KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III for avtale om trykking og adressering av NHH Bulletin Innleveringsfrist : 15.04.2010 kl. 12:00 Avtaleperiode: 15.08.2010 15.08.2012 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Kontraktsperiode... 3 1.4 Kunngjøring... 3 1.5 Tilleggsopplysninger... 4 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 1.7 Fremdriftsplan... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Offentlighet... 6 2.3 Taushetsplikt... 6 2.4 Innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse og utforming... 7 2.5 Opplysningsplikt... 8 2.6 Tilbakekallelse eller endring av forespørselen... 8 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE... 11 4.1 Registrering avmottatte forespørsler om deltakelse... 11 4.2 Avvisning pga forhold ved leverandøren... 11 4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 11 Bilag 1 - HMS-egenerklæring... 12 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norges Handelshøyskole, NHH, er sammen med de tilknyttede sentrene, Samfunnsog næringslivsforskning, SNF, og Administrativt forskningsfond, AFF, Norges største senter for forskning og udanning innen økonomi og administrasjon. NHH, AFF og SNF samarbeider om utgivelsen av fag- og alumnimagasinet, NHH Bulletin. Bladet tar opp forskning og kunnskapsformidling fra hele NHH miljøet. Hovedområdene NHH Bulletin skal dekke er økonomi, strategi og ledelse. NHH Bulletin er et kvalitetsmagasin innenfor sitt område. Bladet gis ut fire ganger i året. I tillegg utgis eventuelt ett engelsk nummer årlig i mindre opplag. Abonnementet er gratis. Oppdragsgivers kontaktperson for anbudskonkurransen er: Navn: Marit Høisæter Adresse: Helleveien 30, 5045 Bergen e-post: Marit.Hoisaeter@nhh.no Telefon: 55 95 95 23 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang NHH ønsker å inngå avtale om trykking og adressering av magasinet, NHH Bulletin. 1.3 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er to år. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med ett + ett år slik at total mulig kontraktslengde blir fire år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest tre måneder før avtalens utløp. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 3
1.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED. 4
1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Kvalifikasjon Kunngjøring DOFFIN /TED 12.03.2010 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 13.04.2010 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen 15.04.2010 kl 12:00 Åpning av forespørslene 16.04.2010 Kvalifisering av leverandører gjennomført 30.04.2010 tentativ Konkurranse Konkurransegrunnlag utsendt til kvalifiserte leverandører Frist spørsmål til konkurransegrunnlag Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Evaluering 03.05.2010 tentativ 10.06.2010 tentativ 15.06.2010 tentativ 16.06.2010 tentativ 01.07.2010 tentativ Utvelgelse Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Klagefrist Kontraktsinngåelse 01.07.2010 tentativ 02.08.2010 tentativ 15.08.2010 tentativ Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av forespørslene er veiledende. 5
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Konkurransen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er ikke tillatt. For denne konkurransen vil fem leverandører bli invitert til å inngi tilbud, så fremt alle fyller kvalifikasjonskravene. En eventuell utvelgelse blant overtallige kvalifiserte vil skje i henhold til følgende kriterier/regler: a) Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere fem leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene kan levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 6
2.4 Innlevering og utforming av forespørsel om deltakelse og utforming Forespørselen skal leveres/sendes til: Norges Handelshøyskole Økonomiavdelingen v/ Marit Høisæter Helleveien 30 5045 Bergen Forespørsel om deltakelse skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av innleveringsfristen. For sent innkomne forespørsler om deltakelse vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Forespørselen skal: 1. Oversendes i nøytral, lukket forsendelse og være merket Forespørsel trykking og adressering av NHH Bulletin 2. Være skriftlig, datert og signert 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 5. Leveres med: En original av forespørselen med vedlegg En papirkopi av forespørselen med vedlegg Kopi av forespørselen med vedlegg skal leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Brevet med forespørsel om deltakelse skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: 1. Skatteattester 1, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. 1 Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnt fra fristen for innlevering av forespørsel om deltakelse 7
(http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epslanguage= NO 2. HMS-egenerklæring Se http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa-20060407-0402.html#map033 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 4. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i prekvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor forespørselen om deltakelse er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.6 Tilbakekallelse eller endring av forespørselen Innleverte forespørsler om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny forespørsel og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 8
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epsla nguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se bilag 1 til kvalifikasjonsgrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Dokumentasjonskrav Velg mellom: Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon Eller: Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring 9
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres Dokumentasjonskrav - eksempler Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt kontaktperson med navn, telefonnr. og e-post adresse. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem / - styringssystem og / eller kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Det kreves kompetanse som sikrer lav miljøbelastning ved utførelsen av tjenestene Tilbyderen skal kjenne til og kunne dokumentere leveransenes miljøkvaliteter og korrekt håndtering av produkter med hensyn til helse, miljø og sikkerhet, også i forhold til avhending av produktene. Tilbyder skal kunne dokumentere gyldige akkrediteringsbevis for EMAS-, ISO 14001- eller Miljøfyrtårnsertifisering. Tilbyder må dokumentere eventuelle miljømerkingsordninger for sine produkter. Dersom virksomheten ikke er miljøsertifisert i henhold til EMAS, ISO eller Miljøfyrtårnstandardene, kan virksomhetens beskrivelse av miljøprofil eller miljøpolitikk benyttes som dokumentasjon. Leverandøren skal senest ved kontraktsinngåelsen være tilknyttet en godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall. Dette gjelder også eventuelle underleverandører. Med godkjent ordning menes ordning hvor det innsamlede og gjenvunne emballasjeavfall blir registrert av Statens forurensningstilsyn. 10
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE 4.1 Registrering av mottatte forespørsler om deltakelse Forespørslene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel er mottatt. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12, 1. ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12, 2. ledd bokstav a-g foreligger. 4.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 11
Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12