Forvaltningsrutiner for tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Østfold - RMP

Landbruksavdelingen Vår ref.: 2016/6764 NAA Vår dato: 20.10.2016 Rundskriv 2/2016 Forvaltningsrutiner for tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Østfold - RMP - Retningslinjer for saksbehandlingen Innledning Dette rundskrivet beskriver rutiner for behandling av søknader om regionale miljøtilskudd i Østfold (RMP-tilskudd). Gjeldende forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket i Østfold er av 19.05.2015 - FOR-2015-05-19-531 - med korttittel RMP-forskriften. I tillegg til rundskrivet viser vi til informasjon gitt om regionalt miljøtilskudd på Landbruksdirektoratets hjemmesider, og til rundskriv 1/2016 med kommentarer til forskriften, som er publisert på hjemmesiden til Fylkesmannen i Østfold. Besøk: Vogtsgate 17, Moss Post: Postboks 325 1502 Moss Sentralbord: 69 24 70 00 Faks: 69 24 70 01 Org.nr 974 760 460 E-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/ostfold

INNHOLD Innledning... 1 Oversikt over forvaltningsoppgaver... 3 Frister... 3 Forutsetninger for søknaden... 4 Særskilt om gjødslingsplan og plantevernjournal... 4 Saksbehandling... 4 Vedtak... 5 Søknader om dispensasjon... 5 Inhabilitet... 5 Uttrekk og kontroll... 5 Når skal kontrollen utføres?... 5 Gjennomføring av kontrollen... 5 Kontroll av areal og miljøkrav... 6 Sjekkliste - kontroll... 6 Oppfølging av kontrollen... 6 Avkorting... 6 Anmeldelse... 7 Organisert beitebruk OBB... 7 Fastsetting av satser... 7 Tilskuddsbrev... 7 Klagebehandling... 7 2

Oversikt over forvaltningsoppgaver Oppgave Motta søknader fra foretak Behandling av søknader. Behandling av dispensasjoner Kontroll Beregning av satser for de ulike tilskuddene Sentral utbetaling og utsending av tilskuddsbrev Klagebehandling og eventuell manuell utbetaling Vurdere endringer i forskrift og veiledning Ansvar Kommune Kommune Fylkesmann Kommune Fylkesmann Landbruksdirektoratet Kommune og Fylkesmann Fylkesmann Frister Dato Hva Hvem 20. oktober Søknadsfrist regionale miljøtilskudd 21. oktober Saksbehandlingen i estil kan starte 1. november Søknadsfrist for tilskudd til beitelag (organisert beitebruk) Søkerne Kommunen Beitelag 9. januar Frist for å ha godkjent Kommunen søknadene 13. januar Siste frist for låsing av satser Fylkesmannen 31. januar Siste frist for endring av kontonummer i Altinn, og i LREG Søkerne Kommunen 3. februar Siste frist for endelig vedtak (attestering) på søknadene 22. februar Utbetaling av tilskudd. Tilskuddsbrev blir tilgjengelig i Altinn for de som har søkt elektronisk. Utsending av smsvarsel. Tilskuddsbrev for de som har søkt på papir blir sendt ut. Kommunen Landbruksdirektoratet Søkerne 3

