dersom de ikke ble ferdigstilt ble de overført til neste eller senere perioder. FS-gruppen har vært en del av de administrative arbeidsgruppene som ble etablert i forbindelse med fusjonene. Nødvendige beslutninger ble fattet på grunnlag av beslutningsnotater som gruppen produserte og ved behov har videresendt til riktig mottaker. 2

Det har vært avholdt jevnlige møter i prosjektperioden hvor problemstillinger er blitt diskutert og arbeidsoppgaver fordelt, fortrinnsvis via Jira. En del av møtene ved HBV har vært gjennomført som videomøter. I tillegg til koordinering internt i organisasjonen bl.a. med IT-tjeneste, personal/økonomi, bygningsdrift, bibliotek, informasjonstjeneste, studentopptak og eksamenstjeneste har gruppen arbeidet mot systemleverandører, leverandør av driftstjenester og mottakere av data fra FS (2 avdelinger ved Usit, Fronter, Lånekassen, Samordna Opptak, Database for høyere utdanning (DBH/NSD), NIFU, BIBSYS, Cristin, Utdanning.no, UNINETT). Arbeidet omfattet bl.a. avklaringer av rutiner og hvordan endringer i FS påvirker andre systemer. Prosjektadministrativt; mandat, prosjektbeskrivelse, framdrift Prosjektgruppen startet arbeidet med å avklare mandat, lage prosjektbeskrivelse og etablere en framdriftsplan med milepæler. Disse dokumentene ble revidert i mars og noen mindre justeringer av framdriftsplanen ble foretatt i løpet av høsten. Tidspunktet for selve sammenslåingen av basene måtte avklares tidlig. Rapportering til DBH med frist 15.2.2014 måtte gjøres fra separate FS-baser. Sammenslåing av FS-databasene kunne derfor ikke gjøres før etter 15.2, men helst før rapportering av vårdata, 15.03.2014 og før oppstart av NOMopptaket 2014. Fastsettingen av tidspunkt for basefusjonen var en viktig forutsetning for det videre arbeidet. Denne basefusjoneringen er første gang Usit har hatt prosjektansvar og ansvar for utarbeidelse av script for testing og overføring av data. Kodeverk Mye informasjon i FS er knyttet til ulike statuskoder. Dessuten er det kodeverk for emner, studieprogrammer, grader m.m. I tillegg til å avdekke og håndtere identiske koder for bl.a. ulike studieprogrammer og grader, ble det lagt ned mye arbeid i å avklare forståelse og bruken av en rekke koder, f.eks. studentstatus og vurderingsordning. Mye av arbeidsinnsatsen våren og høsten gikk med til å gå gjennom bruken av ulike kodeverk og avklare ensartet bruk og/eller rydding i eksisterende data. Samkjøring av eksisterende kodeverk er helt essensielt for å unngå feiltolkning av data. Det har derfor vært brukt mye ressurser på arbeidet med kodeverk. Det har vært arbeidet for å få et felles kodesett (stedkoder) for fakulteter og institutter ved institusjonene. Stedkodestrukturen skal være den samme i FS, økonomi og personalsystemet. Arbeidet i forhold til rapportering til Cristin forutsettes gjort etter at FS-fusjonen er på plass og er ikke en del av dette prosjektet.. For stedkoder i FS er det nødvendig å lage en mappingtabell mellom gamle og nye stedkoder. Endring av stedkoder ble gjort manuelt i FS umiddelbart etter fusjon for NMBU, mens det for HBV ble gjort via programmet. Dette fordi HVB hadde en, en til en, sammenheng mellom gamle og nye stedkoder, mens NMBU måtte splitte et par steder. I all hovedsak var det en en til en sammenheng mellom gammel og ny stedstruktur. Personforekomster En del personforekomster i begge baser har såkalt erstatningsnummer og disse bør så langt det lar seg gjøre erstattes med enten fødselsnummer fra Folkeregisteret eller SNR fra Samordna opptak. Det har vært en god del arbeid for å rydde i disse personforekomstene, spesielt å slå sammen personforekomster som har flere fødselsnummer/erstatningsnummer, men er en og samme person. 3

