Tilpasningsavtalen (SS-T) Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan 1
Dokumenthistorikk Versjon: Dato: Beskrivelse av endring: Forfatter(e): Kommentarene fra innspillsrunden er blitt implementert Sopra Steria og 1.0 10.03.2015 og innholdet har blitt formattert. rkitektum 2
Innhold 1 INNLEDNING... 4 1.1 BESVRELSE I BILGET... 4 1.2 BESVRELSE V KRVTBELL... 4 1.3 KUNDENS OVERORDNEDE PRINSIPPER OG FØRINGER... 5 2 KRV TIL PROSJEKTGJENNOMFØRING... 6 3 OMFNG OG INNHOLD... 7 3.1 LEVERNSE 1... 8 3.2 LEVERNSE 2... 8 4 PROSJEKT- OG FREMDRIFTSPLN... 9 4.1 OVERORDNET PROSJEKT OG FREMDRIFTSPLN... 9 4.2 HOVEDLEVERNSER OG MILEPÆLER I FSE 1... 9 4.3 HOVEDLEVERNSER OG MILEPÆLER I FSE 2... 10 5 DGBOT VED FORSINKELSE... 11 5.1 DGBOTBELGTE FRISTER... 11 3
1 Innledning Dokumentet beskriver de krav Kunden stiller til Leverandøren ved gjennomføring av leveranseprosjektet. Leverandøren skal i dette dokumentet oppgi forventet leveringstid (milepæler) og en detaljert prosjektplan hvor ansvarsforholdet under implementering/etablering tydelig fremkommer i henhold til avtalens punkt 2.1.1 1.1 Besvarelse i bilaget Bilaget skal besvares iht. de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget og de krav som er stilt direkte i dette bilaget. 1.2 Besvarelse av kravtabell Bilaget inneholder en kravtabell som angir spesifikke krav som s prosjekt- og fremdriftsplan skal eller bør tilfredsstille. 1.2.1 Kravkoder For hvert krav i kravtabellen er det angitt en kravkode som angir hvilken type krav som stilles. Det er tre ulike kravkoder;, B og C som er benyttet. Disse kravkodene er beskrevet nærmere i tabellen nedenfor: Kravkode: «Må-krav» B «Bør-krav» C «Ønskelig funksjonalitet» Beskrivelse: Dette er krav som s forslag til prosjekt- og fremdriftsplan må tilfredsstille. Dette er krav som dekker et behov som s forslag til prosjekt- og fremdriftsplan bør tilfredsstille, men det er ikke et absolutt krav. Dette er krav som Oppdragsgiver anser at det er ønskelig at s forslag til prosjekt- og fremdriftsplan tilfredsstiller, men det er ikke et absolutt krav. 4
1.2.2 Svarkoder Hvert krav skal besvares av leverandør med en av de tre svarkodene J, N eller. Betydningen av de ulike svarkodene er beskrevet i tabellen nedenfor: Svarkode: J «Ja» N «Nei» «lternativ løsning» Beskrivelse: Ja, Leverandørens besvarelse imøtekommer dette kravet. Selve besvarelsen beskrives i relevante kapittel i dette bilaget, evt. med henvisning til øvrige bilag hvor relevant. Nei, Leverandørens besvarelse imøtekommer ikke dette kravet. Leverandøren bes om å kommentere i relevant kapittel i dette bilaget i hvilken grad kravet kan imøtekommes. Dette er et krav som ikke imøtekommes direkte, men hvor mener at en alternativ løsning vil dekke Oppdragsgivers antatte behov som ligger til grunn for kravet. Oppdragsgiver ber om at beskriver sin forståelse av det behovet antar ligger til grunn for kravet og hvordan dette behovet kan dekkes på alternativ måte i relevant kapittel i dette bilaget. 1.3 Kundens overordnede prinsipper og føringer Prosjektforløpet i leveranseprosjektet skal ikke påvirke byggesaksbehandlingen i eksisterende saksbehandlingsløsningen før det er klart for saksbehandling i det nye fagsystemet. Kunden ønsker en enhetlig leveranse, hvor Leverandør tar fullt ansvar for å koordinere og samkjøre leveransene fra eventuelle underleverandører Leverandøren skal sikre at Kunden har tilgang til høy kompetanse som støtte til planleggingen og gjennomføringen av innføringen av den valgte løsningen 5
