Sakliste ledermøte 1. oktober

Sakliste ledermøte 1. oktober Sakliste: 1. Referat fra møte 18.september 2. Oppsummering ledersamlingen i Drøbak 27. september 3. Program for instituttledersamling 8. oktober 4. Budsjettforslag 2015 5. Organisering av Statsbyggs prosjekter på Campus Ås 6. Administrativ organisering på studiested Adamstua 7. Budsjettskisse 2014 8. Notat om ledelsesstaben 9. Evt

2.10.13 MBa Instituttledersamling tirsdag 8. oktober Tid: 09.00-15.30 Sted: NVH, Bygg 14 i Spiserommet, 1. etg. Program 08.30-09.00 Kaffe, te og frukt 09.00-10.30 Velkommen ved påtroppende rektor Mari Sundli Tveit 10.30-10.45 Pause Rektors utvidede ledergruppe Presentasjon av ledergruppen Rolle og arbeidsform Samspillet mellom ledergruppene Forankring i strategiprosessene 10.45-11.45 Merkevareplattform og profilprogram for NMBU. Gjennomgang av styrevedtak og bruk av monolittisk mekrevarehierarki. Ved Mette Risbråthe og Neue Design Studio 11.45-12.30 Lunsj 12.30-13.45 Budsjett 2014 for NMBU ved Jan Aldal Budsjettutfordringer Salderingsskisse Prosesser for tildeling av satsingsmidler på fakulteter og institutter ved en av dekanene Videre budsjettprosess 13.45-14.00 Pause 14.00-14.20 Budsjettforslag 2015 for NMBU ved Paul Stray 14.20-15.15 Nasjonal langtidsplan for forskning og høyere utdanning 2015-2024 Ved Ruth Haug 15.15-15.30 Avslutning ved Mari Sundli Tveit 1

01.10.2013/joa Ledelsesstabens rolle ved etableringen av NMBU Dette notatet oppsummerer de beslutningene som til nå er fattet i FS og av FS styreleder, samt avklaringene så langt i ledergruppa til påtroppende rektor NMBU. FS-vedtaket (FS 43/13) I pkt 1 heter det: «Det etableres et sekretariat (stab) organisert under administrasjonsdirektør for rektor, dekanene i fellesskap, og de to direktørene. Strategiske og administrative ressurser hentes fra den administrative linje. Sekretariatet, sammen med administrasjonen for øvrig, med underliggende områder og tjenester, skal ivareta det samlede behov for ledelsen ved NMBU». Organisasjonskartet er vedtatt slik: Rektor Prorektor Dekan Dekan Dekan Administrasjonsdirektør Økonomi- og eiendomsdirektør Sekretariat Rektor har besluttet at sekretariatet skal betegnes «Ledelsesstab». Ledelsesstaben er plassert administrativt under administrasjonsdirektøren. Ledelsesstabens virke vil være i veikrysset der rektorat, dekanat og direktører møtes (markert med stiplet sirkel). Ledelsesstaben er å forstå som felles stab for ledelsen. Fellesstyret har vedtatt at det skal være minimalt med staber. Fra Fellesstyret har det vært forutsatt at man i utgangspunktet ikke skal etablere staber i de administrative linjene. Behovet for stabsressurser bør som utgangspunkt samles i en felles stab ledelsesstaben. Hvilke typer stabsoppgaver som strengt tatt ikke knytter seg til å betjene den øverste ledelsen, men som allikevel blir lagt til ledelsesstaben, er ennå ikke klarlagt. I protokollen fra FS-behandlingen (FS 43/13) heter det: «Styret sluttet seg til forslag til vedtak i saken og viste til kommende ledelses ansvar for detaljert praktisering». Dette er en klok presisering fra FS side. Ledelsesstabens rolle og funksjon må innpasses i hvordan ledelsen ønsker å lede virksomheten, 1

samordne prosesser fra drift til strategiutvikling, styrearbeidet, og behovet for nærstab. FS saken gir en ramme og retning, men til sist er det ledelsen, representert med rektoratet som den ansvarlige ledelsen, som definerer behovet og den operative gjennomføring. Stillingsbeskrivelsen for leder av ledelsesstaben rammen for ledelsesstabens rolle og funksjon Følgende oppgaver er i egen stillingsbeskrivelse, fastsatt av styreleder for FS, tillagt leder av ledelsesstaben, og danner dermed rammen for ledelsesstabens rolle og funksjon: Bistå i koordinering av strategiarbeid og målstyring Stabsstøtte til dekanene Koordinering av arbeidet med universitetsstyret og fakultetsstyrene Forværelsesfunksjoner for ledelsen Sekretær og rådgiver for rektors ledergrupper Stillingsbeskrivelsen for leder av ledelsesstaben legges ved. Bemanning Pr i dag er Hans Gran, Paul Stray og Jan Olav Aasbø (leder av staben) innplassert i ledelsesstaben. 2

