Vi sjekker inn i møte

Transkript

1 INNKALLING- Rektors lederteam (RLT) Deltakere: Bjørn Halvard, Svein Ivar, Liv Marit, Kirsti og Gisle Dato: Fredag Sted: A140 SG Forfall: Referent Referat Referatet er godkjent og blir lagt på qm+ Vi sjekker inn i møte Kort hva kommer du fra og hva skal til for fullt fokus og bidrag her i dag Info Fra rektor: Personalnytt (alle): Annet nytt (alle) (meldes i møte): Runden Stenging av skolen i juli. Uke 29 og 30 Ferie for ped.avdelingsledere, 5 uker fra uke 27 til uke 31 (tom) Ny rutine yrkesskadeforsikring, Ny dato for varslet brannøvelse ( ) Oversikten områdeansvarlige (Kirsti+Liv Marit før ) Meldte saker til medbestemmelsesmøte: Sak 1/ -2012/2013 Beredskapsplan ved alvorlige kriser FLG har fattet følgende vedtak: Alle virksomheter skal ha ferdigstilte lokale beredskapsplaner innen 1. juni De lokale planene skal være i overensstemmelse med den overordnede varslings-og beredskapsplanen for fylkeskommunen, vedtatt politisk våren Stabsavdelingen og faglig beredskapsteam stiller ressurser til rådighet for å støtte virksomhetene etter behov. Virksomhetene bes melde om felles arbeids-/opplæringsøkter er ønskelig.

2 Vedtak: Dag Klevjer oppdaterer de gjeldende beredskapsplaner som ligger ute. Arbeidsgruppe for beredskapsplan fortsetter arbeidet. Saken og vil komme opp igjen i april. Sak 2/ / Permisjonssøknad Vi behandlet denne saken i starten på desember og saken har «hengt» siden da Vedtak: Vi har fått noen tilbakemeldinger vi må ta stilling til vedr. saksbehandling og behandling av denne saken Dag Klevjer og Ranveig fikk i oppdrag om å tilpasse søknadsskjema med prosessbeskrivelse for søknad om permisjon pga. utdanning/kompetanseheving i henhold til tidligere vedtatt permisjonsreglement. Forslag til permisjonsskjema og prosessbeskrivelse vedtas. Dag Klevjer og Ranveig får i oppdrag å lage permisjonssøknadsskjema med prosessbeskrivelse for andre typer permisjoner også. Ferdige permisjonssøknadskjema og prosessbeskrivelse legges ut på QM+ og det må informeres på ledermøte (LM) + ukeinfo Bjørn Halvard Sak3/-2012/ Fordeling post i 360 (Utsatt) Vedlagt følger liste over fordeling av post i 360. Denne lista må revideres. Oppdatere lista i forhold til dagens situasjon. Sak 2/-2012/2013 Dekorering av skolen (Utsatt) Vi har mottatt pristilbud på bilder/dekor til skolens korridorer. Dette er et l tiltak for å skape skolemiljø/identitet og får å vise mangfoldet av skolens elever. RLT går for tilbudet og Liv Marit kontakter markedsføringsfirmaet Liv Marit

3 Sak 4/-2012/2013 Muntlig eksamen Alle skolene er blitt bedt om å sende inn en samlet høringsuttalelse i forbindelse med forslag til endringer til muntlig eksamen. Avdelingsledere har gitt innspill til høringsuttalelsen. Vedtak: RLT oversender samlet høringsuttalelse til eksamenskontoret. Sak 5/-2012/2013 Innlevering av egenmeldinger innskjerping (Utsatt) I februar hadde i underkant av 50% av dem som hadde meldt fravær til Vikarservice, ikke levert inn egenmelding. I januar og desember var tallene lavere, men likevel betydelige. Slik har det vært de fleste månedene, Hver måned er det en del medarbeidere som ikke leverer egenmelding/sykmelding før det purres, Avdelingslederen har et ansvar for å purre opp egenmeldinger og sykemeldinger. Dessuten er det et betydelig hull i Dag Klevjer mulighet for kontroll. Det er bare pedagoger (minus AHT, tror jeg) som melder inn til Vikarservice. Hvordan resten av medarbeiderne forholder seg til å levere egenmelding/sykmelding, Dette har Dag Klevjer ikke mulighet til å sjekke.. Hullene kan tettes ved at alle medarbeidere melder inn fravær til Vikarservice ved å bruke web-skjemaet på hjemmesida vår. 1. Alle medarbeiderne på HVS skal straks melde fravær til Vikarservice via webskjemaet. Begrunnelse. Det gir oss mulighet til å kontrollere/avdekke manglende innlevering av egenmelding/sykmelding. Det gir avdelingsleder og skolekontor beskjed om fraværet (kopi av e-post til Vikarservice går automatisk til avdelingsleder, skolekontor og meg). 2. Avdelingsleder skal møte medarbeider med fravær med en gang han/hun kommer tilbake til arbeid, levere egenmeldingsskjema og påse at det blir fylt ut. Kirsti

4 Sak 6/-2012/2013 Forslag om endring av rutine for klagebehandling eksamen og standpunkt (Utsatt) Skolekontorleder har pr i dag ansvaret for å administrere standpunktklager. Faglærers nærmeste personalansvarlige (avdelingsleder/studierektor) er den som har uttalt seg på vegne av rektor. Skolekontorleder har samlet, sørget for registrering i arkivsystemet, purret på tilbakemeldinger, sendt videre både elektronisk og manuelt. Hun har også laget svarbrevet til eleven. Pr i dag skal alle dokumenter registreres, saksbehandles og godkjennes i 360. Saksbehandlingsansvaret bør legges på den som er saksbehandler. Klagen blir da registrert i arkivsystemet på faglærers nærmeste personalansvarlige (avdelingsleder/studierektor) og fulgt opp elektronisk. Vedlagt forslag til endringer i den allerede eksisterende rutinen. I tillegg er det lagt ut forslag til innhold i filmaler på G:\Horten VGS\Administrasjon\Maler - Til bruk som tekst i filer i skolens arkivsystem. Forslag til endringer vedtas Sak 7/-2012/2013 Status Forslag til vedtak Eventuelt Evaluering av dagens møte (tas ikke med på referatet, men som læring/refleksjon/utvikling individuelt og som gruppe) Deltakere Inntrykk Svein Ivar Kirsti Bjørn Halvard

5 Liv Marit Gisle