Saksnr Utvalg Møtedato 44/2010 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge 22.06.2010 HF Saksbehandler: Tor Ingebrigtsen STYRESAK Bedriftshelsetjeneste i UNN i henhold til ny bransjeforskrift Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar den anbefalte kombinasjonsordning for organisering av bedriftshelsetjenestetilbud i UNN. 2. Styret ber om at UNN søker kombinasjonsløsningen godkjent hos Arbeidstilsynet snarest. 3. Dersom kombinasjonsordningen ikke blir godkjent av Arbeidstilsynet, ber Styret om at det utarbeides et forslag til hvordan BHT kan organiseres som en egenordning i UNN. 4. Dersom løsningen blir godkjent, ber Styret om at det gjøres en vurdering av erfaringene med en kombinasjonsordning i løpet av 2012, sett i forhold til de generelle erfaringene som gjøres i helsesektoren i forbindelse med den nye bransjeforskriften. Formål/sammendrag På bakgrunn av endring i bransjeforskriftens bestemmelser og innføring av godkjenningsordning for bedriftshelsetjenester (BHT) har HR-sjef satt sammen en arbeidsgruppe bestående av representanter fra HR-senteret, Fag- og Forskningssenteret samt at representanter for ergonomi, smittevern, foretakstillitsvalgt og hovedverneombud har vært representert. I tillegg har Arbeids- og miljømedisinsk avdeling (Hjerte- og lungeklinikken) v/
avdelingsleder Jan Haanes blitt kontaktet for faglige råd og vurderinger 1. Arbeidsgruppens mandat har vært å utrede alternative måter å organisere bedriftshelsetjeneste tilbudet på sett i forhold til de nye kravene, og på bakgrunn av utredningen legge fram et forslag til framtidig modell. Tre alternativer har vært gjenstand for vurdering, henholdsvis egenordning, eksternt kjøp av bedriftshelsetjenester og kombinasjonsordning. En nærmere forklaring av hva de ulike ordningene innebærer, følger nedenfor. Arbeidsgruppen, med støtte fra HR-sjefen, anbefaler en kombinasjonsordning som modell for framtidig organisering av UNNs bedriftshelsetjeneste. Bakgrunn Bransjeforskriftens bestemmelser om hvem som skal ha bedriftshelsetjeneste er utvidet, slik at helsesektoren er tatt inn. Det er også innført en godkjenningsordning for bedriftshelsetjenestene. Bakgrunnen for endringen er blant annet at det i God vakt kampanjene ble avdekket tildels mangelfullt systematisk HMS-arbeid i flere helseinstitusjoner, et høyt sykefravær, samt at problematikken med utstøting fra arbeidslivet ikke var blitt bedre. Gjennom innføring av bransjeforskriften ønsker myndighetene å øke kvaliteten og oppmerksomheten omkring de ovennevnte forhold, samt sikre at bedriftshelsetjenesten har nødvendig kompetanse. Bedriftshelsetjenesten skal være en ressurs og en rådgivende instans som bidrar med bedriftshelsefaglig kompetanse i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Tjenesten skal bidra til at arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud kan ivareta sitt HMS ansvar og de lovpålagte forpliktelser, samt skape sunne og trygge arbeidsforhold for den enkelte ansatt. Bedriftshelsetjenesten skal ha hovedfokus på informasjon, veiledning, rådgivning, undervisning og oppfølging i forhold til forebyggende HMS-arbeid. Tjenesten må ha en sammensetning og et faglig personale som samlet er i stand til å ivareta områdene innenfor arbeidsmedisin, helsekontroller, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, rus, sykefraværsarbeid, inkluderende arbeidsmiljø, ergonomi, yrkeshygiene, HMS-systemer samt kurs og opplæring. Dagens ordning ved UNN Vi har pr i dag avtale med Sør Troms HMS-tjeneste for UNN Harstad og ambulanseområde 7, Narvik bedriftshelsetjeneste for UNN Narvik og ambulanseområde 6, Bedriftshelse Nord for ambulanseområde 1, 2, 3,4 og 5 samt helsekontroller til ansatte i UNN Tromsø. Vi kjøper i hovedsak tjenester til ergonomisk rådgivning/veiledning, arbeidsplassvurdering, målrettet helsekontroll, yrkeshygienisk bistand, vaksinasjoner av Hepatitt A, B, difteri og influensa samt oppfølging av stikkskade. Rehabiliteringsklinikken ivaretar ergonomitilbudet for ansatte i Tromsø, og Smittevernsenteret sørger for smitteverntilbudet i Tromsø. Fag- og Forskningssenteret har ansvar for HMS-systemer, og Drift- og Eiendomssenteret har ansvaret for indre og ytre miljø. Øvrige oppgaver ivaretas av HR-senteret, og er plassert i avdelingen HR-Utvikling. Siden de oppgavene som tas hånd om av HR-Utvikling er de som vanskeligst lar seg liste opp og tallfeste, har vi gjort en kartlegging og estimert tidsbruk for typiske BHT-oppgaver og kommet frem til at dette vil utgjøre mellom 2,5-3 årsverk totalt. I denne beregningen inngår følgende oppgaver: Sykefraværsarbeid i form av oppfølging korttidsfravær, dialogmøte1 og 2, 1 Arbeids- og miljømedisinsk avdeling mener at UNN bør satse på en egenordning. Det har de også gitt en skriftlig begrunnelse for. 2
oppfølging innen 1 år, tilrettelegging av arbeid, HMS opplæring/kurs for ledere, oppfølging av avtaler med kjøp av BHT, planlegging av helsekontroller og AMU. Rehabiliteringsklinikkens to stillinger ivaretar ergonomitilbudet i UNN. Saksutredning Med bedriftshelsetjeneste menes personell som er organisert i en tjeneste som skal bistå arbeidsgiver som angitt i arbeidsmiljøloven 3-3. Det er i hovedsak opp til arbeidsgiver å bestemme hvordan bedriftshelsetjenesten organiseres. Arbeidsmiljøloven stiller ingen krav til organisering. Det viktigste er ikke selve organiseringsmodellen, men at oppgavene og kompetansen er tilpasset virksomheten og arbeidsmiljøforhold. Bemanning og innhold i tjenesten må altså tilpasses UNN slik at vårt behov for bedriftshelsetjenester blir dekket på en hensiktsmessig og god måte. Det er etter arbeidsgruppens vurdering tre alternative måter å organisere bedriftshelsetjenestetilbudet i UNN på. Disse er egenordning, eksternt kjøp av bedriftshelsetjenester og kombinasjonsordning. De tre alternative løsningene blir nedenfor beskrevet med fordeler og utfordringer. EGENORDNING En egenordning innebærer at UNN etablerer en egen bedriftshelsetjeneste. Bemanning og innhold i tjenesten må tilpasses UNNs behov. BHT skal ha kompetanse innen forebyggende arbeidsmiljøarbeid og aktuelle arbeidsmiljøforhold, og være godt kjent for ledere og ansatte i virksomheten. Ansatte i bedriftshelsetjenesten vil ha en fri og uavhengig rolle i forhold til arbeidsgiver. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan overprøve de faglige vurderinger som tjenesten gjør. Det er et krav til bedriftshelsetjenester at de skal ha et godkjent journalsystem for dokumentasjon. Den nye forskriften om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste pålegger arbeidsgiver å sørge for at en intern bedriftshelsetjeneste blir godkjent. En egenordning kan organiseres enten som en avdeling under en av klinikkene, eller den kan organiseres som en avdeling/seksjon i HR-senteret. Fordeler med en slik ordning Fordeler med en egenordning er at UNN vil få en bedriftshelsetjeneste som har nærhet til- og kunnskap om UNN som organisasjon. Det blir lettere å koble kompetansen til planlagte utviklingsprosjekter, HR/HMS-strategi, samt at vi kan styre egne ressurser. Denne måten å organisere BHT på gir lett tilgang til de interne personalsystemer, intranett, sykefraværstall, docmap m.m. Det vil være lettere å kople bedriftshelsetjenesten til interne strategier, omstillings- og utviklingsprosjekter og sette sammen ressurser etter behov. En intern bedriftshelsetjeneste vil være tilstedeværende, tilgjengelig og synlig for ledere og ansatte i UNN. Ordningen vil gi et tverrfaglig miljø som støtter opp under HR/HMS-strategiens satsing på helhetlig arbeidsmiljø. Utfordringer Ordningen krever flere stillinger og annen kompetanse utover det vi har internt i UNN pr. i dag. En egenordning vil også medføre endringer i arbeidsoppgaver for HR-senteret for å unngå dobbeltarbeid. Det kan for eksempel innebære at ressurser flyttes fra HR-senteret og over til en selvstendig BHT-enhet i UNN. Det vil igjen kunne bety nedbemanning, og risiko for tap av verdifull kompetanse i HR. Det er viktig å være klar over at HR-oppgaver og BHToppgaver overlapper hverandre. HR bruker i dag ca 6 årsverk på oppgaver som kan defineres som BHT i vid forstand. Imidlertid vil det ikke være ønskelig å flytte alt over i en BHT-