Forutsetninger for søknaden Søker skal være berettiget produksjonstilskudd (PT). Dersom søker ikke mottar produksjonstilskudd, må kommunen sjekke at søker er berettiget PT, og at grunnvilkårene for å søke er oppfylt. For beitelag er vilkåret at det er godkjent av kommunen og er registrert i Enhetsregisteret. Registrering av opplysninger om totalareal- og dyretall skal være korrekt utfylt. Det er samme registreringsdato som for produksjonstilskuddet, dvs. 31. juli, og areal og dyretall må ikke overstige registreringene i PT-søknaden. Det skal være samme foretak som søker både produksjonstilskudd og tilskudd gjennom regionale miljøprogram. Det vil si at når gårds- og bruksnummer blir knyttet til et foretak i forbindelse med produksjonstilskudd, kan det ikke knyttes til et annet foretak i regionale miljøprogram. Dette for å hindre at to foretak kan søke på samme landbrukseiendom. Særskilt om gjødslingsplan og plantevernjournal At foretakene har forskriftsmessig gjødslingsplan og plantevernjournal er i RMP-forskriften 3 satt som grunnvilkår for å få RMP-tilskudd. Landbruksdirektoratet har i brev av 06.07.2016 gjort det klart at det ikke skal anses som grunnvilkår, men at det i stedet skal avkortes i RMP-tilskuddet dersom gjødslingsplan og/eller plantevernjournal mangler eller er mangelfulle. Se avsnittene om kontroll og avkorting nedenfor. Saksbehandling Søknaden skal sendes kommunen der foretakets driftssenter ligger. Gjennomfører foretaket tiltak i et annet fylke, skal det søkes på ordninger og søknadsskjema for det aktuelle fylket. Papirsøknader skal datostemples når de mottas i kommunen. Ved registrering i estil ivaretas kravet til journalføring etter arkivloven. Saksbehandler skal ikke starte behandlinger av RMP-søknader før 21. oktober, dvs dagen etter søknadsfristen. Årsaken er at søker kan levere ny søknad og endre søknaden selv helt fram til søknadsfristen. Kommunen går først gjennom søknaden og kontrollerer at den er fullstendig utfylt, og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Ved for sent innlevert søknad vil tilskuddet bli redusert med 1000 kr per virkedag etter fristens utløp. Søknader som leveres senere enn 20 virkedager etter fristen avvises. Grunnopplysningene skal være fullstendig utfylt og korrekte. Egenerklæringer skal være utfylt, og søknaden skal være underskrevet av person som forplikter foretaket. Søknader uten underskrift skal returneres til søkeren for undertegning. Ved innsending av papirsøknad må det legges ved kart hvor de omsøkte tiltak er stedfestet. Den elektroniske søknaden inneholder kart. Kommunen fatter vedtak, jfr. RMP-forskriften 6. Vedtak ved søknad om RMP-tilskudd er enkeltvedtak, og reglene i forvaltningsloven gjelder, merk særlig reglene i kapittel IV til VI. Etter at søknadsfristen er utløpt, skal kommunen på eget initiativ kun rette åpenbare skrivefeil og i tillegg feilopplysninger som ville dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling. Sistnevnte tilfelle vil også kunne innebære at det skal avkortes i RMP-tilskuddet. Tilbakemelding til søker om eventuelle opprettinger skal sendes ved behov. Det er ikke krav om at kommunen må sende tilbakemelding til søker på hvilke arealer som er godkjent for 4

tilskudd. Så lenge søker er opplyst om når svar kan forventes, er det ikke påkrevd med foreløpige svar. I særlige tilfeller kan Fylkesmannen gi dispensasjon fra bestemmelsene i forskriften. Vedtak Avvisning- Hvis de formelle kravene for å behandle en søknad ikke er til tilstede, skal kommunen avvise søknaden. For eksempel: Søkeren er ikke registrert i enhetsregisteret og mangler organisasjonsnummer. Avslag - Søknader der søker/tiltakene ikke oppfyller vilkårene for å motta miljøtilskudd avslås. Vedtaksbrev i forbindelse med avslag, avvisning og klagebehandling må sendes av hver enkelt kommune. Vedtaket bør sendes søker så raskt som mulig, men senest i samme tidsrom som ordinær utbetaling av tilskudd skjer. Vedtaket kan påklages, og må tilfredsstille forvaltningslovens krav til innhold. Søknader om dispensasjon Fylkesmannen kan i særlige tilfeller dispensere fra forskrift om RMP-tilskudd. Gir Fylkesmannen dispensasjon, kan kommunen fullføre behandlingen av selve søknaden. Inhabilitet Fylkesmannen eller en annen kommune kan behandle søknaden dersom kommunen selv står som søker eller på annen måte er inhabil. Uttrekk og kontroll Formålet med kontrollen er å bidra til at data oppgitt i søknadene er riktige, slik at det blir utbetalt korrekt beløp til den enkelte søkeren. Minst 5 % av søkerne skal trekkes ut til kontroll. Kommunen trekker ut søknader som skal kontrolleres og gjennomfører kontrollen. Kontrollen er obligatorisk. Uttrekket skal være risikobasert og ikke tilfeldig. Kommunen må selv vurdere hvilke forhold man skal legge fokus på. I tillegg til dette kan Fylkesmannen ta ut andre søknader for kontroll ved behov. Når skal kontrollen utføres? Kontrollen bør foretas snarest mulig etter at kommunen har oversikt over hvem som er trukket ut til kontroll. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon. Dersom søkeren ber om det, kan kontrollen utsettes til det passer for søkeren, men ikke ut over 5 virkedager. Søkerne bør også varsles om at dokumentasjon, for eksempel gjødselplan, skal framvises ved kontrollen. Dersom et varsel om kontroll anses å ødelegge hensikten med kontrollen, kan slikt varsel utelates eller gis kort tid før kontrollen avholdes. Gjennomføring av kontrollen Kommunen skal kontrollere at det søkeren har oppgitt i søknaden stemmer. Kontrollen skal foretas ved stedlig befaring. Arealer skal befares og måles opp. Opplysninger i søknaden som ikke kan kontrolleres ved telling eller måling, må søkeren dokumentere på annen måte. Dersom søker nekter kontroll, skal kommunen holde tilskuddet tilbake inntil kontroll er gjennomført. Det må i slike tilfeller fattes vedtak om dette, og søker gis klageadgang etter forvaltningslovens bestemmelser. 5

