OPPGAVEBESKRIVELSE FOR PROSJEKTGRUPPE - Horten Videregående Skole Oppgave Lage innstilling til riktig fordeling av antall elever og undervisningsområder i BG og SG. Gruppenr. Ikke registrert Utarbeidet 31.10.2013 Gruppeleder Dag Klevjer Godkjent 04.11.2013 Bestiller RLT/Gisle Birkeland Revisjoner 07.11.2013 Arbeidsgruppas mål Hovedmål: Riktig fordeling av antall elever og undervisningsområder i Bekkegata og Skippergata sett i forhold til bygningskapasitet, arbeidsmiljø og undervisningskvalitet. Utarbeide innstilling. Delmål: 1. Utarbeide oversikt over utnyttelse av nåværende bygningskapasitet i BG og SG. 2. Analysere oversikten og utforme alternative løsninger i forhold til oversikt over nåværende utnyttelse. 3. Ta stilling til den beste løsningen sett i forhold til bygningskapasitet, arbeidsmiljø og undervisningskvalitet. Kravspesifikasjon 1. Lage en framdriftsplan for å sikre gruppas delmål og hovedmål. Sette tidsfrister og ansvar for oppgavene. 2. Prosjektets forslag og beslutninger skal være i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, Forskrift for miljørettet helsevern, Opplæringsloven og Hovedtariffavtalen. 3. Innstillingen må vurderes i forhold til fysiske forutsetninger og praktisk og økonomisk gjennomførbarhet. 4. Innstillingen skal fokusere spesielt på elevenes arbeidsmiljø og være en god bidragsyter til skolens mål om å lære mer og om nærvær, fullført og bestått. 5. Prosjektets forslag og beslutninger diskuteres ved behov med elevrådsstyret og med aktuelle avdelingsledere. Andre elevgrupper (referansegrupper) kan involveres for å få innspill til prosjektarbeidet. Prosjektgruppa vedtar dette ved behov. 6. Ansvar for oppgaver som skal utføres, fordeles på møtene. Deltakerne må sikre godt arbeid i tida mellom møtene og forberede presentasjoner/forslag som hvis praktisk mulig sendes ut min. 3 dager i forkant av møtene. 7. Møtetid: Fast møtetid hver 3. uke m/varighet 2-2,5 t. Det kan innkalles til ettermiddagsmøter. Ekstramøter innkalles ved behov. 8. Innkalle intern og ekstern ekspertise til gruppemøter ved behov. Ressursplan Prosjektgruppa Interne ressurser Eksterne ressurser Helene Gartmann Arbeidsmiljøutvalget Bedriftshelsetjenesten Frank Borgersen Utdanningsforbundet Cathrine Robak Lektorlaget Tommy Moum Fagforbundet Anne Grete Krämer RLT Tor Henning Askum LM Liv Marit Hansen Medbestemmelsesmøte Kirsti Hagen Røed Elevrådsstyret Gisle Birkeland Elevgrupper Dag Klevjer (prosjektleder) Forum for utvikling og samarbeid Teknisk avdeling Kostnadsramme/gruppas budsjett Møter 5 x 2,5 t. Ekspertise Ukjent Overtid ca. 50 t = kr. 35000,- Reiser Nei Tap av driftstid ca. 125 t = kr. 50000,- Kurs Nei Materiell Ukjent Total kostnad kr. 85000,- Rapportering og informasjon 1. Gruppeleder rapporterer til prosjekteier. 2. Arbeidsgruppas framdrift rapporteres på følgende måte: 2.1. Møtereferater fra arbeidsgruppa med beslutninger, aktiviteter og ansvar. 2.2. Status relatert til arbeidsgruppas tidsramme. 2.3. Akutte saker rapporteres separat uten unødig opphold. 2.4. Saksdokumenter for arbeidsoppgaver sendes ut av oppgaveansvarlig(e) min. 3 dager før møtet der saken skal behandles.