seksjon. For eksempel er medarbeiderundersøkelser et viktig virkemiddel som legger føringer for mye av det utviklingsarbeidet som skal foregå i regi av HR-Utvikling, og som det derfor ikke vil være aktuelt å flytte over. Kartleggingen av arbeidsoppgaver i HR-U viser at stramt definerte BHT-oppgaver utgjør 2,5-3 årsverk. Valg av egenordning vil derfor kreve bevissthet omkring hvor grenseoppgangen skal gå. Helse Vest og Helse Sør- Øst legger blant annet opp til dette. Sørlandet sykehus HF har også en egenordning, og den er plassert som en avdeling under personalsjefen. Ordningen krever at UNN må etablere et journalsystem for helsefaglig dokumentasjon på våre ansatte. Intern tjeneste må dekke alle lokalisasjoner i UNN og vil medføre økte reiseutgifter. I dag kjøpes noen tjenester eksternt i henholdsvis Harstad, Narvik og Tromsø. Økonomi Ifølge Statens Arbeidsmiljøinstitutt ved fagsekretariatet for bedriftshelsetjenestene, er en gjennomsnittlig bemanning for bedriftshelsetjenester i Norge 2,2 årsverk per 1000 arbeidstakere i bedriften. I UNN HF ser det ut til at vi har stabilisert oss på ca 5900 årsverk, noe som skulle tilsi en bemanning på 13 årsverk i en egenordning. Estimerte lønnsutgifter vil da bli rundt 7,8 millioner kroner. Drifts og reiseutgifter vil komme i tillegg, da de er vanskelig å tallfeste. EKSTERNT KJØP AV BEDRIFTSHELSETJENESTER Det innebærer at vi inngår en kjøpsavtale med en eller flere eksisterende bedriftshelsetjenester og at alle BHT- tjenester kjøpes eksternt. Fordeler med en slik ordning UNN HF slipper arbeidsgiveransvar for ansatte i BHT. Det er lettere å endre leverandør dersom UNN er misfornøyd med tjenesten. Den frie og uavhengige rollen er lett å etterleve i og med at BHT ikke har andre roller i UNN HF. Det kan også være fordelaktig med en ekstern part ved konflikthåndtering og at bedriftshelsetjenestens erfaringer fra andre bransjer kan være nyttig og overføre til sykehusdrift. De fleste bedriftshelsetjenestene som vil være i markedet etter at godkjenningskravet er gjennomført, vil ha en rimelig god faglig bredde som er viktig i en helhetlig satsing på HMS, jf HMS-strategien. Utfordringer Selv om det blir mindre administrasjon fordi UNN slipper arbeidsgiveransvaret, vil en ekstern løsning innebære et betydelig arbeid med å inngå, reforhandle og følge opp kontraktene. UNN bør fortsatt inneha god bestillerkompetanse (kompetanse på bedriftshelsetjenester) for å kunne følge opp kontraktene og se til at vi får levert gode tjenester. I tillegg bør det internt utarbeides årlige planer for bedriftshelsetjenestens arbeid i UNN. En ekstern tjeneste vil måtte bruke lang tid på å opparbeide seg kunnskap om drift, organisering og kultur som er avgjørende å vite noe om for å levere godt på alle områder. UNN vil på en del fagområder ha samme kompetanse, og på enkelte områder ha bedre kunnskap enn en ekstern bedriftshelsetjeneste. En slik ordning vil medføre store endringer i arbeidsoppgaver for medarbeidere i HR, ergonomirådgiverne og smittevernpersonell som jobber med ansatte, og vil kunne reise spørsmål om nedbemanning innenfor disse områdene. Dermed kan UNN risikere å miste verdifull kompetanse. Vi binder dessuten opp faste kostnader uavhengig av grad av uttak av tjenesten(e).
