1302 1901 MØTEBOK GODKJENNES 15.05.2008 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEBOK Møte i Universitetsstyret 17.4.2008 Til stede: Rektor Knut Hove Professor Anne-Marte Tronsmo Professor Brit Salbu Forsker Mari Sundli Tveit Rådgiver Inger Anni Schult Direktør Siri Bjerke Seniorrådgiver Anne Sæterdal Direktør Ole Harbitz Siviløkonom Terje Johansen Student Mari Gjølberg Student Tor Einar Lundteigen Administrasjonen: Administrerende direktør Nils Dugstad Prorektor Trine Hvoslef-Eide Forskningsdirektør Odd Jarle Skjelhaugen Studiedirektør Siri Margrethe Løksa Stabsdirektør Jan Olav Aasbø Strategidirektør Paul Stray Møtebok: Seniorrådgiver Ingeborg Hauge Høyland UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEBOK 17.4.2008
9 Fullmaktsaker 40/2008 Søknad om unntak fra deler av 14-2 i UMBs PhD-forskrift 41/2008 Søknad om utsatt sensurfrist M60-IHA Masteroppgave Styret tar sakene til etterretning 42/2008 Godkjenning av sakliste og møtebok fra US-møtet 28. februar 2008 Innkalling til møtet 17.4.2008 godkjennes Møtebok fra US-møtet 28.2.2008 godkjennes 43/2008 Forslag til UMBs høringssvar om Stjernøutvalgets innstilling b. Vedlegg: Forslag til høringsuttalelse om Stjernøutvalgets innstilling Rektor får fullmakt til å utarbeide UMBs høringssvar på Stjernøutvalgets innstilling på grunnlag av styrets gjennomgang og administrasjonens forslag til høringssvar. 44/2008 Oppnevning av medlemmer til styrene i aksjeselskaper der UMB har eierandeler Saken tas til orientering. 45/2008 Prosedyre for revisjon av budsjettmodellen Administrerende direktørs forslag til vedtak: Universitetsstyret legger til grunn at revisjon av budsjettmodellen først skjer i forbindelse med den fremtidige organiseringen av Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges veterinærhøgskole og utarbeidelsen av en ny felles budsjettmodell. Administrerende direktør trakk sitt forslag. Rektor fremmet følgende forslag: Universitetsstyret legger til grunn at vedtak om revisjon av budsjettmodellen først skjer når det foreligger en avklaring av prosessen med samorganisering av UMB og NVH. Universitetsstyret legger til grunn at vedtak om revisjon av budsjettmodellen først skjer når det foreligger en avklaring av prosessen med samorganisering av UMB og NVH. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEBOK 17.4.2008
10 46/2008 Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter ved UMB b. Vedlegg 1: Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter ved UMB c. Vedlegg 2: Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer av 21.12.2007 Sakspapirer utdelt i møtet: d. Korrigerte retningslinjer Styret fastsetter Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter ved UMB i samsvar med fremlagte forslag og styrets gjennomgang på møtet. Endelige retningslinjer legges ved protokollen. 47/2008 Ph.d-forskriften endring i 10-2 b. Vedlegg 1. Brev datert 12.07.07 fra Forskerforbundet ved UMB v/sigurd Rysstad Administrerende direktørs forslag til vedtak: Ordlyden i 10-2 i Ph.d.-forskriften endres, med umiddelbar virkning, til: Veileder skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en hovedveileder med primært ansvar for den faglige oppfølgingen av doktorgradsstudenten. Hovedveileder skal være ansatt ved UMB. Anne-Marte Tronsmo fremmet følgende forslag til vedtak: Ordlyden i 10-2 i Ph.d.-forskriften endres, med umiddelbar virkning, til: Veileder skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en hovedveileder med primært ansvar for den faglige oppfølgingen av doktorgradsstudenten. Hovedveileder skal være ansatt ved UMB og minst ha førstestillingskompetanse. Forslaget falt med 1 mot 10 stemmer. Ordlyden i 10-2 i Ph.d.-forskriften endres, med umiddelbar virkning, til: Veileder skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en hovedveileder med primært ansvar for den faglige oppfølgingen av doktorgradsstudenten. Hovedveileder skal være ansatt ved UMB. 48/2008 Opptaksrapport for det akademiske studieåret 2007/2008
11 b. Vedlegg: Opptaksrapport for det akademiske studieåret 2007/2008 Opptaksrapporten for det akademiske året 2007/2008 tas til etterretning. Styret understreker betydningen av arbeidet med oppfølgingen av førsteprioritetssøkere. 49/2008 Trivselsundersøkelsen 2007 b. Vedlegg: 1. Trivselsundersøkelsen 2007: rapport fra Adm. Direktør, UMB, februar 2008 2. Fornøyde UMB-studenter. Pressemelding fra Informasjonsavdelingen, UMB, februar 2008 Universitetsstyret tar rapporten fra Trivselsundersøkelsen 2007 til orientering. 50/2008 Oppnemning av nytt styremedlem til instituttstyret ved IMT b. E-post frå Institutt for matematiske realfag og teknologi c. Notat frå nominasjonskomiteen ved instituttet Geoffrey Gilpin vert oppnemnt som varamedlem for gruppa mellombels tilsette i instituttstyre ved IMT frå 1.4.2008 til 31.7.2009. 