2.5. All relevant dokumentasjon unntatt 2.4. sendes til gruppeleder og distribueres videre til gruppas deltakere. 3. Informasjon til hele organisasjonen. Bruk av Ukeinfo, AMU, foreningsmøter og annet. Prosjektgruppa må sikre og godkjenne informasjonen for å hindre feilinfo og "versjoner". Ansvar: Prosjektgruppa v/prosjektleder. Gruppeleders myndighet 1. Møtevirksomhet med adgang til innkalling (gjelder alle interne møter i arbeidsgruppa og tilhørende møter, også nødvendige ekstra møter). 2. Nødvendig egen overtid. 3. Følge opp og sørge for at gruppas oppgaver blir utført med god kvalitet til riktig tid. 4. Kalle inn gruppedeltakere til samtaler ved behov. 5. Formidle informasjon fra prosjektgruppa til organisasjonen. Planlagt arbeidsperiode Startdato Beregnet ferdig Virkelig ferdig 07.11.2013 03.03.2014 Godkjenning Start Godkjent/Bestiller Godkjent/gruppeleder 07.11.2013 Gisle Birkeland/AMU Dag Klevjer Avslutning Godkjent/Bestiller Godkjent/Gruppeleder
Referat fra gruppemøte nr. 1. Møte Prosjektgruppemøte i Prosjekt Plassituasjon i BG og SG Møtedato 07.11.13 Referent Gisle Birkeland, 07.11.13, modifisert av Dag Klevjer 08.11.13 Revidert 14.11.13. Deltakere Tilstede Fravær Helene Gartmann HG X Frank Borgersen FB X Anne Grete Krämer AGK X Cathrine Robak CR X Tommy Moum TM X Tor Henning Askum THA X Liv Marit Hansen LMH X Kirsti Hagen Røed KHR X Gisle Birkeland GB X Dag Klevjer, gruppeleder X Agenda 1. Kort innledning ved prosjekteier (rektor/rlt) 2. Presentasjon av gruppedeltakerne 3. Kort presentasjon: Viktige punkter i prosjektarbeid 4. Etablering av grupperegler 5. Gjennomgang og godkjenning av mandat og prosjektets oppgavebeskrivelse 6. Pause 7. Utforming av aktivitets- og framdriftsplan, hovedoppgavene Milepælene i prosjektet Risikovurdering av tidsfrister 8. Nåværende kapasitetsutnyttelse i BG og SG. Skjema for oversikt over kapasitetsutnyttelse, nødvendige data. Velge gruppe til å lage oversikt over kapasitetsutnyttelse i BG og SG. 9. Befaring i SG (BG neste møte) Nr. Aktivitet/oppgave Ansvar Frist Status 1 Kort innledning ved prosjekteier. Prosjekteier understreket viktigheten av prosjektet, og at RLT hadde nullstilt seg 100 % i forhold til beslutninger om flytting fra BG til SG som ble vedtatt, men skrinlagt, før sommeren. Det er nødvendig at hele prosjektgruppa stiller med blanke ark og kan være med i en vurderingsprosess hvor hensynet til skolen som helhet har høyeste prioritet. 2 Presentasjon av gruppedeltakerne. Tanker om og forventinger til prosjektet. Tor Henning Askum, hovedverneombud. God meningsutveksling, saklig nivå. Regner med at vi kommer fram til et resultat vi kan leve bra med. Cathrine Robak, representerer Lektorlaget. Meningsutveksling. Ryddig prosess. Mål om den praktiske løsningen. Tommy Moum, representerer Lektorlaget. Pedagogiske/praktiske argumenter. Viktig å få dette landet. Noen må flyttes. Helene Gartmann, representere Utdanningsforbundet. Underviser omtrent like mye i både Skippergata og Bekkegata. Glad for