Ledelsesstabens rolle i NMBU Oppgave-/virkeområde er avgrenset til de fem punktene fra stillingsbeskrivelsen; (1) Strategi og målstyring, (2) Støtte til dekanene, (3) Styrearbeid, (4) Forværelsesfunksjoner og (5) Sekretær og rådgiver for rektors ledergrupper. Linjeansvar og koordinering fra og med 2014 Fra 2014 vil den nye administrative organisasjonen ha linjeorganisering som hovedprinsipp. Det vil blant annet innebære at prosjektorganiseringen vi kjenner fra 2013-sekretariatet blir erstattet av linjeledelse med fast definerte oppgaver og myndighet. Innen universitetsadministrasjonen ligger myndigheten til å fatte beslutninger i linjen, dvs hos rektor og i de to direktørenes linjer i henhold til den myndighet rektor delegerer. Ledelsesstaben inngår ikke i linjen, og vil ikke ha egen beslutningsmyndighet. Leder av ledelsesstaben vil få ansvaret for koordinering av saksfremlegg som rektor skal legge frem for universitetsstyret. Koordineringen og utformingen skjer i rektors ledergruppe som består av rektor, prorektor, de to direktørene, studentleder og dekanene. Leder av ledelsesstaben er sekretær for ledergruppen og skriver referat fra møtene. Linjeavdelingene vil levere saksfremlegg som sikrer den løpende drift av NMBU. De to direktørene vil ha ansvaret for å utrede saker innenfor sine områder som skal legges fram for universitetsstyret og fakultetsstyrene, i den grad det ikke avtales at ledelsesstaben selv skal stå for utredning. Rektors ledergruppe vil ta initiativ til de strategiske sakene som denne gruppen mener er nødvendige for å utvikle NMBU. Kunnskapsdepartementets forventninger uttrykt i referatet fra etatsstyringsmøtet med de tilhørende effektmålene for byggeprosjektet vil stå sentralt i rektors ledergrupper gjennom hele perioden. Ledelsesstabens rolle Ledelsesstaben vil ha koordinerende funksjoner. Begrepet «koordinering» er forstått på flere måter, dels som et praktisk koordinerende organ som sikrer utsendelse av møtepapirer, arrangement og forkontor, dels strategiske oppgaver og stabsfunksjoner for dekanatet. Ledelsesstaben skal ha et spesielt ansvar som saksforberedende organ for fakultetene. Dekanene inngår i rektors ledergruppe, og det er denne gruppen som vil ta stilling til saksfremlegg og forslag til videre oppfølging. I mange tilfeller blir ledelsesstabens forslag også drøftet i rektors utvidede ledergruppe hvor også de 13 instituttlederne er deltakere. Oppgavene som leder av ledelsesstaben skal ivareta på vegne av rektors ledergruppe, er i hovedsak disse: - Oversikt over sakskartet for universitetsstyrets møter. Ved starten av hvert semester lages det en oversikt over hvilke saker rektor tar sikte på å legge fram. Dette sakskartet gjelder ikke løpende saker som krever styrets avgjørelse, men de sakene som er av strategisk karakter og/eller krever samordning av innspill fra flere eller alle avdelinger. Dette er tilsvarende den oppgave sekretariatet har overfor fellesstyret i 2013. - Direktørene er ansvarlig for styresaker som utarbeides i sin linje. Leder av ledelsesstaben ivaretar overordnet kvalitetssikring av styresaker. Rektor, som er den som legger fram saker for universitetsstyret, står for sluttgodkjenningen. 3

- Innspill i form av notater, utredninger og utkast til rektors ledergruppe som forberedelse av de framtidige styresakene. - Organisering av arbeidsgrupper med ledere og medarbeidere i linjeavdelingene for å utarbeide grunnlaget for utforming av saksfremlegg. Ledelsesstaben er koordinator for slike arbeidsgrupper og sekretær for gruppene i den grad dette ikke bemannes fra linjen selv. Ledelsesstaben kan også selv være utredende etter avtale med rektoratet. - Gjennomføring av «Ad hoc» oppdrag på vegne av rektoratet og ledergruppene. De faglige strategier, premisser og konsekvensvurderinger må utarbeides i nært samarbeid med fagmiljøene. Ledelsesstaben er et sammenbindende organ for rektoratets ledergrupper. Hvilke typer saker skal rektoratets ledergruppe arbeide med? Fellesstyret har vedtatt at det nye rektoratet i 2013 skal være premissgivere for det videre arbeide med målstruktur, delstrategier, risikovurderinger og styringsparametere. Fra 2014 vil dette arbeidet bli ledet av rektor. Ledelsesstaben vil legge fram forslag til hvilke strategiske saker som bør prioriteres i perioden 2014 til 2018 og hvordan det samlete fagmiljøet ved NMBU kan delta i utformingen. Arbeidsplanen for perioden kan konsentreres om disse delene: Utvidet kapasitet for undervisning og forskning Eksempel på saker som er aktuelle: Dimensjonering av studier Dimensjonering av undervisningsareal Dimensjonering av infrastruktur Synergier innen undervisning og forskning Målstruktur Risikoanalyse Effektmålene Byggeprosjektet Delstrategier Kvalitet i utdanning og forskning Eksempel på saker: Studiepoengproduksjon Forskningsproduktivitet Innovasjon Synergier innen innovasjon E-strategi Digitale tjenester Delstrategier Styrket samfunnskontakt og omdømme Campussamarbeid Universitetssamarbeid Internasjonalisering Informasjonssikkerhet Profilering Delstrategier Perioden 2014-18 vil være en omstillingsperiode. For uten å etablere NMBU som nytt universitet har rektor en helt spesiell utfordring med å levere ift til de forventningene som er uttrykt gjennom KDs oppsummering fra etatsstyringsmøtet og effektmålene. Det store byggeprosjektet må gjennomføres på en god måte, men vi må legge et bredere perspektiv på dette enn å avgrense det til selve bygget. Som KD så klart har framhevet; byggeprosjektet inngår under overskriften omstilling og utvikling av de gamle NVH og UMB til et framifrå NMBU «. innen 5 år etter ferdigstillelse av nybyggene». Det strategiske perspektiv og agenda, og koordineringen av strategiutviklings- og handlingsplanprosesser som skal gjennomføres vil være en viktig oppgave for ledelsesstaben på vegne av rektor. Støtte til dekanene I følge stillingsbeskrivelsen skal ledelsesstaben «Sørge for koordinering av stabsstøtte til dekanene innen strategiarbeid, budsjett og utvikling av faglig aktivitet». Hvordan støtten til dekanene skal 4