Videre har begge FS-databasene blitt vasket mot Folkeregisteret før de ble slått sammen. Dermed har en sikret seg oppdaterte navn og hjemstedsadresser, samt at status for død og utvandret. Institusjonene hadde allerede konsesjon fra Folkeregistrert for vasking av data, som også ble benyttet i den siste vasken før fusjonen, dvs. etter at institusjonene formelt var slått sammen. Rutiner og regelverk Det har spesielt vært jobbet med utarbeidelse av rutiner i perioden fra 1.12.2013 til 28.2.2014, dvs perioden rett før fusjonen 1.1.2014, mens det ble arbeidet ide gamle FS-basene. Bl.a. har det vært mye fokus på rutiner og regelverk knyttet til semesterregistrering og betaling, siden institusjonene har vært tilknyttet ulike samskipnader og har hatt ulike rutiner for fakturering. I forhold til produksjon av vitnemål, DS og brev/e-post/sms har det vært viktig å få utformet identisk data, for å sikre at institusjonen framstod som en institusjon, selv om det var to baser. Programvare, testfusjoneringer og kontroll av data Programvaren som ble benyttet ved fusjonen har tatt utgangspunkt i programvare benyttet ved HIOA-fusjonen, men det viste seg at det meste av dette måtte skrives på nytt. Det som foreligger nå skal være mulig å gjenbruke ved senere fusjoner, og blir også benyttet ved fusjonen mellom UIT og HiFm. Et sentralt punkt i programvaren er at en fletter sammen data fra de to databasene slik at en får mest mulig komplette data når det gjelder person- og student-data, men slik at de data hvor studenten var sist aktiv får fortrinn når det finnes data i begge databaser. Etter erfaringer fra tidligere fusjoner ble det tidlig besluttet ikke å kopiere data i fakturareskontro og opptaksdata fra hhv. HiBu/NVH-databasen til HBV/NMBU-databasene. Bakgrunnen for beslutningen var at både fakturareskontro og opptaksdata er svært kompliserte å ta med i en basefusjonering, dels på grunn av omfanget (opptak) og dels på grunn av streng kontroll med datakonsistens (fakturareskontro). Konsekvensene er at fakturareskontro for hhv. HiBu og NVH må vedlikeholdes i de gamle basene for faktura som er utstedt før fusjonen og at data på registerkort i HBV/NMBU-basene må derfor manuelt oppdateres med betalingsinformasjon. For opptaksarbeidet medførte beslutningen at opptakshistorikk for hhv. HiBu/NVH ved behov søkes fram i de gamle basene. I september ble første testfusjonering gjennomført. Det ble avdekket noen feil og mangler i programvaren. I desember ble det gjennomført tilsvarende testfusjonering, hvor noen mindre endringer av programvaren ble gjort. Siste prøvefusjon ble gjort i februar, to uker før selve fusjonen. Det var da ikke avdekket behov for rettinger ut over det som fulgte av ny versjon av FS. I testfusjonen i februar ble det også testet oppkopling til webapplikasjonene. I prosjektet ble det utarbeidet en testplan med et opplegg for å plukke ut tilfeldige studenter i 5 definerte grupper. Studentene kontrolleres manuelt etter et nærmere beskrevet opplegg. Rapportering og integrasjoner mot andre systemer Siden data fra FS inngår i grunnlaget for institusjonens finansiering, er rapportering av data til DBH av stor viktighet. Videre er rapportering av studentstatus og eksamener m.m. til Lånekassen grunnlag for studentenes utdanningsstøtte. Andre rapporteringer er også av stor betydning og har vært gjenstand for mye oppmerksomhet i prosjektet, spesielt rapportering til BIBSYS. Det har vært jevnlig kontakt med Lånekassen, DBH og BIBSYS om fusjonen. Arbeidet knyttet til rapportering til BIBSYS har foregått i nært samarbeid med ansatte ved biblioteket ved HBV/NMBU. 4

Data fra FS brukes også i en rekke andre systemer internt ved institusjonene, enten direkte eller via BAS. Omnummerering av studentnummer ble gjort i forbindelse med at FS-basene ble slått sammen, og nytt studentnummer ble opprettet for noen HiBu/NVH-studenter med samme studentnummer i HiVe/UMB-basen. I forhold til SO viste det seg at det tok litt tid å få på plass nye SOWS brukere for de nye institusjonene, så det burde nok vært avklart med SO tidligere slik at dette var klart til å legges inn med en gang etter fusjonen. Utdanning.no Det ble inngått avtale med Senter for IKT i Utdanning, hvordan HBV studietilbud for studieåret 2014-2015 skulle rapporteres fra adskilte baser og «slås sammen» i deres portal. Eksporten ble for HBV kjørt i uke 5. For NMBU ble data satt sammen før eksport til utdanning.no. DBH rapportering 15.3.2014 For HBV ble det søkt og innvilget utsettelse