mangfoldet. Opplever det som en berikelse. Gisle Birkeland, representerer ledelsen. En svært viktig oppgave for organisasjonen. Nødvendig med endring, og ønsker en løsning som alle kan leve med. Kirsti Hagen Røed, representerer ledelsen. Best mulig løsning ut fra de forutsetninger vi har. Dag Klevjer, HMS-koordinator. Dette prosjektet er et kvalitets og HMS-prosjekt. Det er en viktig oppgave som berører hele organisasjonen. Forventningene mine er at vi som gruppe skal skape et godt produkt vi skal være stolte av. 3 Kort presentasjon: Viktige punkter i prosjektarbeid. Dag holdt en presentasjon om prosjekt som arbeidsform for å sikre at alle gruppemedlemmer har samme plattform i arbeidet. Presentasjonen er vedlagt referatet. 4 Etablering av grupperegler. Gruppa ble enig om grupperegler som alle forplikter seg til å følge. Reglene ligger vedlagt referatet. 5 Gjennomgang og godkjenning av mandat og prosjektets oppgavebeskrivelse. Revidert oppgavebeskrivelse er vedlagt referatet. Hoved- og delmål. Det kan by på utfordringer at bygningskapasitet, arbeidsmiljø og undervisningskvalitet ikke er nærmere angitt i forhold til prioritering (vektlegging). Beslutning: Gruppa har ulikt syn på prioriteringen, men er enige om at lovog avtaleverk vil være førende og kan være avgjørende for prosjektets rammer. Gruppa mener at spørsmålet om prioritering vil komme som en naturlig del av vurderingsprosessen, og at det kan avventes. Gruppa godkjente prosjektets mål. Behov for definisjon av begrepet undervisningskvalitet. Beslutning. Definisjonen av undervisningskvalitet blir satt opp som punkt på neste møte. Kravspesifikasjon. Punkt 4. Tillegg: lære mer (skolens mål). Oppgavebeskrivelsen revideres i henhold til dette. Punkt 5. Tillegg: Andre elevgrupper (referansegrupper) kan involveres for å få innspill til prosjektarbeidet. Prosjektgruppa vedtar dette ved behov. Oppgavebeskrivelsen revideres i henhold til dette. Rapport og informasjon. Prosjektgruppa skal godkjenne all informasjon som går ut fra prosjektet, og informasjonen gis av prosjektleder. Informasjon legges i Ukeinfo. Referat fra gruppemøter legges i Ukeinfo. Med nevnte endringer og kommentarer godkjenner prosjektgruppa oppgavebeskrivelsen. 6 Pause 7 Utforming av aktivitets- og framdriftsplan, hovedoppgavene. 28.11.13 08.11.13 08.11.13
Prosjektleder gjennomgikk den foreløpige aktivitets- og framdriftsplanen, og gruppa godkjente denne. Planen ligger vedlagt referatet. Saker til oppfølging. Kirsti ser på mulighet for å flytte på timer slik at møtene kan forlenges. Kirsti undersøker med aktuelle lærere innen 15.11 og gir prosjektleder tilbakemelding om passende møtetidspunkt. Forberedelse til neste møte: Levere inn forslag til delaktiviteter som gruppedeltakerne vil ha inn i aktivitetsplanen. Se spesielt på aktiviteter som er viktige å huske i forbindelse med gjennomføringen av de angitte hovedaktivitetene. Leveres til prosjektleder på e-post. 8 Nåværende kapasitetsutnyttelse i BG og SG. Skjema for oversikt over kapasitetsutnyttelse. Prosjektleder presenterte rapportskjema som skal brukes for å kartlegge nåværende kapasitetsutnyttelse i BG og SG. Gruppa godkjente skjemaet. Gruppe som skal lage oversikt over kapasitetsutnyttelse i BG og SG. Prosjekteier foreslo å tildele studierektor Torhild S. Johannessen og Liv Marit Hansen ansvaret for å utarbeide oversikten for henholdsvis BG og SG med bistand fra teknisk og PS. Gruppa tilsluttet seg dette. Kirsti følger opp. Oversikt over kapasitetsutnyttelse skal brukes som objektiv dokumentasjon for analyse av nåsituasjon og utarbeiding av alternative løsninger i framtida. Gruppen kvalitetssikrer riktige opplysninger i plantegninger, og bruker avdelingslederens kunnskap ved behov. 9 Befaring i SG (BG neste møte). Utsatt til neste møte. KHR Gruppa Torhild/ Liv Marit 14.11.13 22.11.13 21.11.13