NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 29. mai 2006 kl. 09.00 STED: Kommunestyresalen Namsskogan kommunehus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 005/06 Namsskogan kommunes årsregnskap 2005- Kontrollutvalgets uttalelse 006/06 Namsskogan kommunes årsmelding 2005 007/06 Kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune 2005 008/06 Formell forvaltningsrevisjon- Gjennomgang av vedtak 009/06 Referatsaker Eventuelt Namsskogan, 18.05.2006 Jon- Bjarne Johansen (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 005/06 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2005- KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Svein-Arne Myrvold/ Namsskogan kontrollutvalg 29.05.06 Per Morten Bjørgum 005/06 Namsskogan 06 Namsskogan formannskap Namsskogan kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet for Namsskogan kommune for 2005. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg: 1. Forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005 2. Revisjonsberetning til Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005, datert 12.05.06 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005, korrigert utgave mottatt 16.05.06 (utsendt fra kommunen) 2. Namsskogan kommunes årsmelding for 2005, korrigert utgave mottatt 16.05.05 (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48. Årsregnskapet og årsberetningen 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige
forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Namsskogan kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Jon Olav Håpnes (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4 6. Regnskapsrevisjon
Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005 ble avlagt den 05.04.2006 av kommunekasserer, som også er regnskapsansvarlig for kommunen, og rådmannen. Korrigert versjon ble avlagt 11.05.2006. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kommunens årsregnskap for 2005 viser kr.50.252.060,- til fordeling drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr. 3.143.294,- Driftsregnskapet nøkkeltall: 2005 Rev. budsjett 2005 2004 Til fordeling drift 50.252.060 49.575.030 47.506.022 Regnskapsmessig mindreforbruk 3.143.294 254.980 0 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket kr. 637.253,- Balanseregnskapet Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 hvor det sies at Balanseregnskapet skal vise status for kommunens og fylkeskommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Balanseregnskapet skal stilles opp i henhold til vedlegg 3 til denne forskriften. Balanseregnskapet skal minst vise beløp for sist avlagte årsregnskap i tillegg til for årets regnskap.
Det fremlagte balanseregnskapet synes å tilfredsstille de krav som forskriften stiller. Noter til regnskapet Note 2a og 2b forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 viser kommunens garantiansvar i ulike sammenhenger, med garantibeløp og når garantiansvar utløper. Namsskogan kommune har per 31.12.05 garantiansvar for til sammen kr. 412.816,- I forskrift om årsregnskap og årsberetning 5, pkt. 5 heter det Aksjer og andeler i selskaper som er ført opp som anleggsmidler skal spesifiseres etter selskap. Det skal opplyses om balanseført verdi, eventuell markedsverdi og eierandel i hvert selskap. I note 5 er antall aksjer og andeler samt balanseverdi og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Balanseført verdi for aksjer og andeler pr 31.12.05 er kr. 4.770.130,- Note 6 omhandler fond og fondsbruk. Note 7 viser bevegelser på kapitalkontoen. Note 8 omhandler likviditetsreserven Note 9 gir en forklaring til regnskapsskjema 1A Note 10 vise selvkostberegninger VAR- området Andre forhold- tidsfrister: I henhold til Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning skal a. Årsregnskapet være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. b. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. c. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. d. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2005. Beretningen er datert 25.04.06 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2005 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett
Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2005: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet 2005 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold- og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt. Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Kommunens relativt store overskudd (mindreforbruk) er forklart nærmere i årsberetningen. Uforutsette inntekter i form av økt eiendomsskatt, kompensasjon for tap vedr momskompensasjonsordningen er mellom de grunner som nevnes. Alle ansvarsområder går i balanse eller har mindreforbruk, med unntak av ansvarsområde 4 som har et merforbruk på kr. 623.000,- Under henvisning til ovenstående kan Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2005.
NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Namsskogan kommunestyre Ordfører Knut Berger 7890 Namsskogan KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2005 Kontrollutvalget har i møte den 29. mai 2006 under sak 005/06 behandlet Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsmelding for 2005 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra fagansvarlig for kommunens regnskap, og rådmannen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollutvalget har ingen merknader til Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005. Det fremlagte årsregnskapet kan fastsettes som Namsskogan kommunes årsregnskap for 2005. Namsskogan, 29. mai 2006 Jon-Bjarne Johansen Gunnleif Moen Inger Johanne Bjørhusdal
SAK 006/05 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 29.05.06 Per Morten Bjørgum 006/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsmelding for 2005 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2005, og er dermed godt egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Kontrollutvalget mener bruk av tabeller, statistikk og fargebilder hever inntrykket av årsmeldingen betydelig. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Namsskogan kommunes årsberetning 2005 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere
Saksbehandlers vurdering: Rådmannen i Namsskogan har i henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2005. Beretningen er på totalt 16 sider i A4- format, trykt i farger og med utstrakt bruk av tabeller og fargebilder. Årsberetningen består av en generell del inkl hovedtallsanalyse av regnskapet, samt avdelingenes årsmeldinger. Generell del gir en god beskrivelse og forklaring til regnskapstallene for 2005. Det er beklagelig at KOSTRA- tall for 2005 ikke har vært tilgjengelig- dette skyldes at kommunen i likhet med flere andre kommuner, ikke har rapportert inn tallene innen fristen 15.04.06. Avdelingenes årsmeldinger er i hovedsak utformet etter samme mal, med tilnærma like overskrifter. Årsverk/stillingshjemler listes opp, og det redegjøres for hva man har gjort i året som har gått. Videre kommenteres budsjett/regnskapsresultat og eventuelle avvik. Det framgår lite om eventuelle mål for avdelingene- og hvorvidt avdelingen har nådd sine målsetninger i året 2005. Rapportering av måloppnåelse bør være med- forutsatt at alle avdelinger har vedtatte målsetninger/handlingsplaner som er egnet til å rapportere etter. For politisk nivå ville det være lettere å vurdere om organisasjonen har møtt bestillingen fra politikerne om en i større grad rapporterte måloppnåelse, og forklarte eventuelle avvik fra plan. Saksbehandler savner etatsvis rapportering i forhold til arbeidsgiveransvaret, eksempelvis etatsvis sykefraværsstatistikk. Totalt sykefravær i kommunen er kommentert i kap. 2.1.3, men det kunne også vært interessant å se tallene per avdeling/etat. Under pkt 2.1.3 er også likestilling kommentert. Her framgår det at innenfor helse og sosialsektoren samt barnehagene utgjør kvinneandelen over 90 %. Det opplyses at det på bakgrunn av situasjonen ikke er iverksatt tiltak for å fremme likestilling. Med en så skjev kjønnsfordeling som dette er saksbehandler av den mening at tiltak for å stimulere det underrepresenterte kjønn (i dette tilfellet menn) til å søke stillinger innen disse sektorene er verdt å vurdere. Konklusjon: Årsberetningen gir, totalt sett, et godt inntrykk. Beretningen inneholder mye informasjon, men framstår allikevel som lettlest og lett tilgjengelig. Fargebilder i årsberetningen hever inntrykket av dokumentet ytterligere.
SAK 007/06 RAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I NAMSSKOGAN KOMMUNE 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 29.05.06 Joar Stiklestad/Per Morten Bjørgum 007/06 Namsskogan 06 Namsskogan kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak i sak 0018/06 til etterretning. 2. Kontrollutvalget ønsker for seinere år å avgi innstilling før kommunestyret gjør sitt vedtak ang. kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen Vedlegg: 1. Skatteoppkrevers redegjørelse 2. Brev av 14.2.2006 til kommunestyret i Namsskogan kommune fra Nord-Trøndelag skattefogdkontor Kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 20.06.06 fra Sør- Trøndelag skattefogdkontor til Skatteoppkreveren i Namsskogan 2. Brev av 05.12.06 fra Sør- Trøndelag skattefogdkontor til Skatteoppkreveren i Namsskogan Saksopplysninger: Fra 1.7.2004 ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunk-sjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregn-skapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men i følge brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommunene v/rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget.