Økonomi Fullt medlemskap etter dagens prisnivå baserer seg på 940 kroner pr ansatt og vil utgjøre 5,7 millioner kroner med ca 6000 ansatte innmeldt. I tillegg kommer kostnader knyttet til administrering av ordningen utgiftene, samt reiseutgifter i hele foretaket. KOMBINASJONSORDNING Med dette menes at bedriftshelsetjenesten for UNN er sammensatt av egne ressurser og kjøpte tjenester, der de eksterne tjenestene leverer deler av porteføljen i henhold til forskrift om bedriftshelsetjeneste. Dette kan for eksempel gjøres ved å skille ut BHT i en egen seksjon under HR-Utvikling. Her kan man samle de ressursene i UNN som skal være dedikert til kun å jobbe med BHT-oppgaver, samtidig som man profesjonaliserer sin bestillerkompetanse i forhold til det som skal kjøpes eksternt. Fordeler med en slik ordning Fordelen med denne ordningen er at vi bygger på egen kompetanse, og kun kjøper det som er nødvendig for å oppfylle bransjeforskriftens bestemmelser. Modellen vil dra nytte av bransjekompetansen i UNN og oppfylle kravet til faglig bredde gjennom kjøpte tjenester. Ved å skille ut BHT som en egen seksjon under HR-Utvikling, vil man få samlet de ressursene som i dag jobber med BHT i UNN, samtidig som arbeidet kontinuerlig kan koordineres i forhold til øvrig arbeid i HR-Utvikling. Det vil være lettere å kople BHT til HR/HMSstrategiene, omstillings- og utviklingsprosjekter og sette sammen ressurser etter behov. En egen seksjon vil bidra til tydeliggjøring av BHT-oppgaver, dedikert ressursbruk, klargjøring av ansvarsforhold, tydeligere informasjon ut mot UNNs medarbeidere og profesjonalisering av bestillerkompetanse. Dette vil bidra til målrettede og kostnadseffektive bestillinger. Denne måten å organisere bedriftshelsetjenesten på gir lett tilgang til de interne personalsystemer, intranett, sykefraværstall, Docmap m.m. Løsningen medfører mindre reiseutgifter enn ren egenordning (litt avhenging av hvordan den interne kompetansen er sammensatt faglig i forhold til de ulike lokalisasjoner). Gjennom et samarbeid kan UNN få tilgang til de eksterne aktørenes kompetanse fra andre bransjer, og motsatt kan vi gi dem kompetanse på sykehusdrift. Utfordringer Som tidligere nevnt overlapper BHT-oppgaver og HR-oppgaver hverandre. En kombinasjonsløsning vil derfor på samme måte som en egenordning kreve en rolle- og ansvarsavklaring, samt en oppgavefordeling for å unngå dobbeltarbeid. Det må også gjøres en avklaring på hvilke medarbeidere i HRU som skal ivareta BHT-oppgaver i framtiden. Det for å unngå at organiseringen oppleves uoversiktlig for ledere og ansatte i UNN, og for å synliggjøre behovet for ressurser i HRU til å ivareta andre strategisk viktige satsningsområder innenfor HR. Tjenestens frie og uavhengige rolle må ses i forhold til andre faglige oppgaver, og det kreves bevisstgjøring omkring eventuelle rollekonflikter. En permanent allokering av medarbeidere i HR-senteret til BHT-oppgaver, innebærer færre medarbeidere til å ivareta en ønsket satsning på mer strategisk HR (organisasjonsutvikling, lederutvikling, kompetansekartlegging og utvikling, strategisk rekruttering- og bemanningsplanlegging osv). Det fører sannsynligvis også til at HR-sjef får redusert myndighet (styringsrett) til å fordele og prioritere oppgaver i en definert BHT-seksjon. En endelig organisasjonsmodell må avklares både mot eksterne tjenester og klinikkene internt i UNN. De berørte parter, inkludert verne- og tillitsvalgtapparatet, må i etterkant av beslutning jobbe videre med organisering, samarbeid og avtaler internt i UNN. Det for å sikre at bedriftshelsetjenesten fremstår samlet for å løse UNN sine arbeidsmiljøutfordringer, særlig
