EIDSBERG KOMMUNE Valgstyret MØTEINNKALLING 12.06.2013/TOA Møtested: Ungdomsskolen - aulaen Møtedato: 13.06.2013 Tid: 18.00 SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 4/13 13/1111 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - STEDER FOR MOTTAK AV FORHÅNDSSTEMMER 5/13 13/1112 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - OPPNEVNING AV STEMMEMOTTAGERE 6/13 13/1113 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - VALG AV STEMMESTYRE Leder
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Valgstyret 4/13 13.06.2013 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - STEDER FOR MOTTAK AV FORHÅNDSSTEMMER Saknr. Politisk behandling Møtedato 4/13 Valgstyret 13.06.2013 Arkivkode:011 Arkivsaknr.:13/1111 L.nr.: 5449/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: For forhåndsstemmegivning ved same- og stortingsvalget 2013 foreslås: 1. Forhåndsstemmegivningen i tiden 12.08.- 06.09.13 legges til biblioteket. 2. Tidligforhåndsstemmegivning i tiden 01.07.-09.08.13 legges til servicekontoret. 3. Forhåndsstemmegivningen på helse- og sosialinstitusjoner foretas på følgende institusjoner: Edw. Ruuds Omsorgssenter Indre Østfold Fengsel avd. Eidsberg 4. Frist for søknad om ambulerende forhåndsstemmegivning settes til 05.09.13. Valgstyrets vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. I medhold av valglovens 8-1, starter vanlig forhåndsstemmegivningen fra 10.08 i valgåret innenriks og fra 01.07 i valgåret utenriks og på Svalbard og Jan Mayen. Forhåndsstemmegivningen må ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen. For utenriksstemmer er siste frist nest siste fredag før valget. Velger er selv ansvarlig for å avgi forhåndsstemme på et tidspunkt som gjør at forhåndsstemmen kommer inn til valgstyret innen valgdagen kl. 21.00. I tillegg til vanlig forhåndsstemmegivning, er det lovbestemt at det i tillegg skal være mulighet for tidligstemming i perioden 01.07.-09.08 (generelt). I medhold av valglovens 8-3, skal all forhåndsstemmegivningen foregå i et egnet lokale.
Sak 4/13 Stemmegivningen skal foregå i enerom og usett og velgeren kan selv be stemmemottager om hjelp ved behov. ADMINISTRASJONSSJEFENS MERKNADER: Med unntak av 3 valg der Posten hadde ansvaret for mottak av forhåndsstemmer, har forhåndsstemmegivningen vært foretatt i kommunen. Ved 2 valg ble dette gjort ved servicekontoret, noe som fungerte helt etter intensjonen. På grunn av ombygging av servicekontoret til også å omfatte NAV, har ikke servicekontoret ikke lokaler som kan benyttes til forhåndsstemmegivning. Forhåndsstemmegivningen for 2007 ble derfor flyttet til biblioteket. Biblioteket har stengt på mandager, men har i motsetning til servicekontoret åpent på lørdager og har lenger åpningstid på kveldstid. Dette fungerte helt utmerket siden valget i 2007 og det er ingen grunn til å endre på dette. Kommunen plikter å tilrettelegge for at velgere som henvender seg til kommunen i perioden 01.07.-09.08., får avgitt stemme. Ordningen er ment for velgere som ikke har mulighet for å forhåndsstemme i løpet av den ordinære forhåndsstemmeperioden, eller til å stemme på valgdagen, jfr. for eksempel fiskere, sjøfolk m.v. som er borte lenge om gangen. Velger skal ta kontakt med kommunen for å avtale tid for forhåndsstemmegivningen. Det er avtalt med leder av servicekontoret at ansatte der kan ta seg av dette. Det ligger også til rette for dette ved at de 2 nye kontorene kan benyttes til dette. Velger vil få utdelt en konvolutt med aktuelle stemmesedler med partinavn (ikke personnavn) og avgi stemme på vanlig måte. Disse stemmene blir behandlet som utenriksstemmer, oppbevares i safe og registrert etter 10.08.13 når valgsystemet er klart til bruk. Ved valget i 2007 ble det også holdt forhåndsstemmegivning ved Mysen videregående skole. Dette var en meget skuffende erfaring. Kommunene Indre Østfold stilte med stemmemottagere, ferdige konvolutter og urner. I løpet av de 2 timene som var stilt til rådighet, ble det avgitt 6 stemmer totalt fra lærere og elever, noe som ikke står i stil med merarbeid og kostnader forbundet med dette. Forsøket har siden ikke blitt gjentatt. Videregående skole har flere ganger gjennomført såkalte skolevalg. Skolevalgene viser riktignok en tendens i samfunnet, men er ikke del av et faglig opplegg. Det at det holdes skolevalg burde i seg selv være nok til å stimulere de yngste til å avgi ordinær stemme. Dessuten bør det å avgi stemme være grundig gjennomtenkt. Med mulighet for forhåndsstemmegivning fra 12.08.13 vil det være mulig å få avgitt stemme i god tid før skolene starter høstsemesteret. Elever ved videregående skole reiser til og fra skolen fra hjemstedsadresse/kommune. Det vil godt kunne la seg gjøre å avgi stemme i hjemkommunens åpningstid, eller ved biblioteket Eidsberg kommune i fri- og midttimer i tillegg til forhåndsstemmegivningen ved skolen. Likeså skal valglokalet i hjemkommunen ikke stenge før kl. 21.00 på valgdagen mandag 09.09.13. Administrasjonen er av den oppfatning at valgdeltagelse ikke nødvendigvis skyldes dårlig tilgjengelighet. Ved forhåndsstemmegivning på posten var det kun 1 sted å