Videre er det i Skattedirektoratets brev av 2.7.2004 til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunk-sjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. I og med at kommunestyret/kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteopp-kreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen: Sum restanser pr. 31.12.2005 er sammenlignet med utgangen av 2004, økt fra kr 2.274.274,- (2004) til 2.482.738,- (2005), en økning på kr. 208.464,- Den totale skatteinngangen er økt fra kr 56.994.511,- (2004) til kr 58.874.122,- (2005),en økning på kr.1.879.611,- Kommunens andel av økningen i skatteinngang utgjør kr. 520.026,- Skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen: Resultatet av utført oppfølgning og kontroll er oppsummert på side 2 slik:
Pålitelig regnskapsrapportering: Det er etablert rutiner med mer som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert. Forsvarlig oppfølgning av skatte- og avgiftsrestanser: Skatteoppkreverens behandling av restansene er ikke tilfredsstillende. Skattefogdkontoret antar at ressurssituasjonen på skatteoppkrevers kontor medvirker til at de pålagte oppgaver ikke kan utføres tilfredsstillende. I skatteoppkrevers halvårsberetning av 24.10.2006 skriver skatteoppkreveren at ressursene til innkreving er begrenset. Forsvarlig utførelse av skatte- og avgiftsinnkrevingen: Skatteoppkrever har oppfylt sin plikt til å utarbeide tilstrekkelige rutiner for innkrevings-arbeidet. Gjøremål som er pålagt skatteoppkreveren i gjeldende bestemmelser er utført på en forsvarlig måte. Tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll: Det er utarbeidet tilstrekkelige rutiner for kontormessig og stedlig kontroll av pliktige oppgaver fra arbeidsgivere, og at de etablerte rutiner blir fulgt. Uten at det har betydning for konklusjonene ovenfor, har utførte kontroller avdekket visse forbedringspunkter som er meddelt skatteoppkrever i brev av 20.06.05 og 05.12.05. Disse følges opp av skattefogden i fortsettelsen, og fordrer ingen kommentar fra kontrollutvalgets side. Saksbehandlers vurdering: Når det gjelder forsvarlig oppfølging av skatte- og avgiftsrestanser, som skattefogden karakteriserer som ikke tilfredsstillende, blir dette av skatteoppkrever forklart med for små avsatte ressurser til dette arbeidet over tid. Også andre kommuner i Indre Namdal får karakteristikken ikke tilfredsstillende når det gjelder oppfølging av skatte- og avgiftsrestanser, og situasjonen blir også her forklart med manglende ressurs til arbeidet. Enkelte av kommunene, deriblant Namsskogan, fikk også denne kommentaren i fjor. Saksbehandler mener derfor det er riktig å gjennomgå ressurssituasjonen på området, med sikte på å få avsatt tilstrekkelig ressurs til skatte- og avgiftsinnkreving. Midtre Namdal har fra 01.01.04 operert med felles skatteoppkreverfunksjon med Namsos som vertskommune. Gjennom dette samarbeidet har de berørte kommunene oppnådd å sette av tilstrekkelig ressurser til arbeidet. Samarbeid med en eller flere nabokommuner om skatteoppkreverfunksjonen kan etter saksbehandlers mening være en metode også for Namsskogan, for å kunne sette av tilstrekkelig ressurs til arbeidet. Kanskje kan det også styrke eksisterende arbeidsplasser eller til og med gi nye for den kommunen som eventuelt tar på seg en vertskommunefunksjon innenfor området. Namsskogan kommunestyre behandlet kontrollrapporten i sitt møte 06.04.06, sak 0018/06. Saksbehandler mener det er uheldig at kommunestyret behandler rapport ang. skatteoppkreverfunksjonen før kontrollutvalget har gitt sin innstilling i saken, særlig siden kommunen gjennom eget brev fra sekretariatet (datert 10.01.06, referert i forrige kontrollutvalgsmøte) til skatteoppkrever ble gjort oppmerksom på at kontrollutvalget ville behandle rapporten og avgi innstilling overfor kommunestyret.
I kommunestyrets sak 0018/06 ble det gjort følgende vedtak: Kommunestyret tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen til orientering. Rådmannen pålegges å vurdere bemanning i sammenheng med evt. interkommunalt samarbeid innen økonomi, regnskap og skatt.
SAK 008/06 FORMELL FORVALTNINGSREVISJON: GJENNOMGANG AV VEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 29.05.06 Per Morten Bjørgum 008/06 Namsskogan 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: 1. Rapport: Gjennomgang av møteprotokoller og vedtak 2. halvår 2005 fra KomRev Trøndelag IKS 2. E-post fra Rådmannen i Namsskogan kommune, kommentarer til rapport Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Som et ledd i revisjonsarbeidet skal revisjonen påse at vesentlige økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. For å oppfylle denne målsetningen er det gjennomført systematiske gjennomganger av vedtak i politiske organer. Prosjektet er gjennomført som en gjennomgang av alle vedtak fattet av formannskapet og kommunestyret i 2. halvår 2005. Revisjonen har gått gjennom de dokumenter som er lagt ut på kommunens hjemmeside, og således er offentlige tilgjengelige. Aktuelle dokumenter er møteinnkallinger, møteprotokoller og saksframlegg. I tillegg er ordførerens administrative vedtak fra januar 2006 gjennomgått. For de funn som er gjort henvises til vedlagte rapport. Revisjonen skal ikke vurdere om politiske vedtak er hensiktsmessige. Vurderingene som skal gjøres går på om vedtak er fattet på ufullstendig eller feilaktig grunnlag, om vedtak fra et økonomisk synspunkt framstår som vilkårlige eller åpenbart urimelige eller om vedtak er i strid med overordnet vedtak eller lov. Revisjonen konkluderer med at Namsskogan kommune har gode rutiner for sin saksbehandling. Uten at det har betydning for konklusjonen, gis det også noen anbefalinger til forbedringer. Saksbehandlers vurderinger: Systematiske gjennomganger av vedtak i formannskap og kommunestyre som et ledd i revisjonens kvalitetssikring av kommunens virksomhet, er nyttige for både administrasjonen