51/2008 Oppnemning av studentrepresentantar til Styrets klagenemnd b. E-post frå studentstyret Fyljande studentrepresentantar vert oppnemnt til Styrets klagenemnd for UMB for perioden frå 1.7.2008 til 30.6.2009: Medlemmer Student Gro Jubskås Student Pål Preede Revheim Varamedlemmer Student Torunn Berg Student Ole Jacob Kvisselien 52/2008 Avtale med Landbruks- og matdepartementet om eiendomsforhold b. Vedlegg: 1. Forslag til avtale mellom LMD og UMB om eiendomsforhold 2. Kart over Syverud 3. Kart over campus Sakspapirer utdelt i møtet: 4. Kart over Einarstujordene og Kirkejordet
12 Administrerende direktør trakk saken 53/2008 Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet 2007 b. Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet 2007 Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet 2007 tas til etterretning. 54/2008 Høringssvar på forslag til ny strategisk plan for Samskipnaden i Ås b. Vedlegg 1: Forslag til ny strategisk plan for Samskipnaden i Ås c. Vedlegg 2: Forslag til høringssvar fra UMB Rektor får fullmakt til å utarbeide høringssvar om ny strategisk plan for Samskipnaden på grunnlag av styrets gjennomgang og administrasjonens forslag til høringsuttalelse. 55/2008 Organisering og fremdrift av UMBs deltakelse i samorganiseringen med NVH b. Vedlegg: Skisse til veikart for prosessen for arbeidet fram til 1. juni 2008 1. Styret tar redegjørelsen om arbeidet med samorganisering med Norges veterinærhøgskole og lokalisering av Veterinærinstituttet til orientering 2. Styret ber om at følgende momenter vektlegges i det videre arbeidet: at det opprettes et interimstyre som er sammensatt etter mønster fra Universitets- og høgskoleloven. 3. Styret ber om at prosjektplan for det videre arbeidet legges frem på møtet 15.05.08 56/2008 Oppnemning av nytt styremedlem til instituttstyret ved IØR ettersendes på Sakspapirer utdelt i møtet: b. E-post frå Institutt for økonomi og ressursforvaltning Kenneth Løvold vert oppnemnt som styremedlem for gruppa mellombels tilsette i instituttstyret ved IØR frå 1.4.2008 til 31.7.2009. 57/2008 Referatsaker a) Brev frå KD datert 22.2.2008: Statsbudsjettet for 2008 kap. 270 post 75 Tilsagn om tilskudd til bygging av studentboliger b) Brev frå KD datert 5.3.2008: Søknad om unntak fra reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer c) Brev frå KD datert 5.3.2008: Oppfølging av St.meld. nr. 13 (2006-2007) Selskapenes samfunnsansvar d) Brev frå KD datert 6.3.2008: Høring forslag om endringer i lov om universiteter
13 og høgskoler. se egen sak 65/2008 nedenfor. e) Innst.S.nr 176 (2007-2008) Innstilling fra kirke-, utdannings- og forskningskomiteen om framtidig lokalisering og organisering av Norges veterinærhøgskole f) Brev frå KD datert 14.3.2008: Lønn og godtgjørelser påminnelse om regelverket g) Brev frå Språkrådet datert 13.3.2008: Forskrift om målform i eksamensoppgåver h) Oppfølging møtet 28.02. utdelt i møtet i) Utkast til referat fra drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene med vedlegg utdelt i møtet: a. E-post fra Forskerforbundet til sak 45/2008 b. Brev fra Parat, NTL og FF, til sak 54/2008 j) Brev fra Riksrevisjonen datert 7.4.2008: Revisjon av årsregnskapet for 2007 Universitetet for miljø- og biovitenskap, (utsatt offentlighet jf. Rr.lov 18) utdelt i møtet k) Utkast til brev til Riksrevisjonen: (utsatt offentlighet jf. Rr.lov 18) utdelt i møtet l) Tilstandsrapport for UH-sektoren 2008 utdelt i møtet 58/2008 Rektors orienteringer: a) Framdrift i arbeidet med lagring av rådata notat vedlagt sakspapirene b) Tildeling av Merket for god design fra Norsk designråd c) Arbeidet i Oslofjordalliansen d) Biokonferansen 27.4.2008 e) Status i arbeidet med Norsk senter for bioenergiforskning f) Sak om diskriminering som har vært behandlet hos Likestilling og diskrimineringsombudet og UMBs behandling av saken. 59/2008 Dereje Assefa Aberra Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 27.03.2008 fra bedømmelseskomiteen for Dereje Assefa Aberra ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Dereje Assefa Aberra Dereje Assefa Aberra tildeles graden PhD. 60/2008 Jørgen Kongsro - Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 13.03.2008 fra bedømmelseskomiteen for Jørgen Kongsro ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Jørgen Kongsro. Jørgen Kongsro tildeles graden PhD. 61/2008 Andriy Kupyna - Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 01.02.2008 fra bedømmelseskomiteen for Andriy Kupyna ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Andriy Kupyna Andriy Kupyna tildeles graden PhD.