Sak 4/13 forhåndsstemme. Det er ikke ønskelig å ha forhåndsstemmegivning flere steder enn nødvendig da dette koster uforholdsmessig mye i.f.t. antall mottatte stemmer. Som ved tidligere valg, jfr. 8-3, skal valgstyret vedta at det skal mottas forhåndsstemmer på helse- og sosialinstitusjoner og ellers der valgstyret ellers vedtar mottak. Det foreslås som tidligere at det foretas forhåndsstemmegivning på Edwin Ruuds Omsorgssenter og Indre Østfold fengsel avd. Eidsberg. I medhold av valglovens 8-3, kan velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme, enten på et fast sted (biblioteket) eller institusjon, søke om stemmegivning der de oppholder seg innen den frist som valgstyret setter. Fristen må fastsettes til et tidspunkt innenfor perioden mellom tirsdag og fredag siste uke før valget. Søknadsfristen skal kunngjøres. Det foreslås at fristen settes til torsdag 05.09.13 da siste anledning for forhåndsstemmegivning er fredag 06.09.13. Ved forhåndsstemmegivningen oppnevner valgstyret egne stemmemottakere. Forhåndsstemmer blir registrert elektronisk på biblioteket. Eventuelle tidligstemmer, forhåndsstemmer på institusjoner og ambulerende registreres av politisk sekretariat. Alle avgitte og registrerte forhåndsstemmer vil være avmerket i avkryssingsmanntallet på valgdagen.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Valgstyret 5/13 13.06.2013 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - OPPNEVNING AV STEMMEMOTTAGERE Saknr. Politisk behandling Møtedato 5/13 Valgstyret 13.06.2013 Arkivkode:011 &15 Arkivsaknr.:13/1112 L.nr.: 5451/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: 1. Som stemmemottakere for den stedlige forhåndsstemmegivningen oppnevnes ansatte ved biblioteket. 2. Som stemmemottakere for tidligstemming oppnevnes ansatte ved servicekontoret. 3. Valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne stemmemottakere ved institusjonene og supplere under punkt 1 og 2 hvis nødvendig. 4. Valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne stemmemottakere for ambulerende forhåndsstemmegivning. 5. Tid for forhåndsstemmegivning ved institusjonene avtales med disse. Valgstyrets vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. Det er fremmet forslag om at den stedlige forhåndsstemmegivningen ved dette valget skal foregå på biblioteket, samt at tidligstemming skal foregå på servicekontoret. Det er fremmet forslag om at det skal holdes forhåndsstemmegivning ved institusjoner, jfr. valglovens bestemmelser. Videre er det satt frist for ambulerende forhåndsstemmegivning. I medhold av valglovens 8-2 skal stemmemottakere oppnevnes av valgstyret. Det anbefales at valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne stemmemottakere for forhåndsstemmegivning ved institusjoner og ved ambulerende forhåndsstemmegivning.
Sak 5/13 Alle stemmemottakere vil bli gitt grundig opplæring. Det gjøres oppmerksom på at valglov/forskrift er endret slik at det ved all forhåndsstemmegivning skal være to stemmemottagere til stede. Dette kan i perioder skape noen utfordringer ved biblioteket, men vi skal forsøke å løse dette. Det avtales særskilt dag og tid med institusjonene senere.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Valgstyret 6/13 13.06.2013 SAME- OG STORTINGSVALGET 2013 - VALG AV STEMMESTYRE Saknr. Politisk behandling Møtedato 6/13 Valgstyret 13.06.2013 Arkivkode:011 &15 Arkivsaknr.:13/1113 L.nr.: 5453/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: Valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne stemmestyre ved same- og stortingsvalget 2013. Valgstyrets vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. I medhold av valglovens 4-2 skal det være et stemmestyre på minst 3 medlemmer som skal administrere stemmegivningen i valglokalet. Kommunestyret kan delegere oppnevning av stemmestyrene til valgstyret. Kommunestyret vedtok i møte 28.10.04, sak 0084/04, å delegere oppnevning av stemmestyrer, leder og nestleder til valgstyret. Kommunestyret har vedtatt å endre stemmekretsinndelingen slik at Eidsberg består av 1 stemmekrets ved dette valget, mot tidligere 5 stemmekretser. Det betyr også 1 stemmestyre mot tidligere 5. Ved alle tidligere valg har stemmestyrene bestått av tidligere og eksisterende politikere. Lovendring om at personer som stiller som kandidater ved valget ikke bør velges eller delta i stemmestyrene, gjelder fra dette valget. Det betyr at politikere som ikke står på noen liste ved valget kan benyttes i et stemmestyre, men helst ikke i direkte kontakt med velgerne. Med hensyn til lovendring og ett stemmested, åpner det muligheten for andre løsninger: Bruk av ansatte Frivillige Videregående skole
Sak 6/13 Tidligere politikere med erfaring fra stemmestyre Andre Same- og stortingsvalget 2013 foregår over 2 dager slik: Søndag 08.09.13 kl. 13.00 18.00 og mandag 09.09.13 kl. 09.00 21.00. Det er første gang Eidsberg kommune har valg kun på et stemmested på valgdagene. Med henvisning til lovendring vedrørende bruk av politikere i stemmelokalet og ovennevnte, trengs det litt tid til å vurdere hvordan et stemmestyre skal settes sammen for dette valget. Det fremmes derfor forslag om at valgstyrets leder (ordfører) gis fullmakt til å oppnevne stemmestyret for stortingsvalget 2013.