2 Krav til prosjektgjennomføring I tabellen nedenfor beskrives de krav Kunden stiller til gjennomføringen av leveranseprosjektet. Krav nr.: 14001 14002 14003 14004 14005 14006 14007 14008 Krav: Leverandøren bør benytte anerkjent prosjektmetodikk ved prosjektleveranser Leverandør skal utarbeide en realistisk prosjektog fremdriftsplan for prosjektet som dekker begge leveransene i prosjektet (leveransene er nærmere beskrevet i kapittel 3). Prosjekt- og fremdriftsplanen skal hensynta kommunens bidrag i gjennomføringen. Leverandørens løsning for leveranse i leveranse 1 bør være ferdigstilt for oppstart av leveranseprosjekt senest [dd.mm.yyyy], oppstart av godkjenningsperiode senest [[dd.mm.yyyy] og leveringsdag senest [[dd.mm.yyyy]. Leveranse 1 skal minimum inneholde funksjonalitet som gjør det praktisk mulig å kjøre og motta, behandle og besvare byggesøknader og henvendelser i løsningen. Dette inkluderer bl.a. integrasjon med arkiv (se nærmere beskrivelse av innhold i de ulike fasene under tabellen). Leverandøren skal foreslå hvilket omfang som skal leveres i hver av de to leveransene av prosjektet. Forslaget skal tilfredsstille minimumskravet til omfang i hver av leveransene iht. bilag 1 og krav stilt i dette bilaget. lle krav som kunden ikke har kravstilt at skal inngå i en spesifikk leveranse, og hvor ikke positivt har angitt at inngår i en av leveransene, skal inngå i leveranse 1. Leveranse 2 bør ha leveransedag senest innen utgangen av 2017. Leverandøren skal i spesifiseringsfasen i kunden utarbeide en detaljspesifikasjon som hensyntar kundens krav til oppsett og lokale integrasjoner (tilpansinger). Leverandøren skal i sitt forslag til prosjekt- og fremdriftsplan beskrive hvordan samarbeidet med Kunden er tenkt løst i gjennomføringen av leveranse 1 og 2. Leverandøren bes også beskrive evt. plan for involvering av kunden i arbeidet med å ferdigstille standardløsningen. Krav-koder, B, C: B B Svarkoder J, N, : Leverandørens besvarelse: <Leverandør fyller 6
3 Omfang og innhold Gjennomføringen i leveranseprosjektet deles opp i to leveranser; leveranse 1 og leveranse 2. Det langsiktige målbildet går utover kravene til hva som må levere i leveranse 1 og 2. B- og C-krav er det opp til å avgjøre hva som skal inngå i leveranse 1 og 2. Leveransen 1 skal implementeres og idriftssettes som en separat leveranse iht. frist som angitt og fungere som en frittstående leveranse frem til leveranse 2 er levert. Leverandøren har det helhetlige ansvaret for at begge leveransene hver for seg har nødvendig basisfunksjonalitet til at kunden reelt kan gjennomføre saksbehandling av byggesakene. Nedenfor følger beskrivelsen av innhold i fase 1 og 2 i gjennomføringen av leveranseprosjektet. Figur 1: Leveransens faseinndeling Tilpasningsavtalens gjennomføringsmodell, skal gjennomføres for hver av de to leveransene, uten at dette innebærer en kontraktuell oppdeling av leveransen. Dersom akseptansetest ifm. leveranse 1 godkjennes av Kunde, løper en godkjenningsperiode for denne leveransen helt frem til den endelige godkjenningen av den totale leveransen i forbindelse med leveranse 2. Dersom det i godkjenningsperioden etter leveranse 2 er levert avdekkes feil som også berører leveranse 1 kan Kunden nekte godkjenning av den totale leveransen grunnet feil ved funksjonalitet som ble levert i leveranse 1 frem til feil er rettet. Leverandøren er ansvarlig for at leveranse 2 fullt ut er integrert med leveranse 1, og at begge leveransene samlet og hver for seg har de egenskaper som følger av denne kontrakt. Det presiseres at risikoens overgang og Leveringsdag for leveransen inntrer på tidspunktet for den helhetlige og endelige godkjenningen av leveransen i forbindelse med leveranse 2. Leverandøren kan iht. vedlikeholdsavtalen få betalt vederlag for vedlikehold for funksjonalitet levert i leveranse 1 før leveranse 2 er levert og godkjent. 7