og politikerne. Kommunene forvalter fellesskapets ressurser, samtidig som kommunen på mange områder regulerer sine innbyggeres muligheter. Ofte forvalter kommunene lover og regelverk på vegne av storsamfunnet, og er også gjennom det avhengig av troverdighet i forhold til egen opptreden i forhold til de lover og regler som gjelder. I forhold til de konkrete funn som er gjort her, er saksbehandler enig i revisjonens hovedkonklusjon; Gjennomgangen viser at Namsskogan kommune har gode rutiner for sin saksbehandling. I tillegg har revisjonen gitt noen anbefalinger til forbedringer. Utlegging av møteinnkallinger og protokoller på nettsidene: Saksbehandler er enig i revisjonens anbefaling, møteinnkallinger og protokoller bør legges ut på kommunens hjemmeside. Det ble ved etableringen av felles portal for IN- kommunene utarbeidet felles retningslinjer for hva som skal legges ut av møtepapirer mv. både møteinnkallinger og protokoller ble på det tidspunkt forutsett lagt ut. Seinere har det utviklet seg noe ulik praksis i kommunene. Etter at revisjonens rapport ble utarbeidet, er det fra kommunens side tatt tak i dette, og møteinnkallinger og protokoller legges nå rutinemessig ut. Protokollering: Revisjonsrapporten har kommentert manglende protokollering av godkjenning av innkalling og sakliste, samt manglende protokollering av endring av sakliste. Det anbefales at nevnte forhold rutinemessig protokolleres. Budsjettendringer: Revisjonen anbefaler at budsjettendringer angis fullstendig opp mot kommunens budsjettskjemaene 1A/1B og 2 A/2B. Hjemmel for å fatte vedtak: Manglende oppgitt hjemmel for formannskapets vedtak er påpekt av revisjonen. Hjemmel må og skal alltid oppgis ved politiske vedtak- dette også for å muliggjøre eventuell klage på vedtaket. Det kan også bli et spørsmål om vedtak er gyldig fattet om hjemmel ikke er oppgitt. Ordførers administrative vedtak: Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for tilsyn med forvaltningen, og skal dermed i utgangspunktet ikke beskjeftige seg med politikk- eller politisk ledelse. I januar 2006 har ordfører fattet enkelte administrative vedtak ang. dispensasjoner fra lov om motorferdsel i utmark. Slike dispensasjoner tilligger iht vedtatt delegasjonsreglement rådmannens ansvarsområde- og dermed også innenfor kontrollutvalgets tilsynsområde. Jamfør revisjonens rapport har kommunestyret iht delegasjonsreglementet delegert myndighet til å fatte vedtak etter nasjonal forskrift 5 til rådmannen. Myndigheten kan delegeres videre til kommunal tjenestemann. Ordfører har også fattet administrative vedtak med nasjonal forskrifts 6 som hjemmel, slike dispensasjoner er det delegert til formannskapet å avgjøre. Dette gjelder søknader om motorferdsel som skal skjønnsmessig vurderes. Dispensasjonsmyndighet etter forskriftens 6 kan ikke delegeres til administrasjonen eller for den del ordfører, men kan delegeres til fra kommunestyret til annet politisk organ. Revisjonen konkluderer med at ordførers vedtak i sakene 001/06, 003/06 og 004/06 synes å være fattet uten at ordfører har nødvendig hjemmel/delegasjon til å fatte slike vedtak.
Vedtakene synes med det ikke å være lovlig fattet, og må bringes inn for det organ som har delegert myndighet til å fatte slike vedtak for ny behandling. Etter at revisjonen sendte ut sin rapport på høring til rådmannen, ble det i kommunestyrets møte 22.02.06 fremmet delegasjonssak til kommunestyret der myndighet til å fatte vedtak etter nasjonal forskrift 5 ble foreslått delegert til ordfører. Kommunestyret vedtok enstemmig at slik myndighet fortsatt skal tilligge rådmannen. Jamfør rådmannens høringssvar til revisjonsrapporten skal sakene 001/06 og 004/06 tas opp til vurdering i formannskapet 4. april. Det framgår ikke av protokollen fra omtalte formannskapsmøte at saken er drøftet.
SAK 009/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 29.05.06 Per Morten Bjørgum 009/06 Nams 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg: 1. Revisjonsnotat til regnskapet for 2005 2. Statusrapport for revisjonsarbeidet pr. 20.02.06 fra KomRev Trøndelag IKS Unntatt offentlighet jfr off.lov 6.2c 3. Klage på offentliggjøring av anbud- brev av 07.04.06 fra Namsskogan Entreprenør AS 4. Rådmannens svar av 26.04.06 på klage ang offentliggjøring av anbud 5. Samarbeidsavtale Indre Namdal barnevernstjeneste Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: