SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Øystein Bull-Hansen Arkiv: Arkivsaksnr.: 02/03032-003 Dato: 01.04.03 MELDING OM DRAMMEN SOM NÆRINGSVENNLIG KOMMUNE INNSTILLING TIL FORMANNSKAP OG BYSTYRE: Administrasjonens innstilling: Saken er tatt til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann Kari Lien virksomhetsleder
Saksutredning: Sammendrag I flertallpartienes kommentarer til økonomiplanen 2002-2005, ba de om at bystyret måtte få seg forelagt en sak som drøfter hvordan Drammen kommune kan bli mer næringsvennlig. Tidligere har det blitt lagt frem et notat om saksbehandling og blitt gjennomført en muntlig presentasjon av resultatet fra en brukerundersøkelse for bystyrekomité 3. Brukerundersøkelsen er gjennomført blant bedrifter som har hatt plan- og byggesaker til behandling i kommunen. Skal Drammen bli en mer næringsvennlig kommune er vi avhengig av et vidt spekter av virkemidler, men denne saken vil i hovedsak begrense seg til å drøfte to problemstillinger. 1. Har kommunen og næringslivet hensiktsmessige felles arenaer? 2. Gjør kommunen en tilfredstillende jobb som planleggingsmyndighet og som leverandør av tekniske tjenester? Bedriftene er gjennomgående fornøyd med kommunen på mange områder, men det er spesielt tre forhold som kritiseres: Kommunen hører mest på de store bedriftene. Kommunens plangrunnlag gir for dårlig forutberegnlighet. Saksbehandlingstiden er gjennomgående for lang. Når det gjelder kommunens kommunikasjon med de mindre bedriftene vises det til at det er NHO Buskerud og Drammen Næringslivsforening som velger representanter til våre samarbeidsfora. Som et supplement til de faste fora legger kommunen vekt på å utvikle samarbeid i konkrete prosjekt og å følge opp uformelle fora som for eksempel frokostmøtene i Børsen. Drammens er i ferd med å legge om sitt system for arealplanlegging i tråd med signalene fra regjeringens planlovutvalg. Dette gjøres blant annet for å øke forutberegnligheten for utbyggere. Serviceerklæringer er iverksatt og det er innført tidsfrister for behandling av mange typer saker. Men det er vanskelig å kombinere kvalitet og svært kort saksbehandlingstid. God saksbehandling tar tid. Det arbeides kontinuerlig med å finne det optimale balansepunktet mellom kvalitet og tidsbruk og å fjerne unødvendig dødtid. Bakgrunn Da bystyret 18.12.01 behandlet økonomiplanen 2002-2005, ba flertallspartiene om at bystyret måtte få seg forelagt en sak som drøfter hvordan Drammen kommune kan bli mer næringsvennlig. I mai 2002 ble det lagt frem et notat om saksbehandling for bystyrekomité 3. Det ble innformert om en brukerundersøkelse som var under gjennomføring blant bedrifter som har hatt plan- og byggesaker til behandling i kommunen. I august 2002 ble resultatet fra brukerundersøkelsen presentert for komiteen. Dette notatet gjør rede for resultatene fra undersøkelsen og de tiltak som kommene har/ skal iverksette for bedre å kunne tilfredstille næringslivets behov. Om å være næringsvennlig Næringslivet er interessert i at Drammen er en attraktiv by å bo og arbeide i. Det gjør det lettere å få tak i kvalifisert arbeidskraft, og det bidrar til å gi bedriftene en positiv identitet. Drammen ligger i et pressområde. Klarer byen å være et attraktivt alternativ i Osloregionen vil den få næringsvekst. Men bedriftsetablering av én kategori kan gjøre byen mindre attraktiv for andre typer virksomhet. Det er viktig at for eksempel ikke transport-, arealkrevende eller forurensende virksomhet legges til områder hvor folk
skal bo eller hvor det skal legges til rette for kunnskapskrevende og arbeidsintensiv virksomhet. Vi må med andre ord arbeide for at virksomheter lokaliseres på steder hvor de passer inn miljøet. Etablering av virksomheter må derfor ofte sees i en regional sammenheng. Alle kommuner har ikke nødvendigvis arealer som passer til all type virksomhet. Skal vi bli en mer næringsvennlig kommune må vi således utvikle: Et utstrakt regionalt samarbeid. Regionen som helhet må ha egnede næringsarealer med riktig beliggenhet og en effektiv infrastruktur. Stikkord er havn, jernbane og Veipakke Drammen sett i sammenheng med regionalt samarbeid om næringsutvikling. Drammens regionale utviklingsselskap vil bli en sentral aktør. Et attraktivt fysisk miljø. Kommunens satsning på sentrum legger til rett for boliger og kunnskapsbasert næringsvirksomhet. Et kunnskaps- og utdannelsesmiljø som sammen med et godt kunst- og kulturtilbud kan stimulere nyskaping og gjøre byen attraktiv. Kulturstrategien drøfte dette. Et etablerermiljø og et forsknings og utviklingsmiljø. Vi har inkubator Sundland, men mangler sterke forskningsmiljø. Vi håper at høyskolesatsningen skal kunne bidra til å utvikle dette på sikt. Et nært samspill mellom kommunen og næringslivets aktører på ulike arenaer. God, rask og forutsigbar kommunal saksbehandling med klare politiske føringer. Denne saken drøfter hovedsakelig de to siste prikkpunktene. Kvalitet på tekniske tjenester De fleste av de tjenestene som kommunen leverer har næringslivet som en viktig kundegruppe, og det er viktig for næringslivet at folk trives i regionen slik at det er god tilgang på kvalifisert arbeidskraft. Om kommunen skal fremstå som næringsvennlig er det derfor viktig at alle de kommunale tjenestene holder god kvalitet, men de tekniske tjenestene tilskrives likevel en særlig betydning. Næringslivet er avhengig av å få bygget, videreutviklet og drevet sine eiendommer på en god og effektivt måte. De må kunne få oversikt over tilgjengelige næringsarealer og de bør kunne få kjennskap til de offentlige rammebetingelsene før de tar beslutning om å investere i et område. Stikkordet er forutberegnlighet. De må også vite hvor lang tid den offentlige saksbehandlingen vil ta. I tillegg er det viktig at kommunen organiserer sin saksbehandling slik at den i størst mulig grad harmonerer med utbyggerne sine arbeidsmåter. Men det er ikke bare utbyggernes interesser kommunen skal ivareta. Kommunen skal se til at lover og statlige retningslinjer, kommunens egne planer og allmennhetens og enkeltindividenes interesser blir ivaretatt i forbindelse med plan-, bygge- og bevillingssaker. Brukerundersøkelsen Våren 2002 ble det gjennomført en brukerundersøkelse for å finne ut hvor tilfreds næringslivet var med de tjenestene kommunen har i dag innenfor de tekniske områdene. Denne type undersøkelse har vært gjennomført i 6 andre kommuner som en del av et statlig prosjekt. Vi fikk derfor sammenlignet oss med andre kommuner samtidig som vi fikk målt den relative tilfredsheten hos 104 bedrifter i forbindelse med til sammen 232 bygge-, bevilling- og plansaker. Et sammendrag av resultatene fra denne undersøkelsen ligger som vedlegg til saken. Hvordan vurderes resultatene fra brukerundersøkelsen?