3.1 Leveranse 1 Kunden skal i fase 1 få flyttet byggesaksbehandlingen fra dagens sak- og arkivsystem og over til nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Løsningen som leverer i leveranse 1 skal minimum tilfredsstille alle krav med kravkode -1 i «SS-T_Vedlegg 1 Kravtabell». I tillegg skal levere alle øvrige krav i Bilag 1 som er besvart med svarkode 1. Ny løsning skal være idriftsatt og klar for godkjenningsperiode innen [dd.mm.yyyy]. Leverandøren kompletterer her beskrivelsen av innholdet i fasen med beskrivelse av hvilke deler av tilbudt løsning som må etableres som del av fase 1 for å tilfredsstille ovenfornevnte krav: <Leverandøren fyller 3.2 Leveranse 2 I leveranse 2 skal levere en oppdatert versjon av løsningen som er videreutviklet med funksjonalitet for å dekke de krav som ikke inngikk i leveranse. Leverandøren skal i denne fasen oppfylle alle krav som er besvart med kravkode 2. Når leveranse 2 er levert skal alle -2-krav, samt B- og C-krav som ikke er dekket i fase 1. Det er hhv. 50-2-krav, 25 B-krav og 16 C-krav Leveranse 2 utgjør den endelige leveransen som er forpliktet til å levere iht. denne kontrakten, men det forventes at viderefører arbeidet med å realisere «det langsiktige målbildet» som del av kontinuerlig vedlikehold og videreutvikling som gjøres iht. vedlikeholdskontrakten og som del av utvikling for å få flere kunder på løsningen. Leverandøren kompletterer her beskrivelsen av innholdet i fasen med beskrivelse av hvilke deler av tilbudt løsning som vil bli etablert som del av fase 2: <Leverandøren fyller 8
4 Prosjekt- og fremdriftsplan 4.1 Overordnet prosjekt og fremdriftsplan <Leverandøren beskriver sitt forslag til overordnet prosjekt- og fremdriftsplan for hele leveranseprosjektet> 4.2 Delleveranser og milepæler i fase 1 <Leverandøren beskriver her overordnede delleveranser i fase 1 og kompletterer milepælsplan iht. dette.> Milepæl: Resultat som skal være oppnådd på milepælen: nsvarlig for utarbeidelse/ gjennomføring: vtalt tidspunkt: Kommentar: M0 Oppstart fase 1 Begge dd.mm.yyyy M1 M2 M3 Detaljert prosjekt-, dokument og kvalitetsplan utarbeidet og godkjent av kunde Detaljspesifikasjon utarbeidet og godkjent av Kunden Plan for Kundens akseptansetest Leverandør i Kunden Leverandør Leverandør i Kunden M4 Installasjonsdag Leverandør M5 kseptansedag M6 M7 Oppstart godkjenningsperiode Leveringsdag Innen dd.mm.yyyy Leveringsdag for leveranse 1 er sammenfallende for begge de to leveransene. 9
4.3 Delleveranser og milepæler i fase 2 <Leverandøren beskriver her overordnede delleveranser i fase 2 og kompletterer milepælsplan iht. dette.> Milepæl: Resultat som skal være oppnådd på milepælen: M0 Oppstart fase 2 Begge M1 M2 M3 Detaljert prosjekt-, dokument og kvalitetsplan utarbeidet og godkjent av kunde Detaljspesifikasjon utarbeidet og godkjent av Kunden Plan for Kundens akseptansetest nsvarlig for utarbeidelse/ gjennomføring: Leverandør Leverandør Leverandør i Kunden M4 Installasjonsdag Leverandør vtalt tidspunkt: Kommentar: M5 kseptansedag M6 M7 Oppstart godkjenningsperiode Leveringsdag Innen dd.mm.yyyy Leveringsdag for leveranse 2 er endelig leveringsdag for begge leveransene og er ønsket senest dd.mm.yyyy 10
5 Dagbot ved forsinkelse 5.1 Dagbotbelagte frister I henhold til avtalens punkt 11.5.2 avtales det at dagbot kun vil være knyttet til fristen for oppstart godkjenningsperiode for hver av de to definerte fasene og den felles milepælen leveringsdag. 11