14 62/2008 Rolf Inge Pettersen - Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 29.02.2008 fra bedømmelseskomiteen for Rolf Inge Pettersen ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Rolf Inge Pettersen. Rolf Inge Pettersen tildeles graden PhD.. 63/2008 Gaseitsiwe Masunga - Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 11.03.2008 fra bedømmelseskomiteen for Gaseitsiwe S. Masunga ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Gaseitsiwe S. Masunga. Gaseitsiwe S. Masunga tildeles graden PhD. 64/2008 Yayneshet Gebre Tesfay - Tildeling av graden PhD : Det vises til brev datert 11.03.2008 fra bedømmelseskomiteen for Yayneshet Gebre Tesfay ph.d.-graden. b. Vedlegg: Melding fra bedømmelseskomiteen for Yayneshet Gebre Tesfay Yayneshet Gebre Tesfay tildeles graden PhD. 65/2008 Høring forslag om endringer i Universitets- og høgskoleloven uttalelse fra Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) Sakspapirer utdelt i møtet: Lovforslaget er sendt ut som referatsak 57d til universitetsstyret 66/2008 Eventuelt Ingen saker Universitetsstyret vedtar fremlagt høringsuttalelse til forslag om endringer i Universitets- og høgskoleloven.
15 Vedlegg til protokoll sak 46/2008 RETNINGSLINJER FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET VED UMB Retningslinjene er gitt med hjemmel i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer av 21.12.2007. I Mål Følgende mål legges til grunn for UMBs bidrags- og oppdragsfinansierte aktivitet (BOA): - Overskuddene fra oppdragsfinansierte aktiviteter ved UMB skal øke - Omsetning av bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter skal økes ved UMB - Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet skal være et positivt bidrag til den faglige virksomheten ved UMB II Definisjoner Omsetning Omsetning, som er et generelt vilkår for avgiftsplikt, er definert som ytelse av en tjeneste mot vederlag. Bidragsfinansiert aktivitet Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder, uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale/kontrakts inngåelse. Tilskudd fra NFR og EU faller inn under denne definisjonen. Som hovedregel skal det ikke beregnes merverdiavgift av bidragsprosjekter. Disse faller normalt utenfor vilkåret om omsetning. Oppdragsfinansiert aktivitet Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot vederlag (betaling) fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Som hovedregel skal det beregnes merverdiavgift av oppdragsfinansierte prosjekter. Disse faller normalt innenfor vilkåret om omsetning. Motytelse Definisjonene over tar utgangspunkt i hvorvidt det foreligger krav til motytelse ved kontraktsinngåelse. Med motytelse forstås levering av varer og tjenester mot vederlag (betaling). Det forutsettes med andre ord en transaksjon der risiko og kontroll over en eiendel (motytelsen) overføres fra en part til en annen. Dette vil ikke være tilfellet for grunnbevilgning og bidragsfinansiert aktivitet, hvor det ikke finner sted overføring av risiko og kontroll når bidragsperioden utløper og bidragsyter heller ikke får kontroll over sluttproduktet. Prosjekt Et prosjekt består av én eller flere klart avgrensede arbeidsoppgaver som utføres i en tidfestet periode. Prosjektet skal ha en prosjektleder, et periodisert budsjett og en fremdriftsplan. Gave Med gave forstås midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å berike den.