med rapporteringen for en uke, til 21.mars. HiBu sine søknadsdata for opptak vår 2014, som rapporteres 15.3 måtte kjøres ut før FS basene sammenslåingen siste uke i februar. NVH hadde ikke søknadsdata for vår 2014, og rapportering fra NMBU gikk som normalt. Fronter Alle institusjonene hadde Fronter som LMS, men det var ulikheter når det gjelder administrasjon og integrasjon mot FS. NMBU har tatt i bruk WS-løsning for integrasjon mellom Fronter og FS, mens HBV tar ny løsning i bruk fra høsten 2014. I overgangsperioden er det en manuell løsning. Etterarbeid etter at basene er slått sammen En rekke store og små arbeidsoppgaver er nødvendig å gjøre etter at basene er slått sammen, oppgaver direkte knytte til selve basefusjoneringen eller fusjonen og virkningen av denne. F.eks rydding i godkjenningssaker fra hverandre eller godkjenning fra samme tredjepart. Endringer i stedtilknytninger, oppstart av filoverføringer til BIBSYS/Lånekassen, endringer av brukere i SO, igangsetting av webapplikasjoner, oppdatere lenker til webapplikasjonene på institusjonens websider m.m. Nøkkelpunkter for et vellykket prosjekt Prosjektgruppens medlemmer har vært positivt innstilt til arbeidet og dette har i stor grad bidratt til god framdrift og gode løsninger. En har vært opptatt av å finne gode løsninger for studentene og for HBV/NMBU som organisasjon. Nødvendige beslutninger har vært tatt på ledernivå på en rask og effektiv måte, slik at prosjektet også av den grunn har kunnet ha god framdrift. Kartlegging av avhengigheter av data fra FS i andre systemer er viktig, slik at en tidlig kan planlegge nødvendige endringer som følge av en felles FS-database, med ny organisasjonsstruktur. Videre er det viktig å avdekke hvordan rapportering av data fra FS påvirkes av sammenslåing av FS-databasene, og hvordan dette må håndteres. Avklaringer og beslutninger må tas så tidlig som mulig slik at konsekvenser kan avdekkes, løsninger planlegges og informasjon utarbeides. Et godt og nært samarbeid med Usit-drift har vist seg å være helt nødvendig for å få god framdrift og god basis for sammenslåing av FS-basene. 5

Framtidige FS-sammenslåinger Usit anbefaler hvilken institusjon som skal fungere som «mor-base» i fusjonen, men institusjonene selv må bestemme dette. Det er ikke gjennomført fusjoner for institusjoner som ligger i felles VPD-baser. Det må avklares hvordan dette skal gjøres når så er tilfelle. Det er viktig å komme i gang med planlegging av alle forhold knyttet til sammenslåing av FS-basene så tidlig som mulig, samt å teste integrasjoner o.l. så tidlig som mulig. Tett kontakt med Usit, Lånekassen, DBH og BIBSYS er nødvendig. Det er også viktig at det tidlig etableres en bred forståelse internt i organisasjonene for at FS griper inn i mange forhold som berøres i en fusjon. I forbindelse med at brukerne fikk nye Feide-identiteter ved fusjonstidspunktet 1.1.2014 opplevde institusjonene en del problemer med å få gitt brukerne tilgang, og prosessen rundt dette opplevdes som noe tungvint ved at feilretting måtte skje for en og en bruker. Her bør institusjonene og UNINETT i samarbeid sikre en bedre håndtering, siden dette ikke beskrevet som en problemstilling og trakk litt ut i tid. FS er et kritisk system for institusjonen og det er viktig at det er satt av tilstrekkelig med personressurser til prosjektet, at dette blir en prioritert arbeidsoppgave og at de involverte har et eierforhold til dette. Dette gjelder både i forhold til å få raske beslutninger, men også for at alle prosjektdeltakere skal få oversikt over datainnhold fra alle fusjonsinstitusjonene. Denne forståelsen for viktigheten i prosjektet må ha en tydelig ledelsesforankring, for å hindre at prosjektdeltakerne kommer i en skvis med andre arbeidsoppgaver. Det bør tidlig komme på plass en informasjonsstrategi for informasjon til studenter, søkere og ansatte. Det er særlig i forhold til hvordan man forholder seg i tiden før formell fusjon, i perioden mellom formell fusjon og FS-fusjon og til sist tiden etter FS-fusjonen. Dette gjelder brukerkontoer, innlogginger, nettsider, studentweb, opptak osv. 6