MØTEPROTOKOLL. Valgstyret. Varamedlem Karl Gunnar Westad Undis Bærby Holt Varamedlem Varamedlem. F.o.m sak 6/17 - t.o.m. sak 9/17

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Valgstyret Sted Rakkestad kulturhus, formannskapssalen Dato Tid 09:50-10:00 Til stede på møtet Funksjon Navn Forfal l Møtt for Ordfører Ellen Solbrække Varaordfører Lars-Kristian Holøs Pettersen Medlem Knut-Magne Bjørnstad FO Medlem Tina Ødegård Holt Medlem Undis Bærby Holt FO Medlem Peder Harlem Medlem Karoline Fjeldstad FO Medlem Dagfinn Søtorp Medlem Knut Ruud Varamedlem Karl Gunnar Westad Undis Bærby Holt Varamedlem Varamedlem Elise Lilletorp Lien Jan Lie Karoline Fjeldstad Knut-Magne Bjørnstad Administrasjonen Behandlede saker Protokoll Rådmann Alf Thode Skog, møtesekretær May-Britt Lunde Nordli F.o.m sak 6/17 - t.o.m. sak 9/17 Er publisert på Rakkestad kommunes nettside og godkjennes i neste møte i Formannskapet. Merknader

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/17 17/674 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN /17 17/1283 STORTINGSVALGET FORHÅNDSSTEMMEGIVNING 8/17 17/1375 STORTINGSVALGET SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL 9/17 17/1284 STORTINGSVALGET OPPTELLING AV STEMMESEDLER - FORHÅNDSSTEMMER OG VALGTINGSTEMMER Side 2 av 8

3 6/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. 7/17 STORTINGSVALGET FORHÅNDSSTEMMEGIVNING Rådmannens forslag til vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 3. juli 9. august 2017 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl hverdager i perioden 10. august 8. september Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 2. september 2017 kl Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 5., onsdag 6. og torsdag 7. september Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 5. september Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivning fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 5. september Stemmegivningen foretas torsdag 7. september Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. 8. Som forhåndsstemmemotaker oppnevner valgstyret: For Servicekontoret:

4 Kåre Kristiansen Marit Gjerberg Birgit Tjernes Mette Ervik For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Anne Mari Holøs For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Ranveig Hansen Jorun Cecilie Dybvik Camilla Steenberg 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 3. juli 9. august 2017 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl hverdager i perioden 10. august 8. september Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 2. september 2017 kl Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 5., onsdag 6. og torsdag 7. september Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 5. september Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivning fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 5. september Stemmegivningen foretas torsdag 7. september Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. 8. Som forhåndsstemmemotaker oppnevner valgstyret: For Servicekontoret:

5 Kåre Kristiansen Marit Gjerberg Birgit Tjernes Mette Ervik For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Anne Mari Holøs For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Ranveig Hansen Jorun Cecilie Dybvik Camilla Steenberg 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. 8/17 STORTINGSVALGET SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Rådmannens forslag til vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1 Forsegling av urnene skal brytes av minst to ev stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2 Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienummer. 1.3 Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldende forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1 Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Rådhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares i Rådhusets hvelv inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) 2.2 PCer benyttet på valgtinget for registrering av avgitt stemme bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler og oppbevares i Rådhusets hvelv mellom de to valgdagene.

6 2.3 Det øvrige valgmatriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omslagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand. 2.4 Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to valgdagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyr. 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt en angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overleveringen kontrollere at det overleverte materiellet er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitteringen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1 Forsegling av urnene skal brytes av minst to ev stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2 Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienummer. 1.3 Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldende forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1 Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Rådhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares i Rådhusets hvelv inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) 2.2 PCer benyttet på valgtinget for registrering av avgitt stemme bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler og oppbevares i Rådhusets hvelv mellom de to valgdagene. 2.3 Det øvrige valgmatriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omslagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand.

7 2.4 Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to valgdagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyr. 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt en angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overleveringen kontrollere at det overleverte materiellet er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitteringen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. 9/17 STORTINGSVALGET OPPTELLING AV STEMMESEDLER - FORHÅNDSSTEMMER OG VALGTINGSTEMMER Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret godkjenner bruk av stemmeseddelkonvolutt ved forhåndsstemming på rom/boliger tilknyttet institusjon og ambulerende stemmegivning. 2. Valgstyret tar stilling til tvilsomme stemmegivninger og avgjør om en forhåndsstemme skal forkastes. 3. Valgstyret prøver forhåndsstemmegivninger i de tilfeller det har vært behov for å benytte stemmeseddelkonvolutt i forbindelse med beredskapsprosedyre og/eller ambulerende stemmegivning. 4. Valgstyret holder 20 forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen og blander disse med evt. forhåndsstemmegivninger som kommer inn fra andre kommuner etter at den foreløpige opptellingen har begynt (Valgforskriften 37). 5. Opptellingen av valgtingstemmer foregår samlet hos valgstyret for samtlige stemmesteder i kommunen. 6. Opptellingen foretas av valgstyret og administrativ valgorganisasjon. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak 1. Valgstyret godkjenner bruk av stemmeseddelkonvolutt ved forhåndsstemming på rom/boliger tilknyttet institusjon og ambulerende stemmegivning.

8 2. Valgstyret tar stilling til tvilsomme stemmegivninger og avgjør om en forhåndsstemme skal forkastes. 3. Valgstyret prøver forhåndsstemmegivninger i de tilfeller det har vært behov for å benytte stemmeseddelkonvolutt i forbindelse med beredskapsprosedyre og/eller ambulerende stemmegivning. 4. Valgstyret holder 20 forhåndsstemmegivninger utenfor den foreløpige opptellingen og blander disse med evt. forhåndsstemmegivninger som kommer inn fra andre kommuner etter at den foreløpige opptellingen har begynt (Valgforskriften 37). 5. Opptellingen av valgtingstemmer foregår samlet hos valgstyret for samtlige stemmesteder i kommunen. 6. Opptellingen foretas av valgstyret og administrativ valgorganisasjon.