innen det forebyggende arbeid. For den interne tjenesten i UNN må det etableres system for journalføring og kvalitetssikring (Doc Map). I tillegg vil det være behov for innkjøp av tjenester i forhold til ergonomisk rådgivning/veiledning, arbeidsplassvurdering, målrettet helsekontroll, yrkeshygienisk bistand, vaksinasjoner av Hepatitt A, B, difteri og influensa samt oppfølging av stikkskade for ansatte i Harstad og Narvik. Disse tjenestene har vi allerede avtaler på i dag. Økonomi Total ramme for innkjøp av tjenester eksternt er i dag på 1150 timer, og kostnadene for 2009 utgjør ca kr 900 000. Det vil sannsynligvis påløpe økte kostnader grunnet forskriftsendring. HR bruker i dag 2,5-3 årsverk på oppgaver som kan defineres som BHT. I tillegg må det påregnes administrativ støtte og koordinering, økt behov for nødvendig yrkeshygienisk målekompetanse, samt lønn til smittevernpersonalet og ergonomirådgiverne. Summert utgjør dette ca 5 millioner kroner, avhengig av hva man til slutt ender opp med av ressurser. Ressursene fra Fag- og Forskningssenteret er vanskelig å tallfeste fordi grenseoppgangen mellom det arbeidet som foregår som rådgivning i linjen og det som kan betegnes som bedriftshelstjeneste-oppgaver er vanskelig å skille. Vurdering Arbeidsgruppen har sett på tre alternative forslag til organisering av bedriftshelsetjeneste i UNN, og beskrevet fordeler, utfordringer og økonomi ved alternativene. Gjennomgangen viser at økonomien i de tre alternativene varierer fra egenordning anslått til ca 7,8 mill kr til kombinasjonsordning anslått til ca 5 mill kr. Det er likevel grunn til å understreke at det er en del usikkerhet forbundet med anslagene, og at det i praksis kan vise seg at økonomien i de tre alternativene vil bli ganske lik. Derfor bør sannsynligvis ikke det økonomiske aspektet være avgjørende for hvilket alternativ UNN velger. Gjennomgangen viser videre at det er flere overlappende fordeler og utfordringer ved å velge henholdsvis egenordning og kombinasjonsordning. Det avgjørende spørsmålet for hva vi velger av de to alternativene er muligens hvilken ordning vi mener best vil ivareta et målrettet strategisk arbeid på dette området, sett i forhold til en forventning om en fri og uavhengig BHT. Organisatorisk kan man velge tilnærmet lik framgangsmåte, enten man går for egenordning eller kombinasjonsordning. Begge kan organiseres som avdelinger/seksjoner i HR-senteret eller i en av klinikkene. Eksternt kjøp av bedriftshelsetjenester vil etter vår oppfatning innebære å gi avkall på møysommelig opparbeidet kompetanse, samarbeidsarenaer, mulighet til å skape interne synergier, styringsrett, strategisk forankring osv., og vi vil derfor ikke anbefale dette alternativet. Både en egenordning og en kombinasjonsordning krever at man tenker gjennom hva man ønsker at HRU skal ha som sitt arbeidsfelt i årene framover. HR-senteret skal endre fokus fra å drive med tradisjonell personaladministrasjon til å drive med strategisk HR, og HR- Utvikling spiller en sentral rolle i realiseringen av dette. Det er derfor viktig at for eksempel valg av kombinasjonsløsning etterfølges av nye ressurser i HRU til å ta fatt på andre oppgaver. På samme måte er det viktig at en egenordning ikke innebærer en overføring av stillinger fra HRU til intern BHT, uten at det fylles på med nye stillinger i HRU.