Samarbeid med næringslivet 30 % av bedriftene mener kommunen samarbeider godt med næringslivet, 41 % av og til, mens 26,5 % sier at kommunen ikke samarbeider godt med næringslivet. Det er noen flere som ikke er tilfreds i Drammen enn i de andre byene. Det ble spesielt påpekt at kommunen bare kommuniserer med de største bedriftene. Til dette kan det bemerkes at det i mange sammenheng er naturlig for kommunen å samarbeide med næringslivets organisasjoner og ikke med den enkelte bedrift. Kanskje næringslivet selv burde vurdere hvordan de lar seg representere, slik at ulike kategorier av bedrifter blir representert. - Kommunen har et eget kontaktutvalg hvor ordføreren og toppledelsen møter næringslivet 2 til 3 ganger i året. I tillegg har næringslivet en egen gruppe som følger arbeidet med kommuneplanen. Kommuneplanarbeidet går nå mot slutten, og behovet for en videreføring av gruppen vil bli drøftet. - Frokostmøtene på Børsen er en viktig arena for kontakt mellom ulike private og offentlige aktører. Kommunen deltar aktivt på disse. - Byen Vår Drammen representerer et interessant partnerskap mellom kommune og næringsliv, og det arbeides nå med å utvikle en partnerskapsavtale for drift av sentrumsområdet. - Kommunen har inngått partnerskapsavtaler med flere ulike virksomheter i tilknytning til utbyggingssaker og med enkelte idrettslag. - Arena Drammensregionen er en viktig arena. Her er kommunene i regionen i partnerskap med fylket og næringslivet i ferd med å starte opp "Drammens regionale utviklingsselskap" (DRUS). Dette forventes å bli en svært viktig regional aktør i årene framover. Kommunens servicenivå Kun 22-45 % er fornøyd med tilgangen på boligtomter, grunnskoletilbudet, barnehagetilbudet og helsetjenestetilbudet. Dette er et utilfredstillende resultat, men det kommer ikke frem av undersøkelsen hvor viktig bedriftene anser at disse faktorene er. Vi vil ikke gå nærmere inn på disse forholdene her, da de håndteres i kommuneplanprosessen, men vi kan med glede notere oss at hele 75,5 % er fornøyd med kulturtilbudet. Det er ikke problematisert om kulturtilbudet, slik det er i Drammen, bidrar til et innovativt miljø. Hele 78,5 % mener det er relativt enkelt å finne fram til rett person i Drammen kommune. Dette bør kunne bli ytterligere forbedret når rådhuset er bygget om og servicekontoret åpnet. Tekniske tjenester Hele 75 95 % av bedriftene er fornøyd med veivedlikehold, renovasjon og vannforsyning. Dette er klart bedre enn i de andre byene. Klager på veivedlikeholdet tas ikke raskt nok til følge. Rutinene for behandling av løpende henvendelser er lagt om for å forbedre servicen. Ved innføring av servicetorg 01.09.2003 vil ansvaret for løpende henvendelser bli lagt dit. Serviceerklæringene som alle virksomheter nå skal ha iverksatt skal gjøre det enklere for brukerne. Arealplanlegging og byggesaksbehandling Det er bare 26,5 % som er fornøyd med langsiktigheten og forutberegnligheten i kommunens arealdisponering. Dette belyser et stort problem i forbindelse med kommunens arealplanlegging. Svært mye av ressursene går med til saksbehandling av innsendte planer og byggesaker. Dette gjør
at det er lite ressurser til å få etablert et plangrunnlag som kan gi utbyggerne den nødvendige forutberegnlighet. Dagens planpraksis preges av en stor del private reguleringsplaner hvor utbyggerne selv må utvikle de offentlige rammebetingelsene. Dette gir liten forutberegnlighet. Utbyggerne bør ha krav på å få kjennskap til rammebetingelsene før man kjøper en tomt eller planlegger et prosjekt. Det statlige Planlovutvalget arbeider med dyptgripende endringer av arealplanleggingen. Drammen har vært en viktig premissleverandør til dette arbeidet. Innenfor plan- og byggesaker vurderes det faglige nivået som relativt høyt og de fleste bedriftene mener at kommunen gir en god og rettferdig behandling. Folk opplever stort sett å bli godt tatt i mot av mennesker som viser at de forstår bedriftens behov. Dette er gledelig, det bekrefter at servicen er god og at saksbehandlingen holder høy faglig kvalitet. Saksbehandlingstiden oppleves som for lang. Dette er gjennomgående det største ankepunktet. Det henger delvis sammen med dårlig forutberegnlighet. (Avtalt tid blir ikke overholdt, eller tidsbruk blir ikke avtalt), eller at behandlingstiden blir urimelig lang. Det siste kan skyldes at søknaden har for dårlig kvalitet eller at det er behov for høring og politisk behandling av sakene, men det kan også skyldes for tidkrevende arbeidsmåter. Kommunen har hatt en praksis hvor veileding og kommunikasjon er blitt ansett som viktig for å yte god service og unngå klagesaker. For å korte ned saksbehandlingstiden er prioriteringen endret noe. (Se under tiltak som er igangsatt/planlegges.) Bevillingssaker I forbindelse med bevillingssaker er ca. halvparten fornøyd med saksbehandlingstiden og samme andel av de spurte synes at politikerne opptrer ryddig og rettferdig. Søkerne har ofte et stort tidspress