Kontroll av areal og miljøkrav Jordregister, gårdskart fra nett og lignende kan legges til grunn ved kontroll av oppgitte arealer. Det kontrolleres at foretaket har oppdatert gjødslingsplan og plantevernjournal. Sjekkliste - kontroll Sjekk plantevernjournal og gjødslingsplan. Befaring av alt omsøkt areal. Stemmer størrelsen på tiltaksarealet overens med søknaden? Er vilkår for søknaden oppfylt, f.eks. er skjøtsel av steingjerder utført? Ved søknad om ugrasharving skal plantevernjournal framvises. For rutiner ved gjennomføring av kontroll viser vi for øvrig til rutiner for kontroll av produksjonstilskudd gitt i Landbruksdirektoratets PT-rundskriv (rundskriv 2106-22 gjelder for søknadsomgangen januar 2016). Landbruksdirektoratets brev av 06.07.2016 om endringer i oppfølgning av krav om plantevernjournal gir dessuten viktige korrektiver, blant annet om at kommunen ikke skal føre kontroll med plantevernjournal, men legge til grunn Mattilsynets vurdering av om det er manglende eller mangelfull plantevernjournal, se brevet på Landbruksdirektoratets hjemmeside. Oppfølging av kontrollen Kommunen registrerer kontrolldata i estil, og dette blir lagt til grunn i den videre behandlingen av søknadene. Ved avvik må kommunen vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet, og i alvorlige tilfeller vurdere om det er grunnlag for anmeldelse. Avkorting Ved mistanke om at foretak prøver å tilegne seg mer tilskudd enn de har rett til, skal kommunen følge det opp. Det skal legges til grunn en streng praksis. Avkorting skal også vurderes hvor det foreligger brudd på annet regelverk for jordbruksvirksomhet. RMPforskriften er likelydende som PT-forskriften når det gjelder avkorting. Kommunen skal følge retningslinjene for avkorting som er gitt i Landbruksdirektoratets PT-rundskriv. Dette gjelder både med hensyn til om det skal avkortes og i tilfelle hvor mye det skal avkortes. I tillegg er det gitt retningslinjer som fortsatt skal følges om avkorting ved brudd på krav om gjødslingsplan og plantevernjournal i brev av 09.10.2015 fra Landbruksdirektoratet. Se brevet på direktoratets hjemmeside. Dersom foretaket har gitt feil opplysninger i god tro, vil det ikke utbetales tilskudd for det gjeldende arealet. Feilen blir rettet og korrekt tilskudd beregnet. Dersom foretaket har gitt feil opplysninger uaktsomt eller forsettlig, kan tilskuddet avkortes helt eller delvis. Dersom slik avkorting ikke er mulig på grunn av at det ikke blir igjen noe å avkorte, bør en trekke tilsvarende beløp i produksjonstilskuddet, jfr. forskrift om produksjonstilskudd 12 og 14 siste ledd. Dette må begrunnes med at bruddet er gjort med forsett eller er uaktsomt i henhold til forskrift om tilskudd til regionalt miljøtiltak i landbruket i Østfold. Avkorting må begrunnes og forhåndsvarsles til søker, jfr. forvaltningsloven 16 og 17. 6