UNN har hatt en kombinasjonsordning i to år, og forskriftsendringene medfører etter vår vurdering ikke krav til endringer i nåværende ordning. Vi tror imidlertid det er viktig å benytte anledningen til å etablere noen prinsipper for organiseringen av BHT, som gjør at ordningen framstår som tydeligere og mer avgrenset enn det den gjør i dag. Det både av hensyn til ansatte i UNN, og av hensyn til de som skal ivareta BHT i UNN. De nye kravene gir UNN en anledning til å se nærmere på hvordan vi kan forbedre våre administrative rutiner og koordinering av tjenestene, samt gi bedre informasjon om BHT til ledere og medarbeidere i UNN. Hvis UNN skal velge en kombinasjonsordning mener arbeidsgruppa det er en forutsetning at BHT etableres som en egen seksjon under HR-Utvikling, med klart definerte arbeidsoppgaver, og klart definerte ressurser. En slik tilnærming vil i realiteten ligge tett opp mot en egenordning, med den forskjell at vi fremdeles kjøper noen eksterne tjenester, og at vi holder fast på en tett kopling mot det utviklingsarbeidet som gjøres i HR-Utvikling. En slik ordning kan føre til en profesjonalisering av UNNs BHT-tjeneste. For å unngå at HRU blir ensbetydende med BHT, må HRU tilføres nye stillinger for å kunne dreie fokus til andre strategisk viktige oppgaver. Ved en slik etablering, ligger det også godt til rette for at det som starter ut som en kombinasjonsordning, på sikt kan utvikles til å bli en egenordning. Hvis disse forutsetningene ikke kan innfris, mener vi UNN bør velge en egenordning fra starten av. Det vil i så fall kreve at man setter ned en gruppe som kan utarbeide detaljene i et slikt alternativ nærmere. UNN er tidlig ute med sin utredning, og flere foretak er kun i startgropen med å vurdere hvordan den nye forskriften skal imøtekommes. Forskriften gir en overgangsperiode på tre år for å tilfredsstille kravene. Hvis vi velger denne formen for kombinasjonsordning, og den ikke skulle bli godkjent, gir forskriften som nevnt en overgangsperiode på 3 år for å tilfredsstille kravene. Vi vil da ha lagt et godt grunnlag for å bygge ut den etablerte BHT-strukturen til for eksempel å inkludere de tjenestene som vi foreløpig må kjøpe eksternt. I så fall må det søkes om godkjenning i henhold til en plan som viser hvordan vi skal oppfylle vilkårene. Konklusjon Saksutredningen viser at UNN kan velge mellom tre ulike måter å organisere en bedriftshelsetjeneste på, for å imøtekomme den nye bransjeforskriften. Det kan trekkes fram fordeler og ulemper med alle. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at en stramt definert kombinasjonsordning i en egen seksjon/enhet, best vil ivareta det arbeidet som gjøres i UNN i dag innenfor HMS. En slik løsning legger også til rette for en gradvis utvikling til egenordning hvis det skulle vise seg å være hensiktsmessig. Dagens fragmentariske kombinasjonsordning anbefales ikke videreført fordi den er for vag mht struktur, innholdsavgrensning, ressursbruk og ansvarsforhold. Administrerende direktør anbefaler med dette styret i UNN HF å vedta kombinasjonsløsningen under de forutsetningene som er listet ovenfor, for organisering av bedriftshelsetjenestetilbudet i UNN. Tromsø, 10. juni 2010 Tor Ingebrigtsen Adm. direktør