i denne type saker, og alle skjenkebevillinger behandles politisk. I tillegg er det en rekke høringsinstanser som er inne i bildet. Saksbehandlingstiden blir derfor noe lang i forhold til brukernes ønsker, men sakene behandles fortløpende. For å sikre en best mulig forutberegnlighet orienteres søkerne om retningslinjene som gjelder og om hvilken linje formannskapet har fulgt i tilsvarende saker i bevillingsperioden. I forbindelse med skjenkebevillinger hvor det dreier seg om politiske vedtak, er det selvfølgelig umulig å "spå" om utfallet i den enkelte sak. Kart og Geodata Når det gjelder kartforretninger er 64,5 % fornøyd med saksbehandlingstiden. Her styres saksbehandlingstiden til dels av årstidene. Det er svært vanskelig å gjennomføre måleoppdrag når det ligger mye snø. Her vil man bedre informasjonen og anbefale økt bruk av midlertidig kartforretning når det er viktig med rask avklaring. Tiltak som er igangsatt eller planlegges. Arbeidet med å bli en mer næringsvennlig og attraktiv kommune skal være en naturlig del av kommunens utviklingsarbeid. Gjennom deltagelse på felles arenaer, partnerskapsprosjekt, balansert målstyring og dialogsamtaler vil kommunen få innspill som kan gjøre det mulig kontinuerlig å utvikle den kommunale virksomheten. Pr. i dag er det en rekke konkrete tiltak som er satt i verk, eller planlegges satt i verk inne tekniske tjenester som kan gjøre kommunen mer næringsvennlig. Arenaer hvor næringslivet og kommunen møtes
Med utgangspunkt i undersøkelsen vil kommunen be næringslivets representanter om å se på hvordan de lar seg representere inn mot våre felles samarbeidsarenaer. Behovet for å videreføre kommuneplanens referansegruppe vil bli vurdert. Kommunen vil arbeide aktivt for å etablert en felles organisasjon med næringslivet som kan stå for drift av sentrum. Vi tror en slik organisasjon kan hente ut en stor synergieffekt gjennom å samordne de næringsdrivende og kommunen slik at sentrum blir mer veldrevet og attraktivt. Arbeidet med å etablere Drammens regionale utviklingsselskap (DRUS) pågår. En internettside som skal gjøre rede for regulerte næringsområder i regionen er under utarbeidelse i regi av "Arena Drammensregionen". Nettsiden er planlagt å skulle være tilgjengelig i løpet av høsten 2003. Stadig flere kommunale oppgaver kommer til å bli løst gjennom interkommunalt samarbeid. Dette vil kunne gi næringslivet et bedre og mer oversiktlig tjenestetilbud. Partnerskapsavtaler forventes å spille en stadig viktigere rolle i kommunens virksomhet. Arealplanlegging Det er en målsetting å utvikle et plansystem i tråd med signalene fra planlovutvalget. Det legges opp til at det offentlige skal utarbeide et overordnet plangrunnlag i form av kommuneplan og områdeplaner som skal gi utbyggerne den nødvendige forutberegnlighet. Utbyggerne kan så fremme egne prosjektplaner som drøfter de konkrete prosjektene opp mot de overordnede planene. Dette vil kunne gi utbyggerne bedre forutberegnlighet og raskere behandling av utbyggingssaker. Samtidig skal kommunikasjonen med byens borgere bli bedre. Det er en målsetting å ha utarbeidet de områdeplanene det er behov for innen neste rullering av kommuneplanen i 2006/2007. Områdeplanene tenkes rullert som en del av kommuneplanens arealdel. Arbeidet med sentrumsplanen er satt i gang. Tiltak med kortere tidshorisont. Fra 1. juli 2002 innførte byplan nye krav til det materiale som skal følge private planer. Prinsippet er at forslagstiller i større grad skal redegjøre for forslaget i en planbeskrivelse. Dette vil kunne heve kvaliteten på planmateriale og sikre at den private forslagstiller har vurdert alle relevante forhold. Samtidig kan det bidra til at saksbehandlingen i kommunen går raskere. Formannskapet delegerte i juni 2002 til byplansjefen å legge forslag til reguleringsplaner ut på offentlig ettersyn. Videre er saksbehandlingsprosessene forenklet. Tidligere ble alle plansaker automatisk sendt ut på forhåndshøring når de var ferdige til 1. gangs behandling. Nå involveres høringsinstansene på forhånd dersom man mener det kan være interessemotsetninger. Dette kan medføre noen flere innsigelser ved offentlig ettersyn fordi man kan ha oversett enkelte konfliktområder. Det er derfor bygget opp en større beredskap for å løse innsigelsessaker raskt inn mot sluttbehandlingen av plansakene. Dog må en i kompliserte plansaker ta høyde for at fornyet utleggelse til offentlig ettersyn vil forekomme. Effekten av tiltakene vil gjøre at plansaksbehandlingen vil kunne reduseres med uker. Serviceavtaler med forpliktende saksbehandlingstid er tatt i bruk fra 01.01.2003. Hvis kommunen er skyld i at anslått saksbehandlingstid ikke overholdes, vil dette medføre reduksjon /bortfall av gebyrer for planbehandling. I 2003 forventes det å komme endringer i Plan- og bygningsloven som lovfester tidsfrister for plansaksbehandling. Byplan har som målsetting at saksbehandlingstiden skal ligge godt innfor maksimumsfristene.