legges opp og hvordan ledelsesstaben rent praktisk skal håndtere dette vil bli utviklet i samarbeid med dekanene når disse nå begynner å tiltre. 5

Stillingsbeskrivelse Sekretariatsleder Stillingstittel Stillingskode Organisatorisk enhet Rapporterer til Sekretariatsleder Sekretariat Administrasjonsdirektør Ansvarsområde Sekretariatsleder skal lede sekretariatet. Sekretariatet skal bistå rektor, dekanene og direktørene i koordinering av styre- og utvalgsarbeid, møtetilrettelegging og andre løpende oppgaver. Sekretariatet skal, sammen med administrasjonen for øvrig, ivareta det samlede administrative behov for ledelsen ved NMBU Sekretariatsleder er operativ personalleder for de ansatte som inngår i sekretariatet. Arbeidsoppgaver Sekretariatsleder skal lede og utvikle sekretariatet til å være et serviceorgan for rektorat, dekanene og direktørene og har følgende hovedoppgaver: Bistå i koordineringen av arbeidet med NMBUs strategiarbeid og målstyring Sørge for koordinering av stabsstøtte til dekanene innen strategiarbeid, budsjett og utvikling av faglig aktivitet: Strategisk planlegging Bistå dekanene i iverksetting av vedtak fattet av fakultetsstyrene Saksforberedelse i samarbeid med aktuelle ledere for administrative områder Budsjettering Regnskapsoppfølging Innhente planer og rapporter fra instituttene Være administrativt bindeledd mellom instituttadministrasjonene og universitetsadministrasjonen Sørge for koordinering og møtetilrettelegging av styre- og utvalgsarbeid for universitetsstyret, fakultetsstyrene, koordinering med instituttstyrene, universitetsutvalg: Innkalling Utsendelse av møtepapirene Referat/protokollskriving Støtte til oppfølging av vedtak Sørge for at følgende løpende oppgaver blir ivaretatt og utført på en god måte: Forværelsefunksjon for rektorat, dekaner og direktørene Besøkskoordinering (kjøreplaner, kontaktpunkt, arrangementsteknisk ansvar, etterarbeid/oppfølging, mm) Bistå i organisering av arrangement Ha jevn kontakt med ledere for avdelingene i universitetsadministrasjonen, instituttledere, ledere av universitetsutvalg Være sekretær og rådgiver for rektors ledergruppe(r) 6

Krav til stillingen Formell kompetanse Sekretariatsleder må ha høyere utdanning på minimum masternivå eller tilsvarende innen relevant fagområde. Særlig relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet Relevant yrkeserfaring Sekretariatsleder skal ha: relevant ledererfaring fra offentlig virksomhet og/eller større institusjoner, fortrinnsvis fra universitets- og høyskolesektoren eller tilsvarende forskningsinstitusjoner, samt kjennskap til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren lang erfaring med å bestille utredninger og oppdrag god innsikt og erfaring i virksomhetsstyring og utvikling evne til å analysere virksomhetsprosesser Andre kvalifikasjonskrav Sekretariatsleder har det operative personalansvar for medarbeiderne som inngår i sekretariatet. Sekretariatsleder skal ha god lederkompetanse god kjennskap til offentlig forvaltning, statlig avtale- og regelverk og større endringsprosesser ha evne til å arbeide i team ha en planmessig og strukturert arbeidsmåte og evne til refleksjon ha svært gode samarbeids-, kommunikasjons- og problemløsningsevner ha gode analytiske evner og være nøyaktig 7