16 III Generelt 1. UMBs retningslinjer gjelder alle prosjekter innenfor bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter. 2. All bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap for disse. Konsulenttjenester under kr 25 000 er fritatt for prosjektorganisering. 3. For hvert enkelt bidrag eller oppdrag skal det foreligge skriftlig avtale mellom oppdragsgiver eller bidragsyter og UMB. Merverdiavgiftsplikten skal spesifiseres. 4. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader oppdraget fører med seg. Kostnadene skal dokumenteres. 5. Leder for budsjettenheten er ansvarlig for at lover og regler knyttet til bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter blir fulgt, herav merverdiavgiftsloven. 6. Dersom UMB skal delfinansiere bidragsfinansiert aktivitet, må leder for budsjettenheten vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. Enhetens vurderinger skal dokumenteres. 7. UMB kan ikke subsidiere bidragsprosjekter med bevilgninger stilt til rådighet fra Kunnskapsdepartementet der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester. IV Økonomi For alle prosjekter skal det settes opp et periodisert prosjektbudsjett i henhold til fastsatt mal. Alle direkte og indirekte kostnader skal budsjetteres og regnskapsføres. For bidragsprosjekter skal egeninnsats også budsjetteres og regnskapsføres. Det skal avtales forskuddsbetaling. V Beregning og bruk av dekningsbidrag (DB) Det skal belastes dekningsbidrag for å dekke prosjektets bruk av infrastruktur og indirekte driftsutgifter som: - administrative tjenester - bruk av bibliotektjenester - generelle it-utgifter - telefon og porto - uspesifisert forbruk i laboratorium - utgifter til lys, varme, vedlikehold og renhold av lokaler - avskrivninger Dekningsbidraget skal beregnes etter følgende satser: PROSJEKT-TYPE DB TOTALT (%) BUDSJETT- ENHETENS ANDEL (%) SENTRAL ANDEL (%) BEREGNES AV Ordinære oppdrag 40 26 14 Totale lønnsutgifter NFR 1 15 9 6 Totale lønnsutgifter Nordisk ministerråd 15 9 6 Totale lønnsutgifter EU 2 20 15 5 Hele prosjektbudsjettet Gaver og bidrag 10 6 4 Hele prosjektbudsjettet Fonds og legater 3 5 3 2 Hele prosjektbudsjettet NUFU 4 5 Hele prosjektbudsjettet 1 For stipendiater kan sentral andel av dekningsbidraget beholdes på enheten
17 2 Egne regler vil gjelde for EUs 7. RP 3 Regnskapsgebyr 4 Ved NUFU-prosjekter overføres 4,1 % av prosjektbudsjettet direkte fra SiU til UMB sentralt. Indirekte kostnader som ikke dekkes av dekningsbidraget, må belastes prosjektene på bakgrunn av beregninger gjort av enheten. Dette kan gjelde kostnader til laboratoriebruk, tyngre infrastruktur og støttepersonell. VI Faglig og økonomisk oppfølging Utførende budsjettenhet er ansvarlig for at avtale for det enkelte prosjekt underskrives av begge parter før prosjektet starter, at framdriften av det enkelte prosjekt skjer etter avtalen og at utgifter belastes og inntekter godskrives prosjektet fortløpende. Utførende budsjettenhet har også ansvaret for å treffe nødvendige tiltak, herunder stoppe prosjekter, dersom avtalte innbetalinger uteblir. Utførende budsjettenhet har ansvar for å påse at den faglige prosjektrapporteringen utføres i henhold til vilkårene i kontrakten. VII Tilsettingsforhold for personale på prosjekt Det er ikke anledning til å engasjere tilsatte ved UMB til å utføre oppgaver tilknyttet prosjektet som næringsdrivende. Det følger av dette at tilsatte ikke kan fakturere UMB. Tilsetting av personer som skal lønnes av prosjektmidler skjer innenfor samme periode som prosjektet er gitt tilsagn om midler for. Regler i Personalreglementet om utlysing, innstilling og tilsetting av vitenskapelig eller teknisk personale skal følges. VIII Risiko Ved kontraktsinngåelse skal det gjennomføres en risikovurdering. Risiko vil omfatte både risikoforhold knyttet til oppdragsgiver (for eksempel kredittrisiko) og til egen leveranse (leveranserisiko). Risikovurderinger skal dokumenteres. IX Dispensasjon Administrerende direktør har anledning til å gi dispensasjon fra retningslinjene innenfor rammen av Kunnskapsdepartementets regelverk. X Ikrafttreden Disse retningslinjer gjelder fra 17. april 2008 og erstatter tidligere retningslinjer. Møtebok godkjent, XXXX Knut Hove. Rektor, styreleder