Behandling av bygge- og bevillingssaker Kravene til søker strammes inn, og mulighet til kommunikasjon inn mot saksbehandleren begrenses. Dette vil kunne øke forutberegnligheten med hensyn til saksbehandlingstid og redusere tidsbruken vesentlig. Dyktige profesjonelle aktører vil kunne dra fordel av dette, men "mannen i gata" kan oppleve å få dårligere service. For å redusere ulempene er det opprettet en egen kunderådgivningstjeneste som er åpen daglig i perioden 1200-1500. Det er utarbeidet serviceerklæringer som ble tatt i bruk 01.01.03. Hvis kommunen er skyld i at anslått saksbehandlingstid ikke overholdes, vil dette medføre reduksjon /bortfall av gebyrer for byggesaksbehandling. Det er opprettet egne "bygg og bo-sider" på Internett hvor råd og dåd og skjema er lagt ut til fri bruk for søkere. Kart og Geodata For å bedre forutberegnligheten i forbindelse med måleoppdrag er det gjort rede for de naturgitte begrensningene og muligheten for å få midlertidig kartforretning i serviceerklæringen. Klager på veivedlikehold Rutinene for behandling av løpende henvendelser er lagt om for å forbedre servicen. Ved innføring av servicetorg 01.09.2002 vil ansvaret for løpende henvendelser bli lagt dit. Konklusjon Det pågår et kontinuerlig arbeid med å gjøre Drammen mer næringsvennlig. Sentrale områder er: Direkte kontakt med næringslivets representanter. Partnerskap og utbyggingsavtaler. Regional organisering av næringsutviklingsarbeidet. Endring av arealplansystemet. Satsning på høyskolesenter og kultur. Effektivisering av saksbehandlingen innen de tekniske områdene. Innføring av serviceerklæringer Vår dialog med næringslivet, tilgjengelig statistikk samt brukerundersøkelser m.m. i forbindelse med årshjulet skal gi oss indikasjoner på i hvilken grad vi lykkes. Relevante plandokumenter og utviklingsprosjekt: Strategisk næringsplan for Buskerud legger vekt på Drammen som regionsenter og drivkraft i regionen. Den foreslår å formalisere regionalt samarbeid i Drammensregionen Kommuneplanen som er under behandling drøfter ulike forhold som påvirker næringsutviklingen, og setter som mål at fremtidens næringsliv i Drammen må bli mer kunnskapsbasert og mindre arealkrevende for å kunne tilpasse seg den tette byen. Kulturstrategien drøfter en del forutsetninger for å utvikle et sterkere kreativt miljø. Drammensregionens utviklingsselskap er under utvikling i et partnerskap mellom fylket, kommunene i drammensregionen og næringslivet. Selskapet skal drive praktisk regional næringsutvikling. Inkubator Sundland skal bidra til å få fram nye bedrifter i regionen. Drammen Høyskolesenter er i ferd med å omorganiseres slik at det er bedre rustet til å bli en viktig aktør i utviklingen av et FOU miljø i regionen.
Vedlegg: Sammendrag av brukerundersøkelsen.