Anmeldelse Dersom foretaket ved feilopplysninger eller lignende har forsøkt å tilegne seg en tilskuddsbetaling som var urettmessig, eller dersom slik utbetaling faktisk er mottatt, kan det være snakk om en straffbar handling. Kommunen skal i disse tilfellene vurdere å politianmelde foretaket. Landbruksdirektoratets retningslinjer for anmeldelse kan benyttes. Kontakt Fylkesmannen for å få utlevert disse. Hvis søker for eksempel har gitt feil opplysninger til myndighetene for å få utbetalt tilskudd han ikke har krav på, vil handlingen kunne falle inn under bedrageribestemmelsene i straffeloven 371 om bedrageri, evt. 372 om grovt bedrageri. Lykkes det ikke søker å få utbetalt tilskuddet, kan handlingen likevel straffes som forsøk, jf. straffeloven 16. Vi gjør oppmerksom på at også medvirkning fra forvaltningens side på dette området kan være straffbart, jf. straffeloven 15. Vurdering av om et straffbart forhold skal anmeldes vil ikke nødvendigvis bare avhenge av beløpets størrelse. Det må i tillegg vurderes hvor grov saken er, herunder om foretaket er sterkt å klandre, og om det dreier seg om et gjentatt forhold. Organisert beitebruk OBB Beitelag må søke elektronisk. Søknadsfrist er 1. november. Kommunene er vedtaksmyndighet, og søknadene skal behandles i estil. Rutiner og saksgang er tilsvarende som for RMP. Fastsetting av satser Etter at kommunen har godkjent søknadene (frist 9. januar) fastsetter Fylkesmannen de endelige satsene. Endelige satser er avhengig av den totale budsjett- og søknadsmassen. Fylkesmannen avsetter tilstrekkelig med midler til utbetaling etter klage. Satsen kan justeres opp eller ned for å tilpasse den samlede utbetalingen til budsjettet, og fylkesmannen kan kjøre flere simuleringer frem til at satsene låses 13. januar. Tilskuddsbrev Søker gis melding om vedtak gjennom tilskuddsbrev som Landbruksdirektoratet sender ut i forbindelse med utbetaling av tilskudd. Søker vil i dette brevet bli gjort kjent med hva det er gitt tilskudd til. Landbruksdirektoratet utbetaler tilskuddet i februar. Tilskuddsbrevet som sendes fra Landbruksdirektoratet, er kommunens vedtak i saken. Tilskuddsbrevet inneholder opplysninger om søker, beregnet tilskudd, beregningsgrunnlag, eventuell motregning og avkorting og opplysninger om klageadgang. Brevet blir sendt på vegne av kommunen. Tilskuddsbrev blir ikke lenger sendt til kommunen for gjennomsyn, men ligger tilgjengelig i estil for hver enkelt søknad, eller samlet for hele fylket/kommunen i tjenesten Rapporter og brev. Søker kan få beskjed om at tilskuddsbrevet er tilgjengelig i Altinn dersom han/hun har registrert e-post eller mobilnummer i Altinn under Min Profil > Mine innstillinger - meg selv. Klagebehandling Klagen skal sendes til kommunen. Kommunen skal se på klagen, og vurdere om de finner grunn til å imøtekomme den. Dersom klagen imøtekommes, sender kommunen vedtaket med full utregning av tilskuddet til søkeren. All klagebehandling skal skje på utsiden av estil, 7

men dersom klagen tas til følge må saksbehandler gjenåpne søknaden og legge inn nye verdier på denne. estil regner automatisk ut gjenstående utbetaling dersom det allerede er gjort en utbetaling på søknaden og det genereres automatisk nytt tilskuddsbrev som kommunen kan hente ut fra søknaden. Det er kommunen som må sende ut nytt vedtaksbrev ved avgjørelser av klager. Dersom kommunen mener at klagen ikke kan imøtekommes, forbereder kommunen klagen og sender den til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Med hilsen Nina Glomsrud Saxrud e.f. landbruksdirektør Svein Skøien seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent 8